03 | 2019 msg Studienband

msg.group

IT-KONSOLIDIERUNG IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG

Studie

IT-KONSOLIDIERUNG IN DER

ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG

.consulting .solutions .partnership


Impressum

© msg systems ag, Ismaning/München, 2019

Alle Rechte, auch für die Übersetzung in fremde Sprachen, vorbehalten. Kein Teil dieses Werks darf ohne schriftliche

Genehmigung des Herausgebers in irgendeiner Form, auch nicht zum Zwecke der Unterrichtsgestaltung,

reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.

Herausgeber: msg systems ag

Autoren: Werner Achtert, Herbert Breit, Christian Kunze, Frank Seidel, Axel Drengwitz,

Jürgen Fritsche, Helmut Lämmermeier, Daniel Hammer

Studienpartner: msg systems ag, teknowlogy Group Company, Behörden Spiegel

Design, Layout und Grafiken: msg systems ag

Redaktion: msg systems ag


Vorwort

Die DLZ-Studie 2019 beleuchtet ausführlich die Rolle der

IT-Dienstleistungszentren als Fundament einer modernen öffentlichen

Verwaltung. Sie knüpft an die Studienbände aus den Jahren

2017 und 2015 an und zeigt, wie sich die Lage der IT-Dienstleistungszentren

und die Planungen der IT-Konsolidierung in den letzten

beiden Jahren entwickelt haben und welche Herausforderungen

sich ergeben haben.

Dafür führten wir im Frühjahr 2019 insgesamt 153 Befragungen

und über 20 vertiefende Interviews mit Verantwortlichen aus der

öffentlichen Verwaltung im Bund, in den Ländern und im kommunalen

Bereich.

Im Index der EU-Kommission für Digitale Wirtschaft und Gesellschaft

2019 belegt die Bundesrepublik Deutschland Rang 12

(2018: Rang 13, 2017: Rang 11) und ist damit weiterhin Mittelmaß

unter den 28 EU-Mitgliedsstaaten. Der jährlich gemessene Index

setzt sich aus fünf Themenfeldern zusammen: Konnektivität,

Humankapital, Internetnutzung, Integration der Digitaltechnik

und Digitale öffentliche Dienste.

Während Deutschland bei den Themen „Humankapital“ (Rang 10)

und „Internetnutzung“ (Rang 9) über dem EU-Durchschnitt liegt, sind

im Bereich „Integration der Digitaltechnik“ keine Fortschritte sichtbar.

Beim Thema „Digitale öffentliche Dienste“ liegt Deutschland

an 24. Stelle unter den EU-Staaten und damit weit unter dem

EU-Durchschnitt. Laut DESI-Auswertung sind die Online-Interaktionen

zwischen Behörden und den Bürgerinnen und Bürgern

gering. Nur 43 % der deutschen Internetnutzer nutzen auch

E-Government-Dienste; der EU-Durchschnitt liegt bei 64 %.

In diesem Bereich ist Deutschland gegenüber der Erhebung

2018 um vier Plätze nach hinten gerutscht. Die größte digitale

Herausforderung besteht für Deutschland in der Verbesserung

der Online-Interaktion zwischen Behörden und den Bürgerinnen

und Bürgern. Nach wie vor werden E-Government-Dienste nur

in geringem Umfang genutzt bzw. angeboten. Das lässt auch

Rückschlüsse auf die Digitalisierung innerhalb von Behörden und

behördenübergreifend in Deutschland zu, das im Vergleich zur EU

in diesem Bereich immer mehr zurückfällt.

Warum das so ist? Darauf liefert diese Studie Hinweise, die wir

aus den Interview-Antworten gewonnen haben.

Unser Dank gilt allen, die zur Entstehung dieser Studie beigetragen

haben. Insbesondere den zahlreichen Interview- und Gesprächspartnern

in Behörden, Dienstleistungszentren und Ministerien,

die mit ihren Informationen in den Gesprächen die eigentliche und

unentbehrliche Grundlage für diese Studie geliefert haben.

Dramatisch ist die Situation in den Bereichen „Konnektivität“ und

„Digitale öffentliche Dienste“.

Wir wünschen Ihnen eine interessante Lektüre und freuen uns

auf eine angeregte Diskussion.

Bei der „Konnektivität“ hat Deutschland bei den meisten Konnektivitätsindikatoren

Fortschritte gemacht. Da andere Länder jedoch

schneller vorankamen, fiel es vom 9. auf den 11. Rang zurück.

Deutschland steht weiter vor Herausforderungen auf dem Festnetz-

und dem Mobilfunkmarkt. Ganz offensichtlich besteht eine

digitale Kluft zwischen Stadt und Land in Bezug auf die Festnetzbreitbandabdeckung.

Auch ist der Anteil der Glasfaseranschlüsse

immer noch sehr gering.

Jürgen Fritsche

Geschäftsleitung Public Sector

Werner Achtert

Geschäftsleitung Public Sector

3


INHALT

3

5

7

8

12

Vorwort

Zusammenfassung

Aufbau der Studie

Die Landschaft der IT-Dienstleistungszentren in Deutschland

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Personelle Herausforderungen

Fachliche Herausforderungen

Herausforderungen durch OZG

IT-Herausforderungen

Aktuelle und geplante Verlagerung von IT-Dienstleistungen

Mögliche Hemmnisse bei einer IT-Verlagerung

52

55

57

61

Herausforderungen aus der Sicht der IT-DLZ

Lösungsansätze der IT-DLZ als Leistungserbringer

Erfolgsfaktoren für die Zukunft der IT-DLZ

Anhang

4


ZUSAMMENFASSUNG

In der aktuellen Legislaturperiode sind durch den Koalitionsvertrag IT-Themen für

die öffentliche Verwaltung stark in den Vordergrund gerückt: Voranzubringen sind die

durchgängig elektronische Abwicklung von Verwaltungsverfahren und die elektronische

Aktenführung. Künstliche Intelligenz soll in Verwaltungsverfahren Abläufe beschleunigen

und die Qualität von Verwaltungsentscheidungen verbessern. Verwaltungsabläufe sollen

schnell und bürgerfreundlich auch über die Grenzen von Ressorts und Verwaltungsebenen

funktionieren.

Eine wesentliche Voraussetzung hierfür ist die stärkere Standardisierung der IT-Systeme

und damit die weitere Konsolidierung der IT auf allen Ebenen der öffentlichen Verwaltung.

Mit unserer DLZ-Studie erheben wir 2019 zum dritten Mal die Anforderungen von

Bundesbehörden, Landesbehörden und ausgewählten Großstädten als Bedarfsträger

der IT-Dienstleistungszentren (IT-DLZ). Im Frühjahr 2019 haben wir dazu 153 Verantwortliche

aus diesen Behörden befragt.

Die Position der IT-DLZ als Leistungserbringer haben wir in Interviews mit Vertretern aus

IT-DLZ erfasst. Ergänzend führten wir Expertengespräche mit Vertretern der politischen

Verwaltung. Damit zeigt die Studie die aktuelle Situation der IT-Konsolidierung der öffentlichen

Verwaltung in Deutschland.

Im Moment zeichnen sich Veränderungen in der Projektorganisation der IT-Konsolidierung

Bund ab. Da diese zum Abschluss unserer Studie noch nicht finalisiert ist, entspricht

die dargestellte Organisationsstruktur dem Stand im Oktober 2019.

Zu wenig Führungskräfte für IT-Aufgaben

Die Personalsituation bleibt für die Fachbehörden und IT-DLZ kritisch. Vor allem in den

Ballungsräumen wird es für die öffentliche Verwaltung immer schwieriger, geeignetes

IT-Personal zu gewinnen. Insbesondere erfahrene Führungskräfte lassen sich kaum zu

einem Wechsel aus Wirtschaftsunternehmen in die öffentliche Verwaltung bewegen.

Elektronische Verwaltungsarbeit hat hohe Priorität

Eine zentrale fachliche Herausforderung der Fachbehörden bleibt die elektronische

Verwaltungsarbeit. Die Forderung des OZG nach elektronischem Zugang zu allen

Verwaltungsdienstleistungen erhöht den Druck auf die vollständige elektronische

Aktenführung und die Einführung medienbruchfreier Prozesse vom ersten Bürgerkontakt

bis zur Verwaltungsentscheidung.

Landschaft der IT-DLZ

IT-Sicherheit bleibt wichtig

Die Landschaft der IT-DLZ hat sich seit 2017 nur wenig verändert; Kommunen und

Ländern verlagern immer mehr IT-Aufgaben auf IT-DLZ. Zentrales Thema bleibt die

IT-Konsolidierung Bund. Die aktuelle öffentliche Diskussion zeigt, dass der finanzielle

Aufwand, die technische Komplexität und der Aufwand für die organisatorischen Veränderungen

unterschätzt wurden.

Auch IT-Sicherheit und Datenschutz bleiben wie in den Studien 2015 und 2017 zentrale

Herausforderungen. Durch spektakuläre Schadensfälle in allen Branchen sind die Fachbehörden

hoch sensibilisiert und erwarten von der IT-Konsolidierung eine Erhöhung des

Sicherheitsniveaus. Die Befragung zeigt eine sehr hohe Zufriedenheit der Fachbehörden

mit der durch die Verlagerung kritischer Komponenten auf IT-DLZ verbesserten IT-Sicherheit.

5


Zusammenfassung

Verlagerung von IT-Aufgaben auf IT-DLZ

Die Konsolidierung durch Verlagerung von IT-Aufgaben auf IT-DLZ ist in den Ländern

und Großstädten weit vorangeschritten. Bei der IT-Konsolidierung Bund hingegen waren

nur bei Behörden der Gründungsressorts BMF, BMI und BMVI Fortschritte gegenüber

2017 zu verzeichnen.

Wesentliche Hindernisse bei der Verlagerung von IT-Aufgaben auf IT-DLZ und damit

auch die zentralen Kritikpunkte der Fachbehörden sind die immer noch unzureichende

Servicequalität und die Befürchtung, keinen Einfluss auf die Priorisierung ihrer

Anforderungen zu haben.

Erfolgsfaktoren für die Zukunft der IT-DLZ

Unzureichende Investitionen in die IT-Systeme sind die Ursache für einen massiven

Investitionsstau. Die dezentralen Entscheidungen von Ressorts und Verwaltungsebenen

über ihre jeweiligen IT-Systeme führten zu einer sehr heterogenen, komplexen

IT-Landschaft in der öffentlichen Verwaltung Deutschlands. Die IT-DLZ haben in den

letzten Jahren massive Anstrengungen unternommen, um ihr Leistungsportfolio, ihre

Organisation und ihr Personal zu stärken. Doch dauern diese Veränderungen in vielen

Fällen länger als geplant und erfordern mehr finanzielle Mittel als vorgesehen. Die

Veränderungen gegenüber 2017 zeigen jedoch: Der eingeschlagene Professionalisierungsweg

der IT-DLZ ist richtig.

Die Personalgewinnung bleibt speziell für die IT-DLZ schwierig. Mittlerweile haben

allerdings viele der befragten IT-DLZ erfolgreich Maßnahmen eingeführt, um Nachwuchskräfte

zu gewinnen. Durch attraktive Ausbildungsangebote in Zusammenarbeit

mit lokalen Hochschulen, durch verbesserte Aufstiegsmöglichkeiten und Zulagen für

IT-Fachkräfte gelingt es den IT-DLZ, Schulabgänger und -abgängerinnen zu gewinnen

und zu halten. Damit lässt sich zumindest mittelfristig der Engpass bei IT-Führungskräften

mildern.

Faktisch steuern derzeit externe Berater und Beraterinnen viele Konsolidierungsvorhaben.

Diese Abhängigkeit von Beratungsunternehmen und die hohen Kosten werden

aktuell in der politischen Diskussion stark kritisiert. Die Lösung kann nur darin

bestehen, die IT-DLZ mit entsprechend dotierten Stellen auszustatten, um zumindest

mittelfristig Schlüsselfunktionen mit eigenem, gut qualifiziertem Personal zu besetzen.

Die Fachbehörden als Kunden tragen immer noch sehr heterogene Anforderungen an

die IT-DLZ heran. Der Betrieb unterschiedlicher Systeme belastet die IT-DLZ weiterhin

massiv. Eine konsequente Standardisierung ist der einzig gangbare Weg, um die Komplexität

durch den entstandenen Wildwuchs an unterschiedlichen Technologien und

Systemen zu reduzieren und die IT insgesamt beherrschbar und bezahlbar zu halten.

Die meisten IT-DLZ sind aus klassischen Behördenstrukturen heraus entstanden und

damit durch eine funktionale Organisationsstruktur geprägt. Um die Servicequalität für

die Fachbehörden zu verbessern, müssen die IT-DLZ ihre Organisationsstrukturen zu

einer prozessorientierten Organisation entwickeln, die sich an üblichen Standards wie

ITIL orientiert.

Die Rechtsform bleibt ein entscheidender Faktor für die Handlungsfähigkeit der IT-DLZ.

Die bestehenden IT-DLZ sind zumindest auf Bundes- und Landesebene meist als Behörden

organisiert. Sie unterliegen den Vorgaben der Kameralistik, der Stellenplanung

und der direkten Steuerung eines Ressorts. Durch die Abhängigkeit von der Haushaltsplanung

können die IT-DLZ nur begrenzt in langfristige Innovationen investieren.

Sie sind stark abhängig von politischen Entscheidungen, welche allerdings oft stärker

durch die Zyklen der Legislaturperioden beeinflusst werden als durch fachliche oder

technische Notwendigkeiten.

Fazit

Die Komplexität der IT-Konsolidierung in der öffentlichen Verwaltung haben die Beteiligten

unterschätzt. Gleichzeitig ist den Entscheidungsträgern aus Politik und Verwaltung

bewusst, dass die IT-Konsolidierung als Grundlage der digitalen Transformation im öffentlichen

Sektor weiter voranzutreiben ist, auch wenn dies mehr Geld und Zeit erfordert.

6


AUFBAU DER STUDIE

Hintergrund und Ziel

Aufbau der Studie

Seit 2015 erstellt msg im Zwei-Jahres-Rhythmus die Studie „IT-Konsolidierung in der

öffentlichen Verwaltung“. Auf Basis von Befragungen der Fachbehörden, deren IT-Verantwortlichen

sowie der IT-DLZ ermitteln wir einen aktuellen Überblick zur Landschaft

der IT-DLZ in Deutschland. Die Studie trägt damit zur aktuellen Diskussion über die

Konsolidierung und Zentralisierung von IT-Aufgaben in der öffentlichen Verwaltung bei.

Dabei beleuchtet sie folgende Fragen:

• Worin bestehen aktuell die wesentlichen fachlichen Herausforderungen der Behörden?

• Vor welchen IT-Herausforderungen stehen die Behörden in den kommenden

zwei Jahren?

• Welche Leistungen werden derzeit und künftig zu IT-DLZ verlagert?

• Welche Ziele werden mit der Verlagerung verfolgt und erfüllen die IT-DLZ diese?

• Vor welchen Herausforderungen stehen IT-DLZ und Behörden, wenn sie IT-Leistungen

in ein IT-DLZ verlagern?

Zu Beginn gibt das Kapitel „Die Landschaft der IT-Dienstleistungszentren in Deutschland“

einen Überblick der IT-DLZ auf allen Verwaltungsebenen in Deutschland.

Das Kapitel „Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger“ fasst die

Ergebnisse der Befragung von Bundes- und Landesbehörden sowie großen Kommunen

zusammen. Dieses Kapitel zeigt die Erwartungen der Fachbehörden an zentrale

IT-Dienstleister. Dabei betrachten wir fachliche und technische Herausforderungen

sowie mögliche Hemmnisse bei der Verlagerung von IT-Leistungen in IT-DLZ.

Im Kapitel „Herausforderungen aus Sicht der IT-DLZ“ wechseln wir die Betrachtungsperspektive

und fassen die Erkenntnisse aus den Gesprächen mit Führungskräften

der IT-DLZ zusammen. Im Fokus stehen deren Herausforderungen und Angebote. Mit

welchen Maßnahmen die IT-DLZ diesen Herausforderungen begegnen, zeigt das Kapitel

„Lösungsansätze der IT-DLZ als Leistungserbringer“.

Wir geben das uns geschilderte Meinungsbild wieder, bewerten die Ergebnisse und

stellen sie den Aussagen der Interviewpartner der politischen Ebene gegenüber.

Änderungen in 2019

Die IT-Konsolidierung und die damit verbundene Standardisierung sind wesentliche

Erfolgsfaktoren für die digitale Transformation. Beides ist nur zu leisten mit leistungsstarken,

innovativen IT-DLZ. Daher erläutern wir im Kapitel „Erfolgsfaktoren für die

Zukunft der IT-DLZ“ die Rahmenbedingungen, die Verwaltung und Politik schaffen

müssen, um die IT-DLZ und damit die IT-Konsolidierung zum Erfolg zu führen.

Um eine Vergleichbarkeit der Ergebnisse aus den Jahren 2017 und 2015 zu gewährleisten,

haben wir den Großteil der Fragen von 2017 beibehalten. Neu ist die Frage zur

Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG).

7


DIE LANDSCHAFT DER IT-DIENSTLEISTUNGSZENTREN

IN DEUTSCHLAND

Entwicklung bis 2019

IT-Konsolidierung Bund

Auf allen Verwaltungsebenen zeigt sich seit einigen Jahren die Tendenz, Ressourcen zu

bündeln, Methoden und Technologien zu standardisieren sowie die Effizienz durch das

Bereitstellen von Informationstechnologie in IT-Dienstleistungszentren zu steigern.

Der Kabinettbeschluss „Grobkonzept zur IT-Konsolidierung Bund 2015“ legte den

Grundstein für die „IT-Konsolidierung Bund“. Der Modernisierungsprozess der

Bundesverwaltung als ressortübergreifendes Projekt begann mit folgenden Zielen:

Auf Bundesebene nahm das ITZBund am 1. Januar 2016 seinen Betrieb auf. Darin

zusammengeführt sind das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik

(ZIVIT) im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Finanzen (BMF),

das Dienstleistungszentrum Informationstechnik (DLZ-IT) im Geschäftsbereich des

Bundesministeriums für Verkehr und digitale Infrastruktur (BMVI) und die Bundesstelle

für Informationstechnik (BIT) im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des

Innern (BMI).

Ein weiteres IT-Dienstleistungszentrum auf Bundesebene ist die BWI GmbH. Als zentraler

IT-Dienstleister der Bundeswehr kümmert sich die BWI um alle Fragen der nichtmilitärischen

Informations- und Kommunikationstechnik. Die BWI hat sich zu einem

Dienstleistungszentrum des Bundes entwickelt und bildet zusammen mit dem ITZBund

einen Leistungsverbund.

Weitere IT-DLZ in diesem Leistungsverbund sind die Auslands-IT des Auswärtigen

Amtes, das IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit und die IT der Deutschen

Rentenversicherung. Die letzten beiden haben einen Sonderstatus, da sie primär aus

Beiträgen und nicht aus Steuermitteln finanziert werden und ihre Mittel daher auf das

eigene Ressort ausgerichtet sind. Dennoch ermöglicht der Leistungsverbund diesen

Dienstleistungszentren Synergien.

• Informationssicherheit vor dem Hintergrund steigender Anforderungen gewährleisten.

• Auf innovative technologische Trends flexibel reagieren können.

• Einen leistungsfähigen, wirtschaftlichen, stabilen und zukunftsfähigen Betrieb

sicherstellen.

• Ein attraktiver Arbeitgeber für IT-Fachpersonal bleiben.

• Daten der Bundesverwaltung umfassend schützen und gegen Missbrauch sichern.

Diese Ziele sind bis heute gültig. Um sie zu erreichen, wurden drei Handlungsstränge

festgelegt:

Beschaffungskonsolidierung: Die IT-Beschaffung der unmittelbaren Bundesverwaltung

wird weiter gebündelt und qualitativ verbessert.

Betriebskonsolidierung: Den größten Teil des IT-Betriebs wird ein Leistungsverbund

schrittweise übernehmen. Dieser besteht aus

• ITZBund,

• BWI Informationstechnik GmbH,

• AuslandsIT des Auswärtigen Amtes,

• IT der Deutschen Bundesagentur für Arbeit,

• IT der Deutschen Rentenversicherung des Bundes und

• Netzdienstleister „Netze des Bundes“.

