ITEBO ganz nah Ausgabe 2014 01

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GANZ TITELTHEMA NAH Neubau des Bad Laerer Kurmittelhauses SoleVital: Mit Hilfe der digitalen Projektakte hat Holger Richard jederzeit und allerorts Einblick auf die kompletten Baudokumente. das unser Bürgertelefon gemäß dem D115-Standard von Montag bis Freitag von 8.00 bis 18.00 Uhr besetzt hält und allgemeine Fragen rund um Organisation und Tourismus beantwortet. Das Besondere daran ist, dass das Callcenter derart mit uns verknüpft ist, dass es Einblick in den Outlook- Kalender unserer Mitarbeiter hat, Rückrufe einstellen sowie weitervermitteln kann. Geringer Personalbesatz: In der Kernverwaltung arbeiten rund 20 Mitarbeiter. Des Weiteren setzen wir auf digitales Dokumentenmanagement. Alle Dokumente werden gescannt und digital in das OSECM-System, einem workflowunterstützten Dokumentenmanagementsystem, eingestellt. Die Tagespost scannen wir selbst. Bei größeren Mengen, wie z.B. Ausschreibungen, vergeben wir diese Tätigkeit an einen externen Dienstleister. Dabei arbeiten nicht nur unsere Mitarbeiter mit diesem System. Auch externe Dienstleister sind derart geschult, dass sie Informationen in das System bzw. auf einen bereitgestellten Server einstellen können. So ist so gut wie kein Papier mehr auf den Schreibtischen zu finden. Derzeit befindet sich das Bad Laerer Kurmittelhaus SoleVital im Neubau. Auch hier begleiten Sie den Prozess in Form digitalisierter Daten. Bitte erklären Sie uns die Möglichkeiten, die Sie nutzen und inwieweit Sie davon profitieren? Ähnlich wie in unserer Verwaltung wollte ich auch das Neubauprojekt in digitaler Form abbilden und organisieren. Alle Informationen und Daten zu dem Neubau sind daher rechtskonform gescannt und stehen spätestens 24 Stunden später digital zur Verfügung. Wir nutzen diese Form der digitalen Projektakte, um dem Anspruch an die Schnelligkeit des Baufortschritts gerecht zu werden, den wir uns auferlegt haben. Aufgrund des EU Förderperiodenendes muss der Neubau innerhalb eines Jahres fertiggestellt werden, die Kosten sind auf 9,4 Mio. Euro limitiert. Nach Fertigstellung soll der Betrieb ohne Unterbrechung in den Neubau überführt werden. Entsprechend benötigen wir schnelle, schlanke Prozesse, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Die ITEBO GmbH hat uns dabei unterstützt, das OS|ECM-System zu installieren und die größten Zulieferer darin zu schulen, ihre Informationen direkt in unser System einzustellen. Ein weiterer großer Vorteil dieser Prozesse liegt darin, dass wir Wissen und Informationen auf eine breitere Ebene stellen und damit Aufgaben besser delegieren können. 016
GANZ NAH ganz nah Sie haben für sich den Vorteil einer effizienten, IT-optimierten Verwaltung erkannt. Können Sie für unsere Leser in groben Zügen darstellen, warum und wie sich das Verhältnis „Investition zur erzielbaren Wirtschaftlichkeit” verhält? Die Betrachtungsweise ist natürlich auch immer eine ideologisch-strategische. Nimmt man die Summe aller Maßnahmen, so erhält man im Endeffekt eine schlanke, schlagfertige Organisation, die sich unter dem Strich auf jeden Fall rechnet. Selbstverständlich gibt es hierfür keine Kennziffer. Meine Erfahrung zeigt, dass sich in vielen Fällen durch das Arbeiten mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem Stellenanteile einsparen lassen. Dazu addiert sich die Ersparnis im Materialbereich, sprich: Papier, Ordner etc. Welche weiteren Projekte planen Sie für die Zukunft? Da steht so manches auf dem Plan. Zum einen möchten wir mit der ITEBO unsere Internetseite derart optimieren, dass Kurse in unserem neuen SoleVital über das Internet – auch ganz spontan per Smartphone und mit Bezahlmöglichkeit – gebucht werden können. Zum anderen ist es mein großer Wunsch, alle Prozesse im Sinne der DIN EN ISO 9001 abzubilden, um die Arbeit konsequent prozessorientiert auszurichten. Damit wird Verwaltung transparenter und auch die Kooperationen unter den Verwaltungen können schneller und einfacher initiiert werden. Ein derartiger Prozess beflügelt die Funktionalreform. Dabei ist die Entwicklung von Informationstechnologien von eminenter Bedeutung. Dieser Bereich erfährt derzeit einen großen Schub und die ITEBO ist in diesem Sinne optimal ausgerichtet. Apropos: Wie bewerten Sie die Zusammenarbeit mit der ITEBO GmbH? Mich begeistert das Engagement und der Willen der ITEBO-Fachleute, den Anforderungen entsprechend optimale Lösungen zu finden. Die Zusammenarbeit erfolgt auf einer sehr kooperativen und innovativen Basis. Die Beratungskompetenz ist hoch. Das ITEBO-Angebot, Anwendungen und Rechnerkapazitäten den Verwaltungen als mietbare Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen, ist eine optimale Lösung für die Kommunen. Das verringert die Hoher Anspruch: Optimierte Verwaltungsstrukturen sind u.a. die Basis dafür, den Neubau des SoleVital innerhalb eines Jahres realisieren zu können. Investitionen spürbar. Mein persönlicher Wunsch dabei ist es, die allgemeine Entwicklung der mobilen Geräte aufzugreifen und die Möglichkeiten zur beruflichen Nutzung auszubauen. Mein Eindruck ist, dass sich die ITEBO GmbH besonders in den letzten Jahren dynamisiert hat und sich zu einem schnell agierenden Unternehmen entwickelt hat. Auf sich schnell verändernde Rahmenbedingungen wird rasch reagiert, damit ist die ITEBO GmbH zu einem Motor für die Modernisierung von Verwaltungen geworden. 017
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