Vierter Zwischenbericht zur Produktkritik ... - Stadt Greven

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8 Vierter Zwischenbericht zur Umsetzung der Produktkritik und Haushaltskonsolidierung 3 Neue Maßnahmen in den Jahren 2012/13 Es dürfte kaum einen ernst zu nehmenden Konsolidierungskatalog geben, den die Verwaltung im Zusammenhang mit den eigenen Bemühungen noch nicht gelesen und auf Umsetzbarkeit geprüft hat. Soweit andere Kommunen noch Ideen entwickelt haben, die bei uns nicht realisiert wurden, im Ansatz jedoch Erfolg versprechend sein könnten, werden sie für eigene Zwecke noch einmal geprüft. Auch aktuell steht noch eine Reihe von Punkten auf der „Prüfliste“ für die kommenden Jahre. Darüber hinaus gibt es immer wieder eigene Anstrengungen, weitere Konsolidierungspotenziale zu erschließen. Unter dem Strich darf aber festgehalten werden, dass die Stadt Greven, die diesen Prozess bereits seit vielen Jahren betreibt, kaum noch auf große „Schätze“ stoßen wird, die man bislang übersehen hat. Um nennenswerte zusätzliche Potenziale erschließen zu können, wären gravierende Einschnitte für die Einwohnerinnen und Einwohner unumgänglich, zum Beispiel die Schließung von Einrichtungen oder weitere Erhöhungen bei den Steuerhebesätzen. 3.1 Aktuelle Maßnahmen Aktuell umgesetzte Maßnahmen bzw. solche, die derzeit kurz vor der Umsetzung stehen, werden nachfolgend kurz beschrieben: 3.1.1 Parkraumbewirtschaftung Seit Anfang Mai 2012 wird der Parkraum in Greven bewirtschaftet und somit werden erstmalig auch Parkgebühren auf vielen öffentlichen Parkplätzen und Parkbuchten erhoben. Zwei Parkplätze (Kreisverkehr Hallenbad und Parkhaus Bahnhof) sind weiterhin gebührenfrei. Für das Jahr 2012 wurden in der Planung zur Produktkritik lediglich die Einnahmen in Höhe von 125.000 Euro kalkuliert. Die Einnahmen werden für das Anfangsjahr nach heutigem Erkenntnisstand voraussichtlich um ca. 25.000 Euro übertroffen. Wegen der nachträglichen Änderungen im Rahmen der politischen Beratungen ist das Verfahren zur Parkraumbewirtschaftung deutlich komplexer und aufwändiger geworden als ursprünglich angenommen. Den Ertragserwartungen werden für künftige Jahre deshalb die Aufwände für Unterhaltung und Abschreibung gegenübergestellt. Für das Jahr 2013 stehen der Ertragserwartung von 225.000 Euro Unterhaltungsaufwand und Abschreibungen von 75.000 EUR gegenüber, so dass mit einem „Gewinn“ von ca. 150.000 Euro zu rechnen ist. 3.1.2 Schülerbeförderungskosten Im Jahr 2012 wurden die Schülerfahrtkosten überprüft. Im Ergebnis wurde festgestellt, dass die Stadt Greven bisher Fahrtkosten teilweise als freiwillige Leistung erbracht hat. Für das Schuljahr 2012/13 wurden rund 100 Fahrkarten weniger ausgegeben als für das Schuljahr 2011/12. Die Einsparungen belaufen sich auf rund 60.000 Euro, die in den Haushaltsjahren 2012 und 2013 wirksam werden.
Vierter Zwischenbericht zur Umsetzung der Produktkritik und Haushaltskonsolidierung Im Haushaltsjahr 2013 werden die Fahrtkosten für Sonderfahrten überprüft. Ob hier Einsparungen möglich sind, ist noch nicht absehbar. 3.1.3 Überarbeitung der Überlassungsverträge mit Sportvereinen Den vier Sportvereinen SC Greven 09, DJK Blau-Weiß Greven, SC Blau-Gelb Gimbte und SC Reckenfeld werden städtische Sportanlagen zur Verfügung gestellt. Die hierzu abgeschlossenen Verträge zur Eigenbewirtschaftung dieser Flächen sollen mit dem Ziel überarbeitet werden, Teile der Aufwendungen, die bisher von der Stadt Greven übernommen werden, zu reduzieren. Ein Vertrag wurde im Jahr 2012 angepasst, bei einem weiteren wird zurzeit kein Handlungsbedarf gesehen. Die beiden anderen Verträge werden im Jahr 2013 überprüft. 3.1.4 Einführung Dokumentenmanagementsystem Die umfassenden Vorarbeiten und Analysen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bei der Stadt Greven sind inzwischen nahezu abgeschlossen. Neben umfangreichen Prozessanalysen und ersten Prioritätenlisten für die in einer ersten Ausbaustufe zu integrierenden Prozesse hat die Verwaltung inzwischen den Auftrag für die Basiskomponenten des DMS an die Firma codia aus Meppen vergeben. Die Basisinstallationen werden vermutlich noch bis Ende des Jahres erfolgen. Zum Einsatz kommt das Produkt d.3 der Firma d.velop aus Gescher. Die Einführung eines DMS wird in vielerlei Hinsicht die Arbeitsweise in der Verwaltung verändern und zahlreiche Vorteile bieten. Neben prozessualen Verbesserungen (Reduzierung von Schnittstellen, Vermeidung von Medienbrüchen, drastische Verkürzung von Postlaufzeiten, simultane statt sequentieller Bearbeitung von Vorgängen etc.), die für spürbar mehr Kundenzufriedenheit durch noch schnellere Bearbeitungszeiten führen werden, wird der Einsatz des DMS deutliche Effizienzgewinne mit sich bringen. So werden Recherche- und Archivierungsaufwände erheblich reduziert, Fehlerquellen ausgeschaltet, entfallen heute noch notwendige Doppelarbeiten und manuelle Tätigkeiten und wird die elektronische Abwicklung von Prozessen deutlich schneller und komfortabler. Wie sich die DMS-Einführung auf die Verbesserung der Wirtschaftlichkeit auswirkt, wird bei der Integration jedes Prozesses untersucht und dokumentiert. Entsprechende Informationen wird die Verwaltung erstmals gegen Ende des folgenden Jahres vorlegen können. Es sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die DMS-Einführung nicht als Projekt, sondern als dauerhafter Prozess mit einem hohen Potenzial angesehen wird. 3.1.5 IT-Strategie Für das Haushaltsjahr 2013 und Folgejahre liegt ein umfassendes Strategiepapier vor. Durch gezielte Maßnahmen der Modernisierung und Vereinheitlichung werden nicht nur die Grundlagen für das DMS geschaffen, sondern darüber hinaus mittel- bis langfristig notwendige Maßnahmen ergriffen, die zu einer deutlich höheren Effizienz der gesamten IT bei der Stadt Greven führen werden. Nur eine moderne IT-Landschaft kann und wird für die Zukunft garantieren, dass mit der bekannt dünnen Personaldecke die immer komplexer werdenden Auf- 9
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Seite 5 und 6: Vierter Zwischenbericht zur Umsetzu
Seite 9: Vierter Zwischenbericht zur Umsetzu
Seite 19 und 20: Maßnahmen zur Produktkritik/Hausha
Seite 21: Maßnahmen zur Produktkritik/Hausha

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