8


Die Landschaft der IT-Dienstleistungszentren in Deutschland

Im ersten Schritt entstand im Geschäftsbereich des BMF das IT-Dienstleistungszentrum

ITZBund. Darin vereint sind:

• ZIVIT, Zentrum für Informationstechnik des Bundes im Geschäftsbereich des Bundesministeriums

der Finanzen (BMF),

• BIT, Bundesstelle für Informationstechnik im Geschäftsbereich des Bundesministeriums

des Innern (BMI) und

• DLZ-IT, die Bundesanstalt für IT-Dienstleistungen im Geschäftsbereich des Bundesministeriums

für Verkehr und digitale Infrastruktur(BMVI).

Organisationstruktur der IT-Konsolidierung Bund

Angesichts der Komplexität der Aufgabe für Planung und Umsetzung einer weitergehenden

Bündelung der IT wurde eine Projektstruktur mit folgenden Teilprojekten etabliert:

Gesamtprojektleitung

IT-Konsolidierung Bund

(BMI)

Im zweiten Schritt wird der gesamte IT-Betrieb der Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung

(Betriebs-, Test- und Entwicklungsumgebungen) in diesem IT-Dienstleistungszentrum

zusammengeführt. In begründeten, mit den Ressorts definierten

Ausnahmefällen kann hiervon abgewichen werden. Ausnahmen gelten z. B. für Einsatz-IT

oder spezielle IT im Bereich der Forschung und der Nachrichtendienste oder für

Fachanwendungen, deren Überführung in den Betrieb eines zentralen IT-Dienstleisters

technisch nicht möglich und/oder unwirtschaftlich ist.

Teilprojekt 1

Leitung: BMF

Zusammenführung

der DLZ-IT

zu ITZBund

Teilprojekt 2

Leitung: BMAS

Konzeptionelle

Vorarbeiten

(Blaupause)

für die Überführung

weiterer

Behörden in

ITZBund

Teilprojekt 3

Leitung: BMVg

Konzeptionelle

Vorarbeiten zur

Überführung in

eine neue Organisationsform

Teilprojekt 4

Leitung: BMVI

Konzeption für

IT-Controlling

Bund vorlegen

Teilprojekt 5

Leitung: BMI

Bündelung der

IT-Beschaffung

Teilprojekt 6

Leitung: BMI

Gemeinsame

IT des Bundes

(Dienstekonsolidierung)

Dienstekonsolidierung: Dieser Handlungsstrang umfasst die Entwicklung einheitlicher,

leistungsstarker und sicherer IT-Lösungen. Damit wird die IT des Bundes auch auf

Anwendungsebene konsolidiert.Unnötige Doppel- und Mehrfachentwicklungen von

IT-Systemen mit gleichem Funktionsumfang lassen sich so vermeiden; das bestehende

Angebot an Querschnitts-, Basis- und Infrastrukturdiensten wird harmonisiert.

Organisationsstruktur der IT-Konsolidierung Bund

Im Moment steht die Gesamtorganisation der IT-Konsolidierung Bund zur Diskussion.

Im Folgenden schildern wir die Projektsituation zum Oktober 2019.

Teilprojekt 1: Zusammenführung der DLZ-IT zu einem Bundesrechenzentrum

Teilprojekt 1 koordinierte unter der Leitung des BMF die Zusammenführung des

Zentrums für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT), der Bundesstelle

für Informationstechnik (BIT) und des Dienstleistungszentrums IT (DLZ-IT) des

BMVI zum ITZBund sowie die Ertüchtigung des ITZBund. Die Ertüchtigung wurde 2018

abgeschlossen.

9


Die Landschaft der IT-Dienstleistungszentren in Deutschland

Teilprojekt 2: Überführung des IT-Betriebs ins BRZ konzeptionell vorbereiten

Teilprojekt 2 stand unter Leitung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales

(BMAS). Es umfasste die konzeptionelle Vorarbeit zur Verlagerung des IT-Betriebs weiterer

Behörden. In mehreren Arbeitspaketen ging es darum, die bestehenden Kundenanforderungen

mit dem Angebot des ITZBund abzugleichen. Prozesse und Verfahrensweisen

wurden auf Basis der ITIL-Betriebsprozesse und -Rollen definiert. Zudem waren Hilfsmittel

für den Migrationsprozess zu erstellen sowie Kriterien für Umgebungen und

Verfahren zu entwickeln, die sich nicht für eine Konsolidierung eignen. Teilprojekt 2

wurde mit der Bereitstellung eines Vorgehensmodells (Blaupause) abgeschlossen.

Teilprojekt 3: Konzeptionelle Vorarbeiten zur Überführung in eine neue Organisationsform

Der ursprüngliche Auftrag von Teilprojekt 3 war, eine Organisations- und Rechtsform

für das ITZBund festzulegen. Mit dem Maßgabe-Beschluss des HHA vom 28. September

2016 hat Teilprojekt 3 die Aufgabe, die BWI als zusätzlichen IT-Dienstleister für die

gesamte Bundesregierung im Leistungsverbund zu etablieren.

Teilprojekt 4: Konzeption für IT-Controlling Bund vorlegen

Teilprojekt 4 steht unter der Leitung des BMVI und umfasst das begleitende Gesamtprojektcontrolling.

Dazu zählten auch konzeptionelle Vorarbeiten und erste Datenerhebungen

für ein langfristiges IT-Controlling Bund.

Teilprojekt 5: Bündelung der IT-Beschaffung

In Teilprojekt 5 ist die IT-Beschaffung der unmittelbaren Bundesverwaltung in wenigen

Stellen zu bündeln. Das BMI leitet das Projekt. Gegenstand ist die Beschaffung von

IT-Hardware, Software, Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) sowie von

IT-Dienstleistungen und IT-nahen Dienstleistungen wie Beratung, Instandhaltung oder

sonstige Services.

Die Zentralstelle für IT-Beschaffung (ZIB) beim Beschaffungsamt des Bundes bündelt

die Einkäufe im IT-Bereich des Bundes und fungiert als Single Point of Contact (SPoC).

Als Servicedienstleisterin schreibt die ZIB Rahmenverträge aus, ermittelt den Bedarf

und übernimmt das Vertragsmanagement.

Teilprojekt 6: Gemeinsame IT des Bundes

Teilprojekt 6 harmonisiert das Angebot an IT-Anwendungen im Bund (Dienstekonsolidierung).

Das Teilprojekt identifiziert bündelbare IT-Bedarfe der Behörden der unmittelbaren

Bundesverwaltung und gleicht diese mit dem bestehenden IT-Angebot ab.

Bis 2025 sollen nur noch maximal zwei IT-Lösungen je Funktionalität bereitgestellt

werden. Beispiele sind die E-Akte Bund als Standardverfahren der elektronischen

Aktenführung und das einheitliche Personalverwaltungssystem.

Das IT-Controlling Bund ist nach dem künftigen Steuerungsmodell ein „Kernelement

zur Weiterentwicklung der IT-Steuerung Bund“. Architekturvorgaben sollen mithilfe

von Kennzahlen hinreichend berücksichtigt werden. Der Controlling-Prozess wurde im

Rahmen des Ertüchtigungsprojektes ITZBund etabliert.

10


Die Landschaft der IT-Dienstleistungszentren in Deutschland

IT-DLZ der Länder und Kommunen

Dataport, Altenholz

Die Landschaft der IT-DLZ auf Länder- und kommunaler Ebene hat sich seit der

ersten Studie 2015 nicht wesentlich verändert. Die IT-DLZ haben insbesondere

folgenden Aufgaben:

Dataport, Hamburg

DZV-MV, Schwerin

• Bereitstellung und Betrieb zentraler Informations- und Kommunikationsstrukturen

sowie Fachverfahren,

• Sicherstellung der IT-Sicherheit für die vom IT-DLZ betriebenen Infrastrukturen

und Anwendungen,

• Planung und Betrieb der Landesdatennetze,

• Betreuung der Arbeitsplatzinfrastrukturen und

• IT-Beratung für den operativen Bereich.

Dataport, Bremen

IT.Niedersachsen, Hannover

ZIT-BB,

Potsdam

LRZ/Dataport,

Magdeburg

ITDZ Berlin, Berlin

Die Länder können ihre IT in gemeinsamen IT-Dienstleistungszentren zusammenführen.Beispiel

ist die Mehrländeranstalt Dataport, deren Zusammensetzung und

Beauftragung in einem Staatsvertrag der beteiligten Bundesländer geregelt ist. Tätig

ist Dataport für die Landesverwaltungen von Hamburg, Bremen, Schleswig-Holstein

und Sachsen-Anhalt, für die Steuerverwaltungen von Mecklenburg-Vorpommern und

Niedersachsen sowie für eine steigende Anzahl von Kommunalverwaltungen in

Schleswig-Holstein.

IT-NRW, Düsseldorf

RZF NRW, Düsseldorf

LDI, Mainz

HZD, Wiesbaden

TLRZ, Erfurt

SID, Dresden

ITDLZ, Saarbrücken

BITBW,

Stuttgart

LZfD, Karlsruhe

LfSt

(RZ-Nord),

Nürnberg

LDBV

(IT-DLZ),

München

IT-Dienstleistungszentren auf Landesebene

11


HERAUSFORDERUNGEN AUS SICHT DER BEHÖRDEN

ALS BEDARFSTRÄGER

Personelle Herausforderungen

Der Fachkräftemangel ist in der öffentlichen Debatte angekommen. In Feldern wie der

IT ist er bereits deutlich spürbar, in anderen wird er spätestens mit dem Ausscheiden

der geburtenstarken Jahrgänge um 2030 virulent. Die Zahlen variieren, die Grundaussagen

aktueller Studien ähneln sich: Auch die Verwaltung ist gefordert, neue Arbeitskräfte zu

gewinnen, die Lücke zu kompensieren und das Know-how der ausscheidenden Mitarbeiterinnen

und Mitarbeiter zu erhalten.

Diese Herausforderung sehen auch die befragten Führungskräfte in den Behörden.

Sie haben in zunehmenden Maße begonnen, ihre Häuser auf den drohenden Wegfall

von Wissen und Kenntnissen vorzubereiten.

Vor allem mit Blick auf die Gewinnung von Personal für Fachaufgaben nehmen sie die

Situation 2019 dramatischer wahr als zwei Jahre zuvor: 55 % der Landesbehörden

geben 2019 an, die Situation habe sich gegenüber dem Vorjahr verschlechtert (2017:

38 %). Bei den Bundesbehörden sehen das 43 % so (2017: 26 %). In Bezug auf die

Rekrutierung von IT-Personal hat sich die Lage vor allem für die befragten Großstädte

im Vergleich zum Vorjahr verschlechtert (76 %). Bei den Landesbehörden geben 59 %

an, es sei schwieriger geworden, Personal für IT-Aufgaben zu finden (2017: 51 %).

Bei den Bundesbehörden tun dies 63 % (2017: 55 %).

Digitalisierung ermöglicht mehr Mobilität und eine veränderte

Präsenzkultur, erhöht aber auch die Arbeitsintensität bei der

Bearbeitung von Vorgängen.

Volker Düring, Leiter Unterabteilung Zentrale Verwaltung im Bundesministerium

für Gesundheit

Als Antwort passen die Behörden Tarifstruktur und Gehälter im öffentlichen Dienst an,

modernisieren die Arbeitskultur und schneiden Aufgaben neu zu. Darüber hinaus müssen

die Behörden Initiativen entwickeln, um das Know-how im abnehmenden Personalbestand

zu sichern. In dieser Hinsicht hat sich seit 2017 auf allen Verwaltungsebenen

einiges getan: Zwar liegt bei den Großstädten die Zahl derjenigen, die Projekte umgesetzt

oder zumindest begonnen haben, unverändert bei 43 %. Dafür hat sich die Zahl der

Befragten, die Projekte planen, von 19 % 2017 auf 28 % 2019 erhöht. Ähnlich haben die

Landesbehörden 2019 nicht wesentlich mehr laufende Projekte als 2017, aber 15 %

planen solche Projekte für die nächsten zwei Jahre. 2017 waren das nur 8 %. Am deutlichsten

ist die Veränderung bei den Bundesbehörden. Von ihnen haben 2019 bereits

47 % Projekte umgesetzt oder begonnen (2017: 33 %).

Allerdings sind 2019 auch 37 % der Bundesbehörden, 36 % der Landesbehörden und

29 % der Großstädte noch immer in der Diskussion oder planen keine Maßnahmen gegen

den drohenden Know-how-Verlust.

12


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Wie sind im Vergleich zum vergangenen Jahr die derzeitigen Aussichten Ihrer Behörde zur

Gewinnung von Personal für Fachaufgaben?

Sind in Ihrer Behörde bereits Projekte zur Sicherung des Know-hows ausscheidender Mitarbeiter

umgesetzt worden? Sind derzeit Projekte in der Umsetzung? Planen oder diskutieren Sie für die

kommenden zwei Jahre Projekte?

deutlich besser oder eher besser

eher schlechter oder deutlich schlechter

unverändert

weiß nicht/keine Angabe

bereits umgesetzt oder derzeit in der

Umsetzung

diskutiert oder weder noch

geplant für die nächsten zwei Jahre

weiß nicht / keine Angabe

Großstadt 2017

0 % 43 % 52 %

5 %

Großstadt 2017

43 % 19 % 38 % 0 %

Großstadt 2019

9 % 48 % 38 % 5 %

Großstadt 2019

43 % 28 % 29 % 0 %

Land 2017

6 % 45 %

38 %

11 %

Land 2017

44 % 8 % 46 % 2 %

Land 2019

12 % 29 % 55 %

4 %

Land 2019

46 % 15 % 36 % 3 %

Bund 2017

13 % 51 % 26 % 10 %

Bund 2017

33 % 19 % 42 % 6 %

Bund 2019

7 % 47 %

43 % 3 %

Bund 2019

47 % 13 % 37 % 3 %

Anteil in Prozent der befragten Institutionen, 0% n = 153 (2019) 20% / n = 144 40% (2017) 60% 80% 100%

Anteil in Prozent der befragten Institutionen, 0% n = 153 (2019) 20% / n = 144 40% (2017) 60% 80% 100%

Wie sind im Vergleich zum vergangenen Jahr die derzeitigen Aussichten Ihrer Behörde zur

Gewinnung von Personal für IT-Aufgaben?

deutlich besser oder eher besser

eher schlechter oder deutlich schlechter

unverändert

weiß nicht/keine Angabe

Großstadt 2017

Großstadt 2019

Land 2017

Land 2019

Bund 2017

Bund 2019

0 % 29 % 71 %

0 %

10 % 14 % 76 % 0 %

6 % 42 %

51 % 1 %

2 % 30 % 59 %

9 %

3 % 42 % 55 % 0 %

7 % 30 %

63 %

0 %

Anteil in Prozent der befragten Institutionen, 0% n = 153 20% (2019) / n = 144 40% (2017) 60% 80% 100%

13


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Fachliche Herausforderungen

Wie in den letzten Studien haben wir die Fachbehörden aller Verwaltungsebenen

gefragt, welche fachlichen Herausforderungen sie zurzeit beschäftigen.

Auch wenn sich im Detail Unterschiede bei Bund, Ländern und Großstädten in der

Gewichtung ergeben, werden einige Themen über alle Ebenen hinweg als besondere

Herausforderungen wahrgenommen.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen im Sinne der elektronischen Vorgangsbearbeitung

ist für 28 % aller Befragten eine Top-Herausforderung. Damit ist sie gleichauf

mit der Herausforderung einer Bereitstellung innovativer Online-Services für Bürger,

Bürgerinnen und Unternehmen, die ebenfalls 28 % der Befragten als Top-Herausforderung

betrachten. Die Integration elektronischer Zugänge zu Fachverfahren von Bürgern und

Unternehmen bewerten 24 % der Befragten als Top-Herausforderung. Diese Befragungsergebnisse

weisen auf die hohe Relevanz des OZG für Vertreter aller Verwaltungsebenen.

Das gilt insbesondere für die Einführung der E-Akte. Sie ist hinsichtlich der reinen

elektronischen Führung von Akten für 37 % der Interviewpartner aus Bund, Ländern

und Großstädten die am häufigsten genannte Top-Herausforderung. Auf Bundesebene

steht die Einführung der E-Akte unverändert an zweiter Stelle der Top-Herausforderungen.

In den Ländern nennen 35 % die elektronische Aktenführung als

Top-Thema. Überdies stieg der Anteil derjenigen, welche die E-Akte als mittlere

Herausforderung wahrnehmen, auf 46 %.

Zudem sehen 57 % der Vertreter von Großstädten die elektronische Aktenführung als

Top-Herausforderung. Hier zeigt sich besonders deutlich: Städte schaffen nun verstärkt

die notwendigen Voraussetzungen für die Einführung einer elektronischen Verwaltung

für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen und treiben die Umsetzung voran.

Auch die Einführung der elektronischen Archivierung avancierte häufig zur Top-Herausforderung,

was diesen Eindruck weiter verstärkt. Steht doch die elektronische Archivierung

in engem Zusammenhang mit der Einführung von E-Akten. Von den befragten

Behördenvertretern in Großstädten haben 33 % (2017: 19 %) dies als Top-Herausforderung

genannt. Auf Bundesebene sehen immerhin 17 % und auf Landesebene 22 % der

Befragten die elektronische Archivierung als Top-Herausforderung.

Worin bestehen für Ihre Institution derzeit die wesentlichen fachlichen Herausforderungen (2019)?

Top-Herausforderung

2019

Mittelgroße

Herausforderung

Elektronische Aktenführung (E-Akte)

Elektronische Vorgangsbearbeitung

Bereitstellung innovativer Onlineservices

für Bürger und Unternehmen

Integration elektronischer Zugänge zu Fachverfahren

für Bürger und Unternehmen

Elektronische Archivierung

Umsetzung von sich rasch wandelnden

politischen Entscheidungen

Modernisierung von bestehenden Fachverfahren

Interoperabilität zwischen Fachverfahren

und Behörden

Öffentliche Bereitstellung von Datenbeständen

Stichwort „open data“

Unzureichende Zusammenarbeit zwischen

fachlicher Seite und IT

Eher keine

Herausforderung

37 % 46 % 16 %

28 % 58 % 14 %

28 % 50 % 22 %

24 % 55 % 21 %

22 % 51 % 27 %

17 %

59 % 24 %

16 % 74 % 10 %

15 % 68 % 17 %

12 % 50 % 38 %

9 % 56 % 35 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 153

0% 20% 40% 60% 80% 100%

14


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Das Bereitstellen innovativer Online-Services bewerten 52 % der Vertreter von

Großstädten als Top-Herausforderung; auf Landesebene ist dieses Thema für 29 %

(2017: 13 %) eine Top-Herausforderung; bei den Vertretern von Bundesbehörden sind

es unverändert 7 %. Ähnlich wie 2017 betrachten 62 % der Bundesbehörden diese

Aufgabe als mittlere Herausforderung.

Für die Einführung einer elektronischen Vorgangsbearbeitung zeigt sich ein differenziertes

Bild auf Bundes- und Länderebene im Vergleich zu Großstädten. Für insgesamt

28 % der Befragten (2017: 31 %) ist dies eine Top-Herausforderung. Bei den Vertretern

der Bundesbehörden sind es 37 % (2017: 26 %), auf Ebene der Großstädte sind es

43 % (2017: 24 %) und bei den Befragten der Landesebenen sind es 23 % (2017: 35 %)

der Landesbehörden.

Der hohe Wert der Integration elektronischer Zugänge zu Fachverfahren für Bürgerinnen,

Bürger und Unternehmen verdeutlicht ebenfalls die Wichtigkeit des OZG für den

weiteren Ausbau der elektronischen Verwaltungsarbeit. Für insgesamt 24 % (2017:

16 %) der Befragten ist dies eine Top-Herausforderung. Auch hier zeigt sich: Der elektronische

Zugang zu Fachverfahren hat für Großstädte und Länder mehr Gewicht als für

Bundesbehörden. So ist die Integration von Zugängen eine Top-Herausforderung für

33 % der Vertreter der Großstädte (2017: 29 %), für 25 % der Landesverwaltungen

(2017: 13 %), aber nur für 14 % der Bundesbehörden (2017: 17 %).

