03 | 2019 msg Studienband

Studie
IT-KONSOLIDIERUNG IN DER
ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG
.consulting .solutions .partnership

Impressum
© msg systems ag, Ismaning/München, 2019
Alle Rechte, auch für die Übersetzung in fremde Sprachen, vorbehalten. Kein Teil dieses Werks darf ohne schriftliche
Genehmigung des Herausgebers in irgendeiner Form, auch nicht zum Zwecke der Unterrichtsgestaltung,
reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.
Herausgeber: msg systems ag
Autoren: Werner Achtert, Herbert Breit, Christian Kunze, Frank Seidel, Axel Drengwitz,
Jürgen Fritsche, Helmut Lämmermeier, Daniel Hammer
Studienpartner: msg systems ag, teknowlogy Group Company, Behörden Spiegel
Design, Layout und Grafiken: msg systems ag
Redaktion: msg systems ag

Vorwort
Die DLZ-Studie 2019 beleuchtet ausführlich die Rolle der
IT-Dienstleistungszentren als Fundament einer modernen öffentlichen
Verwaltung. Sie knüpft an die Studienbände aus den Jahren
2017 und 2015 an und zeigt, wie sich die Lage der IT-Dienstleistungszentren
und die Planungen der IT-Konsolidierung in den letzten
beiden Jahren entwickelt haben und welche Herausforderungen
sich ergeben haben.
Dafür führten wir im Frühjahr 2019 insgesamt 153 Befragungen
und über 20 vertiefende Interviews mit Verantwortlichen aus der
öffentlichen Verwaltung im Bund, in den Ländern und im kommunalen
Bereich.
Im Index der EU-Kommission für Digitale Wirtschaft und Gesellschaft
2019 belegt die Bundesrepublik Deutschland Rang 12
(2018: Rang 13, 2017: Rang 11) und ist damit weiterhin Mittelmaß
unter den 28 EU-Mitgliedsstaaten. Der jährlich gemessene Index
setzt sich aus fünf Themenfeldern zusammen: Konnektivität,
Humankapital, Internetnutzung, Integration der Digitaltechnik
und Digitale öffentliche Dienste.
Während Deutschland bei den Themen „Humankapital“ (Rang 10)
und „Internetnutzung“ (Rang 9) über dem EU-Durchschnitt liegt, sind
im Bereich „Integration der Digitaltechnik“ keine Fortschritte sichtbar.
Beim Thema „Digitale öffentliche Dienste“ liegt Deutschland
an 24. Stelle unter den EU-Staaten und damit weit unter dem
EU-Durchschnitt. Laut DESI-Auswertung sind die Online-Interaktionen
zwischen Behörden und den Bürgerinnen und Bürgern
gering. Nur 43 % der deutschen Internetnutzer nutzen auch
E-Government-Dienste; der EU-Durchschnitt liegt bei 64 %.
In diesem Bereich ist Deutschland gegenüber der Erhebung
2018 um vier Plätze nach hinten gerutscht. Die größte digitale
Herausforderung besteht für Deutschland in der Verbesserung
der Online-Interaktion zwischen Behörden und den Bürgerinnen
und Bürgern. Nach wie vor werden E-Government-Dienste nur
in geringem Umfang genutzt bzw. angeboten. Das lässt auch
Rückschlüsse auf die Digitalisierung innerhalb von Behörden und
behördenübergreifend in Deutschland zu, das im Vergleich zur EU
in diesem Bereich immer mehr zurückfällt.
Warum das so ist? Darauf liefert diese Studie Hinweise, die wir
aus den Interview-Antworten gewonnen haben.
Unser Dank gilt allen, die zur Entstehung dieser Studie beigetragen
haben. Insbesondere den zahlreichen Interview- und Gesprächspartnern
in Behörden, Dienstleistungszentren und Ministerien,
die mit ihren Informationen in den Gesprächen die eigentliche und
unentbehrliche Grundlage für diese Studie geliefert haben.
Dramatisch ist die Situation in den Bereichen „Konnektivität“ und
„Digitale öffentliche Dienste“.
Wir wünschen Ihnen eine interessante Lektüre und freuen uns
auf eine angeregte Diskussion.
Bei der „Konnektivität“ hat Deutschland bei den meisten Konnektivitätsindikatoren
Fortschritte gemacht. Da andere Länder jedoch
schneller vorankamen, fiel es vom 9. auf den 11. Rang zurück.
Deutschland steht weiter vor Herausforderungen auf dem Festnetz-
und dem Mobilfunkmarkt. Ganz offensichtlich besteht eine
digitale Kluft zwischen Stadt und Land in Bezug auf die Festnetzbreitbandabdeckung.
Auch ist der Anteil der Glasfaseranschlüsse
immer noch sehr gering.
Jürgen Fritsche
Geschäftsleitung Public Sector
Werner Achtert
Geschäftsleitung Public Sector
3

INHALT
3
5
7
8
12
Vorwort
Zusammenfassung
Aufbau der Studie
Die Landschaft der IT-Dienstleistungszentren in Deutschland
Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Personelle Herausforderungen
Fachliche Herausforderungen
Herausforderungen durch OZG
IT-Herausforderungen
Aktuelle und geplante Verlagerung von IT-Dienstleistungen
Mögliche Hemmnisse bei einer IT-Verlagerung
52
55
57
61
Herausforderungen aus der Sicht der IT-DLZ
Lösungsansätze der IT-DLZ als Leistungserbringer
Erfolgsfaktoren für die Zukunft der IT-DLZ
Anhang
4

ZUSAMMENFASSUNG
In der aktuellen Legislaturperiode sind durch den Koalitionsvertrag IT-Themen für
die öffentliche Verwaltung stark in den Vordergrund gerückt: Voranzubringen sind die
durchgängig elektronische Abwicklung von Verwaltungsverfahren und die elektronische
Aktenführung. Künstliche Intelligenz soll in Verwaltungsverfahren Abläufe beschleunigen
und die Qualität von Verwaltungsentscheidungen verbessern. Verwaltungsabläufe sollen
schnell und bürgerfreundlich auch über die Grenzen von Ressorts und Verwaltungsebenen
funktionieren.
Eine wesentliche Voraussetzung hierfür ist die stärkere Standardisierung der IT-Systeme
und damit die weitere Konsolidierung der IT auf allen Ebenen der öffentlichen Verwaltung.
Mit unserer DLZ-Studie erheben wir 2019 zum dritten Mal die Anforderungen von
Bundesbehörden, Landesbehörden und ausgewählten Großstädten als Bedarfsträger
der IT-Dienstleistungszentren (IT-DLZ). Im Frühjahr 2019 haben wir dazu 153 Verantwortliche
aus diesen Behörden befragt.
Die Position der IT-DLZ als Leistungserbringer haben wir in Interviews mit Vertretern aus
IT-DLZ erfasst. Ergänzend führten wir Expertengespräche mit Vertretern der politischen
Verwaltung. Damit zeigt die Studie die aktuelle Situation der IT-Konsolidierung der öffentlichen
Verwaltung in Deutschland.
Im Moment zeichnen sich Veränderungen in der Projektorganisation der IT-Konsolidierung
Bund ab. Da diese zum Abschluss unserer Studie noch nicht finalisiert ist, entspricht
die dargestellte Organisationsstruktur dem Stand im Oktober 2019.
Zu wenig Führungskräfte für IT-Aufgaben
Die Personalsituation bleibt für die Fachbehörden und IT-DLZ kritisch. Vor allem in den
Ballungsräumen wird es für die öffentliche Verwaltung immer schwieriger, geeignetes
IT-Personal zu gewinnen. Insbesondere erfahrene Führungskräfte lassen sich kaum zu
einem Wechsel aus Wirtschaftsunternehmen in die öffentliche Verwaltung bewegen.
Elektronische Verwaltungsarbeit hat hohe Priorität
Eine zentrale fachliche Herausforderung der Fachbehörden bleibt die elektronische
Verwaltungsarbeit. Die Forderung des OZG nach elektronischem Zugang zu allen
Verwaltungsdienstleistungen erhöht den Druck auf die vollständige elektronische
Aktenführung und die Einführung medienbruchfreier Prozesse vom ersten Bürgerkontakt
bis zur Verwaltungsentscheidung.
Landschaft der IT-DLZ
IT-Sicherheit bleibt wichtig
Die Landschaft der IT-DLZ hat sich seit 2017 nur wenig verändert; Kommunen und
Ländern verlagern immer mehr IT-Aufgaben auf IT-DLZ. Zentrales Thema bleibt die
IT-Konsolidierung Bund. Die aktuelle öffentliche Diskussion zeigt, dass der finanzielle
Aufwand, die technische Komplexität und der Aufwand für die organisatorischen Veränderungen
unterschätzt wurden.
Auch IT-Sicherheit und Datenschutz bleiben wie in den Studien 2015 und 2017 zentrale
Herausforderungen. Durch spektakuläre Schadensfälle in allen Branchen sind die Fachbehörden
hoch sensibilisiert und erwarten von der IT-Konsolidierung eine Erhöhung des
Sicherheitsniveaus. Die Befragung zeigt eine sehr hohe Zufriedenheit der Fachbehörden
mit der durch die Verlagerung kritischer Komponenten auf IT-DLZ verbesserten IT-Sicherheit.
5

