VDRK 30 Jahre Jubiläumsbuch 2019

HOW TO: WIR BASTELN UNS ZUR LEITMESSE
BASTELSTUNDE MIT ANNETT UND RALPH
2007. Wir Messeplaner im VDRK haben ein Problem: Die RO-KA-TECH
wächst – doch die verfügbare Messeplanungssoftware ist entweder
völlig überdimensioniert (auch preislich) oder so rudimentär, dass
ihr Einsatz nicht lohnt.
Also Messeplanung „zu Fuß“, wie der ITler sagt: Die Hallenpläne
der Messe im A0-Format kleben wir auf Styroporplatten. Mit MS
Word kann man erstaunlich viel anstellen, auch Maßstäbe vorgeben.
So können wir Kästchen, also Messestände, zeichnen, ausdrucken,
ausschneiden und festpinnen. Umpinnen. Größere oder kleinere
Flächen ausdrucken und neu pinnen. Irgendwann ist die Bastelarbeit
fertig, Plan und Platte scheinen vom Holzwurm gelöchert.
Mit diesem Verfahren planen wir drei Hallen mit insgesamt
8200 Quadratmetern Fläche für 142 Aussteller.
Und wie kommen die fertigen Pläne als Online-Katalog ins Internet?
Ganz einfach: Annett zeichnet den Papierplan mit CorelDRAW noch
einmal komplett nach.
Dieses Spiel treiben wir so bis 2013, mit neun Hallen auf 19.000
Quadratmetern. Nebenbei führen wir endlose Excel-Dateien mit
allem, was in die Rechnungen soll: jede einzelne Zusatzleistung,
jedes Kleinst-Werbemittel. Beim Abrechnen dürfte einiges „durchgerutscht“
sein.
Also alles neu ausdrucken, neu ausschneiden, neu aufkleben auf
einen neuen Plan im A0-Format. Im Copyshop mit Sonderausstattung
in Originalgröße vervielfältigen lassen und als offiziellen Bauantrag
einreichen bei Bauamt, Ordnungsamt und Feuerwehr.
Nachdem die Baugenehmigung kommt, dürfen die Pläne noch einmal
in den Copyshop: Verkleinerung auf A3 und Vervielfältigung für
jeden Aussteller.
2014 gibt es endlich eine für den VDRK passende Messeplanungssoftware.
Sonst wäre die RO-KA-TECH 2015 mit 228 Ausstellern
in elf Hallen auf 25.000 Quadratmetern nur mit einem immensen
Personaleinsatz möglich. Jetzt ist die Planung nicht nur weniger
aufwendig, sondern auch weniger fehleranfällig.
Eine Messe später, 2017, dürfen wir uns Leitmesse nennen.
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