Politische Entscheidungen umzusetzen bleibt für Bundesbehörden im Unterschied zu

Landesbehörden oder Großstadt-Behörden eine der drei Top-Herausforderungen. So

mussten 27 % (2017: 29 %) der Bundesbehörden kurzfristig sich ändernde gesetzliche

Vorgaben in IT-unterstützte Verwaltungsabläufe umsetzen. 16 % der Landesbehörden

(2017: 22 %) und 10 % der Behörden von Großstädten (2017: 10 %) bezeichnen dies

ebenfalls als Herausforderung.

Neben dem Bund haben mittlerweile auch viele Bundesländer E-Government-Gesetze

verabschiedet oder entsprechende Regelungen auf dem Wege der Verwaltungsverordnungen

in Kraft gesetzt. Ein Bestandteil ist dabei die Verpflichtung zur elektronischen

Aktenführung. Diese anspruchsvolle Maßnahme soll für Bundesbehörden bereits 2022

umgesetzt sein. Dazu kommt: Das Onlinezugangsgesetz vom 14. August 2017 (OZG)

verpflichtet die Verwaltungen in Bund, Ländern und Kommunen, ihre Dienstleistungen

bis zum 31.12.2022 auch online anzubieten. Folgerichtig befassen sich die unmittelbar

Betroffenen mit diesen Regelungen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Die E-Akte ist auch eine wichtige Grundlage für die umzusetzende Online-Bereitstellung

von Dienstleistungen für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen. Daher ist es nicht

überraschend, dass insbesondere Großstädte die Einführung der E-Akte und damit

verbunden die elektronische Archivierung vorantreiben.

15


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Worin besteht für Ihre Institution derzeit die Top-Herausforderung in fachlicher Hinsicht?

(Bundesbehörden im Vergleich 2015/2017/2019)

Worin besteht für Ihre Institution derzeit die Top-Herausforderung in fachlicher Hinsicht?

(Länderbehörden im Vergleich 2015/2017/2019)

Top-Herausforderung

2019

Top-Herausforderung

2017

Top-Herausforderung

2015

Bund

Land

Elektronische Vorgangsbearbeitung

Elektronische Aktenführung (E-Akte)

Umsetzung von sich rasch wandelnden

politischen Entscheidungen

Interoperabilität zwischen Fachverfahren

und Behörden

Öffentliche Bereitstellung von Datenbeständen

Stichwort „open data“

Elektronische Archivierung

Integration elektronischer Zugänge zu

Fachverfahren für Bürger und Unternehmen

Modernisierung von bestehenden Fachverfahren

Unzureichende Zusammenarbeit zwischen

fachlicher Seite und IT

Bereitstellung innovativer Online-Services

für Bürger und Unternehmen

6 %

0 %

k. A.

k. A.

7 %

6 %

k. A.

13 %

13 %

13 %

21 %

20 %

17 %

14 %

17 %

7 %

13 %

7 %

7 %

14 %

26 %

27 %

30 %

32 %

32 %

27 %

29 %

26 %

33 %

37 %

Elektronische Aktenführung (E-Akte)

Bereitstellung innovativer Online-Services

für Bürger und Unternehmen

Integration elektronischer Zugänge zu

Fachverfahren für Bürger und Unternehmen

Elektronische Vorgangsbearbeitung

Elektronische Archivierung

Modernisierung von bestehenden Fachverfahren

Umsetzung von sich rasch wandelnden

politischen Entscheidungen

Interoperabilität zwischen Fachverfahren

und Behörden

Öffentliche Bereitstellung von Datenbeständen

Stichwort „open data“

Unzureichende Zusammenarbeit zwischen

fachlicher Seite und IT

k. A.

k. A.

k. A.

13 %

13 %

18 %

22 %

29 %

35 %

42 %

23 %

35 %

30 %

22 %

19 %

20 %

16 %

22 %

13 %

18 %

18 %

10 %

11 %

8 %

8 %

8 %

13 %

25 %

32 %

35 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen auf Bundesebene, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 22-23 (2015). n = 30-31 (2017).

n = 29-30 (2019).

Anteile in Prozent der befragten Institutionen auf Länderebene, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 75-77 (2015). n = 89-92 (2017).

n = 95-102 (2019).

0,000000% 5,555556% 11,111111% 16,666667% 22,222222% 27,777778% 33,333333% 38,888889% 44,444444% 50,000000% 0,000000% 5,555556% 11,111111% 16,666667% 22,222222% 27,777778% 33,333333% 38,888889% 44,444444%

16


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Worin besteht für Ihre Institution derzeit die Top-Herausforderung in fachlicher Hinsicht?

(Großstädte Behörden im Vergleich 2015/2017/2019)

Wurde die E-Akte in Ihrer Behörde bereits umgesetzt?

Top-Herausforderung

2019

Top-Herausforderung

2017

Top-Herausforderung

2015

Bereits umgesetzt

Diskutiert

Derzeit in der Umsetzung

Weder noch

Geplant für die

nächsten zwei Jahre

Weiß nicht / keine Angabe

Großstadt

Elektronische Aktenführung (E-Akte)

Bereitstellung innovativer Online-Services

für Bürger und Unternehmen

Elektronische Vorgangsbearbeitung

Integration elektronischer Zugänge zu

Fachverfahren für Bürger und Unternehmen

Elektronische Archivierung

Interoperabilität zwischen Fachverfahren

und Behörden

Modernisierung von bestehenden Fachverfahren

k. A.

5%

k. A.

9 %

15 %

10 %

10 %

14 %

33 %

27 %

24 %

27 %

24 %

18%

19 %

33 %

29 %

33 %

43 %

52 %

57 %

Großstadt 2017

Großstadt 2019

Land 2017

Land 2019

Bund 2017

Bund 2019

19 % 67 % 9 % 5 %

33 % 53 % 14 % 0 %

25 % 36 % 18 % 14 % 7 %

33 % 31 % 23 % 8 % 4 % 1%

35 % 39 % 16 % 10 %

40 % 40 % 13 % 7 %

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Anteile in Prozent der befragten Behörden, n = 144 (2017), n = 153 (2019)

Unzureichende Zusammenarbeit zwischen

fachlicher Seite und IT

k. A.

14 %

10 %

Umsetzung von sich rasch wandelnden

politischen Entscheidungen

0%

10 %

10 %

Öffentliche Bereitstellung von Datenbeständen,

Stichwort „open data“

10 %

9 %

24 %

Anteile in Prozent der befragten Großstädte, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 10-11 (2015). n = 20-21 (2017). n = 20-21 (2019).

0,000000% 5,555556% 11,111111% 16,666667% 22,222222% 27,777778% 33,333333% 38,888889% 44,444444%

17


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

In welchem Bereich oder welchen Bereichen setzen Sie die E-Akte bereits ein oder planen,

sie einzusetzen?

Herausforderungen durch OZG

Bund

Land

Für allgemeine Verwaltungsaufgaben

ja

Großstadt

86 %

90 %

86 %

Im August 2017 ist ein Gesetz in Kraft getreten, dass die Digitalisierung der Verwaltung

weiter voranbringen soll: Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen

(Onlinezugangsgesetz – OZG) sieht vor, dass bis Ende 2022 insgesamt

575 Verwaltungsleistungen von Bund, Ländern und Kommunen über Portale digital und

online verfügbar sind und dass diese Portale zu einem Verbund zusammengefasst sind.

Die Umsetzung erfolgt entlang von sog. Lebenslagen arbeitsteilig durch die Länder. Die

jeweils entwickelten Dienste sollen dann andere Bundesländer übernehmen können –

trotz der (noch) teils unterschiedlich geregelten Verwaltungsverfahren.

Nur wenige der befragten Behörden gehen derzeit davon aus, dass die Umsetzung der

Verwaltungsleistungen in dem geplanten Zeitraum möglich sein wird. Dieser Befund

Im Rahmen von Fachverfahren

ja

79 %

75 %

gibt keinen Hinweis darauf, wie erfolgreich das OZG sein wird. Er zeigt nur die eher geringe

Zuversicht der Behörden, das gesetzte Ziel tatsächlich zu erreichen.

86 %

0,000000% 11,111111% 22,222222% 33,333333% 44,444444% 55,555556% 66,666667% 77,777778% 88,888889%

Anteile in Prozent der befragten Institutionen, die E-Akte-Projekte mindestens in Planung haben, n = 138

18


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Was schätzen Sie: Ist der Anteil an Verwaltungsleistungen, die Ihre Behörde in den nächsten

zwei Jahren, also bis Anfang 2021, digital anbieten wird, weniger als 25 %, zwischen 25 –50 %,

zwischen 50 –75 % oder mehr als 75 %?

Bund

Land

Anteile in Prozent der befragten Institutionen, n = 147

< 25 %

25–50 %

50–75 %

> 75 %

Weiß nicht / keine Angabe

Großstadt

11 %

10 %

10 %

11 %

11 %

14 %

11 %

8 %

0 %

33 %

39 %

33 %

33 %

31 %

43 %

0,000000% 6,666667% 13,333333% 20,000000% 26,666667% 33,333333% 40,000000% 46,666667% 53,333333%

IT-Herausforderungen

Auf allen Ebenen bewerten die Befragten das Thema „IT-und Datensicherheit“ als die

größte Herausforderung der kommenden zwei Jahre. Dies sehen 37 % der befragten

Bundesbehörden, 41 % der befragten Landesbehörden und 33 % der befragten Großstädte

so. Das liegt vermutlich auch daran, dass die Sicherheitsmeldungen des BSI die

Befragten für das Thema weiter sensibilisiert haben. So warnte das BSI im Dezember

2018 vor großen Schäden durch Malware für Unternehmen, Behörden und Privatanwender.

Der BSI-Präsident Arne Schönbohm forderte dazu auf, die IT-Infrastruktur und

insbesondere die kritischen Geschäftsprozesse vor dieser Bedrohung zu schützen und

die IT-Sicherheitsmaßnahmen angemessen auszubauen.

Obwohl der Wert der Top-Herausforderung „IT-Sicherheit“ im Vergleich zur Umfrage

2017 auf allen Ebenen um durchschnittlich 15 % gefallen ist, steht er dennoch weiter

an erster Stelle. Hintergrund ist, dass in den vergangen zwei Jahren alle Ebenen massive

Anstrengungen unternommen haben, um die IT- und Datensicherheit zu erhöhen.

So hat die Bundesebene beispielsweise die Entwicklung eines sicheren Bundesclients

initiiert, der die hohen Anforderungen des BSI erfüllen wird. Zudem bietet die anstehende

Umstellung des Windows Betriebssystems und die damit einhergehende Modernisierung

vieler Anwendungen und Fachverfahren die Möglichkeit, IT- und Datensicherheit

zu erhöhen.

Die Top-Herausforderung „Erhöhung der Usability digitaler Prozesse (intern sowie für

Bürger/Unternehmen)“ stufen alle Befragten als sehr hoch ein. So liegt der Wert bei den

Bundesbehörden bei 17 %, bei den Landesbehörden bei 12 % und bei den Großstädten

sogar bei 29 %. Zieht man die Werte für die mittelgroße Herausforderung hinzu, liegt diese

Herausforderung auf Platz 2. Daran lässt sich erkennen, wie wichtig es für alle Ebenen

ist, Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen benutzerfreundliche, verständliche Anwendungen

und Services zu bieten. Offensichtlich bewerten Großstädte diese Herausforderung

mit dem zweiten Platz, da viele Referate direkten Kontakt zur Bevölkerung haben

und dort der Wunsch, Behördengänge online zu erledigen, weit verbreitet ist.

19


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Bei den Bundesbehörden steht die „Konsolidierung heterogener IT-Landschaften im

eigenen Hause“ mit 20 % als Top-Herausforderung an zweiter Stelle. Für die Landesbehörden

und Großstädte hingegen hat diese Herausforderung mit 10 % und 5 % nur

eine geringe Bedeutung. Dies ist evtl. darauf zurückzuführen, dass auf Bundesebene

viele individuelle Fachanwendungen entwickelt wurden, die auf unterschiedlichen

Plattformen zu betreiben sind. Deshalb ist hier das Bestreben nach Vereinheitlichung

sehr hoch.

Die Top-Herausforderung „Entwicklung von Fachanwendungen“ ist bei den Landesbehörden

mit 17 % auf Platz 2, während sie bei den Bundesbehörden mit 13 % auf Platz 5

und bei den Großstädten mit 5 % auf dem letzten Platz liegt.

Der Schutz der digitalen Souveränität gegen ausländische

Cloud-Anbieter ist die Herausforderung für die öffentliche IT.

Dr. Johann Bizer, Vorsitzender des Vorstands, Dataport AöR

Welche Herausforderungen sind in den kommenden zwei Jahren die wichtigsten für die IT in

Ihrem Haus? (Bundesbehörden 2019)

Bund

Top-Herausforderung

2019

Mittelgroße Herausforderung

2019

IT-Sicherheit / Datensicherheit

Konsolidierung heterogener IT-Landschaften

im eigenen Hause

Erhöhung der Usability digitaler Prozesse

(intern sowie für Bürger/ Unternehmen)

Mehr Standardisierung und Automatisierung

von Prozessen

Langwierige Entscheidungsprozesse bei der

Einführung neuer IT-Lösungen

Entwicklung von Fachanwendungen

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

Nutzung von Cloud-Technologien

Betrieb von Fachanwendungen

Eher keine Herausforderung

2019

37 % 53 % 10 %

20 % 37 % 43 %

17 % 80 % 3 %

17 % 57 % 26 %

14 % 69 % 17 %

13 %

70 % 17 %

13 % 60 % 27 %

7 % 63 % 30 %

3 % 60 % 37 %

Fehlende finanzielle Ressourcen

3 % 47 % 50 %

Fehlendes IT-Gesamtkonzept

Hohe Verfügbarkeit von Services für Bürger

und Unternehmen

3 % 35 % 62 %

0 % 60 % 40 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 29-30

0% 20% 40% 60% 80% 100%

20


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Welche Herausforderungen sind in den kommenden zwei Jahren die wichtigsten für die IT in

Ihrem Haus? (Länderbehörden 2019)

Welche Herausforderungen sind in den kommenden zwei Jahren die wichtigsten für die IT in

Ihrem Haus? (Großstädte 2019)

Top-Herausforderung

2019

Mittelgroße Herausforderung

2019

Eher keine Herausforderung

2019

Top-Herausforderung

2019

Mittelgroße Herausforderung

2019

Eher keine Herausforderung

2019

Land

IT-Sicherheit / Datensicherheit

Entwicklung von Fachanwendungen

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

Hohe Verfügbarkeit von Services für Bürger

und Unternehmen

Erhöhung der Usability digitaler Prozesse

(intern sowie für Bürger/ Unternehmen)

Mehr Standardisierung und Automatisierung

von Prozessen

Langwierige Entscheidungsprozesse bei der

Einführung neuer IT-Lösungen

Betrieb von Fachanwendungen

Fehlende finanzielle Ressourcen

Konsolidierung heterogener IT-Landschaften

im eigenen Hause

Fehlendes IT-Gesamtkonzept

Nutzung von Cloud-Technologien

41 % 53 % 6 %

17 % 54 % 29 %

17 % 43 % 40 %

13 % 63 % 24 %

12 % 74 % 14 %

12 %

72 % 16 %

12 % 63 % 25 %

11 % 60 % 29 %

11 % 55 % 34 %

10 % 42 % 48 %

6 % 50 % 44 %

3 % 47 % 50 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 92-102

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Großstadt

IT-Sicherheit / Datensicherheit

Erhöhung der Usability digitaler Prozesse

(intern sowie für Bürger/ Unternehmen)

Mehr Standardisierung und Automatisierung

von Prozessen

Nutzung von Cloud-Technologien

Langwierige Entscheidungsprozesse bei der

Einführung neuer IT-Lösungen

Hohe Verfügbarkeit von Services für Bürger

und Unternehmen

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

Betrieb von Fachanwendungen

Fehlende finanzielle Ressourcen

Konsolidierung heterogener IT-Landschaften

im eigenen Haus

Fehlendes IT-Gesamtkonzept

Entwicklung von Fachanwendungen

33 % 53 % 14 %

29 % 71 %

29 % 66 % 5 %

29 % 61 % 10 %

19 % 62 % 19 %

10 %

80 % 10 %

10 % 61 % 29 %

10 % 57 % 33 %

10 % 38 % 52 %

5 % 57 % 38 %

5 % 33 % 62 %

5 % 32 % 63 %

Anteile in Prozent der befragten Großstädte, ohne ‚weiß nicht/keine

0%

Angabe‘, n =

20%

19-21

40% 60% 80% 100%

0 %

21


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Veränderungen der Top-Herausforderungen in den vergangenen Jahren

Was ist in den kommenden zwei Jahren die Top-Herausforderung für die IT in Ihrem Haus?

(Bundesbehörden im Vergleich 2015/2017/2019)

Ein Vergleich der Werte der TOP-Herausforderungen aller Ebenen während der Jahre

2015 bis 2019 zeigt: Die Bewertung der Top-Herausforderung IT-Sicherheit hat sich

leicht abgeschwächt. Der Spitzenwert von circa 52 % bei IT-Sicherheit im Jahr 2017

ist vermutlich auf besondere Ereignisse im Befragungszeitraum zurückzuführen.

Die Priorität der Top-Themen Usability und Standardisierung/Automatisierung ist

auf Bundes- und Landes-Ebenen weitgehend stabil geblieben. Ausnahme sind die

Großstädte, die bei diesen Themen signifikante Steigerungen erzielten.

Bei den Herausforderungen „Fehlende finanzielle Ressourcen“ und „Hohe Verfügbarkeit

von Services“ sind auf allen Verwaltungsebenen die Werte über den Zeitraum

2015 bis 2019 stetig gesunken. Diese Themen scheinen nur noch geringe Herausforderungen

für die Behörden darzustellen.

Automation hat vor dem Hintergrund des demografischen

Wandels große Bedeutung, um in Zukunft die Menge der

Aufgaben überhaupt noch erledigen zu können.

Bund

Top-Herausforderung

2019

Top-Herausforderung

2017

IT-Sicherheit / Datensicherheit

Konsolidierung heterogener IT-Landschaften

im eigenen Hause

Erhöhung der Usability digitaler Prozesse

(intern sowie für Bürger/ Unternehmen)

Mehr Standardisierung und Automatisierung

von Prozessen

Langwierige Entscheidungsprozesse bei der

Einführung neuer IT-Lösungen

Entwicklung von Fachanwendungen

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

Nutzung von Cloud-Technologien

Betrieb von Fachanwendungen

Top-Herausforderung

2015

10 %

20 %

17 %

10 % 18 %

27 %

17 %

26 %

13 %

14 %

10 %

5 %

13 %

10 %

23 %

13 %

26 %

18 %

7 %

17 %

k. A.

3 %

13 %

22 %

37 %

43 %

52 %

Jörn Riedel, CIO, Amt für IT und Digitalisierung, Senatskanzlei Hansestadt Hamburg

Fehlende finanzielle Ressourcen

3 %

0 %

9 %

Fehlendes IT-Gesamtkonzept

3 %

0 %

17 %

Hohe Verfügbarkeit von Services für Bürger

und Unternehmen

0 %

7 %

22 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 22-23 (2015). n = 29-31 (2017).

n = 29-30 (2019).

0,000000% 5,555556% 11,111111% 16,666667% 22,222222% 27,777778% 33,333333% 38,888889% 44,444444%

22


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Was ist in den kommenden zwei Jahren die Top-Herausforderung für die IT in Ihrem Haus?

(Länderbehörden im Vergleich 2015/2017/2019)

Was ist in den kommenden zwei Jahren die Top-Herausforderung für die IT in Ihrem Haus?