Zusammenfassung
Verlagerung von IT-Aufgaben auf IT-DLZ
Die Konsolidierung durch Verlagerung von IT-Aufgaben auf IT-DLZ ist in den Ländern
und Großstädten weit vorangeschritten. Bei der IT-Konsolidierung Bund hingegen waren
nur bei Behörden der Gründungsressorts BMF, BMI und BMVI Fortschritte gegenüber
2017 zu verzeichnen.
Wesentliche Hindernisse bei der Verlagerung von IT-Aufgaben auf IT-DLZ und damit
auch die zentralen Kritikpunkte der Fachbehörden sind die immer noch unzureichende
Servicequalität und die Befürchtung, keinen Einfluss auf die Priorisierung ihrer
Anforderungen zu haben.
Erfolgsfaktoren für die Zukunft der IT-DLZ
Unzureichende Investitionen in die IT-Systeme sind die Ursache für einen massiven
Investitionsstau. Die dezentralen Entscheidungen von Ressorts und Verwaltungsebenen
über ihre jeweiligen IT-Systeme führten zu einer sehr heterogenen, komplexen
IT-Landschaft in der öffentlichen Verwaltung Deutschlands. Die IT-DLZ haben in den
letzten Jahren massive Anstrengungen unternommen, um ihr Leistungsportfolio, ihre
Organisation und ihr Personal zu stärken. Doch dauern diese Veränderungen in vielen
Fällen länger als geplant und erfordern mehr finanzielle Mittel als vorgesehen. Die
Veränderungen gegenüber 2017 zeigen jedoch: Der eingeschlagene Professionalisierungsweg
der IT-DLZ ist richtig.
Die Personalgewinnung bleibt speziell für die IT-DLZ schwierig. Mittlerweile haben
allerdings viele der befragten IT-DLZ erfolgreich Maßnahmen eingeführt, um Nachwuchskräfte
zu gewinnen. Durch attraktive Ausbildungsangebote in Zusammenarbeit
mit lokalen Hochschulen, durch verbesserte Aufstiegsmöglichkeiten und Zulagen für
IT-Fachkräfte gelingt es den IT-DLZ, Schulabgänger und -abgängerinnen zu gewinnen
und zu halten. Damit lässt sich zumindest mittelfristig der Engpass bei IT-Führungskräften
mildern.
Faktisch steuern derzeit externe Berater und Beraterinnen viele Konsolidierungsvorhaben.
Diese Abhängigkeit von Beratungsunternehmen und die hohen Kosten werden
aktuell in der politischen Diskussion stark kritisiert. Die Lösung kann nur darin
bestehen, die IT-DLZ mit entsprechend dotierten Stellen auszustatten, um zumindest
mittelfristig Schlüsselfunktionen mit eigenem, gut qualifiziertem Personal zu besetzen.
Die Fachbehörden als Kunden tragen immer noch sehr heterogene Anforderungen an
die IT-DLZ heran. Der Betrieb unterschiedlicher Systeme belastet die IT-DLZ weiterhin
massiv. Eine konsequente Standardisierung ist der einzig gangbare Weg, um die Komplexität
durch den entstandenen Wildwuchs an unterschiedlichen Technologien und
Systemen zu reduzieren und die IT insgesamt beherrschbar und bezahlbar zu halten.
Die meisten IT-DLZ sind aus klassischen Behördenstrukturen heraus entstanden und
damit durch eine funktionale Organisationsstruktur geprägt. Um die Servicequalität für
die Fachbehörden zu verbessern, müssen die IT-DLZ ihre Organisationsstrukturen zu
einer prozessorientierten Organisation entwickeln, die sich an üblichen Standards wie
ITIL orientiert.
Die Rechtsform bleibt ein entscheidender Faktor für die Handlungsfähigkeit der IT-DLZ.
Die bestehenden IT-DLZ sind zumindest auf Bundes- und Landesebene meist als Behörden
organisiert. Sie unterliegen den Vorgaben der Kameralistik, der Stellenplanung
und der direkten Steuerung eines Ressorts. Durch die Abhängigkeit von der Haushaltsplanung
können die IT-DLZ nur begrenzt in langfristige Innovationen investieren.
Sie sind stark abhängig von politischen Entscheidungen, welche allerdings oft stärker
durch die Zyklen der Legislaturperioden beeinflusst werden als durch fachliche oder
technische Notwendigkeiten.
Fazit
Die Komplexität der IT-Konsolidierung in der öffentlichen Verwaltung haben die Beteiligten
unterschätzt. Gleichzeitig ist den Entscheidungsträgern aus Politik und Verwaltung
bewusst, dass die IT-Konsolidierung als Grundlage der digitalen Transformation im öffentlichen
Sektor weiter voranzutreiben ist, auch wenn dies mehr Geld und Zeit erfordert.
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AUFBAU DER STUDIE
Hintergrund und Ziel
Aufbau der Studie
Seit 2015 erstellt msg im Zwei-Jahres-Rhythmus die Studie „IT-Konsolidierung in der
öffentlichen Verwaltung“. Auf Basis von Befragungen der Fachbehörden, deren IT-Verantwortlichen
sowie der IT-DLZ ermitteln wir einen aktuellen Überblick zur Landschaft
der IT-DLZ in Deutschland. Die Studie trägt damit zur aktuellen Diskussion über die
Konsolidierung und Zentralisierung von IT-Aufgaben in der öffentlichen Verwaltung bei.
Dabei beleuchtet sie folgende Fragen:
• Worin bestehen aktuell die wesentlichen fachlichen Herausforderungen der Behörden?
• Vor welchen IT-Herausforderungen stehen die Behörden in den kommenden
zwei Jahren?
• Welche Leistungen werden derzeit und künftig zu IT-DLZ verlagert?
• Welche Ziele werden mit der Verlagerung verfolgt und erfüllen die IT-DLZ diese?
• Vor welchen Herausforderungen stehen IT-DLZ und Behörden, wenn sie IT-Leistungen
in ein IT-DLZ verlagern?
Zu Beginn gibt das Kapitel „Die Landschaft der IT-Dienstleistungszentren in Deutschland“
einen Überblick der IT-DLZ auf allen Verwaltungsebenen in Deutschland.
Das Kapitel „Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger“ fasst die
Ergebnisse der Befragung von Bundes- und Landesbehörden sowie großen Kommunen
zusammen. Dieses Kapitel zeigt die Erwartungen der Fachbehörden an zentrale
IT-Dienstleister. Dabei betrachten wir fachliche und technische Herausforderungen
sowie mögliche Hemmnisse bei der Verlagerung von IT-Leistungen in IT-DLZ.
Im Kapitel „Herausforderungen aus Sicht der IT-DLZ“ wechseln wir die Betrachtungsperspektive
und fassen die Erkenntnisse aus den Gesprächen mit Führungskräften
der IT-DLZ zusammen. Im Fokus stehen deren Herausforderungen und Angebote. Mit
welchen Maßnahmen die IT-DLZ diesen Herausforderungen begegnen, zeigt das Kapitel
„Lösungsansätze der IT-DLZ als Leistungserbringer“.
Wir geben das uns geschilderte Meinungsbild wieder, bewerten die Ergebnisse und
stellen sie den Aussagen der Interviewpartner der politischen Ebene gegenüber.
Änderungen in 2019
Die IT-Konsolidierung und die damit verbundene Standardisierung sind wesentliche
Erfolgsfaktoren für die digitale Transformation. Beides ist nur zu leisten mit leistungsstarken,
innovativen IT-DLZ. Daher erläutern wir im Kapitel „Erfolgsfaktoren für die
Zukunft der IT-DLZ“ die Rahmenbedingungen, die Verwaltung und Politik schaffen
müssen, um die IT-DLZ und damit die IT-Konsolidierung zum Erfolg zu führen.
Um eine Vergleichbarkeit der Ergebnisse aus den Jahren 2017 und 2015 zu gewährleisten,
haben wir den Großteil der Fragen von 2017 beibehalten. Neu ist die Frage zur
Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG).
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DIE LANDSCHAFT DER IT-DIENSTLEISTUNGSZENTREN
IN DEUTSCHLAND
Entwicklung bis 2019
IT-Konsolidierung Bund
Auf allen Verwaltungsebenen zeigt sich seit einigen Jahren die Tendenz, Ressourcen zu
bündeln, Methoden und Technologien zu standardisieren sowie die Effizienz durch das
Bereitstellen von Informationstechnologie in IT-Dienstleistungszentren zu steigern.
Der Kabinettbeschluss „Grobkonzept zur IT-Konsolidierung Bund 2015“ legte den
Grundstein für die „IT-Konsolidierung Bund“. Der Modernisierungsprozess der
Bundesverwaltung als ressortübergreifendes Projekt begann mit folgenden Zielen:
Auf Bundesebene nahm das ITZBund am 1. Januar 2016 seinen Betrieb auf. Darin
zusammengeführt sind das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik
(ZIVIT) im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Finanzen (BMF),
das Dienstleistungszentrum Informationstechnik (DLZ-IT) im Geschäftsbereich des
Bundesministeriums für Verkehr und digitale Infrastruktur (BMVI) und die Bundesstelle
für Informationstechnik (BIT) im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des
Innern (BMI).
Ein weiteres IT-Dienstleistungszentrum auf Bundesebene ist die BWI GmbH. Als zentraler
IT-Dienstleister der Bundeswehr kümmert sich die BWI um alle Fragen der nichtmilitärischen
Informations- und Kommunikationstechnik. Die BWI hat sich zu einem
Dienstleistungszentrum des Bundes entwickelt und bildet zusammen mit dem ITZBund
einen Leistungsverbund.
Weitere IT-DLZ in diesem Leistungsverbund sind die Auslands-IT des Auswärtigen
Amtes, das IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit und die IT der Deutschen
Rentenversicherung. Die letzten beiden haben einen Sonderstatus, da sie primär aus
Beiträgen und nicht aus Steuermitteln finanziert werden und ihre Mittel daher auf das
eigene Ressort ausgerichtet sind. Dennoch ermöglicht der Leistungsverbund diesen
Dienstleistungszentren Synergien.
• Informationssicherheit vor dem Hintergrund steigender Anforderungen gewährleisten.
• Auf innovative technologische Trends flexibel reagieren können.
• Einen leistungsfähigen, wirtschaftlichen, stabilen und zukunftsfähigen Betrieb
sicherstellen.
• Ein attraktiver Arbeitgeber für IT-Fachpersonal bleiben.
• Daten der Bundesverwaltung umfassend schützen und gegen Missbrauch sichern.
Diese Ziele sind bis heute gültig. Um sie zu erreichen, wurden drei Handlungsstränge
festgelegt:
Beschaffungskonsolidierung: Die IT-Beschaffung der unmittelbaren Bundesverwaltung
wird weiter gebündelt und qualitativ verbessert.
Betriebskonsolidierung: Den größten Teil des IT-Betriebs wird ein Leistungsverbund
schrittweise übernehmen. Dieser besteht aus
• ITZBund,
• BWI Informationstechnik GmbH,
• AuslandsIT des Auswärtigen Amtes,
• IT der Deutschen Bundesagentur für Arbeit,
• IT der Deutschen Rentenversicherung des Bundes und
• Netzdienstleister „Netze des Bundes“.
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Die Landschaft der IT-Dienstleistungszentren in Deutschland
Im ersten Schritt entstand im Geschäftsbereich des BMF das IT-Dienstleistungszentrum
ITZBund. Darin vereint sind:
• ZIVIT, Zentrum für Informationstechnik des Bundes im Geschäftsbereich des Bundesministeriums
der Finanzen (BMF),
• BIT, Bundesstelle für Informationstechnik im Geschäftsbereich des Bundesministeriums
des Innern (BMI) und
• DLZ-IT, die Bundesanstalt für IT-Dienstleistungen im Geschäftsbereich des Bundesministeriums
für Verkehr und digitale Infrastruktur(BMVI).
Organisationstruktur der IT-Konsolidierung Bund
Angesichts der Komplexität der Aufgabe für Planung und Umsetzung einer weitergehenden
Bündelung der IT wurde eine Projektstruktur mit folgenden Teilprojekten etabliert:
Gesamtprojektleitung
IT-Konsolidierung Bund
(BMI)
Im zweiten Schritt wird der gesamte IT-Betrieb der Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung
(Betriebs-, Test- und Entwicklungsumgebungen) in diesem IT-Dienstleistungszentrum
zusammengeführt. In begründeten, mit den Ressorts definierten
Ausnahmefällen kann hiervon abgewichen werden. Ausnahmen gelten z. B. für Einsatz-IT
oder spezielle IT im Bereich der Forschung und der Nachrichtendienste oder für
Fachanwendungen, deren Überführung in den Betrieb eines zentralen IT-Dienstleisters
technisch nicht möglich und/oder unwirtschaftlich ist.
Teilprojekt 1
Leitung: BMF
Zusammenführung
der DLZ-IT
zu ITZBund
Teilprojekt 2
Leitung: BMAS
Konzeptionelle
Vorarbeiten
(Blaupause)
für die Überführung
weiterer
Behörden in
ITZBund
Teilprojekt 3
Leitung: BMVg
Konzeptionelle
Vorarbeiten zur
Überführung in
eine neue Organisationsform
Teilprojekt 4
Leitung: BMVI
Konzeption für
IT-Controlling
Bund vorlegen
Teilprojekt 5
Leitung: BMI
Bündelung der
IT-Beschaffung
Teilprojekt 6
Leitung: BMI
Gemeinsame
IT des Bundes
(Dienstekonsolidierung)
Dienstekonsolidierung: Dieser Handlungsstrang umfasst die Entwicklung einheitlicher,
leistungsstarker und sicherer IT-Lösungen. Damit wird die IT des Bundes auch auf
Anwendungsebene konsolidiert.Unnötige Doppel- und Mehrfachentwicklungen von
IT-Systemen mit gleichem Funktionsumfang lassen sich so vermeiden; das bestehende
Angebot an Querschnitts-, Basis- und Infrastrukturdiensten wird harmonisiert.
Organisationsstruktur der IT-Konsolidierung Bund
Im Moment steht die Gesamtorganisation der IT-Konsolidierung Bund zur Diskussion.
Im Folgenden schildern wir die Projektsituation zum Oktober 2019.
Teilprojekt 1: Zusammenführung der DLZ-IT zu einem Bundesrechenzentrum
Teilprojekt 1 koordinierte unter der Leitung des BMF die Zusammenführung des
Zentrums für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT), der Bundesstelle
für Informationstechnik (BIT) und des Dienstleistungszentrums IT (DLZ-IT) des
BMVI zum ITZBund sowie die Ertüchtigung des ITZBund. Die Ertüchtigung wurde 2018
abgeschlossen.
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Die Landschaft der IT-Dienstleistungszentren in Deutschland
Teilprojekt 2: Überführung des IT-Betriebs ins BRZ konzeptionell vorbereiten
Teilprojekt 2 stand unter Leitung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales
(BMAS). Es umfasste die konzeptionelle Vorarbeit zur Verlagerung des IT-Betriebs weiterer
Behörden. In mehreren Arbeitspaketen ging es darum, die bestehenden Kundenanforderungen
mit dem Angebot des ITZBund abzugleichen. Prozesse und Verfahrensweisen
wurden auf Basis der ITIL-Betriebsprozesse und -Rollen definiert. Zudem waren Hilfsmittel
für den Migrationsprozess zu erstellen sowie Kriterien für Umgebungen und
Verfahren zu entwickeln, die sich nicht für eine Konsolidierung eignen. Teilprojekt 2
wurde mit der Bereitstellung eines Vorgehensmodells (Blaupause) abgeschlossen.
Teilprojekt 3: Konzeptionelle Vorarbeiten zur Überführung in eine neue Organisationsform
Der ursprüngliche Auftrag von Teilprojekt 3 war, eine Organisations- und Rechtsform
für das ITZBund festzulegen. Mit dem Maßgabe-Beschluss des HHA vom 28. September
2016 hat Teilprojekt 3 die Aufgabe, die BWI als zusätzlichen IT-Dienstleister für die
gesamte Bundesregierung im Leistungsverbund zu etablieren.
Teilprojekt 4: Konzeption für IT-Controlling Bund vorlegen
Teilprojekt 4 steht unter der Leitung des BMVI und umfasst das begleitende Gesamtprojektcontrolling.
Dazu zählten auch konzeptionelle Vorarbeiten und erste Datenerhebungen
für ein langfristiges IT-Controlling Bund.
Teilprojekt 5: Bündelung der IT-Beschaffung
In Teilprojekt 5 ist die IT-Beschaffung der unmittelbaren Bundesverwaltung in wenigen
Stellen zu bündeln. Das BMI leitet das Projekt. Gegenstand ist die Beschaffung von
IT-Hardware, Software, Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) sowie von
IT-Dienstleistungen und IT-nahen Dienstleistungen wie Beratung, Instandhaltung oder
sonstige Services.
Die Zentralstelle für IT-Beschaffung (ZIB) beim Beschaffungsamt des Bundes bündelt
die Einkäufe im IT-Bereich des Bundes und fungiert als Single Point of Contact (SPoC).
Als Servicedienstleisterin schreibt die ZIB Rahmenverträge aus, ermittelt den Bedarf
und übernimmt das Vertragsmanagement.
Teilprojekt 6: Gemeinsame IT des Bundes
Teilprojekt 6 harmonisiert das Angebot an IT-Anwendungen im Bund (Dienstekonsolidierung).
Das Teilprojekt identifiziert bündelbare IT-Bedarfe der Behörden der unmittelbaren
Bundesverwaltung und gleicht diese mit dem bestehenden IT-Angebot ab.
Bis 2025 sollen nur noch maximal zwei IT-Lösungen je Funktionalität bereitgestellt
werden. Beispiele sind die E-Akte Bund als Standardverfahren der elektronischen
Aktenführung und das einheitliche Personalverwaltungssystem.
Das IT-Controlling Bund ist nach dem künftigen Steuerungsmodell ein „Kernelement
zur Weiterentwicklung der IT-Steuerung Bund“. Architekturvorgaben sollen mithilfe
von Kennzahlen hinreichend berücksichtigt werden. Der Controlling-Prozess wurde im
Rahmen des Ertüchtigungsprojektes ITZBund etabliert.
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Die Landschaft der IT-Dienstleistungszentren in Deutschland
IT-DLZ der Länder und Kommunen
Dataport, Altenholz
Die Landschaft der IT-DLZ auf Länder- und kommunaler Ebene hat sich seit der
ersten Studie 2015 nicht wesentlich verändert. Die IT-DLZ haben insbesondere
folgenden Aufgaben:
Dataport, Hamburg
DZV-MV, Schwerin
• Bereitstellung und Betrieb zentraler Informations- und Kommunikationsstrukturen
sowie Fachverfahren,
• Sicherstellung der IT-Sicherheit für die vom IT-DLZ betriebenen Infrastrukturen
und Anwendungen,
• Planung und Betrieb der Landesdatennetze,
• Betreuung der Arbeitsplatzinfrastrukturen und
• IT-Beratung für den operativen Bereich.
Dataport, Bremen
IT.Niedersachsen, Hannover
ZIT-BB,
Potsdam
LRZ/Dataport,
Magdeburg
ITDZ Berlin, Berlin
Die Länder können ihre IT in gemeinsamen IT-Dienstleistungszentren zusammenführen.Beispiel
ist die Mehrländeranstalt Dataport, deren Zusammensetzung und
Beauftragung in einem Staatsvertrag der beteiligten Bundesländer geregelt ist. Tätig
ist Dataport für die Landesverwaltungen von Hamburg, Bremen, Schleswig-Holstein
und Sachsen-Anhalt, für die Steuerverwaltungen von Mecklenburg-Vorpommern und
Niedersachsen sowie für eine steigende Anzahl von Kommunalverwaltungen in
Schleswig-Holstein.
IT-NRW, Düsseldorf
RZF NRW, Düsseldorf
LDI, Mainz
HZD, Wiesbaden
TLRZ, Erfurt
SID, Dresden
ITDLZ, Saarbrücken
BITBW,
Stuttgart
LZfD, Karlsruhe
LfSt
(RZ-Nord),
Nürnberg
LDBV
(IT-DLZ),
München
IT-Dienstleistungszentren auf Landesebene
11

