Datenschutz & Vereine, eine Arbeitshilfe

Schritt 12: Verfahrensverzeichnis, Verarbeitungsverzeichnis
Das Verfahrensverzeichnis ist ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten. Die Pflicht
zur Führung eines Verfahrensverzeichnisses trifft den Verantwortlichen, wie auch – mit
geringerem Umfang – den Auftragsverarbeiter.
Die Führung des Verfahrensverzeichnisses hat schriftlich zu erfolgen, wobei ein
elektronisches Format benutzt werden kann.
Das Verfahrensverzeichnis ist auf Anfrage der Aufsichtsbehörde zur Verfügung zu
stellen. Anhand des Verfahrensverzeichnisses ist es für die Aufsichtsbehörde möglich,
die durchgeführten Verarbeitungstätigkeiten zu kontrollieren.
Der Inhalt: Details der Verarbeitungstätigkeiten:
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen bzw. des DSB
Zweck der Verarbeitungstätigkeit
Kategorien betroffener Personen (z.B. Mitglieder, Spieler, Trainer
marketingtechnische Daten usw.) und Kategorien personenbezogener Daten (z.B.,
Adressdaten usw.)
Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten
offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden (z.B. Sozialversicherung,
Finanzamt, Steuerberater, TFV, ÖFB, Spielgemeinschaft usw.)
Sofern möglich: Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen
Datenkategorien
Sofern möglich: Allgemeine Beschreibung der
Datensicherheitsmaßnahmen/TOMs (hier eignen sich auch gut Verweise auf interne
Sicherheitsrichtlinien)
Sinnvoll: Angabe der Rechtsgrundlage (z.B. Einwilligungserklärung) für den
Zweck der Verarbeitungstätigkeit
Empfehlung: Bei der Erstellung des Verfahrensverzeichnisses sollten aus
Gründen der Praktikabilität und Übersichtlichkeit auch weiterführende Informationen
berücksichtigt werden (z.B. Datenschutz- Folgenabschätzung, Rechte der betroffenen
Person, Informationssicherheit usw.)
DSGVO, Fragestellung für Vereine, Georg Herrmann, zertifizierter Datenschutzbeauftragter, 2018, Seite [20]