(Großstädte im Vergleich 2015/2017/2019)

Top-Herausforderung

2019

Top-Herausforderung

2017

Top-Herausforderung

2015

Top-Herausforderung

2019

Top-Herausforderung

2017

Top-Herausforderung

2015

Land

IT-Sicherheit / Datensicherheit

Entwicklung von Fachanwendungen

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

Hohe Verfügbarkeit von Services für Bürger

und Unternehmen

Erhöhung der Usability digitaler Prozesse

(intern sowie für Bürger/ Unternehmen)

Mehr Standardisierung und Automatisierung

von Prozessen

Langwierige Entscheidungsprozesse bei der

Einführung neuer IT-Lösungen

Betrieb von Fachanwendungen

17 %

11 %

13 %

17 %

13 %

13 %

17%

26 %

36 %

41 %

53 %

Großstadt

IT-Sicherheit / Datensicherheit

Erhöhung der Usability digitaler Prozesse

(intern sowie für Bürger/ Unternehmen)

Mehr Standardisierung und Automatisierung

von Prozessen

Nutzung von Cloud-Technologien

5 %

k. A.

10 %

18 %

10 %

9 %

18 %

Langwierige Entscheidungsprozesse bei der

19 %

24 %

Einführung neuer IT-Lösungen

12 12 %

8 %

9 %

12 %

Hohe Verfügbarkeit von Services für Bürger

10 %

12%

und Unternehmen

10 %

13 %

12 %

10 %

8 %

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

10 %

17 %

9 %

11 %

10 %

Betrieb von Fachanwendungen

10 %

0 %

29 %

29 %

29 %

33 %

36 %

52 %

45 %

Fehlende finanzielle Ressourcen

11 % 18 %

23 %

12 % 20 % 10 %

Fehlende finanzielle Ressourcen

24 %

36 %

Konsolidierung heterogener IT-Landschaften

im eigenen Hause

Fehlendes IT-Gesamtkonzept

Nutzung von Cloud-Technologien

10 %

Konsolidierung heterogener IT-Landschaften

5 %

12 %

10 %

14 % im eigenen Hause

9v%

6 %

5 %

6 %

Fehlendes IT-Gesamtkonzept 5v%

7 % 0 %

5 %

3 %

3 %

k. A.

Entwicklung von Fachanwendungen

5 %

0 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 75-77 (2015). n = 87-91 (2017).

n = 92-102 (2019).

0,000000% 5,555556% 11,111111% 16,666667% 22,222222% 27,777778% 33,333333% 38,888889% 44,444444%

Anteile in Prozent der befragten Großstädte, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 11 (2015). n = 20-21 (2017).

n = 19-21 (2019).

0,000000% 5,555556% 11,111111% 16,666667% 22,222222% 27,777778% 33,333333% 38,888889% 44,444444%

23


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Aktuelle und geplante Verlagerung von

IT-Dienstleistungen

Die Behörden aller Verwaltungsebenen nutzen die Serviceangebote von IT-DLZ, um

ihre interne IT zu verschlanken, Prozesse effizienter zu gestalten und um IT-Verfügbarkeit

und IT-Sicherheit zu gewährleisten. Externe Dienstleister liefern vornehmlich das

technische Wissen und zunehmend methodisches Know-how für die Durchführung der

IT-Projekte.

Im Rahmen der Befragung haben wir untersucht, wie sich die Zusammenarbeit

zwischen Behörden und IT-DLZ aktuell gestaltet. Dabei haben wir für verschiedene

Dienstleistungsarten erfasst, inwieweit diese verlagert oder intern erbracht werden.

Mehrfachnennungen waren möglich, da in vielen Behörden einzelne Dienstleistungen

von IT-DLZ, von anderen externen Dienstleistern oder intern erbracht werden.

Welche der folgenden Leistungen erbringt Ihre Fachbehörde momentan intern oder bezieht sie

extern von IT-Dienstleistungszentren oder anderen Partnern? (Bundesbehörden 2019)

Bund

Durch andere

externe Partner

erbracht

Durch IT-DLZ erbracht

Technische Beratung bei der Konzeption von

IT-Projekten

Methodische Beratung bei der Abwicklung von

IT-Projekten

Entwicklung der Fachanwendungen

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

User Help Desk/Support

Storage und Archivierung

Beschaffung von Hardware und Software

Betrieb der Fachanwendungen

Betreuung des Mail-Servers

23 %

23 %

20 %

53 %

47 %

60 %

27 %

40 %

53 %

17 %

23 %

13 %

10 %

20 %

7 %

7 %

Intern erbracht

30 %

30 %

23 %

67 %

73 %

73 %

67 %

73 %

80 %

83 %

87 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 30

0,000000% 11,111111% 22,222222% 33,333333% 44,444444% 55,555556% 66,666667% 77,777778% 88,888889%

24


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Welche der folgenden Leistungen erbringt Ihre Fachbehörde momentan intern oder bezieht sie

extern von IT-Dienstleistungszentren oder anderen Partnern? (Länderbehörden 2019)

Welche der folgenden Leistungen erbringt Ihre Fachbehörde momentan intern oder bezieht sie

extern von IT-Dienstleistungszentren oder andere Partnern? (Großstädte 2019)

Durch andere

externe Partner

erbracht

Durch IT-DLZ erbracht

Intern erbracht

Durch andere

externe Partner

erbracht

Durch IT-DLZ erbracht

Intern erbracht

Land

Großstadt

Entwicklung der Fachanwendungen

38 %

53 %

72 %

Entwicklung der Fachanwendungen

33 %

67 %

57 %

Technische Beratung bei der Konzeption von

IT-Projekten

61 %

47 %

53 %

Technische Beratung bei der Konzeption von

IT-Projekten

52 %

48 %

62 %

Methodische Beratung bei der Abwicklung von

IT-Projekten

54 %

40 %

59 %

Methodische Beratung bei der Abwicklung von

IT-Projekten

52 %

38 %

67 %

Betrieb der Fachanwendungen

20 %

54 %

72 %

Betrieb der Fachanwendungen

24 %

71 %

81 %

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

19 %

47 %

69 %

Storage und Archivierung

14 %

62 %

57 %

User Help Desk/Support

12 %

48 %

73 %

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

14 %

48 %

71 %

Storage und Archivierung

12 %

49 %

62 %

Beschaffung von Hardware und Software

10 %

48 %

81 %

Beschaffung von Hardware und Software

8 %

58 %

60 %

User Help Desk/Support

10 %

48 %

71 %

Betreuung des Mail-Servers

7 %

40 %

65 %

Betreuung des Mail-Servers

5 %

43 %

62 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 94-101

0,000000% 11,111111% 22,222222% 33,333333% 44,444444% 55,555556% 66,666667% 77,777778% 88,888889%

Anteile in Prozent der befragten Großstädte, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 21

0,000000% 11,111111% 22,222222% 33,333333% 44,444444% 55,555556% 66,666667% 77,777778% 88,888889% 100,000000%

25


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Wie 2015 und 2017 zeigt sich, dass die Behörden die meisten IT-Aufgaben nach wie vor

in hohem Maße selbst wahrnehmen. Beratungsunternehmen unterstützen als externe

Partner vor allem in der technischen und methodischen Beratung und in der Entwicklung

von Fachanwendungen. Beim Vergleich der Verwaltungsebenen zeigen sich Unterschiede

in der Intensität der Verlagerung. Bei den Bundesbehörden ist der Anteil der IT-DLZ an den

verschiedenen IT-Dienstleistungen nach wie vor relativ gering; die IT-Aufgaben werden

überwiegend intern erbracht.

Die befragten Landesbehörden nehmen Leistungen der ihnen zur Verfügung stehenden

IT-DLZ deutlich stärker in Anspruch. Beispielsweise ist bei dem Betrieb der Netze, der

Kommunikationsserver und zentralen Infrastruktur der Anteil der IT-DLZ höher als der

interne Anteil.

Bei den Großstädten fällt auf, dass die Entwicklung von Fachanwendungen überwiegend

Beratungsunternehmen und IT-DLZ durchführen (33 % interne Erbringung).

Möglicherweise ist dies ein Zeichen für Personalmangel, der insbesondere in der

Softwareentwicklung Behörden zum Einsatz externer Berater zwingt.

Entwicklung intern erbrachter IT-Dienstleistungen 2015 – 2019 (Bundesbehörden)

Bund

Intern erbracht 2017 vs 2015

Betrieb der Fachanwendungen

Entwicklung der Fachanwendungen

Beschaffung von Hardware und Software

Methodische Beratung bei der Abwicklung von

IT-Projekten

User Help Desk/Support

Betreuung des Mail-Servers

Technische Beratung bei der Konzeption von

IT-Projekten

Storage und Archivierung

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

Intern erbracht 2019 vs 2017

-31 %

-2 %

-3 %

-4 %

-17 %

-8 %

-9 %

-11 %

-5 %

-14 %

-17 %

6 %

3 %

4 %

0 %

2 %

k. A.

12 %

Abweichungen in Prozent, n = 30

0% 6%

12%18%24%30%36%42%48%54%60%

26


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Entwicklung der durch DLZ erbrachten IT-Dienstleistungen 2015 – 2019 (Bundesbehörden)

Bund

durch ITDLZ erbrachte Leistungen

(nicht intern) 2017 vs 2015

Storage und Archivierung

Betreuung des Mail-Servers

Betrieb der Fachanwendungen

User Help Desk/Support

Entwicklung der Fachanwendungen -15 %

Technische Beratung bei der Konzeption von

IT-Projekten

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

Methodische Beratung bei der Abwicklung von

IT-Projekten

Beschaffung von Hardware und Software

durch ITDLZ erbrachte Leistungen

(nicht intern) 2019 vs 2017

-12 %

-11 %

-12 %

-8 %

-2 %

-8 %

-2 %

k. A.

0 %

1 %

7 %

6 %

11 %

10 %

13 %

20 %

17 %

Auffallend ist: Bei Bundesbehörden ist der Anteil der durch IT-DLZ erbrachten

Leistungen beim Betrieb von Fachanwendungen und Infrastrukturen im Vergleich

zu 2017 merklich gestiegen. Der Trend von 2015/2017 hat sich umgekehrt.

Zunehmend beraten externe Unternehmen technisch und methodisch bei der

Abwicklung von IT-Projekten; vor allem aber haben sie die Entwicklung von

Fachanwendungen übernommen. Im Vergleich zu 2017 erbringen die IT-DLZ verstärkt

Leistungen des User Help Desk/Support und betreiben Fachanwendungen,

Mail-Server und Storage-Systeme.

Abweichungen in Prozent, n = 30

0% 8%

4% 12%16%20%24%28%32%36%40%

27


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Entwicklung intern erbrachter IT-Dienstleistungen 2015 – 2019 (Landesbehörden)

Entwicklung der durch DLZ erbrachten IT-Dienstleistungen 2015 – 2019 (Landesbehörden)

Intern erbracht 2017 vs 2015

Intern erbracht 2019 vs 2017

durch ITDLZ erbrachte Leistungen

(nicht intern) 2017 vs 2015

durch ITDLZ erbrachte Leistungen

(nicht intern) 2019 vs 2017

Land

Betrieb der Fachanwendungen

Storage und Archivierung

Entwicklung der Fachanwendungen

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

Betreuung des Mail-Servers

Technische Beratung bei der Konzeption von

IT-Projekten

User Help Desk/Support

Beschaffung von Hardware und Software

Methodische Beratung bei der Abwicklung von

IT-Projekten

-13 %

-5 %

-9 %

-1 %

-10 %

-5 %

-2 %

-1 %

-3 %

-3 %

-3 %

12 %

k. A.

8 %

3 %

3 %

10 %

7 %

Land

Beschaffung von Hardware und Software

User Help Desk/Support

Entwicklung der Fachanwendungen

Betreuung des Mail-Servers

Technische Beratung bei der Konzeption von

IT-Projekten

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

Storage und Archivierung

Betrieb der Fachanwendungen

Methodische Beratung bei der Abwicklung von

IT-Projekten

-6 %

-2 %

-4 %

-9 %

-9 %

k. A.

8 %

4 %

5 %

4 %

5 %

9 %

4 %

9 %

3 %

12 %

13 %

19 %

Abweichungen in Prozent, n = 94-101

0% 12%16%20%24%28%32%36%40%

Abweichungen in Prozent, n = 94-101

0% 12%16%20%24%28%32%36%40%

28


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Die Befragung der Landesbehörden zeigt: Der Anteil, der durch IT-DLZ erbrachten

Leistungen stieg in drei Bereichen. So haben IT-DLZ die Beschaffung von Hardware

und Software, User Help Desk/Support und die Entwicklung von Fachanwendungen im

Vergleich zu 2017 in größerem Umfang wahrgenommen. Den Betrieb der Fachanwendungen

verantworten die Fachbehörden der Länder stärker als bisher selbst. Die methodische

Beratung bei der Abwicklung von IT-Projekten hat sich, dem Trend seit 2015

folgend deutlich von Fachbehörden und IT-DLZ auf externe Dienstleister verlagert.

Entwicklung intern erbrachter IT-Dienstleistungen 2015 – 2019 (Großstädte)

Großstadt

Intern erbracht 2017 vs 2015

-20 %

Beschaffung von Hardware und Software

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

Betrieb der Fachanwendungen

Entwicklung der Fachanwendungen

User Help Desk/Support

Betreuung des Mail-Servers

Storage und Archivierung

Technische Beratung bei der Konzeption von

IT-Projekten

Methodische Beratung bei der Abwicklung von

IT-Projekten

Intern erbracht 2019 vs 2017

-19 %

-11 %

-15 %

-10 %

-11 %

-10 %

-10 %

-14 %

-1 %

0 %

k. A.

7 %

5 %

10 %

10 %

8 %

19 %

Entwicklung der durch DLZ erbrachten IT-Dienstleistungen 2015 – 2019 (Großstädte)

durch ITDLZ erbrachte Leistungen

(nicht intern) 2017 vs 2015

Großstadt

Bei den befragten Großstädten zeigt sich, dass diese verschiedene Aufgaben zunehmend

an die IT-DLZ verlagern. Dies umfasst die Entwicklung der Fachanwendungen, User Help

Desk/Support und die methodische Beratung bei der Abwicklung von IT-Projekten. Die

Fachbehörden übernehmen hingegen wieder stärker selbst die Beschaffung von Hardware

und Software, den Betrieb ihrer Netze und zentralen Infrastrukturen sowie den Betrieb von

Fachanwendungen.

-14 %

Entwicklung der Fachanwendungen

User Help Desk/Support

Methodische Beratung bei der Abwicklung von

IT-Projekten

Storage und Archivierung

Betrieb der Fachanwendungen

Technische Beratung bei der Konzeption von

IT-Projekten

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

Beschaffung von Hardware und Software

Abweichungen in Prozent, n = 21

Betreuung des Mail-Servers

durch ITDLZ erbrachte Leistungen

(nicht intern) 2019 vs 2017

-13 %

-3 %

-3 %

-3 %

k. A.

14 %

14 %

14 %

7 %

10 %

5 %

5 %

5 %

2 %

5 %

16 %

26 %

0% 8% 4% 12%16%20%24%28%32%36%40%

Abweichungen in Prozent, n = 21

0% 8% 4% 12%16%20%24%28%32%36%40%

29


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Erfolgreiche Verlagerung von IT-Dienstleistungen

Wurden in den vergangenen zwei Jahren Verlagerungen von IT-Dienstleistungen an IT-DLZ

erfolgreich umgesetzt? (Bundesbehörden 2017/2019 im Vergleich)

Der hohe prozentuale Anteil an Bundesbehörden (63 %), die in den letzten zwei Jahren

keine Verlagerungen an IT-Dienstleistungszentren geplant haben, ist fast identisch

zum Vorbetrachtungszeitraum (65 %). Die Anzahl erfolgreicher Verlagerungen beim

Bund hat um 9 % abgenommen, während die nicht erfolgreichen Verlagerungen in

annähernd gleichem Maße zugenommen haben. Die Behörden in Ländern und Großstädten

gaben mit 48 % und 57 % an, keine Verlagerung geplant zu haben. Dies

bedeutet einen Rückgang von 14 % bzw. 9 % gegenüber dem Jahr 2017. Bei den

Ländern überwiegt die Anzahl der erfolgreichen Verlagerungen. Bei den Großstädten

sank der Anteil der erfolgreich verlagerten IT-Dienstleistungen sogar auf fast die

Hälfte von 52 % (2017) auf 29 % (2019).

Bund (2019)

Bund (2017)

Ja, sie wurden aus unserer Sicht

erfolgreich umgesetzt.

Die Umsetzung war nicht oder

nur teilweise erfolgreich.

17 %

26 %

20 %

10 %

Wir hatten keine Verlagerung

an ein IT-DLZ geplant.

63 %

65 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes, n = 30 (2019), 31 (2017)

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

30


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Wurden in den vergangenen zwei Jahren Verlagerungen von IT-Dienstleistungen an IT-DLZ

erfolgreich umgesetzt? (Großstädte 2017/2019 im Vergleich)

Wurden in den vergangenen zwei Jahren Verlagerungen von IT-Dienstleistungen an IT-DLZ

erfolgreich umgesetzt? (Länderbehörden 2017/2019 im Vergleich)

Land (2019)

Land (2017)

Großstadt (2019)

Großstadt (2017)

Ja, sie wurden aus unserer Sicht

erfolgreich umgesetzt.

37 %

48 %

Ja, sie wurden aus unserer Sicht

erfolgreich umgesetzt.

29 %

52 %

Die Umsetzung war nicht oder

nur teilweise erfolgreich.

15 %

18 %

Die Umsetzung war nicht oder

nur teilweise erfolgreich.

0 %

14 %

Wir hatten keine Verlagerung

an ein IT-DLZ geplant.

34 %

48 %

Wir hatten keine Verlagerung

an ein IT-DLZ geplant.

48 %

57 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder, n = 102 (2019), 92 (2017)

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

Anteile in Prozent der befragten Großstädte, n = 21 (2019), 21 (2017)

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

31


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Auf die Frage nach den Gründen für die Unzufriedenheit mit der Verlagerung haben wir

nur wenige Antworten erhalten. Daher sind nur Tendenzaussagen möglich.

Gründe für die Unzufriedenheit waren insbesondere die fehlende Servicequalität

(Bundesbehörden, Landesbehörden), eine zu hohe Erwartungshaltung gegenüber

den IT-Dienstleistungszentren (Bundesbehörden) und die Unterschätzung der Auswirkungen

auf die eigene Organisation (Landesbehörden). Großstädte nannten als Grund

vorrangig die verschobene Prioritätenlage innerhalb der Fachbehörde, gefolgt von dem

unterschätztem zeitlichen und personellen Aufwand.

Sind aus Ihrer Sicht die folgenden Gründe dafür relevant, dass Verlagerungen von IT-Dienstleistungen

an IT-DLZ nicht oder nur teilweise erfolgreich umgesetzt wurden? (Bundesbehörden 2019)

Sind aus Ihrer Sicht die folgenden Gründe dafür relevant, dass Verlagerungen von IT-Dienstleistungen

an IT-DLZ nicht oder nur teilweise erfolgreich umgesetzt wurden? (Länderbehörden 2019)

Trifft voll zu Trifft eher/teilweise zu Trifft eher nicht/gar nicht zu

Trifft voll zu Trifft eher/teilweise zu Trifft eher nicht/gar nicht zu

Bund

Das IT-DLZ konnte nicht die Servicequalität liefern,

die wir brauchen.

Wir haben den personellen Aufwand

unterschätzt.

Unsere Erwartungen an das

IT-Dienstleistungszentrum waren zu hoch.

In den letzten zwei Jahren haben sich in unserer

Fachbehörde die Prioritäten verschoben.

Wir haben den zeitlichen Aufwand

unterschätzt.

Wir haben den finanziellen Aufwand

unterschätzt.

Wir haben die Auswirkungen auf die eigene

Organisation unterschätzt.

Unsere Anforderungen waren nicht

klar genug definiert.

33 % 67 %

33 % 50 % 17 %

33 % 50 % 17 %

17 % 83 %

50 % 50 %

33 % 67 %

17 % 83 %

17 % 83 %

Land

Das IT-DLZ konnte nicht die Servicequalität liefern,

die wir brauchen.

Wir haben die Auswirkungen auf die eigene

Organisation unterschätzt.

Unsere Erwartungen an das

IT-Dienstleistungszentrum waren zu hoch.

Wir haben den personellen Aufwand

unterschätzt.