HERAUSFORDERUNGEN AUS SICHT DER BEHÖRDEN
ALS BEDARFSTRÄGER
Personelle Herausforderungen
Der Fachkräftemangel ist in der öffentlichen Debatte angekommen. In Feldern wie der
IT ist er bereits deutlich spürbar, in anderen wird er spätestens mit dem Ausscheiden
der geburtenstarken Jahrgänge um 2030 virulent. Die Zahlen variieren, die Grundaussagen
aktueller Studien ähneln sich: Auch die Verwaltung ist gefordert, neue Arbeitskräfte zu
gewinnen, die Lücke zu kompensieren und das Know-how der ausscheidenden Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter zu erhalten.
Diese Herausforderung sehen auch die befragten Führungskräfte in den Behörden.
Sie haben in zunehmenden Maße begonnen, ihre Häuser auf den drohenden Wegfall
von Wissen und Kenntnissen vorzubereiten.
Vor allem mit Blick auf die Gewinnung von Personal für Fachaufgaben nehmen sie die
Situation 2019 dramatischer wahr als zwei Jahre zuvor: 55 % der Landesbehörden
geben 2019 an, die Situation habe sich gegenüber dem Vorjahr verschlechtert (2017:
38 %). Bei den Bundesbehörden sehen das 43 % so (2017: 26 %). In Bezug auf die
Rekrutierung von IT-Personal hat sich die Lage vor allem für die befragten Großstädte
im Vergleich zum Vorjahr verschlechtert (76 %). Bei den Landesbehörden geben 59 %
an, es sei schwieriger geworden, Personal für IT-Aufgaben zu finden (2017: 51 %).
Bei den Bundesbehörden tun dies 63 % (2017: 55 %).
Digitalisierung ermöglicht mehr Mobilität und eine veränderte
Präsenzkultur, erhöht aber auch die Arbeitsintensität bei der
Bearbeitung von Vorgängen.
Volker Düring, Leiter Unterabteilung Zentrale Verwaltung im Bundesministerium
für Gesundheit
Als Antwort passen die Behörden Tarifstruktur und Gehälter im öffentlichen Dienst an,
modernisieren die Arbeitskultur und schneiden Aufgaben neu zu. Darüber hinaus müssen
die Behörden Initiativen entwickeln, um das Know-how im abnehmenden Personalbestand
zu sichern. In dieser Hinsicht hat sich seit 2017 auf allen Verwaltungsebenen
einiges getan: Zwar liegt bei den Großstädten die Zahl derjenigen, die Projekte umgesetzt
oder zumindest begonnen haben, unverändert bei 43 %. Dafür hat sich die Zahl der
Befragten, die Projekte planen, von 19 % 2017 auf 28 % 2019 erhöht. Ähnlich haben die
Landesbehörden 2019 nicht wesentlich mehr laufende Projekte als 2017, aber 15 %
planen solche Projekte für die nächsten zwei Jahre. 2017 waren das nur 8 %. Am deutlichsten
ist die Veränderung bei den Bundesbehörden. Von ihnen haben 2019 bereits
47 % Projekte umgesetzt oder begonnen (2017: 33 %).
Allerdings sind 2019 auch 37 % der Bundesbehörden, 36 % der Landesbehörden und
29 % der Großstädte noch immer in der Diskussion oder planen keine Maßnahmen gegen
den drohenden Know-how-Verlust.
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Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Wie sind im Vergleich zum vergangenen Jahr die derzeitigen Aussichten Ihrer Behörde zur
Gewinnung von Personal für Fachaufgaben?
Sind in Ihrer Behörde bereits Projekte zur Sicherung des Know-hows ausscheidender Mitarbeiter
umgesetzt worden? Sind derzeit Projekte in der Umsetzung? Planen oder diskutieren Sie für die
kommenden zwei Jahre Projekte?
deutlich besser oder eher besser
eher schlechter oder deutlich schlechter
unverändert
weiß nicht/keine Angabe
bereits umgesetzt oder derzeit in der
Umsetzung
diskutiert oder weder noch
geplant für die nächsten zwei Jahre
weiß nicht / keine Angabe
Großstadt 2017
0 % 43 % 52 %
5 %
Großstadt 2017
43 % 19 % 38 % 0 %
Großstadt 2019
9 % 48 % 38 % 5 %
Großstadt 2019
43 % 28 % 29 % 0 %
Land 2017
6 % 45 %
38 %
11 %
Land 2017
44 % 8 % 46 % 2 %
Land 2019
12 % 29 % 55 %
4 %
Land 2019
46 % 15 % 36 % 3 %
Bund 2017
13 % 51 % 26 % 10 %
Bund 2017
33 % 19 % 42 % 6 %
Bund 2019
7 % 47 %
43 % 3 %
Bund 2019
47 % 13 % 37 % 3 %
Anteil in Prozent der befragten Institutionen, 0% n = 153 (2019) 20% / n = 144 40% (2017) 60% 80% 100%
Anteil in Prozent der befragten Institutionen, 0% n = 153 (2019) 20% / n = 144 40% (2017) 60% 80% 100%
Wie sind im Vergleich zum vergangenen Jahr die derzeitigen Aussichten Ihrer Behörde zur
Gewinnung von Personal für IT-Aufgaben?
deutlich besser oder eher besser
eher schlechter oder deutlich schlechter
unverändert
weiß nicht/keine Angabe
Großstadt 2017
Großstadt 2019
Land 2017
Land 2019
Bund 2017
Bund 2019
0 % 29 % 71 %
0 %
10 % 14 % 76 % 0 %
6 % 42 %
51 % 1 %
2 % 30 % 59 %
9 %
3 % 42 % 55 % 0 %
7 % 30 %
63 %
0 %
Anteil in Prozent der befragten Institutionen, 0% n = 153 20% (2019) / n = 144 40% (2017) 60% 80% 100%
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Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Fachliche Herausforderungen
Wie in den letzten Studien haben wir die Fachbehörden aller Verwaltungsebenen
gefragt, welche fachlichen Herausforderungen sie zurzeit beschäftigen.
Auch wenn sich im Detail Unterschiede bei Bund, Ländern und Großstädten in der
Gewichtung ergeben, werden einige Themen über alle Ebenen hinweg als besondere
Herausforderungen wahrgenommen.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen im Sinne der elektronischen Vorgangsbearbeitung
ist für 28 % aller Befragten eine Top-Herausforderung. Damit ist sie gleichauf
mit der Herausforderung einer Bereitstellung innovativer Online-Services für Bürger,
Bürgerinnen und Unternehmen, die ebenfalls 28 % der Befragten als Top-Herausforderung
betrachten. Die Integration elektronischer Zugänge zu Fachverfahren von Bürgern und
Unternehmen bewerten 24 % der Befragten als Top-Herausforderung. Diese Befragungsergebnisse
weisen auf die hohe Relevanz des OZG für Vertreter aller Verwaltungsebenen.
Das gilt insbesondere für die Einführung der E-Akte. Sie ist hinsichtlich der reinen
elektronischen Führung von Akten für 37 % der Interviewpartner aus Bund, Ländern
und Großstädten die am häufigsten genannte Top-Herausforderung. Auf Bundesebene
steht die Einführung der E-Akte unverändert an zweiter Stelle der Top-Herausforderungen.
In den Ländern nennen 35 % die elektronische Aktenführung als
Top-Thema. Überdies stieg der Anteil derjenigen, welche die E-Akte als mittlere
Herausforderung wahrnehmen, auf 46 %.
Zudem sehen 57 % der Vertreter von Großstädten die elektronische Aktenführung als
Top-Herausforderung. Hier zeigt sich besonders deutlich: Städte schaffen nun verstärkt
die notwendigen Voraussetzungen für die Einführung einer elektronischen Verwaltung
für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen und treiben die Umsetzung voran.
Auch die Einführung der elektronischen Archivierung avancierte häufig zur Top-Herausforderung,
was diesen Eindruck weiter verstärkt. Steht doch die elektronische Archivierung
in engem Zusammenhang mit der Einführung von E-Akten. Von den befragten
Behördenvertretern in Großstädten haben 33 % (2017: 19 %) dies als Top-Herausforderung
genannt. Auf Bundesebene sehen immerhin 17 % und auf Landesebene 22 % der
Befragten die elektronische Archivierung als Top-Herausforderung.
Worin bestehen für Ihre Institution derzeit die wesentlichen fachlichen Herausforderungen (2019)?
Top-Herausforderung
2019
Mittelgroße
Herausforderung
Elektronische Aktenführung (E-Akte)
Elektronische Vorgangsbearbeitung
Bereitstellung innovativer Onlineservices
für Bürger und Unternehmen
Integration elektronischer Zugänge zu Fachverfahren
für Bürger und Unternehmen
Elektronische Archivierung
Umsetzung von sich rasch wandelnden
politischen Entscheidungen
Modernisierung von bestehenden Fachverfahren
Interoperabilität zwischen Fachverfahren
und Behörden
Öffentliche Bereitstellung von Datenbeständen
Stichwort „open data“
Unzureichende Zusammenarbeit zwischen
fachlicher Seite und IT
Eher keine
Herausforderung
37 % 46 % 16 %
28 % 58 % 14 %
28 % 50 % 22 %
24 % 55 % 21 %
22 % 51 % 27 %
17 %
59 % 24 %
16 % 74 % 10 %
15 % 68 % 17 %
12 % 50 % 38 %
9 % 56 % 35 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 153
0% 20% 40% 60% 80% 100%
14

