KAI - Funktionshandbuch 2.01

Kai Funktionen0 Wer ist Kai?0 Wer ist Kai?In diesem Kapitel wird das Thema „Inventarisierung" in seinem organisatorischen Umfeldbeleuchtet. Hier geht es um die grundsätzlichen Fragen zum Einsatz einer Inventarisierungslösungim Allgemeinen und von Kai im Besonderen.Welches sind die gesetzlichen Grundlagen der Inventarisierung?Die gesetzlichen Grundlagen der Inventarisierung ergeben sich für Kommunen aus den entsprechendenParagraphen („Inventar, Inventur“) der GemHVOs bzw. GemHKVOs der einzelnenBundesländer. Kai erfüllt alle Anforderungen an die Inventaraufnahme und die laufendeInventarbestandsführung.Mit Hilfe von Kai kann die Verwaltung Inventuren planen und durchführen, die den Grundsätzender ordnungsgemäßen Inventur (GOI) entsprechen:• Vollständigkeit• Richtigkeit• Einzelerfassung und Einzelbewertung• Nachprüfbarkeit• Klarheit• WirtschaftlichkeitWelche Arten von Inventargütern können in Kai verwaltet werden?Praktisch kann jede Art von Inventargütern in Kai verwaltet werden. Der Fokus liegt jedoch aufdem beweglichen Sachvermögen.Typischerweise werden in Kai alle Güter verwaltet, die von der Verwaltung genutzt oder - imweitesten Sinne - bewirtschaftet werden. Dabei spielen die Eigentumsverhältnisse oft nur eineuntergeordnete Rolle (beispielsweise verwaltet ein Theater in Kai Musikinstrumente, die imEigentum der Künstler stehen, jedoch über das Theater versichert sind).Kann ich auch immobile und immaterielle Vermögensgegenstände in Kaiverwalten?In Einzelfällen wird auch immobiles Vermögen (Gebäude, Grundstücke, Straßen, Kanäle) inKai verwaltet. Hierbei stehen zwei Gesichtspunkte im Vordergrund:a. Kai dient während der erstmaligen Bestandsaufnahme als „Sammelbecken" für alle Vermögenswerte.In diesem Zusammenhang legen die Rechnungsprüfungsämter besonderen Wert darauf,dass mit Hilfe von Kai die Daten in einem gesicherten Umfeld gehalten werden und dassalle Daten-Veränderungen nachvollzogen werden können.Nach Abschluss der Bestandsaufnahme wird das immobile Vermögen „ausgelagert", währenddas mobile Vermögen dauerhaft in Kai geführt wird.b. Für Vermögensgegenstände, die in großer Zahl vorliegen (dies sind neben den mobilenVermögensgegenständen beispielsweise die Flurstücke), kann - sofern hierfür nicht einespezielle Fachanwendung existiert - in Kai ein Bestandsnachweis geführt werden.© btf/is - Breitenfelder Gesellschaft für Informationssysteme mbH Seite: 13 von 321