Wir haben den zeitlichen Aufwand

unterschätzt.

Unsere Anforderungen waren nicht

klar genug definiert.

Wir haben den finanziellen Aufwand

unterschätzt.

In den letzten zwei Jahren haben sich in unserer

Fachbehörde die Prioritäten verschoben.

40 % 53 %

27% 46 % 27 %

20 % 40 %

40 %

20 % 40 %

40 %

7 %

7 %

7 %

40 % 53 %

33 % 60 %

26 % 67 %

40 % 60 %

7 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes, bei denen eine 0% Verlagerung 20% an ein IT-DLZ 40% nicht oder 60% nur teilweise 80% erfolgreich 100%

war; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘; n = 6

Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder, bei denen eine 0% Verlagerung 20% an ein IT-DLZ 40% nicht oder 60% nur teilweise 80% erfolgreich 100%

war; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘; n = 15

32


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Welche Bereiche werden in den kommenden zwei Jahren an IT-DLZ verlagert?

Welche Bereiche werden Sie in den kommenden zwei Jahren sicher oder eher in die Hände von

IT-DLZ übergeben bzw. dort belassen? Welche eher oder sicher nicht? (Bundesbehörden 2019)

Für die künftige Verlagerung von Leistungen an IT-DLZ ergibt sich im Vergleich von

Bund, Ländern und Großstädten ein differenziertes Bild. Die Bundesebene wird mit einer

Erwartung von 50 % bis ca. 60 % vor allem infrastrukturnahe Leistungen, wie Netzbetrieb,

Mail-Server-Betrieb, Hardware/Software-Beschaffung und Storage-Leistungen

an IT-DLZ übergeben. Damit einher geht, dass mit einer Erwartung von 55 % die technische

Beratung ebenfalls beim IT-DLZ gesucht wird. Anwendungsnahe Beratungen und

Aufgaben, wie Entwicklung und Betrieb von Fachanwendungen, sind mit Erwartungen

zwischen 24 % und 32 % deutlich geringer im Fokus einer Verlagerung an IT-DLZ.

Sicher/Eher ja

Bund

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

Technische Beratung bei der Konzeption von IT-Projekten

Betreuung des Mail-Servers

Beschaffung von Hardware und Software

Storage und Archivierung

Methodische Beratung bei der Abwicklung von IT-Projekten

User Help Desk/Support

Betrieb ausgewählter Fachanwendungen*

Betrieb aller Fachanwendungen

Entwicklung der Fachanwendungen

59 %

55 %

52 %

50 %

50 %

43 %

37 %

32 %

27 %

24 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 29-30

* ‚Betrieb ausgewählter Fachanwendungen‘ konnte nur beantwortet werden, 0,000000% 7,777778%

wenn 15,555556%

‚Betrieb 23,333333%

aller 31,111111%

Fachanwendungen‘ 38,888889% 46,666667% 54,444444% 62,222222%

als ‚eher nicht/

sicher nicht‘ bewertet wurde

33


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Die Landesebene plant mehr Leistungen an IT-DLZ zu übergeben als die Bundesebene.

Die im Fokus stehenden Aufgaben sind jedoch ähnlich. Mit einer höheren Erwartung

zwischen 60 % und 70 % sollen auch infrastrukturnahe Leistungen, wie Netzbetrieb,

Mail-Server-Betrieb und Hardware/Software-Beschaffung übergeben werden. Die

Erwartungswerte zwischen 55 % und 57 % für Storage-Leistungen sowie technische

Beratung entsprechen in etwa denen auf Bundesebene. Eine Ausnahme auf Landesebene

ist der Bereich User Help Desk mit 56 % (Land) im Vergleich zu 37 % (Bund). Im

Vergleich zur Bundesebene zeigt sich auf Landesebene eine insgesamt bis etwa 20 %

höhere Tendenz zur Verlagerung von Leistungen an IT-DLZ.

Welche Bereiche werden Sie in den kommenden zwei Jahren sicher oder eher in die Hände von

IT-DLZ übergeben bzw. dort belassen? Welche eher oder sicher nicht? (Länderbehörden 2019)

Land

Sicher/Eher ja

Betreuung des Mail-Servers

Beschaffung von Hardware und Software

70 %

67 %

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

Technische Beratung bei der Konzeption von IT-Projekten

Methodische Beratung bei der Abwicklung von IT-Projekten

User Help Desk/Support

Storage und Archivierung

Betrieb ausgewählter Fachanwendungen*

Betrieb aller Fachanwendungen

Entwicklung der Fachanwendungen

67 %

57 %

57 %

56 %

55 %

44 %

41 %

35 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 91-98

* ‚Betrieb ausgewählter Fachanwendungen‘ konnte nur beantwortet werden, 0,000000% 7,777778%

wenn 15,555556%

‚Betrieb 23,333333%

aller 31,111111%

Fachanwendungen‘ 38,888889% 46,666667% 54,444444% 62,222222%

als ‚eher nicht/

sicher nicht‘ bewertet wurde

34


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Bei den Großstädten ist der Trend zur Verlagerung von Leistungen an IT-DLZ noch stärker

ausgeprägt als auf Bundes- und Landesebene. Mit einer Erwartung von 75 % soll auch

der Betrieb ausgewählter Fachanwendungen an IT-DLZ übergeben werden. Im Vergleich

zum Land mit 44 % und dem Bund mit 32 % ist für ausgewählte Fachanwendungen der

Wille der Großstädte etwa doppelt so groß, ausgewählte anwendungsnahe Leistungen

an IT-DLZ zu verlagern. Im infrastrukturnahen Bereich sind die Werte von 67 % und 71 %

für die Verlagerung von Storage-Leistungen sowie technischer Beratung mit dem hohen

Niveau auf Landesebene vergleichbar.

Welche Bereiche werden Sie in den kommenden zwei Jahren sicher oder eher in die Hände von

IT-DLZ übergeben bzw. dort belassen? Welche eher oder sicher nicht? (Großstädte 2019)

Großstadt

Sicher/Eher ja

Betrieb ausgewählter Fachanwendungen *

Technische Beratung bei der Konzeption von IT-Projekten

75 %

71 %

Storage und Archivierung

Entwicklung der Fachanwendungen

Methodische Beratung bei der Abwicklung von IT-Projekten

Betreuung des Mail-Servers

User Help Desk/Support

Beschaffung von Hardware und Software

Betrieb aller Fachanwendungen

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

67 %

60 %

52 %

52 %

52 %

43v%

43 %

38 %

Anteile in Prozent der befragten Großstädte ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 20-21

* ‚Betrieb ausgewählter Fachanwendungen‘ konnte nur beantwortet werden, 0,000000% 7,777778%

wenn 15,555556%

‚Betrieb 23,333333%

aller 31,111111%

Fachanwendungen‘ 38,888889% 46,666667% 54,444444% 62,222222%

als ‚eher nicht/

sicher nicht‘ bewertet wurde (n=12).

35


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Welche Bereiche werden Sie in den kommenden zwei Jahren sicher oder eher in die Hände von

IT-DLZ übergeben bzw. dort belassen? Welche eher oder sicher nicht? (Bundesbehörden im

Vergleich 2015/2017/2019)

Welche Bereiche werden Sie in den kommenden zwei Jahren sicher oder eher in die Hände von

IT-DLZ übergeben bzw. dort belassen? Welche eher oder sicher nicht? (Länderbehörden im

Vergleich 2015/2017/2019)

Sicher / Eher ja

2019

Sicher / Eher ja

2017

Sicher / Eher ja

2015

Sicher / Eher ja

2019

Sicher / Eher ja

2017

Sicher / Eher ja

2015

Bund

Land

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

Technische Beratung bei der Konzeption von

IT-Projekten

Betreuung des Mail-Servers

Storage und Archivierung

Beschaffung von Hardware und Software

Methodische Beratung bei der Abwicklung von

IT-Projekten

User Help Desk/Support

Betrieb ausgewählter Fachanwendungen*

Betrieb aller Fachanwendungen

Entwicklung der Fachanwendungen

k. A.

k. A.

k. A.

39 %

59 %

65 %

55 %

68 %

57 %

52 %

65 %

45 %

50 %

50 %

50 %

65 %

43 %

43 %

37 %

35 %

27 %

32 %

27 %

27 %

29 %

24 %

23 %

36 %

48 %

71 %

Betreuung des Mail-Servers

Beschaffung von Hardware und Software

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

Technische Beratung bei der Konzeption von

IT-Projekten

Methodische Beratung bei der Abwicklung von

IT-Projekten

User Help Desk/Support

Storage und Archivierung

Betrieb ausgewählter Fachanwendungen*

Betrieb aller Fachanwendungen

Entwicklung der Fachanwendungen

k. A.

k. A.

k. A.

70 %

68 %

73 %

67 %

60 %

65 %

57 %

60 %

53 %

57 %

48 %

41 %

56 %

47 %

47 %

44 %

43 %

67 %

69 %

70 %

55 %

66 %

41 %

56 %

35 %

38 %

39 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 22-23 (2015), n = 30-31 (2017), n =29-30 (2019)

* ‚Betrieb ausgewählter Fachanwendungen‘ nur, wenn ‚Betrieb aller Fachanwendungen‘ ‚eher nicht/sicher nicht‘

0,000000% 11,111111% 22,222222% 33,333333% 44,444444% 55,555556% 66,666667% 77,777778% 88,888889% 100,000000%

Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 73-76 (2015), n = 85-89 (2017), n =91-98 (2019)

* ‚Betrieb ausgewählter Fachanwendungen‘ nur, wenn ‚Betrieb aller Fachanwendungen‘ ‚eher nicht/sicher nicht‘

0,000000% 11,111111% 22,222222% 33,333333% 44,444444% 55,555556% 66,666667% 77,777778% 88,888889% 100,000000%

36


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Welche Bereiche werden Sie in den kommenden zwei Jahren sicher oder eher in die Hände

von IT-DLZ übergeben bzw. dort belassen? Welche eher oder sicher nicht? (Großstädte im

Vergleich 2015/2017/2019)

Sicher / Eher ja

2019

Sicher / Eher ja

2017

Sicher / Eher ja

2015

Großstadt

Betrieb ausgewählter Fachanwendungen*

Technische Beratung bei der Konzeption von

IT-Projekten

Storage und Archivierung

Entwicklung der Fachanwendungen

User Help Desk/Support

Betreuung des Mail-Servers

Methodische Beratung bei der Abwicklung von

IT-Projekten

Betrieb aller Fachanwendungen

Beschaffung von Hardware und Software

Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur

k. A.

k. A.

k. A.

27 %

27 %

42 %

75 %

71 %

60 %

64 %

67 %

60 %

60 %

53 %

73 %

52 %

45 %

52 %

45 %

36 %

43 %

40 %

52 %

58 %

64 %

43 %

50 %

36 %

38 %

55 %

Anteile in Prozent der befragten Großstädte; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 11 (2015), n = 19-20 (2017), n =20-21 (2019)

* ‚Betrieb ausgewählter Fachanwendungen‘ nur, wenn ‚Betrieb aller Fachanwendungen‘ ‚eher nicht/sicher nicht‘

0,000000% 11,111111% 22,222222% 33,333333% 44,444444% 55,555556% 66,666667% 77,777778% 88,888889% 100,000000%

37


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Welche Ziele werden mit der Verlagerung von Leistungen an ein

IT-DLZ verfolgt?

Welche Ziele verfolgen Sie mit der Auslagerung von Leistungen an ein IT-DLZ?

(Bundesbehörden 2019)

In der IT werden Leistungen in IT-DLZ verlagert, um die größten IT-Herausforderungen

zu bewältigen. Dementsprechend lauten die drei Top-Ziele auf den Ebenen von

Bundesbehörden, Landesbehörden und Großstädten:

• IT-Sicherheit steigern:

Top 1 bei Bundesbehörden, Landesbehörden und Großstädten

• Prozessoptimierung, Standardisierung, Automatisierung:

Top 2 bei Bundesbehörden, Top 3 bei Landesbehörden und Großstädten

• Konzentration auf Kernaufgaben:

Top 2 bei Landesbehörden und Großstädten, Top 4 bei Bundesbehörden

Bund

Zentrales Ziel

Wichtiges Ziel

Erhöhung der IT-Sicherheit

Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung

und Automatisierung

Bestimmte Services sind sehr schnell

verfügbar, wenn ich sie brauche

Konzentration auf unsere Kernaufgaben

Die Services können individuell auf

mich zugeschnitten werden

Höhere Innovationskraft

60 % 35 %

35 % 55 %

32 % 42 %

30 %

60 %

20 % 40 %

15 % 40 %

Kostensenkung

Verbesserung der Bürgerservices /

Schnellere Reaktionszeiten

10 %

10 %

45 %

40 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes, in denen Leistungen 0% ganz 20% oder teilweise 40% durch ein 60% IT-DLZ erbracht 80% 100%

werden, n = 19-20

38


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Welche Ziele verfolgen Sie mit der Auslagerung von Leistungen an ein IT-DLZ?

(Länderbehörden 2019)

Welche Ziele verfolgen Sie mit der Auslagerung von Leistungen an ein IT-DLZ?

(Großstädte 2019)

Zentrales Ziel

Wichtiges Ziel

Zentrales Ziel

Wichtiges Ziel

Land

Großstadt

Erhöhung der IT-Sicherheit

62 % 32 %

Erhöhung der IT-Sicherheit

63 % 13 %

Konzentration auf unsere Kernaufgaben

48 % 37 %

Konzentration auf unsere Kernaufgaben

44 % 19 %

Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung

und Automatisierung

37 % 41 %

Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung

und Automatisierung

38 % 50 %

Kostensenkung

28 %

44 %

Höhere Innovationskraft

31 %

38 %

Verbesserung der Bürgerservices /

Schnellere Reaktionszeiten

Bestimmte Services sind sehr schnell

verfügbar, wenn ich sie brauche

28 %

23 %

40 %

41 %

Bestimmte Services sind sehr schnell

verfügbar, wenn ich sie brauche

Verbesserung der Bürgerservices /

Schnellere Reaktionszeiten

31 %

25 %

19 %

31 %

Höhere Innovationskraft

22 %

44 %

Kostensenkung

25 %

25 %

Die Services können individuell auf

mich zugeschnitten werden

10 %

30 %

Die Services können individuell auf

mich zugeschnitten werden

6 % 13 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder, in denen Leistungen 0% ganz 20% oder teilweise 40% durch ein IT-DLZ 60% erbracht 80% werden, 100% Anteile in Prozent der befragten Großstädte, in denen Leistungen ganz oder 0% teilweise 20% durch ein IT-DLZ 40% erbracht 60% werden, n 80% = 16 100%

n = 115-123

39


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Im Vergleich zu den Vorjahren ist das Ziel Kostensenkung niedriger bewertet: Der Wert

sank bei den Bundesbehörden von 39 % 2015 auf 10 % 2019, bei den Landesbehörden

von 33 % 2015 auf 28 % 2019 und bei den Großstädten von 78 % 2015 auf 25 % 2019.

Die Verlagerung von Leistungen an IT-DLZ betrachten also vor allem Bundesbehörden

und Großstädte weniger als Mittel der reinen Kostensenkung.

Welche Ziele verfolgen Sie mit der Auslagerung von Leistungen an ein IT-DLZ?

(Bundesbehörden im Vergleich 2015/2017/2019)

Zentrales Ziel

2019

Zentrales Ziel

2017

Zentrales Ziel

2015

Im Fokus stehen primär die Themen IT-Sicherheit, Standardisierung und Automatisierung

sowie Innovationskraft und Verbesserung der Bürgerservices. Wichtig geworden ist die

Fähigkeit, Prozessleistungen durch Standardisierung und Automatisierung zu verbessern

– vor allem auf Landesebene: 37 % der befragten Landesbehörden gaben dies 2019 als

zentrales Ziel an, 2015 waren es noch 25 %. Bei den Bundesbehörden ist die Veränderung

gegenüber 2015 nicht signifikant, dennoch rangiert die Verbesserung der Prozessleistungen

als zentrales Ziel für 35 % der Behörden auf Platz 2. Die Konzentration auf Kernaufgaben

kommt bei Landesbehörden und Großstädten auf Platz 2, bei den Bundesbehörden

liegt sie aber nur auf dem vierten Platz.

Die Erhöhung der IT-Sicherheit steht auf allen Ebenen hinweg an erster Stelle der Ziele,

welche die Behörden mit der Konsolidierung verfolgen. Allerdings hat sich die Bewertung

verändert: Bei den Landesbehörden ist ihre Bedeutung von 49 % 2015 auf 62 % 2019

gestiegen. Bei den Bundesbehörden ist die Veränderung wenig signifikant (2015:

56 %, 2019: 60 %) und für die Großstädte ist die Bedeutung sogar von 78 % 2015 auf

63 % 2019 gesunken.

Bund

Erhöhung der IT-Sicherheit

Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung

und Automatisierung

Bestimmte Services sind sehr schnell

verfügbar, wenn ich sie brauche

Konzentration auf unsere Kernaufgaben

Die Services können individuell auf

mich zugeschnitten werden

Höhere Innovationskraft

Kostensenkung

Verbesserung der Bürgerservices /

Schnellere Reaktionszeiten

k. A.

k. A.

20 %

18 %

35 %

32 %

33 %

32 %

28 %

30 %

15 %

26 %

22 %

10 %

10 %

11 %

17 %

32 %

39 %

60 %

53 %

56 %

53 %

44 %

Anteile in Prozent der Institutionen des Bundes, in denen Leistungen ganz oder teilweise durch ein IT-DLZ erbracht werden; ohne ‚weiß

nicht/keine Angabe‘, n = 18 (2015). n = 18-19 (2017). n = 19-20 (2019).

0,000000% 8,888889% 17,777778% 26,666667% 35,555556% 44,444444% 53,333333% 62,222222% 71,111111%

40


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Welche Ziele verfolgen Sie mit der Auslagerung von Leistungen an ein IT-DLZ?

(Länderbehörden im Vergleich 2015/2017/2019)

Welche Ziele verfolgen Sie mit der Auslagerung von Leistungen an ein IT-DLZ?

(Großstädte im Vergleich 2015/2017/2019)

Zentrales Ziel

2019

Zentrales Ziel

2017

Zentrales Ziel

2015

Zentrales Ziel

2019

Zentrales Ziel

2017

Zentrales Ziel

2015

Land

Großstadt

Erhöhung der IT-Sicherheit

Konzentration auf unsere Kernaufgaben

Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung

und Automatisierung

Kostensenkung

Verbesserung der Bürgerservices /

Schnellere Reaktionszeiten

Bestimmte Services sind sehr schnell

verfügbar, wenn ich sie brauche

Höhere Innovationskraft

Die Services können individuell auf

mich zugeschnitten werden

k. A.

10 %

10 %

k. A.

37 %

25 %

25 %

28 %

30 %

33 %

28 %

21 %

19 %

23 %

29 %

22 %

16 %

16 %

62 %

56 %

49 %

48 %

48 %

51 %

Erhöhung der IT-Sicherheit

Konzentration auf unsere Kernaufgaben

Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung

und Automatisierung

Höhere Innovationskraft

Bestimmte Services sind sehr schnell

verfügbar, wenn ich sie brauche

Verbesserung der Bürgerservices /

Schnellere Reaktionszeiten

Kostensenkung

Die Services können individuell auf

mich zugeschnitten werden

k. A.

6 %

8 %

k. A.

15 %

44 %

31 %

38 %

33 %

31 %

31 %

33 %

31 %

25 %

25 %

38 %

25 %

38 %

56 %

63 %

67 %

77 %

78 %

78 %

Anteile in Prozent der Institutionen der Länder, in denen Leistungen ganz oder teilweise durch ein IT-DLZ erbracht werden; ohne ‚weiß

nicht/keine Angabe‘, n = 70-72 (2015). n = 80-82(2017). 2019: n = 115-123

0,000000% 8,888889% 17,777778% 26,666667% 35,555556% 44,444444% 53,333333% 62,222222% 71,111111%

Anteile in Prozent der befragten Großstädte, in denen Leistungen ganz oder teilweise durch ein IT-DLZ erbracht werden; ohne ‚weiß

nicht/keine Angabe‘, n = 9 (2015). n = 12-13 (2017). n = 16 (2019)

0,000000% 8,888889% 17,777778% 26,666667% 35,555556% 44,444444% 53,333333% 62,222222% 71,111111%

41


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Erfüllt das IT-DLZ die genannten Ziele?