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Das Bereitstellen innovativer Online-Services bewerten 52 % der Vertreter von
Großstädten als Top-Herausforderung; auf Landesebene ist dieses Thema für 29 %
(2017: 13 %) eine Top-Herausforderung; bei den Vertretern von Bundesbehörden sind
es unverändert 7 %. Ähnlich wie 2017 betrachten 62 % der Bundesbehörden diese
Aufgabe als mittlere Herausforderung.
Für die Einführung einer elektronischen Vorgangsbearbeitung zeigt sich ein differenziertes
Bild auf Bundes- und Länderebene im Vergleich zu Großstädten. Für insgesamt
28 % der Befragten (2017: 31 %) ist dies eine Top-Herausforderung. Bei den Vertretern
der Bundesbehörden sind es 37 % (2017: 26 %), auf Ebene der Großstädte sind es
43 % (2017: 24 %) und bei den Befragten der Landesebenen sind es 23 % (2017: 35 %)
der Landesbehörden.
Der hohe Wert der Integration elektronischer Zugänge zu Fachverfahren für Bürgerinnen,
Bürger und Unternehmen verdeutlicht ebenfalls die Wichtigkeit des OZG für den
weiteren Ausbau der elektronischen Verwaltungsarbeit. Für insgesamt 24 % (2017:
16 %) der Befragten ist dies eine Top-Herausforderung. Auch hier zeigt sich: Der elektronische
Zugang zu Fachverfahren hat für Großstädte und Länder mehr Gewicht als für
Bundesbehörden. So ist die Integration von Zugängen eine Top-Herausforderung für
33 % der Vertreter der Großstädte (2017: 29 %), für 25 % der Landesverwaltungen
(2017: 13 %), aber nur für 14 % der Bundesbehörden (2017: 17 %).
Politische Entscheidungen umzusetzen bleibt für Bundesbehörden im Unterschied zu
Landesbehörden oder Großstadt-Behörden eine der drei Top-Herausforderungen. So
mussten 27 % (2017: 29 %) der Bundesbehörden kurzfristig sich ändernde gesetzliche
Vorgaben in IT-unterstützte Verwaltungsabläufe umsetzen. 16 % der Landesbehörden
(2017: 22 %) und 10 % der Behörden von Großstädten (2017: 10 %) bezeichnen dies
ebenfalls als Herausforderung.
Neben dem Bund haben mittlerweile auch viele Bundesländer E-Government-Gesetze
verabschiedet oder entsprechende Regelungen auf dem Wege der Verwaltungsverordnungen
in Kraft gesetzt. Ein Bestandteil ist dabei die Verpflichtung zur elektronischen
Aktenführung. Diese anspruchsvolle Maßnahme soll für Bundesbehörden bereits 2022
umgesetzt sein. Dazu kommt: Das Onlinezugangsgesetz vom 14. August 2017 (OZG)
verpflichtet die Verwaltungen in Bund, Ländern und Kommunen, ihre Dienstleistungen
bis zum 31.12.2022 auch online anzubieten. Folgerichtig befassen sich die unmittelbar
Betroffenen mit diesen Regelungen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Die E-Akte ist auch eine wichtige Grundlage für die umzusetzende Online-Bereitstellung
von Dienstleistungen für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen. Daher ist es nicht
überraschend, dass insbesondere Großstädte die Einführung der E-Akte und damit
verbunden die elektronische Archivierung vorantreiben.
15

