Leitfaden Datenschutz in den Schulen des Kantons Bern

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Aufbewahrung, Rückgabe
und Vernichtung von Daten
und Personendaten
Akten über eine aktuelle logopädische Beratung
werden der Kategorie A zugeordnet, solange die
Betreuung der betroffenen Schülerin oder des betroffenen
Schülers andauert.
Kategorie B
Akten, welche die Kriterien der Kategorie A nicht
mehr erfüllen, fallen in die Kategorie B, wenn sie für
Beweis- oder Sicherungszwecke nötig sind oder
wenn sie für eine allfällige Weiterführung bzw. Wiederaufnahme
des Falles von Bedeutung sind. Ist dies
nicht der Fall, sind sie zu vernichten, es sei denn, sie
fallen in die Kategorie C. Insbesondere die Aufbewahrung
von Zeugnisnoten dient deren Sicherung.
Es kommt nämlich immer wieder vor, dass ehemalige
Schülerinnen und Schüler ihre eigenen Dokumente
verlieren und für das berufliche Fortkommen auf
ihre Zeugnisnoten angewiesen sind. Deshalb muss
die Volksschule ein Doppel der Dokumentenmappe
(Beurteilungsberichte und Volksschulein- bzw. -austritt)
aufbewahren. 140 Dies kann auch elektronisch in
der kantonalen Internetapplikation erfolgen. Da eine
allfällige Beschwerde gegen einen Schullaufbahnentscheid
zu einer Wiederaufnahme des Falles führen
kann, sollten Beobachtungen, Elterngesprächsunterlagen,
Lernkontrollen, Selbstbeurteilungen etc.
mindestens so lange aufbewahrt werden, bis der
darauf basierende Schullaufbahnentscheid rechtskräftig
ist.
Kategorie C
Die in dieser Kategorie aufbewahrten Akten dienen
vorab der Geschichtsforschung. Personendaten fallen
nur ausnahmsweise in diese Kategorie (z.B. im
Zusammenhang mit Katastrophen oder Informationen
über bedeutende Persönlichkeiten). Die für die
Aktenaufbewahrung verantwortlichen Schulleitungen
sollten die Dokumente, welche nicht mehr in die
Kategorie B fallen, der in der Gemeinde für das
Gemeindearchiv zuständigen Person anbieten.
Im Schulwesen gelten folgende generelle Aufbewahrungsfristen
(d.h., dass sie so lange in die Kategorie
B fallen):
Gegenstand Aufbewahrung/Frist Beginn
Beobachtungen, Elterngesprächsunterlagen,
Lernkontrollen, Selbstbeurteilungen etc.
Bis zur Rechtskraft des darauf basierenden
Schullaufbahnentscheids
Allgemeine Schülerdaten (Namen, Adressen) 15 Jahre Schulaustritt
Auf jeder Stufe: Kopie der Dokumentenmappe
(Beurteilungsberichte, Volksschulein- und Austritt),
auch elektronisch möglich in der kantonalen
Internetapplikation
Akten des Übertritts in die Sekundarstufe I
Schulzahnpflegekarten und ärztliche
Schülerkarten
15 Jahre Schulaustritt
Bis zum Schulaustritt
10 Jahre Schulaustritt