Inwiefern erfüllt Ihr IT-DLZ die genannten Ziele zu Ihrer Zufriedenheit? Sind Sie mit der

Zielerreichung voll zufrieden, teilweise zufrieden oder unzufrieden? (Bundesbehörden 2019)

In den befragten Bundesbehörden erzielen die Themen Erhöhung der IT-Sicherheit mit

88 % voller und teilweiser Zufriedenheit sowie Standardisierung mit 87 % die höchsten

Werte. Den niedrigsten Zufriedenheitswert erreicht der Bereich Services. Sowohl die

Frage nach dem individuellen Zuschnitt der Services als auch nach der Verbesserung des

Bürgerservice wird tendenziell negativ bewertet. Keine der befragten Bundesbehörden

war mit der Individualisierung der Services voll zufrieden; immerhin waren 60 % teilweise

zufrieden; Unzufriedenheit äußerten 40 %.

Bund

Voll zufrieden

Teilweise zufrieden

Erhöhung der IT-Sicherheit

Bestimmte Services sind sehr schnell

verfügbar, wenn ich sie brauche

Konzentration auf unsere Kernaufgaben

Verbesserung der Bürgerservices /

Schnellere Reaktionszeiten

Höhere Innovationskraft

Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung

und Automatisierung

Kostensenkung

Die Services können individuell auf

mich zugeschnitten werden

35 % 53 %

25 % 58 %

25 % 56 %

25 % 38 %

22 %

19 %

56 %

69 %

75 %

60 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes, in denen Leistungen 0% ganz oder 20% teilweise 40% durch ein IT-DLZ 60% erbacht 80% werden und 100%

entsprechende Aspekte ein zentrales oder wichtiges Ziel darstellen, n = 19-20

42


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Die Landesbehörden geben der Erhöhung der IT-Sicherheit mit 99 % die höchste Zufriedenheitswertung.

Auf Platz zwei liegt anders als auf Bundesebene die Verbesserung

des Bürgerservice mit 85 % voller oder teilweiser Zufriedenheit. Ebenso hoch ist die

Zufriedenheit mit der Konzentration auf Kernaufgaben.

Am wenigsten zufrieden sind die befragten Landesbehörden mit der erreichten Kostensenkung.

Nur 12 % geben hier an, voll zufrieden zu sein; 35 % sind unzufrieden.

Inwiefern erfüllt Ihr IT-DLZ die genannten Ziele zu Ihrer Zufriedenheit? Sind Sie mit der

Zielerreichung voll zufrieden, teilweise zufrieden oder unzufrieden? (Länderbehörden 2019)

Land

Voll zufrieden

Teilweise zufrieden

Erhöhung der IT-Sicherheit

Konzentration auf unsere Kernaufgaben

Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung

und Automatisierung

Die Services können individuell auf

mich zugeschnitten werden

Höhere Innovationskraft

Verbesserung der Bürgerservices /

Schnellere Reaktionszeiten

Bestimmte Services sind sehr schnell

verfügbar, wenn ich sie brauche

Kostensenkung

58 % 41 %

41 % 43 %

23 % 56 %

23 %

20 %

16 %

15 %

12 %

53 %

43 %

59 %

69 %

58 %

Inwiefern erfüllt Ihr IT-DLZ die genannten Ziele zu Ihrer Zufriedenheit? Sind Sie mit der

Zielerreichung voll zufrieden, teilweise zufrieden oder unzufrieden? (Großstädte 2019)

Großstadt

Voll zufrieden

Teilweise zufrieden

Erhöhung der IT-Sicherheit

Die Services können individuell auf

mich zugeschnitten werden

Konzentration auf unsere Kernaufgaben

Bestimmte Services sind sehr schnell

verfügbar, wenn ich sie brauche

Höhere Innovationskraft

Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung

und Automatisierung

Verbesserung der Bürgerservices /

Schnellere Reaktionszeiten

Kostensenkung

10 %

58 % 33 %

33 % 67 %

30 % 70 %

25 %

50 %

77 %

100 %

88 %

75 %

Anteile in Prozent der befragten Großstädte, in denen Leistungen ganz oder 0% teilweise 20% durch ein IT-DLZ 40% erbacht 60% werden und 80% 100%

entsprechende Aspekte ein zentrales oder wichtiges Ziel darstellen, n = 3-13

8 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder, in denen Leistungen 0% ganz 20% oder teilweise 40% durch ein IT-DLZ 60% erbacht 80% werden und 100%

entsprechende Aspekte ein zentrales oder wichtiges Ziel darstellen, n = 30-74

43


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Inwiefern erfüllt Ihr IT-DLZ die genannten Ziele zu Ihrer Zufriedenheit? Sind Sie mit der

Zielerreichung voll zufrieden, teilweise zufrieden oder unzufrieden? (Bundesbehörden im

Vergleich 2015/2017/2019)

Inwiefern erfüllt Ihr IT-DLZ die genannten Ziele zu Ihrer Zufriedenheit? Sind Sie mit der

Zielerreichung voll zufrieden, teilweise zufrieden oder unzufrieden? (Länderbehörden im

Vergleich 2015/2017/2019)

Voll zufrieden

2019

Voll zufrieden

2017

Voll zufrieden

2015

Voll zufrieden

2019

Voll zufrieden

2017

Voll zufrieden

2015

Bund

Erhöhung der IT-Sicherheit

Bestimmte Services sind sehr schnell

verfügbar, wenn ich sie brauche

Konzentration auf unsere Kernaufgaben

Verbesserung der Bürgerservices /

Schnellere Reaktionszeiten

Höhere Innovationskraft

Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung

und Automatisierung

Kostensenkung

Die Services können individuell auf

mich zugeschnitten werden

k. A.

0 %

0 %

0 %

0 %

k. A.

17 %

13 %

11 %

25 %

29 %

35 %

50 %

44 %

25 %

33 %

33 %

25 %

22 %

19 %

20 %

25 %

33 %

50 %

Land

Erhöhung der IT-Sicherheit

Konzentration auf unsere Kernaufgaben

Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung

und Automatisierung

Die Services können individuell auf

mich zugeschnitten werden

Höhere Innovationskraft

Verbesserung der Bürgerservices /

Schnellere Reaktionszeiten

Bestimmte Services sind sehr schnell

verfügbar, wenn ich sie brauche

Kostensenkung

k. A.

k. A.

9 %

23 %

22 %

23 %

13 %

20 %

14 %

14 %

16 %

17 %

12 %

15 %

12 %

18 %

5 %

41 %

45 %

48 %

38 %

58 %

53 %

65 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes, in denen Leistungen ganz oder teilweise durch ein IT-DLZ erbacht werden

und entsprechende Aspekte ein zentrales oder wichtiges Ziel darstellen, n = 6-10 (2015), n = 2-10 (2017), n = 8-17 (2019)

0,000000% 7,777778% 15,555556% 23,333333% 31,111111% 38,888889% 46,666667% 54,444444% 62,222222%

Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder, in denen Leistungen ganz oder teilweise durch ein IT-DLZ erbacht werden und

entsprechende Aspekte ein zentrales oder wichtiges Ziel darstellen, n = 34-50 (2015), n = 31-65 (2017), n = 30-74 (2019)

0,000000% 7,777778% 15,555556% 23,333333% 31,111111% 38,888889% 46,666667% 54,444444% 62,222222%

44


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Inwiefern erfüllt Ihr IT-DLZ die genannten Ziele zu Ihrer Zufriedenheit? Sind Sie mit der

Zielerreichung voll zufrieden, teilweise zufrieden oder unzufrieden? (Großstädte

im Vergleich 2015/2017/2019)

Voll zufrieden

2019

Voll zufrieden

2017

Voll zufrieden

2015

Großstadt

Erhöhung der IT-Sicherheit

Die Services können individuell auf

mich zugeschnitten werden

Konzentration auf unsere Kernaufgaben

Bestimmte Services sind sehr schnell

verfügbar, wenn ich sie brauche

Höhere Innovationskraft

Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung

und Automatisierung

Verbesserung der Bürgerservices /

Schnellere Reaktionszeiten

Kostensenkung

33 %

17 %

k. A.

k. A.

0 %

10 %

14 %

30 %

33 %

25 %

25 %

8 %

13 %

29 %

0 %

11 %

14 %

36 %

33 %

43 %

58 %

64 %

60 %

86 %

Anteile in Prozent der befragten Großstädte, in denen Leistungen ganz oder teilweise durch ein IT-DLZ erbacht werden und

entsprechende Aspekte ein zentrales oder wichtiges Ziel darstellen, n = 6-7 (2015), n = 6-11 (2017), n = 3-13 (2019)

0,000000% 11,111111% 22,222222% 33,333333% 44,444444% 55,555556% 66,666667% 77,777778% 88,888889%

45


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Welche Faktoren erschweren die Verlagerung von IT-Leistungen an ein IT-DLZ?

Welche Faktoren erschweren derzeit aus Sicht Ihrer Fachbehörde die Verlagerung von

IT-Leistungen an ein IT-DLZ? (Bundesbehörden 2019)

Die Frage nach den Hindernissen bei der Verlagerung von IT-Dienstleistungen liefert

ähnliche Ergebnisse auf allen Verwaltungsebenen.

Entscheidendes Hemmnis

Wichtiges Hemmnis

Die Bundesbehörden geben die richtige Priorisierung der Anforderungen zu 77 % als

entscheidendes oder wichtiges Hemmnis an. Mit 73 % folgt die unklare Kommunikation

zwischen Behörden.

Nur wenige Befragte sehen fehlende IT-und Prozessstandards als Hindernis bei der

Verlagerung von IT-Leistungen. Der fehlende Nachweis der Wirtschaftlichkeit ist das

niedrigste Verlagerungshindernis.

Bund

Bedenken im Hinblick darauf, ob meine Anforderungen

mit der richtigen Priorität bearbeitet werden

Unzureichendes Fach-Know-how beim IT-DLZ

Unklare Koordination zwischen Behörden

Bedenken hinsichtlich der Innovationsfähigkeit

37 % 40 %

34 % 28 %

33 % 40 %

30 % 17 %

Fehlende Service-Level-Agreements

Fehlende Produkt- und Servicekataloge

Fehlendes Lösungsangebot

Bedenken im Hinblick auf die IT-Sicherheit

Unzureichende Servicequalität

Fehlende Verrechnungsmodelle

28 %

28 %

25 %

23 %

22 %

21 %

31 %

28 %

36 %

27 %

37 %

31 %

Fehlende IT- und Prozess-Standards

Fehlender Nachweis der Wirtschaftlichkeit

14 %

4 %

29 %

25 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 27-30

0% 20% 40% 60% 80% 100%

46


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Die Landesbehörden führen ähnliche wesentliche Hindernisse wie die Bundesebene an:

Bedenken gibt es mit 69 % ebenfalls bezüglich der Anforderungs-Priorisierung. Auffällig

ist bei den Landesbehörden mit 71 % das fehlende Lösungsangebot der IT-DLZ. Als

weitere wichtige Hemmnisse sehen sie mit 65 % die unklare Koordination zwischen

Behörden und mit 62 % die unzureichende Servicequalität.

.

Auch die Großstädte sehen die Anforderungs-Priorisierung als wichtigstes Hemmnis;

90 % der Befragten stufen dies als entscheidend oder wichtig ein. Unzureichende

Service-Qualität und mangelndes Lösungsangebot folgen mit jeweils 85 %.

Welche Faktoren erschweren derzeit aus Sicht Ihrer Fachbehörde die Verlagerung von

IT-Leistungen an ein IT-DLZ? (Länderbehörden 2019)

Welche Faktoren erschweren derzeit aus Sicht Ihrer Fachbehörde die Verlagerung von

IT-Leistungen an ein IT-DLZ? (Großstädte 2019)

Entscheidendes Hemmnis

Wichtiges Hemmnis

Entscheidendes Hemmnis

Wichtiges Hemmnis

Land

Bedenken im Hinblick darauf, ob meine Anforderungen

mit der richtigen Priorität bearbeitet werden

25 % 44 %

Großstadt

Fehlendes Lösungsangebot

45 % 40 %

Unzureichende Servicequalität

24 % 38 %

Unzureichende Servicequalität

30 % 55 %

Unklare Koordination zwischen Behörden

20 % 45 %

Bedenken im Hinblick auf die IT-Sicherheit

30 % 15 %

Fehlendes Lösungsangebot

18 % 53 %

Bedenken im Hinblick darauf, ob meine Anforderungen

mit der richtigen Priorität bearbeitet werden

25 % 65 %

Fehlender Nachweis der Wirtschaftlichkeit

17 %

23 %

Unzureichendes Fach-Know-how beim IT-DLZ

21 %

26 %

Unzureichendes Fach-Know-how beim IT-DLZ

14 %

34 %

Unklare Koordination zwischen Behörden

20 %

40 %

Fehlende Produkt- und Servicekataloge

10 %

32 %

Fehlende IT- und Prozess-Standards

17 %

33 %

Bedenken hinsichtlich der Innovationsfähigkeit

7 %

42 %

Fehlende Produkt- und Servicekataloge

16 %

47 %

Fehlende IT- und Prozess-Standards

7 %

32 %

Bedenken hinsichtlich der Innovationsfähigkeit

15 %

60 %

Fehlende Service-Level-Agreements

6 %

29 %

Fehlende Service-Level-Agreements

11 %

53 %

Bedenken im Hinblick auf die IT-Sicherheit

6 %

16 %

Fehlender Nachweis der Wirtschaftlichkeit

6 %

47 %

Fehlende Verrechnungsmodelle

3 %

9 %

Fehlende Verrechnungsmodelle

6 %

33 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 89-97

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Anteile in Prozent der befragten Großstädte; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n= 17 - 20

0% 20% 40% 60% 80% 100%

47


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Welche Faktoren erschweren derzeit aus Sicht Ihrer Fachbehörde die Verlagerung von

IT-Leistungen an ein IT-DLZ? (Bundesbehörden im Vergleich 2015/2017/2019)

Welche Faktoren erschweren derzeit aus Sicht Ihrer Fachbehörde die Verlagerung von

IT-Leistungen an ein IT-DLZ? (Länderbehörden im Vergleich 2015/2017/2019)

Entscheidendes

Hemmnis 2019

Entscheidendes

Hemmnis 2017

Entscheidendes

Hemmnis 2015

Entscheidendes

Hemmnis 2019

Entscheidendes

Hemmnis 2017

Entscheidendes

Hemmnis 2015

Bund

Bedenken im Hinblick darauf, ob meine Anforderungen

mit der richtigen Priorität bearbeitet werden

Unzureichendes Fach-Know-how beim IT-DLZ

k. A.

37 %

45 %

34 %

Land

Bedenken im Hinblick darauf, ob meine Anforderungen

mit der richtigen Priorität bearbeitet werden

Unzureichende Servicequalität

k. A.

k. A.

k. A.

25 %

29 %

24 %

Unklare Koordination zwischen Behörden

Bedenken hinsichtlich der Innovationsfähigkeit

Fehlende Service-Level-Agreements

Fehlende Produkt- und Servicekataloge

Fehlendes Lösungsangebot

19 %

22 %

33 %

33 %

39 %

30%

7 %

22 %

28 %

27 %

14 %

28 %

37 %

14 %

25 %

37 %48

%

Unklare Koordination zwischen Behörden

Fehlendes Lösungsangebot

Fehlender Nachweis der Wirtschaftlichkeit

Unzureichendes Fach-Know-how beim IT-DLZ

Fehlende Produkt- und Servicekataloge

20 %

27 %

32 %

18 %

21 %

23 %

17 %

16 %

25 %

14 %

18%

17 %

10 %

7 %

12 %

Bedenken im Hinblick auf die IT-Sicherheit

Unzureichende Servicequalität

Fehlende Verrechnungsmodelle

7 %

k. A.

k. A.

23 %

30 %

22 %

21 %

17 %

30 %

Bedenken hinsichtlich der Innovationsfähigkeit

Fehlende IT- und Prozess-Standards

Fehlende Service-Level-Agreements

7 %

10 %16

%

7 %

14 %

15 %

6 %

9 %14

%

Fehlende IT- und Prozess-Standards

14 %

17 %

13 %

Bedenken im Hinblick auf die IT-Sicherheit

6 %

10 %16

%

Fehlender Nachweis der Wirtschaftlichkeit

4 %

17 %

Fehlende Verrechnungsmodelle

Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 22-23 (2015), n = 27-30 (2017),

n = 27-30 (2019)

0,000000% 8,888889% 17,777778% 26,666667% 35,555556% 44,444444% 53,333333% 62,222222% 71,111111%

22 %

0,000000%

3%

8 %11

%

Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 72-75 (2015), n = 85-91 (2017),

n = 89-97 (2019)

8,888889% 17,777778% 26,666667% 35,555556% 44,444444% 53,333333% 62,222222% 71,111111%

48


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Welche Faktoren erschweren derzeit aus Sicht Ihrer Fachbehörde die Verlagerung von

IT-Leistungen an ein IT-DLZ? (Großstädte im Vergleich 2015/2017/2019)

Wie waren Ihre bisherigen Erfahrungen mit der IT-Konsolidierung Bund?

Entscheidendes

Hemmnis 2019

Entscheidendes

Hemmnis 2017

Entscheidendes

Hemmnis 2015

Wir haben die Bundesbehörden befragt, ob sie selbst von der IT-Konsolidierung Bund betroffen

gewesen sind und welche Erfahrungen sie mit den Aktivitäten bzw. der Mitwirkung

an der IT-Konsolidierung Bund gemacht haben.

Großstadt

Fehlendes Lösungsangebot

Unzureichende Servicequalität

Bedenken im Hinblick auf die IT-Sicherheit

11 %

27 %

30 %

k. A.

k. A.

30 %

21 %

36 %

45 %

Keine Berührungspunkte mit der IT-Konsolidierung Bund haben 27 % der Befragten.

40 % der Bundesbehörden haben allerdings eine Zusammenarbeit mit dem ITZBund fest

eingeplant und 33 % haben schon Teile ihrer eigenen IT zum ITZBund verlagert.

Im Vergleich zu den Ergebnissen des Jahres 2017 zeigen sich nur leichte Verschiebungen.

Die Anzahl der nicht Betroffenen ist um 4 % leicht gesunken.

Bedenken im Hinblick darauf, ob meine Anforderungen

mit der richtigen Priorität bearbeitet werden

Unzureichendes Fach-Know-how beim IT-DLZ

Unklare Koordination zwischen Behörden

Fehlende IT- und Prozess-Standards

Fehlende Produkt- und Servicekataloge

Bedenken hinsichtlich der Innovationsfähigkeit

Fehlende Service-Level-Agreements

Fehlender Nachweis der Wirtschaftlichkeit

Fehlende Verrechnungsmodelle

25 %

16 %

k. A.

21 %

11 %

18 %

20 %

5 %

0 %

17 %

11 %

18 %

16 %

Anteile in Prozent der befragten Großstädte; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 11 (2015), n = 18-19 (2017), n = 17-20 (2019)

0 %

18 %

15 %

11 %

18 %

11 %

11 %

18 %

6 %

16 %

18 %

6 %

0 %

18%

0,000000% 8,888889% 17,777778% 26,666667% 35,555556% 44,444444% 53,333333% 62,222222% 71,111111%

Inwiefern sind Sie von der bisherigen IT-Konsolidierung Bund betroffen? (im Vergleich

2017/2019 – nur Bundesbehörden)

33 %

29 %

2019

2017

42 %

29 %

40 %

27 %

Wir sind bisher nicht

betroffen.

Wir haben die Zusammenarbeit

mit dem ITZBund schon

geplant.

Wir haben schon Teile der IT

zum ITZBund verlagert.