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Worin besteht für Ihre Institution derzeit die Top-Herausforderung in fachlicher Hinsicht?
(Bundesbehörden im Vergleich 2015/2017/2019)
Worin besteht für Ihre Institution derzeit die Top-Herausforderung in fachlicher Hinsicht?
(Länderbehörden im Vergleich 2015/2017/2019)
Top-Herausforderung
2019
Top-Herausforderung
2017
Top-Herausforderung
2015
Bund
Land
Elektronische Vorgangsbearbeitung
Elektronische Aktenführung (E-Akte)
Umsetzung von sich rasch wandelnden
politischen Entscheidungen
Interoperabilität zwischen Fachverfahren
und Behörden
Öffentliche Bereitstellung von Datenbeständen
Stichwort „open data“
Elektronische Archivierung
Integration elektronischer Zugänge zu
Fachverfahren für Bürger und Unternehmen
Modernisierung von bestehenden Fachverfahren
Unzureichende Zusammenarbeit zwischen
fachlicher Seite und IT
Bereitstellung innovativer Online-Services
für Bürger und Unternehmen
6 %
0 %
k. A.
k. A.
7 %
6 %
k. A.
13 %
13 %
13 %
21 %
20 %
17 %
14 %
17 %
7 %
13 %
7 %
7 %
14 %
26 %
27 %
30 %
32 %
32 %
27 %
29 %
26 %
33 %
37 %
Elektronische Aktenführung (E-Akte)
Bereitstellung innovativer Online-Services
für Bürger und Unternehmen
Integration elektronischer Zugänge zu
Fachverfahren für Bürger und Unternehmen
Elektronische Vorgangsbearbeitung
Elektronische Archivierung
Modernisierung von bestehenden Fachverfahren
Umsetzung von sich rasch wandelnden
politischen Entscheidungen
Interoperabilität zwischen Fachverfahren
und Behörden
Öffentliche Bereitstellung von Datenbeständen
Stichwort „open data“
Unzureichende Zusammenarbeit zwischen
fachlicher Seite und IT
k. A.
k. A.
k. A.
13 %
13 %
18 %
22 %
29 %
35 %
42 %
23 %
35 %
30 %
22 %
19 %
20 %
16 %
22 %
13 %
18 %
18 %
10 %
11 %
8 %
8 %
8 %
13 %
25 %
32 %
35 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen auf Bundesebene, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 22-23 (2015). n = 30-31 (2017).
n = 29-30 (2019).
Anteile in Prozent der befragten Institutionen auf Länderebene, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 75-77 (2015). n = 89-92 (2017).
n = 95-102 (2019).
0,000000% 5,555556% 11,111111% 16,666667% 22,222222% 27,777778% 33,333333% 38,888889% 44,444444% 50,000000% 0,000000% 5,555556% 11,111111% 16,666667% 22,222222% 27,777778% 33,333333% 38,888889% 44,444444%
16

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Worin besteht für Ihre Institution derzeit die Top-Herausforderung in fachlicher Hinsicht?
(Großstädte Behörden im Vergleich 2015/2017/2019)
Wurde die E-Akte in Ihrer Behörde bereits umgesetzt?
Top-Herausforderung
2019
Top-Herausforderung
2017
Top-Herausforderung
2015
Bereits umgesetzt
Diskutiert
Derzeit in der Umsetzung
Weder noch
Geplant für die
nächsten zwei Jahre
Weiß nicht / keine Angabe
Großstadt
Elektronische Aktenführung (E-Akte)
Bereitstellung innovativer Online-Services
für Bürger und Unternehmen
Elektronische Vorgangsbearbeitung
Integration elektronischer Zugänge zu
Fachverfahren für Bürger und Unternehmen
Elektronische Archivierung
Interoperabilität zwischen Fachverfahren
und Behörden
Modernisierung von bestehenden Fachverfahren
k. A.
5%
k. A.
9 %
15 %
10 %
10 %
14 %
33 %
27 %
24 %
27 %
24 %
18%
19 %
33 %
29 %
33 %
43 %
52 %
57 %
Großstadt 2017
Großstadt 2019
Land 2017
Land 2019
Bund 2017
Bund 2019
19 % 67 % 9 % 5 %
33 % 53 % 14 % 0 %
25 % 36 % 18 % 14 % 7 %
33 % 31 % 23 % 8 % 4 % 1%
35 % 39 % 16 % 10 %
40 % 40 % 13 % 7 %
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Anteile in Prozent der befragten Behörden, n = 144 (2017), n = 153 (2019)
Unzureichende Zusammenarbeit zwischen
fachlicher Seite und IT
k. A.
14 %
10 %
Umsetzung von sich rasch wandelnden
politischen Entscheidungen
0%
10 %
10 %
Öffentliche Bereitstellung von Datenbeständen,
Stichwort „open data“
10 %
9 %
24 %
Anteile in Prozent der befragten Großstädte, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 10-11 (2015). n = 20-21 (2017). n = 20-21 (2019).
0,000000% 5,555556% 11,111111% 16,666667% 22,222222% 27,777778% 33,333333% 38,888889% 44,444444%
17

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
In welchem Bereich oder welchen Bereichen setzen Sie die E-Akte bereits ein oder planen,
sie einzusetzen?
Herausforderungen durch OZG
Bund
Land
Für allgemeine Verwaltungsaufgaben
ja
Großstadt
86 %
90 %
86 %
Im August 2017 ist ein Gesetz in Kraft getreten, dass die Digitalisierung der Verwaltung
weiter voranbringen soll: Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen
(Onlinezugangsgesetz – OZG) sieht vor, dass bis Ende 2022 insgesamt
575 Verwaltungsleistungen von Bund, Ländern und Kommunen über Portale digital und
online verfügbar sind und dass diese Portale zu einem Verbund zusammengefasst sind.
Die Umsetzung erfolgt entlang von sog. Lebenslagen arbeitsteilig durch die Länder. Die
jeweils entwickelten Dienste sollen dann andere Bundesländer übernehmen können –
trotz der (noch) teils unterschiedlich geregelten Verwaltungsverfahren.
Nur wenige der befragten Behörden gehen derzeit davon aus, dass die Umsetzung der
Verwaltungsleistungen in dem geplanten Zeitraum möglich sein wird. Dieser Befund
Im Rahmen von Fachverfahren
ja
79 %
75 %
gibt keinen Hinweis darauf, wie erfolgreich das OZG sein wird. Er zeigt nur die eher geringe
Zuversicht der Behörden, das gesetzte Ziel tatsächlich zu erreichen.
86 %
0,000000% 11,111111% 22,222222% 33,333333% 44,444444% 55,555556% 66,666667% 77,777778% 88,888889%
Anteile in Prozent der befragten Institutionen, die E-Akte-Projekte mindestens in Planung haben, n = 138
18

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Was schätzen Sie: Ist der Anteil an Verwaltungsleistungen, die Ihre Behörde in den nächsten
zwei Jahren, also bis Anfang 2021, digital anbieten wird, weniger als 25 %, zwischen 25 –50 %,
zwischen 50 –75 % oder mehr als 75 %?
Bund
Land
Anteile in Prozent der befragten Institutionen, n = 147
< 25 %
25–50 %
50–75 %
> 75 %
Weiß nicht / keine Angabe
Großstadt
11 %
10 %
10 %
11 %
11 %
14 %
11 %
8 %
0 %
33 %
39 %
33 %
33 %
31 %
43 %
0,000000% 6,666667% 13,333333% 20,000000% 26,666667% 33,333333% 40,000000% 46,666667% 53,333333%
IT-Herausforderungen
Auf allen Ebenen bewerten die Befragten das Thema „IT-und Datensicherheit“ als die
größte Herausforderung der kommenden zwei Jahre. Dies sehen 37 % der befragten
Bundesbehörden, 41 % der befragten Landesbehörden und 33 % der befragten Großstädte
so. Das liegt vermutlich auch daran, dass die Sicherheitsmeldungen des BSI die
Befragten für das Thema weiter sensibilisiert haben. So warnte das BSI im Dezember
2018 vor großen Schäden durch Malware für Unternehmen, Behörden und Privatanwender.
Der BSI-Präsident Arne Schönbohm forderte dazu auf, die IT-Infrastruktur und
insbesondere die kritischen Geschäftsprozesse vor dieser Bedrohung zu schützen und
die IT-Sicherheitsmaßnahmen angemessen auszubauen.
Obwohl der Wert der Top-Herausforderung „IT-Sicherheit“ im Vergleich zur Umfrage
2017 auf allen Ebenen um durchschnittlich 15 % gefallen ist, steht er dennoch weiter
an erster Stelle. Hintergrund ist, dass in den vergangen zwei Jahren alle Ebenen massive
Anstrengungen unternommen haben, um die IT- und Datensicherheit zu erhöhen.
So hat die Bundesebene beispielsweise die Entwicklung eines sicheren Bundesclients
initiiert, der die hohen Anforderungen des BSI erfüllen wird. Zudem bietet die anstehende
Umstellung des Windows Betriebssystems und die damit einhergehende Modernisierung
vieler Anwendungen und Fachverfahren die Möglichkeit, IT- und Datensicherheit
zu erhöhen.
Die Top-Herausforderung „Erhöhung der Usability digitaler Prozesse (intern sowie für
Bürger/Unternehmen)“ stufen alle Befragten als sehr hoch ein. So liegt der Wert bei den
Bundesbehörden bei 17 %, bei den Landesbehörden bei 12 % und bei den Großstädten
sogar bei 29 %. Zieht man die Werte für die mittelgroße Herausforderung hinzu, liegt diese
Herausforderung auf Platz 2. Daran lässt sich erkennen, wie wichtig es für alle Ebenen
ist, Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen benutzerfreundliche, verständliche Anwendungen
und Services zu bieten. Offensichtlich bewerten Großstädte diese Herausforderung
mit dem zweiten Platz, da viele Referate direkten Kontakt zur Bevölkerung haben
und dort der Wunsch, Behördengänge online zu erledigen, weit verbreitet ist.
19

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Bei den Bundesbehörden steht die „Konsolidierung heterogener IT-Landschaften im
eigenen Hause“ mit 20 % als Top-Herausforderung an zweiter Stelle. Für die Landesbehörden
und Großstädte hingegen hat diese Herausforderung mit 10 % und 5 % nur
eine geringe Bedeutung. Dies ist evtl. darauf zurückzuführen, dass auf Bundesebene
viele individuelle Fachanwendungen entwickelt wurden, die auf unterschiedlichen
Plattformen zu betreiben sind. Deshalb ist hier das Bestreben nach Vereinheitlichung
sehr hoch.
Die Top-Herausforderung „Entwicklung von Fachanwendungen“ ist bei den Landesbehörden
mit 17 % auf Platz 2, während sie bei den Bundesbehörden mit 13 % auf Platz 5
und bei den Großstädten mit 5 % auf dem letzten Platz liegt.
Der Schutz der digitalen Souveränität gegen ausländische
Cloud-Anbieter ist die Herausforderung für die öffentliche IT.
Dr. Johann Bizer, Vorsitzender des Vorstands, Dataport AöR
Welche Herausforderungen sind in den kommenden zwei Jahren die wichtigsten für die IT in
Ihrem Haus? (Bundesbehörden 2019)
Bund
Top-Herausforderung
2019
Mittelgroße Herausforderung
2019
IT-Sicherheit / Datensicherheit
Konsolidierung heterogener IT-Landschaften
im eigenen Hause
Erhöhung der Usability digitaler Prozesse
(intern sowie für Bürger/ Unternehmen)
Mehr Standardisierung und Automatisierung
von Prozessen
Langwierige Entscheidungsprozesse bei der
Einführung neuer IT-Lösungen
Entwicklung von Fachanwendungen
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
Nutzung von Cloud-Technologien
Betrieb von Fachanwendungen
Eher keine Herausforderung
2019
37 % 53 % 10 %
20 % 37 % 43 %
17 % 80 % 3 %
17 % 57 % 26 %
14 % 69 % 17 %
13 %
70 % 17 %
13 % 60 % 27 %
7 % 63 % 30 %
3 % 60 % 37 %
Fehlende finanzielle Ressourcen
3 % 47 % 50 %
Fehlendes IT-Gesamtkonzept
Hohe Verfügbarkeit von Services für Bürger
und Unternehmen
3 % 35 % 62 %
0 % 60 % 40 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 29-30
0% 20% 40% 60% 80% 100%
20

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Welche Herausforderungen sind in den kommenden zwei Jahren die wichtigsten für die IT in
Ihrem Haus? (Länderbehörden 2019)
Welche Herausforderungen sind in den kommenden zwei Jahren die wichtigsten für die IT in
Ihrem Haus? (Großstädte 2019)
Top-Herausforderung
2019
Mittelgroße Herausforderung
2019
Eher keine Herausforderung
2019
Top-Herausforderung
2019
Mittelgroße Herausforderung
2019
Eher keine Herausforderung
2019
Land
IT-Sicherheit / Datensicherheit
Entwicklung von Fachanwendungen
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
Hohe Verfügbarkeit von Services für Bürger
und Unternehmen
Erhöhung der Usability digitaler Prozesse
(intern sowie für Bürger/ Unternehmen)
Mehr Standardisierung und Automatisierung
von Prozessen
Langwierige Entscheidungsprozesse bei der
Einführung neuer IT-Lösungen
Betrieb von Fachanwendungen
Fehlende finanzielle Ressourcen
Konsolidierung heterogener IT-Landschaften
im eigenen Hause
Fehlendes IT-Gesamtkonzept
Nutzung von Cloud-Technologien
41 % 53 % 6 %
17 % 54 % 29 %
17 % 43 % 40 %
13 % 63 % 24 %
12 % 74 % 14 %
12 %
72 % 16 %
12 % 63 % 25 %
11 % 60 % 29 %
11 % 55 % 34 %
10 % 42 % 48 %
6 % 50 % 44 %
3 % 47 % 50 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 92-102
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Großstadt
IT-Sicherheit / Datensicherheit
Erhöhung der Usability digitaler Prozesse
(intern sowie für Bürger/ Unternehmen)
Mehr Standardisierung und Automatisierung
von Prozessen
Nutzung von Cloud-Technologien
Langwierige Entscheidungsprozesse bei der
Einführung neuer IT-Lösungen
Hohe Verfügbarkeit von Services für Bürger
und Unternehmen
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
Betrieb von Fachanwendungen
Fehlende finanzielle Ressourcen
Konsolidierung heterogener IT-Landschaften
im eigenen Haus
Fehlendes IT-Gesamtkonzept
Entwicklung von Fachanwendungen
33 % 53 % 14 %
29 % 71 %
29 % 66 % 5 %
29 % 61 % 10 %
19 % 62 % 19 %
10 %
80 % 10 %
10 % 61 % 29 %
10 % 57 % 33 %
10 % 38 % 52 %
5 % 57 % 38 %
5 % 33 % 62 %
5 % 32 % 63 %
Anteile in Prozent der befragten Großstädte, ohne ‚weiß nicht/keine
0%
Angabe‘, n =
20%
19-21
40% 60% 80% 100%
0 %
21

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Veränderungen der Top-Herausforderungen in den vergangenen Jahren
Was ist in den kommenden zwei Jahren die Top-Herausforderung für die IT in Ihrem Haus?
(Bundesbehörden im Vergleich 2015/2017/2019)
Ein Vergleich der Werte der TOP-Herausforderungen aller Ebenen während der Jahre
2015 bis 2019 zeigt: Die Bewertung der Top-Herausforderung IT-Sicherheit hat sich
leicht abgeschwächt. Der Spitzenwert von circa 52 % bei IT-Sicherheit im Jahr 2017
ist vermutlich auf besondere Ereignisse im Befragungszeitraum zurückzuführen.
Die Priorität der Top-Themen Usability und Standardisierung/Automatisierung ist
auf Bundes- und Landes-Ebenen weitgehend stabil geblieben. Ausnahme sind die
Großstädte, die bei diesen Themen signifikante Steigerungen erzielten.
Bei den Herausforderungen „Fehlende finanzielle Ressourcen“ und „Hohe Verfügbarkeit
von Services“ sind auf allen Verwaltungsebenen die Werte über den Zeitraum
2015 bis 2019 stetig gesunken. Diese Themen scheinen nur noch geringe Herausforderungen
für die Behörden darzustellen.
Automation hat vor dem Hintergrund des demografischen
Wandels große Bedeutung, um in Zukunft die Menge der
Aufgaben überhaupt noch erledigen zu können.
Bund
Top-Herausforderung
2019
Top-Herausforderung
2017
IT-Sicherheit / Datensicherheit
Konsolidierung heterogener IT-Landschaften
im eigenen Hause
Erhöhung der Usability digitaler Prozesse
(intern sowie für Bürger/ Unternehmen)
Mehr Standardisierung und Automatisierung
von Prozessen
Langwierige Entscheidungsprozesse bei der
Einführung neuer IT-Lösungen
Entwicklung von Fachanwendungen
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
Nutzung von Cloud-Technologien
Betrieb von Fachanwendungen
Top-Herausforderung
2015
10 %
20 %
17 %
10 % 18 %
27 %
17 %
26 %
13 %
14 %
10 %
5 %
13 %
10 %
23 %
13 %
26 %
18 %
7 %
17 %
k. A.
3 %
13 %
22 %
37 %
43 %
52 %
Jörn Riedel, CIO, Amt für IT und Digitalisierung, Senatskanzlei Hansestadt Hamburg
Fehlende finanzielle Ressourcen
3 %
0 %
9 %
Fehlendes IT-Gesamtkonzept
3 %
0 %
17 %
Hohe Verfügbarkeit von Services für Bürger
und Unternehmen
0 %
7 %
22 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 22-23 (2015). n = 29-31 (2017).
n = 29-30 (2019).
0,000000% 5,555556% 11,111111% 16,666667% 22,222222% 27,777778% 33,333333% 38,888889% 44,444444%
22