Anteile in Prozent der befragten Institutionen auf Bundesebene, n = 31 (2017), n = 30 (2019)

49


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Die Erfahrungen der Bundesbehörden mit der IT-Konsolidierung Bund haben sich im

Laufe der vergangenen Jahre deutlich verändert. War im Jahre 2017 die Haltung der

befragten Bundesbehörden sehr negativ, hat sich 2019 die Beurteilung der IT-Konsolidierung

erheblich verbessert. Der Anteil der Bundesbehörden mit eher negativen Erfahrungen

(45 %, 2017) ist stark gesunken. Im Jahr 2019 beurteilen nur noch 23 % der befragten

Bundesbehörden die IT-Konsolidierung negativ.

Im selben Maße zugenommen hat die Anzahl der Bundesbehörden, die über neutrale

Erfahrungen mit der IT-Konsolidierung berichten.

Wie im Jahr 2017 liegt der Anteil der positiven bzw. eher positiven Erfahrungen bei 27 %.

Wie waren Ihre bisherigen Erfahrungen mit der IT-Konsolidierung Bund? (Vergleich

2017/2019 – nur Bundesbehörden)

23 %

45 %

2019

5 %

5 %

2017

27 %

27 %

Wir haben bisher keine

Erfahrung.

Postitiv oder eher positiv

Neutral

23 %

45 %

Negativ oder eher negativ

Anteile in Prozent der befragten Institutionen auf Bundesebene, die von der IT-Konsolidierung betroffen sind, n = 22 (2017), n = 22 (2019)

50


Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger

Wie ist der Stand der Umsetzung der Dienste der gemeinsamen IT des Bundes?

Wie ist der Stand der Umsetzung für die folgenden Dienste im Rahmen der Gemeinsamen IT

des Bundes? (2019 – nur Bundesbehörden)

Im Rahmen der IT-Konsolidierung Bund befinden sich zahlreiche Maßnahmen der Betriebs-

und Dienste-Konsolidierung bereits in der Umsetzungs- bzw. Pilotierungsphase.

Daher haben wir in diesem Jahr erstmals den Stand der Umsetzung bei den beteiligten

Bundesbehörden erfragt.

Umsetzung ist

bereits erfolgt

Umsetzung ist

nicht geplant

Umsetzung ist geplant für

die nächsten zwei Jahre

Nicht relevant

Umsetzung ist geplant

bis 2025

Den Spitzenplatz in Sachen Umsetzung bei den IT-Diensten nimmt die Konsolidierung

der Personalverwaltungssysteme (PVS) ein. Von den befragten Behörden gaben 32 %

an, die Personalverwaltungssysteme bereits konsolidiert zu haben. Danach folgen die

Einführung des Digitales Zwischenarchivs mit 18 % und nahezu gleichauf der Einsatz

standardisierter Clients (15 %) sowie die Nutzung einer übergreifenden Kollaborationsplattform

(14 %).

In Summe ergeben die Kategorien „Umsetzung ist bereits erfolgt“, „Umsetzung ist geplant

für die nächsten zwei Jahre“ und „Umsetzung ist geplant bis 2025“, dass der überwiegende

Teil der Behörden (durchschnittlich 87 %) fünf der sieben abgefragten Dienste

eingeführt hat bzw. einführt. Die präferierten Dienste sind „Einführung der E-Akte Bund“

(90 %) und die Nutzung des Standard-Clients (90 %).

Bemerkenswert ist: Von den befragten Behörden planen 37 % nicht die Nutzung des

sicherheitsrelevanten Dienstes „übergreifendes Identitätsmanagementsystem“ bzw.

sehen dies als nicht relevant an.

Konsolidierung des Personalverwaltungssystems

Einführung des digitalen Zwischenarchivs

Nutzung des Standard-Clients

Nutzung der übergreifenden

Kollaborationsplattform (Social Intranet)

Nutzung des übergreifenden

Identitätsmanagementsystems

Nutzung der Bundescloud

Einführung des Basisdienst E-Akte

32 % 36 % 18 % 5 % 9 %

18 % 23 % 41 % 12 % 6 %

15 % 50 % 25 % 10 %

14 % 28 % 43 % 10 % 5 %

5 % 37 % 21 % 21 % 16 %

5 % 32 % 32 % 18 % 13 %

45 % 45 % 5 %

Anteile in Prozent der befragten Institutionen auf Bundesebene, ohne ‚weiß 0% nicht/keine 20% Angabe‘, 40% n = 17-22 (2019) 60% 80% 100%

‚Umsetzung nicht geplant‘ & ‚nicht relevant‘ nicht dargestellt)

5 %

Auch die Nutzung der Bundescloud ist bei 32 % der befragten Behörden nicht geplant

bzw. nicht relevant.

51


HERAUSFORDERUNGEN AUS DER SICHT DER IT-DLZ

Die IT-DLZ nehmen weiterhin eine zentrale Rolle bei der digitalen Transformation der

öffentlichen Verwaltung ein. Die zunehmende Vernetzung von Verwaltungsaufgaben

über alle Ebenen hinweg und die steigenden technischen Anforderungen an eine

moderne IT-Infrastruktur erfordern eine professionelle technische und personelle

Ausstattung. Die IT-DLZ in der öffentlichen Verwaltung nehmen ähnliche Aufgaben wahr

wie IT-Dienstleister in der Wirtschaft, allerdings nach wie vor unter anderen Rahmenbedingungen.

Die Vorgaben des Vergaberechts erschweren die zeitnahe Beschaffung

moderner Ausstattung. Das Haushaltsrecht verhindert langfristige Investitionen und

die Verwendung von Budgets für innovative, explorative Projekte. Das Personalrecht

erschwert die Konkurrenz der IT-DLZ mit Wirtschaftsunternehmen im „War for Talents“.

Die IT-DLZ können in der Regel ihre Kunden nicht selbst wählen, da ihnen ihr gesetzlicher

Auftrag die IT-technische Versorgung einer meist klar umrissenen Gruppe von Behörden

auferlegt. Die Zuordnung folgt teilweise nicht sachlichen oder technischen Gesichtspunkten,

sondern politischen Erwägungen. Auch bei der Festlegung ihres Portfolios sind

die IT-DLZ eingeschränkt und stark abhängig von den Entscheidungen der zuständigen

politischen Entscheidungsträger.

Anforderungen der Kunden

Die IT-DLZ bieten mittlerweile ein breites Spektrum an Dienstleistungen. Die Befragung

der IT-DLZ zeigt: Die technische Zentralisierung des IT-Betriebs ist zumindest in den

Ländern weit vorangeschritten.

Die inhaltlichen Anforderungen der Behörden haben sich gegenüber 2017 nicht wesentlich

verändert. Größte Herausforderung bleibt die Standardisierung der IT-Systeme. Die

IT-DLZ sehen sich bei der Konsolidierung konfrontiert mit der politischen Forderung nach

Standardisierung einerseits und dem Wunsch nach individuellen Lösungen andererseits.

Die Befragung der Fachbehörden hat gezeigt, dass ihnen die individuelle Dienstleistung

sehr wichtig ist. Das Spannungsfeld zwischen Standardisierung und individuellen

IT-Services ist eine Hauptursache für Konflikte. Die Behörden möchten oft ihre etablierten

betrieblichen Komponenten und Prozesse nicht aufgeben und scheuen den Aufwand für

die Einführung standardisierter Lösungen.

In vielen Fällen müssen die IT-DLZ die Systeme ihrer Kunden zunächst im aktuellen

Zustand übernehmen. Die reine Zentralisierung der Systeme führt deshalb noch nicht

zur Standardisierung. Erst wenn im weiteren Verlauf Infrastruktur erneuert und Fachverfahren

neu entwickelt oder grundlegend überarbeitet werden, lässt sich die Vielfalt in der

IT-Landschaft reduzieren.

Personalknappheit

Die Befragung der Fachbehörden 2019 zeigt: Der Personalmarkt ist für die gesamte

öffentliche Verwaltung seit 2017 noch kritischer geworden. Diesen Trend bestätigen auch

die Gespräche mit den IT-DLZ.

Vor allem in den Ballungsräumen konkurrieren IT-DLZ mit Wirtschaftsunternehmen

um IT-Spezialisten. Aber auch innerhalb der öffentlichen Verwaltung herrscht zunehmende

Konkurrenz bei der Personalbeschaffung. Unterschiedliche Tarifsysteme führen

zu massivem Wettbewerbsdruck zwischen Behörden auf allen Ebenen. So beklagen

Bundesbehörden in Ballungsräumen die zunehmende Abwanderung von IT-Spezialisten

zu Landes- und Kommunalbehörden, die den Mitarbeitenden durch Ballungsraumzulagen

und IT-Zulagen bessere Konditionen bieten können. Vor allem in Spezialgebieten

wie IT-Sicherheit suchen Landesbehörden und verschiedene Bundesbehörden derzeit

massiv nach Personal. Für die IT-DLZ ist es sehr schwierig, erfahrene IT-Führungskräfte

aus der Wirtschaft zu gewinnen.

52


Herausforderungen aus der Sicht der IT-DLZ

Auflösung Investitionsstau

Die Erhebung 2019 zeigt: Viele Bereiche der öffentlichen Verwaltung haben über Jahre

zu wenig in die IT investiert. Behörden auf allen Verwaltungsebenen verschoben die

Erneuerung von Hardware und Software sowie die Einführung zeitgemäßer Architekturen

und Werkzeuge. Gründe waren fehlende Budgets und fehlendes internes Personal.

Die entstandenen technischen Schulden müssen nun mit hohem Aufwand und in kurzer

Zeit abgebaut werden, um die Funktionsfähigkeit der IT-Systeme sicherzustellen. Die

Gespräche mit Fachbehörden und IT-DLZ signalisieren gleichermaßen, dass das Ausmaß

des Investitionsstaus und damit der Aufwand für die IT-Konsolidierung und die damit verbundene

Modernisierung in vielen Fällen unterschätzt wurde. Budgetüberschreitungen

und Terminverschiebungen sind die Folge.

Integration der Konsolidierungsvorhaben

Mit der digitalen Transformation in der öffentlichen Verwaltung sind viele Themen verbunden.

Die flächendeckende Einführung der E-Akte, die Umstellung auf die E-Rechnung

und die Einführung standardisierter Clients sind Bespiele für Vorhaben, die fast

gleichzeitig zur IT-Konsolidierung umzusetzen sind. Zusätzlich erfordert die Umsetzung

des OZG Kapazitäten auf allen Verwaltungsebenen.

Aus diesen Vorhaben ergeben sich Anforderungen an die IT-DLZ, die teilweise hohe

technische Abhängigkeiten aufweisen und personelle sowie finanzielle Kapazitäten

binden, die eigentlich schon mit dem Routinebetrieb ausgelastet sind. Zudem gibt es

für diese verschiedenen Vorhaben keine übergreifende Projektsteuerung, welche die

Abhängigkeiten zwischen den betroffenen IT-DLZ und Fachbehörden koordiniert.

Interne Organisation der IT-DLZ

Der Umbau der Aufbauorganisation ist in den meisten IT-DLZ abgeschlossen. Wesentliche

Herausforderung für die Zukunft ist der Aufbau leistungsfähiger Prozesse

für das IT-Servicemanagement. Die internen Prozesse sind in vielen Fällen noch nicht

leistungsfähig genug, um die hohen Erwartungen der Behörden zu erfüllen, die teilweise

auch aufgrund politischer Ankündigungen erzeugt wurden. Das zeigen die Befragungen

der Behörden, wird aber auch durch unsere Projekterfahrung bestätigt. Beispielsweise

sind Reaktionszeiten zur Einrichtung von Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebungen

deutlich länger als bei kommerziellen IT-Dienstleistern. Für die IT-DLZ ist es

erforderlich, ihre Aufragnehmerfähigkeit zu verbessern, indem sie Kundenanforderungen

schneller bedienen und standardisierte Prozesse zum IT-Servicemanagement etablieren.

Die IT-DLZ und ihre Kunden haben Schwierigkeiten, verbindliche Service Level Agreements

(SLA) abzuschließen. Eine Ursache ist die unübersichtliche Nachfragestruktur durch die

sehr individuellen Anforderungen der Kunden, die eine Standardisierung von Serviceleistungen

erschweren. Eine weitere Ursache: Häufig fehlt den Kunden die Erfahrung, verbindliche

Anforderungen an die Servicequalität zu stellen. Aus reiner Vorsicht werden dann

übermäßig hohe Anforderungen formuliert, welche die IT-DLZ nur mit hohem Aufwand

erbringen können.

Für eine erfolgreiche IT-Konsolidierung Bund muss die

Bundesregierung den Dialog zwischen den Ressorts sowie die

Entscheidungsprozesse effektiv und effizient gestalten.

Bemerkungen des Bundesrechnungshofes 2018 zur Haushalts- und

Wirtschaftsführung des Bundes (einschließlich der Feststellungen zur

Haushaltsrechnung und zur Vermögensrechnung 2017)

53


Herausforderungen aus der Sicht der IT-DLZ

Mit der Verlagerung von IT-Aufgaben aus den Behörden in eigenständige IT-DLZ ändert

sich die Art der Zusammenarbeit zwischen IT und Fachseite: Aus einer eher kollegialen

Zusammenarbeit wird eine formalere Zusammenarbeit. Dazu muss die Fachseite ihre

Anforderungen genauer beschreiben, und die IT-DLZ müssen sich verbindlich zu einer

definierten Servicequalität verpflichten. Die Gespräche mit Behörden und IT-DLZ zeigen,

dass diese für Unternehmen normale Rollentrennung zwischen Einrichtungen der öffentlichen

Verwaltung noch ungewohnt ist.

Unsicherheit besteht über die Priorisierung von Problemlösungen. Behörden haben

Bedenken, dass sie die Priorisierung der IT-DLZ nicht beeinflussen können und damit ihre

Handlungsfähigkeit gefährden.

Das BAG muss seine erfolgsrelevanten Fachverfahren

unbedingt selbst betreiben. Nur so können wir in kritischen

Situationen unseren Auftrag erfüllen.

Christian Hoffmann, Vizepräsident Bundesamt für Güterverkehr

54


LÖSUNGSANSÄTZE DER IT-DLZ ALS LEISTUNGSERBRINGER

Anforderungen der Kunden

Interne Organisation der IT-DLZ

Die IT-DLZ haben Maßnahmen ergriffen, um dem Spannungsfeld zwischen Standardisierung

und Forderung nach individuellen Lösungen zu begegnen.

Ihre Aufgaben können die IT-DLZ nur sicher und zufriedenstellend erledigen, wenn

sie die Vielfalt an Systemen weiter reduzieren. Der Fortschritt der Standardisierung

ist sehr unterschiedlich. Dabei haben die IT-DLZ ihre Leistungsportfolios weiter

ausgebaut und in Form von Servicekatalogen transparent gemacht. Damit sind die

einzelnen Services einfach abrufbar und mit einem eindeutigen Preis versehen; die

Servicequalität ist definiert. Beim Bund liegt mit dem Produktkatalog des Verbundes

der IT-Dienstleister (VITD-PK) ein einheitlicher Katalog von Services der IT-DLZ vor.

Damit Servicequalität messbar wird, benötigen die einzelnen Services eindeutige SLA.

Erst dann können die Fachbehörden verlässlich und nachvollziehbar Serviceleistungen

in Anspruch nehmen. In Bezug auf die Vereinbarungen zur Servicequalität gibt es

jedoch noch deutlich Nachholbedarf.

Darüber hinaus bieten die IT-DLZ zunehmend auch Beratungsleistungen an, aktuell

allerdings oft mit Hilfe von externen Beratungsunternehmen. Um den individuellen

Kundenanforderungen gerecht zu werden, ist außerdem Innovationsfähigkeit gefordert.

Über diese verfügen die IT-DLZ nach eigener Einschätzung noch deutlich weniger als

die Privatwirtschaft. Inzwischen gibt es aber Innovationslabore, Innovationscenter, die

IT-Garage Bremen und einige weitere. Ziel dieser Projekte ist es, neue Technologien

zu bewerten, zur Anwendung zu bringen und Entwicklungszyklen zu verkürzen. Doch

nach wie vor dominiert das Tagesgeschäft; der Umgang mit Innovationen ist noch im

Versuchsstadium. Um dauerhaft leistungsfähig zu bleiben, müssen die IT-DLZ ihre

IT-Infrastruktur und IT-Systeme ganzheitlich betrachten

Die IT-DLZ sind dabei, ihre Organisationsstrukturen auf die Anforderungen und Erwartungen

ihrer Kunden hin auszurichten und zu optimieren. Nachdem der Betrieb von

Fachverfahren und Basiskomponenten in Organisationseinheiten gefasst wurde, entstehen

zunehmend zentrale Einheiten, z. B. für Projektmanagement oder IT-Sicherheitsmanagement.

Prozessorientierte Aufbauorganisationen werden sukzessive

aufgebaut, die Bedeutung eines IT-Servicemanagements gemäß ITIL (IT Infrastructure

Library) nimmt zu.

Moderne Projektmanagementmethoden wie Scrum, Kanban etc. halten Einzug; zunehmend

werden Projekte im agilen Kontext realisiert. Dabei kommen allerdings häufig

Mischformen aus V-Modell XT und agil zum Zuge, welche nicht immer zum Erfolg führen.

Agiles Vorgehen setzt Verbindlichkeit in Bezug auf Zeit, Ressourcen und Inhalte voraus.

Dabei ist es mehr oder weniger zwingend, dass das eingesetzte Personal komplett für

das Projekt abgestellt ist und nicht gleichzeitig Linienaufgaben hat. In der öffentlichen

Verwaltung besteht leider immer noch die Tendenz, Beschäftigte zusätzlich zu ihren

Linienaufgaben mit Projektaufgaben zu betrauen. Dies führt nach unserer Erfahrung

bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu Konflikten bei ihrer Aufgabenpriorisierung und

damit tendenziell zu einer Überlastung.

Eine zukunftsfähige Aufstellung der IT-DLZ benötigt mehr Kooperation. Nach wie vor gibt

es auf Ebene der IT-DLZ wenig Kooperationen, obwohl Artikel 91c Absatz 3 GG mehr Möglichkeiten

bietet. So können die Länder den gemeinschaftlichen Betrieb informationstechnischer

Systeme sowie die Errichtung von dazu bestimmten Einrichtungen vereinbaren.

Auf Nachfrage wurde deutlich, dass eine verstärkte Zusammenarbeit der IT-DLZ untereinander

im föderalen System der Bundesrepublik Deutschland politisch schwierig ist.

Die IT-DLZ können hier kaum selbst entscheiden und das Thema forcieren. Aufgrund

der schwierigen Personalsituation wäre ein Ausbau von Kooperationen untereinander

allerdings durchaus sinnvoll.

55


Lösungsansätze der IT-DLZ als Leistungserbringer

Personalknappheit

Die IT-DLZ haben das Thema Personalgewinnung überwiegend zur Chefsache erklärt

und Maßnahmen ergriffen. Diese betreffen das Personalmarketing, die Vergütung, Ausbildungsangebote

und die Arbeitsplatzgestaltung. Die Kampagnen zur Personalgewinnung

haben einige Sichtbarkeit erreicht. Sie setzen auf die echten Pluspunkte öffentlicher

Arbeitgeber wie Ausbildung, gesellschaftliche Relevanz und Work-Life-Balance.

Attraktiver Arbeitsplatz

Daher stellen die IT-DLZ andere Vorzüge in den Mittelpunkt ihrer Kampagnen: der

sichere Arbeitsplatz, geregelter Arbeitsumfang, die Vereinbarkeit von Familie und Beruf,

die Möglichkeit einer Arbeit im Home-Office und flexible Arbeitszeiten. Sofern möglich,

überlassen größere IT-DLZ oft den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen die Entscheidung,

an welchem Dienstsitz sie arbeiten möchten.

Attraktive Ausbildung

Weil es ungleich schwieriger ist, Hochschulabsolventen oder Young Professionals für

eine Aufgabe im IT-DLZ zu gewinnen, bieten viele IT-DLZ Schulabgängern ein Duales

Studium an. Dieses umfasst von Beginn an eine Vergütung, Praxiserfahrung im öffentlichen

Dienst und eine frühe Bindung an den Arbeitgeber. Teilweise enthält das Angebot

auch eine Unterkunft und die Möglichkeit eines späteren Masterabschlusses. Das

Landeszentrum für Datenverarbeitung (LZfD) in Baden-Württemberg hat Mitarbeiterinnen

und Mitarbeitern nach Abschluss eines Dualen Studiums eine Gehaltsstufe höher

eingruppiert und so deren Abgang auf Null gesenkt.