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Was ist in den kommenden zwei Jahren die Top-Herausforderung für die IT in Ihrem Haus?
(Länderbehörden im Vergleich 2015/2017/2019)
Was ist in den kommenden zwei Jahren die Top-Herausforderung für die IT in Ihrem Haus?
(Großstädte im Vergleich 2015/2017/2019)
Top-Herausforderung
2019
Top-Herausforderung
2017
Top-Herausforderung
2015
Top-Herausforderung
2019
Top-Herausforderung
2017
Top-Herausforderung
2015
Land
IT-Sicherheit / Datensicherheit
Entwicklung von Fachanwendungen
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
Hohe Verfügbarkeit von Services für Bürger
und Unternehmen
Erhöhung der Usability digitaler Prozesse
(intern sowie für Bürger/ Unternehmen)
Mehr Standardisierung und Automatisierung
von Prozessen
Langwierige Entscheidungsprozesse bei der
Einführung neuer IT-Lösungen
Betrieb von Fachanwendungen
17 %
11 %
13 %
17 %
13 %
13 %
17%
26 %
36 %
41 %
53 %
Großstadt
IT-Sicherheit / Datensicherheit
Erhöhung der Usability digitaler Prozesse
(intern sowie für Bürger/ Unternehmen)
Mehr Standardisierung und Automatisierung
von Prozessen
Nutzung von Cloud-Technologien
5 %
k. A.
10 %
18 %
10 %
9 %
18 %
Langwierige Entscheidungsprozesse bei der
19 %
24 %
Einführung neuer IT-Lösungen
12 12 %
8 %
9 %
12 %
Hohe Verfügbarkeit von Services für Bürger
10 %
12%
und Unternehmen
10 %
13 %
12 %
10 %
8 %
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
10 %
17 %
9 %
11 %
10 %
Betrieb von Fachanwendungen
10 %
0 %
29 %
29 %
29 %
33 %
36 %
52 %
45 %
Fehlende finanzielle Ressourcen
11 % 18 %
23 %
12 % 20 % 10 %
Fehlende finanzielle Ressourcen
24 %
36 %
Konsolidierung heterogener IT-Landschaften
im eigenen Hause
Fehlendes IT-Gesamtkonzept
Nutzung von Cloud-Technologien
10 %
Konsolidierung heterogener IT-Landschaften
5 %
12 %
10 %
14 % im eigenen Hause
9v%
6 %
5 %
6 %
Fehlendes IT-Gesamtkonzept 5v%
7 % 0 %
5 %
3 %
3 %
k. A.
Entwicklung von Fachanwendungen
5 %
0 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 75-77 (2015). n = 87-91 (2017).
n = 92-102 (2019).
0,000000% 5,555556% 11,111111% 16,666667% 22,222222% 27,777778% 33,333333% 38,888889% 44,444444%
Anteile in Prozent der befragten Großstädte, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 11 (2015). n = 20-21 (2017).
n = 19-21 (2019).
0,000000% 5,555556% 11,111111% 16,666667% 22,222222% 27,777778% 33,333333% 38,888889% 44,444444%
23

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Aktuelle und geplante Verlagerung von
IT-Dienstleistungen
Die Behörden aller Verwaltungsebenen nutzen die Serviceangebote von IT-DLZ, um
ihre interne IT zu verschlanken, Prozesse effizienter zu gestalten und um IT-Verfügbarkeit
und IT-Sicherheit zu gewährleisten. Externe Dienstleister liefern vornehmlich das
technische Wissen und zunehmend methodisches Know-how für die Durchführung der
IT-Projekte.
Im Rahmen der Befragung haben wir untersucht, wie sich die Zusammenarbeit
zwischen Behörden und IT-DLZ aktuell gestaltet. Dabei haben wir für verschiedene
Dienstleistungsarten erfasst, inwieweit diese verlagert oder intern erbracht werden.
Mehrfachnennungen waren möglich, da in vielen Behörden einzelne Dienstleistungen
von IT-DLZ, von anderen externen Dienstleistern oder intern erbracht werden.
Welche der folgenden Leistungen erbringt Ihre Fachbehörde momentan intern oder bezieht sie
extern von IT-Dienstleistungszentren oder anderen Partnern? (Bundesbehörden 2019)
Bund
Durch andere
externe Partner
erbracht
Durch IT-DLZ erbracht
Technische Beratung bei der Konzeption von
IT-Projekten
Methodische Beratung bei der Abwicklung von
IT-Projekten
Entwicklung der Fachanwendungen
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
User Help Desk/Support
Storage und Archivierung
Beschaffung von Hardware und Software
Betrieb der Fachanwendungen
Betreuung des Mail-Servers
23 %
23 %
20 %
53 %
47 %
60 %
27 %
40 %
53 %
17 %
23 %
13 %
10 %
20 %
7 %
7 %
Intern erbracht
30 %
30 %
23 %
67 %
73 %
73 %
67 %
73 %
80 %
83 %
87 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 30
0,000000% 11,111111% 22,222222% 33,333333% 44,444444% 55,555556% 66,666667% 77,777778% 88,888889%
24

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Welche der folgenden Leistungen erbringt Ihre Fachbehörde momentan intern oder bezieht sie
extern von IT-Dienstleistungszentren oder anderen Partnern? (Länderbehörden 2019)
Welche der folgenden Leistungen erbringt Ihre Fachbehörde momentan intern oder bezieht sie
extern von IT-Dienstleistungszentren oder andere Partnern? (Großstädte 2019)
Durch andere
externe Partner
erbracht
Durch IT-DLZ erbracht
Intern erbracht
Durch andere
externe Partner
erbracht
Durch IT-DLZ erbracht
Intern erbracht
Land
Großstadt
Entwicklung der Fachanwendungen
38 %
53 %
72 %
Entwicklung der Fachanwendungen
33 %
67 %
57 %
Technische Beratung bei der Konzeption von
IT-Projekten
61 %
47 %
53 %
Technische Beratung bei der Konzeption von
IT-Projekten
52 %
48 %
62 %
Methodische Beratung bei der Abwicklung von
IT-Projekten
54 %
40 %
59 %
Methodische Beratung bei der Abwicklung von
IT-Projekten
52 %
38 %
67 %
Betrieb der Fachanwendungen
20 %
54 %
72 %
Betrieb der Fachanwendungen
24 %
71 %
81 %
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
19 %
47 %
69 %
Storage und Archivierung
14 %
62 %
57 %
User Help Desk/Support
12 %
48 %
73 %
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
14 %
48 %
71 %
Storage und Archivierung
12 %
49 %
62 %
Beschaffung von Hardware und Software
10 %
48 %
81 %
Beschaffung von Hardware und Software
8 %
58 %
60 %
User Help Desk/Support
10 %
48 %
71 %
Betreuung des Mail-Servers
7 %
40 %
65 %
Betreuung des Mail-Servers
5 %
43 %
62 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 94-101
0,000000% 11,111111% 22,222222% 33,333333% 44,444444% 55,555556% 66,666667% 77,777778% 88,888889%
Anteile in Prozent der befragten Großstädte, ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 21
0,000000% 11,111111% 22,222222% 33,333333% 44,444444% 55,555556% 66,666667% 77,777778% 88,888889% 100,000000%
25

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Wie 2015 und 2017 zeigt sich, dass die Behörden die meisten IT-Aufgaben nach wie vor
in hohem Maße selbst wahrnehmen. Beratungsunternehmen unterstützen als externe
Partner vor allem in der technischen und methodischen Beratung und in der Entwicklung
von Fachanwendungen. Beim Vergleich der Verwaltungsebenen zeigen sich Unterschiede
in der Intensität der Verlagerung. Bei den Bundesbehörden ist der Anteil der IT-DLZ an den
verschiedenen IT-Dienstleistungen nach wie vor relativ gering; die IT-Aufgaben werden
überwiegend intern erbracht.
Die befragten Landesbehörden nehmen Leistungen der ihnen zur Verfügung stehenden
IT-DLZ deutlich stärker in Anspruch. Beispielsweise ist bei dem Betrieb der Netze, der
Kommunikationsserver und zentralen Infrastruktur der Anteil der IT-DLZ höher als der
interne Anteil.
Bei den Großstädten fällt auf, dass die Entwicklung von Fachanwendungen überwiegend
Beratungsunternehmen und IT-DLZ durchführen (33 % interne Erbringung).
Möglicherweise ist dies ein Zeichen für Personalmangel, der insbesondere in der
Softwareentwicklung Behörden zum Einsatz externer Berater zwingt.
Entwicklung intern erbrachter IT-Dienstleistungen 2015 – 2019 (Bundesbehörden)
Bund
Intern erbracht 2017 vs 2015
Betrieb der Fachanwendungen
Entwicklung der Fachanwendungen
Beschaffung von Hardware und Software
Methodische Beratung bei der Abwicklung von
IT-Projekten
User Help Desk/Support
Betreuung des Mail-Servers
Technische Beratung bei der Konzeption von
IT-Projekten
Storage und Archivierung
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
Intern erbracht 2019 vs 2017
-31 %
-2 %
-3 %
-4 %
-17 %
-8 %
-9 %
-11 %
-5 %
-14 %
-17 %
6 %
3 %
4 %
0 %
2 %
k. A.
12 %
Abweichungen in Prozent, n = 30
0% 6%
12%18%24%30%36%42%48%54%60%
26

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Entwicklung der durch DLZ erbrachten IT-Dienstleistungen 2015 – 2019 (Bundesbehörden)
Bund
durch ITDLZ erbrachte Leistungen
(nicht intern) 2017 vs 2015
Storage und Archivierung
Betreuung des Mail-Servers
Betrieb der Fachanwendungen
User Help Desk/Support
Entwicklung der Fachanwendungen -15 %
Technische Beratung bei der Konzeption von
IT-Projekten
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
Methodische Beratung bei der Abwicklung von
IT-Projekten
Beschaffung von Hardware und Software
durch ITDLZ erbrachte Leistungen
(nicht intern) 2019 vs 2017
-12 %
-11 %
-12 %
-8 %
-2 %
-8 %
-2 %
k. A.
0 %
1 %
7 %
6 %
11 %
10 %
13 %
20 %
17 %
Auffallend ist: Bei Bundesbehörden ist der Anteil der durch IT-DLZ erbrachten
Leistungen beim Betrieb von Fachanwendungen und Infrastrukturen im Vergleich
zu 2017 merklich gestiegen. Der Trend von 2015/2017 hat sich umgekehrt.
Zunehmend beraten externe Unternehmen technisch und methodisch bei der
Abwicklung von IT-Projekten; vor allem aber haben sie die Entwicklung von
Fachanwendungen übernommen. Im Vergleich zu 2017 erbringen die IT-DLZ verstärkt
Leistungen des User Help Desk/Support und betreiben Fachanwendungen,
Mail-Server und Storage-Systeme.
Abweichungen in Prozent, n = 30
0% 8%
4% 12%16%20%24%28%32%36%40%
27