Verbesserung der Einkommenssituation

Einige Länder zahlen ihren IT-Mitarbeitern und -Mitarbeiterinnen eine monatliche

Zulage zum Berufseinstieg, die im Verlauf der Zugehörigkeit zum Staatsdienst und

den damit verbundenen Beförderungen wieder abgeschmolzen wird. In manchen

Fällen werden IT-Fachkräfte nach dem (Dualen) Studium höher eingestuft als andere

Berufsgruppen in der Verwaltung. Dennoch bleibt die Gehaltsfrage die Achillesferse des

öffentlichen Dienstes im „War for Talents“.

Auflösung Investitionsstau

Der Investitionsstau in der IT der öffentlichen Verwaltung hat sich über längere Zeit

aufgebaut und lässt sich nicht kurzfristig auflösen. Die IT-DLZ schaffen durch systematische

Analyse der Ist-Situation und Ermittlung der zukünftigen Bedarfe die Grundlage

für die mittelfristige Investitionsplanung zur Erneuerung der IT-Infrastruktur. Die für die

Umsetzung nötigen Haushaltsmittel und Stellen muss die Politik bereitstellen.

Integration der Konsolidierungsvorhaben

Die IT-DLZ setzen zunehmend komplette Programme auf, um die verschiedenen Digitalisierungsvorhaben

zu koordinieren. Dabei haben sich Projektmanagement-Offices bewährt,

welche die Kompetenz zur Steuerung komplexer und fachbereichsübergreifender

Vorhaben bündeln. Auch wenn Konzepte zum Enterprise Architecture Management

bisher nur zögerlich eingesetzt werden, haben wir im Rahmen der Studie doch Beispiele

für gesamtheitliche fachliche Bebauungspläne identifiziert. Die Entscheidungsträger

in den IT-DLZ haben vielfach erkannt, dass die isolierte Betrachtung einzelner Fachverfahren

einer weiteren Standardisierung und Konsolidierung im Wege steht.

56


ERFOLGSFAKTOREN FÜR DIE ZUKUNFT DER IT-DLZ

Die Digitalisierung schreitet in nahezu allen wirtschaftlichen und gesellschaftlichen

Bereichen voran. Unternehmen nutzen die globale Verfügbarkeit digitaler Technologien,

um neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Dies verändert auch die Erwartungshaltung

gegenüber dem Staat. Bürger und Unternehmen erwarten von der Verwaltung nicht nur

den Vollzug hoheitlicher Aufgaben, sondern sehen den Staat zunehmend als Dienstleister

für öffentlich verfügbare Leistungen. Damit die öffentliche Verwaltung unter diesen

Vorrausetzungen handlungsfähig bleibt, ist die Digitalisierung auf allen staatlichen

Ebenen zu forcieren.

Die Umsetzung politischer Entscheidungen erfordert in der ausführenden Verwaltung

immer mehr die länder- und ressortübergreifende Kooperation zwischen Behörden

sowie die schnelle Verfügbarkeit von Standardservices der IT-DLZ.

Zuständigkeiten der Verwaltung sind in Deutschland durch föderale Strukturen und

das Ressortprinzip sehr verteilt. Lange Zeit wurde auch die IT sehr dezentral entwickelt.

Eine zeitgemäße Verwaltung erfordert jedoch schnelle, benutzerfreundliche und flexible

Prozesse und Services. Derzeit scheinen die IT-DLZ, besonders auf Bundesebene,

aufgrund der Strukturen noch nicht adäquat aufgestellt. Unbedingt nötig sind deshalb

IT-Konsolidierung und vor allem Standardisierung auf allen staatlichen Ebenen.

Die bisherige Konsolidierung ist bei Ländern und Kommunen weit vorangeschritten,

allerdings mit deutlichen Unterschieden bei der Zentralisierung der IT-Strukturen. Eine

große Herausforderung bleiben die IT-Konsolidierung Bund und die Standardisierung

über die Länder hinweg.

Entscheidungsstrukturen für IT-Infrastruktur sind zu konsolidieren

Die IT-Konsolidierung beschränkt sich bisher in den meisten Fällen auf die Zusammenfassung

technischer Komponenten in IT-DLZ. Die Entscheidungsstrukturen sind davon

meist unberührt und folgen weiter dem klassischen Verwaltungsaufbau. Die IT-Konsolidierung

richtet sich daher oft am lokalen Optimum der jeweiligen Verantwortlichen aus.

Die Verteilung der IT-Zuständigkeit folgt auf den Verwaltungsebenen noch immer dem

Ressortprinzip. Zudem fehlt ein übergreifender politischer Masterplan für die langfristige

Ausrichtung auf einen digitalen Staat.

So konnten sich die Bundesländer beispielsweise bisher nicht auf ein einheitliches

Bürger- und Unternehmenskonto einigen. Stattdessen werden verschiedene Lösungen

implementiert, deren Interoperabilität komplizierte Schnittstellen gewährleisten müssen.

Aus Sicht der Bundesländer ist der Wunsch nach Schutz ihrer jeweiligen Investitionen

durchaus verständlich. Aus übergeordneter Sicht, im Sinne eines modernen Wirtschaftsstandortes

Deutschland, ist diese Lösung allerdings suboptimal.

Im IT-Bereich fehlt eine Instanz, die richtungsweisende Entscheidungen für die gesamte

Verwaltung treffen kann. Bestehende Institutionen wie IT-Rat und IT-Planungsrat sind

dafür zu langsam und zudem abhängig von Kompromissen.

57


Die Zukunft der IT-DLZ

Das für den IT-Rat geltende Einstimmigkeitserfordernis könnte

jedoch in dieser wichtigen Frage zu einer Blockade führen. Die

Ressorts könnten versuchen, ihre eigenen Interessen durchzusetzen.

Aufgrund des Konsensprinzips führt dies zu Pattsituationen

im IT-Rat. Dieses Problem hat die Bundesregierung bislang

nicht gelöst. Für eine erfolgreiche IT-Konsolidierung Bund muss

die Bundesregierung den Dialog zwischen den Ressorts sowie die

Entscheidungsprozesse effektiv und effizient gestalten.

Zitat aus dem Bemerkungen 2018 zur Haushalts- und Wirtschaftsführung des

Bundes, S. 185, Bundesrechnungshof

Die Steuerung der IT-Konsolidierung wird dadurch erschwert, dass die IT-DLZ in den

meisten Fällen einem einzelnen Ressort (oft Finanzen) zugeordnet sind. Der IT-Rat

ist auf politisch-strategischer Ebene das zentrale Gremium für ressortübergreifende

IT-Fragen in der Bundesverwaltung; er ist zuständig für die strategische Steuerung des

zum 1. Juli 2015 eingerichteten, ressortübergreifenden Projekts IT-Konsolidierung des

Bundes. Ohne den Konsens aller Beteiligten kann der IT-Rat de facto keine Richtungsentscheidungen

vornehmen und durchsetzen. Das Konsensprinzip in den Steuerungsgremien

der Ressorts ist zwar grundsätzlich ein Erfolgsfaktor; es setzt jedoch eine hohe

Verantwortung in der Gruppe voraus. Jeder Abstimmende muss sich bewusst sein, dass

ein ‚Nein‘ den Prozess blockiert.Doch wann ziehen alle Beteiligten an einem Strang und

stellen eigene Ressortinteressen im Sinne des großen Ganzen zurück?

Die Zuständigkeit für digitale Infrastruktur und damit für die IT-Konsolidierung ist daher

von Ressortzuständigkeiten zu trennen und benötigt eigene Durchsetzungsmöglichkeiten.

Wirtschaftlichkeit der Konsolidierung realistisch bewerten

Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist aus gutem Grund eine wesentliche Entscheidungsbasis

für IT-Investitionen der öffentlichen Verwaltung. Ist die Betrachtung auf

eine einzelne Behörde, ein Ressort oder ein Bundesland begrenzt, birgt das die Gefahr,

dass sich dezentrale Lösungen wirtschaftlicher darstellen als konsolidierte Lösungen,

weil übergeordnete Einsparungen und Nutzenaspekte der Standardisierung nicht

betrachtet werden. Auch der Bundesrechnungshof äußert dies in seinen Bemerkungen

2018 zur Einführung eines einheitlichen Basisdienstes E-Akte in der Bundesverwaltung.

In zentrale Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen wurden bisher diejenigen Behörden

einbezogen, die noch keine Lösung zur elektronischen Akten- und Dokumentverwaltung

eingeführt haben. Eine Vorgabe von einheitlichen Bewertungskriterien auch für Behörden

mit bestehenden E-Akte-Lösungen würde den Fokus auf eine gesamtwirtschaftliche

Lösung der Bundesverwaltung verschieben.

Die dezentrale Sichtweise birgt das Risiko, Aufwände und Nutzen einer Konsolidierungsmaßnahme

verzerrt einzuschätzen; sie führt damit zu einer aus Gesamtsicht

falschen Bewertung.

Zeit- und Kosten sind realistisch zu planen

Die IT-Konsolidierung und die damit verbundene Standardisierung sind in vielen Fällen

mit politischen Zielen verbunden und orientieren sich entsprechend an politisch

motivierten Terminen und Budgets. Ambitionierte Terminpläne und knapp kalkulierte

Budgets werden in vielen Fällen überzogen; erhoffte Einspareffekte treten wesentlich

später als geplant ein.

58


Die Zukunft der IT-DLZ

In unseren Gesprächen wurde deutlich: Politisch ambitionierte Ankündigungen schüren

die Erwartung in den IT-DLZ, in den Behörden und in der Öffentlichkeit. Doch oft lassen

sich diese Erwartungen aufgrund der unterschätzten Komplexität und der begrenzten

personellen Ressourcen nicht erfüllen.

Die Planung der IT-Konsolidierung sollte daher stärker iterativ erfolgen. Bei einer

regelmäßigen Überprüfung des Projektfortschritts und Fortschreibung des Projektplans

können Erfahrungen aus dem bisherigen Projektverlauf einfließen und damit

realistischere Zeit- und Budgetpläne entstehen.

In IT-DLZ und Behörden das Changemanagement verbessern

Ein Erfolgsfaktor der IT-Konsolidierung ist die Fähigkeit zur Anpassung der Organisationsstrukturen

und Prozesse in den bisherigen IT-Referaten der Behörden und in den

Fachreferaten. Die Verlagerung von IT-Aufgaben zu IT-DLZ verändert Arbeitsprofil und

Selbstverständnis der bisherigen IT-Mitarbeiter sowie die Kommunikationsstrukturen

zwischen Fachseite und IT. In vielen Fällen wird die IT-Konsolidierung als rein technisches

Projekt gesehen; organisatorische Auswirkungen werden nicht ausreichend

betrachtet.Die aktive Steuerung von Veränderungsprozessen ist bei der Planung zu

berücksichtigen und durch geeignetes Personal zu unterstützen.

Steuerungsfähigkeit durch eigenes Personal verbessern

Die in der ganzen IT-Branche schwierige Personalsituation führt in vielen IT-DLZ zu

einem Mangel an erfahrenen IT-Führungskräften. Wichtige Konsolidierungsvorhaben

lassen sich deshalb nicht zeitgerecht starten und ausreichend durch eigenes Personal

steuern. In vielen Fällen steuern faktisch externe Berater die Konsolidierungsvorhaben.

Diese Abhängigkeit von Beratungsunternehmen und die hohen Kosten werden aktuell

in der politischen Diskussion stark kritisiert. Die Lösung kann nur darin bestehen, die

IT-DLZ mit entsprechend dotierten Stellen auszustatten, um zumindest mittelfristig

Schlüsselfunktionen mit eigenem gut qualifiziertem Personal besetzen zu können.

Wahl der Rechtsform und höhere Eigenständigkeit der IT-DLZ

Die Rechtsform bleibt ein entscheidender Faktor für die Handlungsfähigkeit der IT-

DLZ. Die bestehenden IT-DLZ sind zumindest auf Bundes- und Landesebene meist als

Behörden organisiert. Sie unterliegen den Vorgaben der Kameralistik, der Stellenplanung

und der direkten Steuerung eines Ressorts. Durch die Abhängigkeit von der

Haushaltsplanung können die IT-DLZ nur begrenzt in langfristige Innovationen investieren.

Sie sind stark von politischen Entscheidungen abhängig, die oft stärker durch

Zyklen der Legislaturperioden beeinflusst werden als durch fachliche oder technische

Notwendigkeiten. IT-DLZ in Behördenform sind abhängig von der Stellenbewirtschaftung

und können auf einen veränderten Personalbedarf nur schwer reagieren. Dies

verschärft vor allem bei IT-Führungskräften das Problem der Projektsteuerung durch

eigenes Personal. Rechtsformen mit mehr Eigenständigkeit, wie GmbH oder AöR,

bieten eine höhere Flexibilität in Bezug auf Finanzplanung und Personalbeschaffung.

59


Die Zukunft der IT-DLZ

Unsere Gespräche mit den IT-DLZ und Behörden bestätigen: IT-DLZ mit Rechtsformen

wie GmbH oder AöR werden als deutlich flexibler und innovativer wahrgenommen. Sie

haben größere Spielräume für langfristige Finanzplanung und Personalbeschaffung

und müssen sich viel mehr an ihrem Markt ausrichten.

Das Prinzip „one face to the customer“ ist auch in der Leistungserbringung konsequent

umzusetzen. Die Kunden wollen eine Ansprechperson, die möglichst alle Aspekte der

Leistungserbringung organisiert, ohne dass der Kunde interne Abläufe und Zuständigkeiten

des IT-DLZ kennen muss.

Kundenorientierung verbessern

Die Kundenorientierung bleibt wie in den bisherigen Studien der Erfolgsfaktor für die Zufriedenheit

der Behörden und damit auch für den langfristigen Erfolg der IT-Konsolidierung.

Die mangelnde Servicequalität der IT-DLZ ist auch 2019 vor allem beim Bund und in

den Ländern der Grund, warum Verlagerungen von IT-Dienstleistungen an IT-DLZ nicht

oder nur teilweise erfolgreich umgesetzt wurden. Der erste Schritt in Richtung Kundenorientierung

ist die Einrichtung einer einheitlichen Schnittstelle für Anfragen der

Behörden. Die meisten IT-DLZ haben mittlerweile CRM-Organisationen aufgebaut, die

Anfragen der Kunden entgegennehmen, aber sich auch aktiv um den Kontakt zu ihren

Kunden bemühen. Die Gespräche mit den Behörden zeigen: Die Reaktionsgeschwindigkeit

auf Anfragen bestimmt wesentlich die Wahrnehmung eines IT-DLZ. Behörden

sind von ihren internen IT-Referaten in den Ressorts bestimmte Reaktionszeiten

gewöhnt. Verschlechtern sich die Reaktionszeiten durch zentrale IT-DLZ signifikant,

wirkt sich das negativ auf die Akzeptanz der IT-Konsolidierung aus.

Viele Behörden befürchten, zu wenig Einfluss auf die Priorisierung der Arbeitsabläufe

in den IT-DLZ zu haben. Zur Auftragserfüllung sind die Behörden mit zunehmender

Digitalisierung auf die Verfügbarkeit ihrer IT-Systeme angewiesen. Der Ausfall eines

E-Akte-Systems kann beispielsweise zum kompletten Stillstand einer Behörde führen.

Die bisher vereinbarten SLA bieten noch nicht die nötige Verbindlichkeit, um den

Behörden ausreichend Vertrauen in die fristgerechte Lösung von Problemen zu geben.

60


ANHANG

Methodisches Vorgehen

Wie 2017 hat msg die aktuelle Studie mit Unterstützung des IT-Marktanalyse- und

-Beratungsunternehmen teknowlogy | PAC erstellt. teknowlogy | PAC begleitete die

Befragung methodisch und übernahm die Datenerhebung und -zusammenstellung.

Basis waren standardisierte Befragungen der IT-Verantwortlichen deutscher Behörden

sowie teilstrukturierte Experteninterviews mit Verantwortlichen in Behörden

und IT-DLZ. Für die Umfrage unter deutschen Behörden hat teknowlogy | PAC im Jahr

2019 insgesamt 153 Fachbehördenvertreter in Behörden von Bund (n=30), Ländern

(n=102) und Großstädten mit über 100.000 Einwohnern (n=21) telefonisch oder direkt

befragt. Im Vergleich zu 144 Befragten 2017 und 111 Befragten 2015 hat sich also die

Grundgesamtheit erhöht. Zusätzlich führte msg ausführliche (Experten-)Interviews mit

Verantwortlichen in den IT-DLZ und mit Vertretern der politischen Ebene wie Behördenleitern

oder Staatssekretären.

61


STUDIENPARTNER

msg ist eine unabhängige, international agierende Unternehmensgruppe mit weltweit

mehr als 7.500 Mitarbeitenden. Sie bietet ein ganzheitliches Leistungsspektrum aus

einfallsreicher strategischer Beratung und intelligenten, nachhaltig wertschöpfenden

IT-Lösungen für die Branchen Automotive, Banking, Food, Insurance, Life Science &

Healthcare, Public Sector, Telecommunications, Travel & Logistics sowie Utilities und

hat sich in nahezu 40 Jahren einen ausgezeichneten Ruf als Branchenspezialist

erworben. Die Bandbreite unterschiedlicher Branchen- und Themenschwerpunkte

decken im Unternehmensverbund eigenständige Gesellschaften ab: Dabei bildet

die msg systems ag den Kern der Unternehmensgruppe und arbeitet mit den Gesellschaften

fachlich und organisatorisch eng zusammen. So werden die Kompetenzen,

Erfahrungen und das Know-how aller Mitglieder zu einem ganzheitlichen Lösungsportfolio

mit messbarem Mehrwert für die Kunden gebündelt.

msg nimmt im Lünendonk-Ranking der IT-Beratungs- und Systemintegrationsunternehmen

in Deutschland Platz 6 ein.

Weitere Informationen erhalten Sie unter www.msg.group

Die teknowlogy Group ist das führende unabhängige europäische Marktanalyse- und

Beratungsunternehmen für die IT-Branche. Sie vereint die Expertise von drei Unternehmen:

Ardour Consulting Group, CXP und PAC (Pierre Audoin Consultants). Jedes davon hat

eine langjährigen Erfolgsgeschichte im Bereich Marktforschung und Beratung sowie

lokale Präsenzen in den fragmentierten europäischen Märkten.

Wir sind ein Content basiertes Unternehmen mit einer starken Berater-DNA. Das macht

uns zum bevorzugten Partner europäischer Anwenderunternehmen. Diese unterstützen

wir bei der Definition ihrer IT-Strategie, der Steuerung von Teams und Projekten sowie

der Risikominimierung bei Technologieentscheidungen. So helfen wir ihnen, ihre Transformation

erfolgreich voranzutreiben.

Wir haben ein unübertroffenes Verständnis für Marktentwicklungen und die Erwartungen

der IT-Anwender. Dadurch können wir Softwareanbieter und IT-Dienstleister bei der

Definition, Umsetzung und Vermarktung ihrer Strategie unterstützen – abgestimmt auf

die Anforderungen des Marktes und ausgerichtet auf die Bedarfe von morgen.

Mit mehr als 40 Jahren Markterfahrung und sechs Niederlassungen in Europa sind wir

mit unserem Netzwerk aus 150 Experten weltweit aktiv.

Für weitere Informationen besuchen Sie www.teknowlogy.com oder folgen Sie uns auf

Twitter oder LinkedIn.

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Medienpartner der Studie

Der Behörden Spiegel begleitet die öffentliche Verwaltung sowie den Modernisierungsprozess

bei Bund, Ländern und Kommunen seit Anbeginn. Deutschlands größte

und älteste Zeitschrift für den Staat und seine Beschäftigten zeigt jeden Monat in

journalistisch kritischer und unabhängiger Berichterstattung Wege zu mehr Effizienz

in der staatlichen Verwaltung auf.


msg systems ag

Robert-Bürkle-Straße 1 | 85737 Ismaning/München

Telefon: +49 89 96101-0 | Fax: +49 89 96101-1113

www.msg.group | studie-it-dlz@msg.group

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