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Entwicklung intern erbrachter IT-Dienstleistungen 2015 – 2019 (Landesbehörden)
Entwicklung der durch DLZ erbrachten IT-Dienstleistungen 2015 – 2019 (Landesbehörden)
Intern erbracht 2017 vs 2015
Intern erbracht 2019 vs 2017
durch ITDLZ erbrachte Leistungen
(nicht intern) 2017 vs 2015
durch ITDLZ erbrachte Leistungen
(nicht intern) 2019 vs 2017
Land
Betrieb der Fachanwendungen
Storage und Archivierung
Entwicklung der Fachanwendungen
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
Betreuung des Mail-Servers
Technische Beratung bei der Konzeption von
IT-Projekten
User Help Desk/Support
Beschaffung von Hardware und Software
Methodische Beratung bei der Abwicklung von
IT-Projekten
-13 %
-5 %
-9 %
-1 %
-10 %
-5 %
-2 %
-1 %
-3 %
-3 %
-3 %
12 %
k. A.
8 %
3 %
3 %
10 %
7 %
Land
Beschaffung von Hardware und Software
User Help Desk/Support
Entwicklung der Fachanwendungen
Betreuung des Mail-Servers
Technische Beratung bei der Konzeption von
IT-Projekten
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
Storage und Archivierung
Betrieb der Fachanwendungen
Methodische Beratung bei der Abwicklung von
IT-Projekten
-6 %
-2 %
-4 %
-9 %
-9 %
k. A.
8 %
4 %
5 %
4 %
5 %
9 %
4 %
9 %
3 %
12 %
13 %
19 %
Abweichungen in Prozent, n = 94-101
0% 12%16%20%24%28%32%36%40%
Abweichungen in Prozent, n = 94-101
0% 12%16%20%24%28%32%36%40%
28

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Die Befragung der Landesbehörden zeigt: Der Anteil, der durch IT-DLZ erbrachten
Leistungen stieg in drei Bereichen. So haben IT-DLZ die Beschaffung von Hardware
und Software, User Help Desk/Support und die Entwicklung von Fachanwendungen im
Vergleich zu 2017 in größerem Umfang wahrgenommen. Den Betrieb der Fachanwendungen
verantworten die Fachbehörden der Länder stärker als bisher selbst. Die methodische
Beratung bei der Abwicklung von IT-Projekten hat sich, dem Trend seit 2015
folgend deutlich von Fachbehörden und IT-DLZ auf externe Dienstleister verlagert.
Entwicklung intern erbrachter IT-Dienstleistungen 2015 – 2019 (Großstädte)
Großstadt
Intern erbracht 2017 vs 2015
-20 %
Beschaffung von Hardware und Software
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
Betrieb der Fachanwendungen
Entwicklung der Fachanwendungen
User Help Desk/Support
Betreuung des Mail-Servers
Storage und Archivierung
Technische Beratung bei der Konzeption von
IT-Projekten
Methodische Beratung bei der Abwicklung von
IT-Projekten
Intern erbracht 2019 vs 2017
-19 %
-11 %
-15 %
-10 %
-11 %
-10 %
-10 %
-14 %
-1 %
0 %
k. A.
7 %
5 %
10 %
10 %
8 %
19 %
Entwicklung der durch DLZ erbrachten IT-Dienstleistungen 2015 – 2019 (Großstädte)
durch ITDLZ erbrachte Leistungen
(nicht intern) 2017 vs 2015
Großstadt
Bei den befragten Großstädten zeigt sich, dass diese verschiedene Aufgaben zunehmend
an die IT-DLZ verlagern. Dies umfasst die Entwicklung der Fachanwendungen, User Help
Desk/Support und die methodische Beratung bei der Abwicklung von IT-Projekten. Die
Fachbehörden übernehmen hingegen wieder stärker selbst die Beschaffung von Hardware
und Software, den Betrieb ihrer Netze und zentralen Infrastrukturen sowie den Betrieb von
Fachanwendungen.
-14 %
Entwicklung der Fachanwendungen
User Help Desk/Support
Methodische Beratung bei der Abwicklung von
IT-Projekten
Storage und Archivierung
Betrieb der Fachanwendungen
Technische Beratung bei der Konzeption von
IT-Projekten
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
Beschaffung von Hardware und Software
Abweichungen in Prozent, n = 21
Betreuung des Mail-Servers
durch ITDLZ erbrachte Leistungen
(nicht intern) 2019 vs 2017
-13 %
-3 %
-3 %
-3 %
k. A.
14 %
14 %
14 %
7 %
10 %
5 %
5 %
5 %
2 %
5 %
16 %
26 %
0% 8% 4% 12%16%20%24%28%32%36%40%
Abweichungen in Prozent, n = 21
0% 8% 4% 12%16%20%24%28%32%36%40%
29

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Erfolgreiche Verlagerung von IT-Dienstleistungen
Wurden in den vergangenen zwei Jahren Verlagerungen von IT-Dienstleistungen an IT-DLZ
erfolgreich umgesetzt? (Bundesbehörden 2017/2019 im Vergleich)
Der hohe prozentuale Anteil an Bundesbehörden (63 %), die in den letzten zwei Jahren
keine Verlagerungen an IT-Dienstleistungszentren geplant haben, ist fast identisch
zum Vorbetrachtungszeitraum (65 %). Die Anzahl erfolgreicher Verlagerungen beim
Bund hat um 9 % abgenommen, während die nicht erfolgreichen Verlagerungen in
annähernd gleichem Maße zugenommen haben. Die Behörden in Ländern und Großstädten
gaben mit 48 % und 57 % an, keine Verlagerung geplant zu haben. Dies
bedeutet einen Rückgang von 14 % bzw. 9 % gegenüber dem Jahr 2017. Bei den
Ländern überwiegt die Anzahl der erfolgreichen Verlagerungen. Bei den Großstädten
sank der Anteil der erfolgreich verlagerten IT-Dienstleistungen sogar auf fast die
Hälfte von 52 % (2017) auf 29 % (2019).
Bund (2019)
Bund (2017)
Ja, sie wurden aus unserer Sicht
erfolgreich umgesetzt.
Die Umsetzung war nicht oder
nur teilweise erfolgreich.
17 %
26 %
20 %
10 %
Wir hatten keine Verlagerung
an ein IT-DLZ geplant.
63 %
65 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes, n = 30 (2019), 31 (2017)
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%
30

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Wurden in den vergangenen zwei Jahren Verlagerungen von IT-Dienstleistungen an IT-DLZ
erfolgreich umgesetzt? (Großstädte 2017/2019 im Vergleich)
Wurden in den vergangenen zwei Jahren Verlagerungen von IT-Dienstleistungen an IT-DLZ
erfolgreich umgesetzt? (Länderbehörden 2017/2019 im Vergleich)
Land (2019)
Land (2017)
Großstadt (2019)
Großstadt (2017)
Ja, sie wurden aus unserer Sicht
erfolgreich umgesetzt.
37 %
48 %
Ja, sie wurden aus unserer Sicht
erfolgreich umgesetzt.
29 %
52 %
Die Umsetzung war nicht oder
nur teilweise erfolgreich.
15 %
18 %
Die Umsetzung war nicht oder
nur teilweise erfolgreich.
0 %
14 %
Wir hatten keine Verlagerung
an ein IT-DLZ geplant.
34 %
48 %
Wir hatten keine Verlagerung
an ein IT-DLZ geplant.
48 %
57 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder, n = 102 (2019), 92 (2017)
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%
Anteile in Prozent der befragten Großstädte, n = 21 (2019), 21 (2017)
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%
31

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Auf die Frage nach den Gründen für die Unzufriedenheit mit der Verlagerung haben wir
nur wenige Antworten erhalten. Daher sind nur Tendenzaussagen möglich.
Gründe für die Unzufriedenheit waren insbesondere die fehlende Servicequalität
(Bundesbehörden, Landesbehörden), eine zu hohe Erwartungshaltung gegenüber
den IT-Dienstleistungszentren (Bundesbehörden) und die Unterschätzung der Auswirkungen
auf die eigene Organisation (Landesbehörden). Großstädte nannten als Grund
vorrangig die verschobene Prioritätenlage innerhalb der Fachbehörde, gefolgt von dem
unterschätztem zeitlichen und personellen Aufwand.
Sind aus Ihrer Sicht die folgenden Gründe dafür relevant, dass Verlagerungen von IT-Dienstleistungen
an IT-DLZ nicht oder nur teilweise erfolgreich umgesetzt wurden? (Bundesbehörden 2019)
Sind aus Ihrer Sicht die folgenden Gründe dafür relevant, dass Verlagerungen von IT-Dienstleistungen
an IT-DLZ nicht oder nur teilweise erfolgreich umgesetzt wurden? (Länderbehörden 2019)
Trifft voll zu Trifft eher/teilweise zu Trifft eher nicht/gar nicht zu
Trifft voll zu Trifft eher/teilweise zu Trifft eher nicht/gar nicht zu
Bund
Das IT-DLZ konnte nicht die Servicequalität liefern,
die wir brauchen.
Wir haben den personellen Aufwand
unterschätzt.
Unsere Erwartungen an das
IT-Dienstleistungszentrum waren zu hoch.
In den letzten zwei Jahren haben sich in unserer
Fachbehörde die Prioritäten verschoben.
Wir haben den zeitlichen Aufwand
unterschätzt.
Wir haben den finanziellen Aufwand
unterschätzt.
Wir haben die Auswirkungen auf die eigene
Organisation unterschätzt.
Unsere Anforderungen waren nicht
klar genug definiert.
33 % 67 %
33 % 50 % 17 %
33 % 50 % 17 %
17 % 83 %
50 % 50 %
33 % 67 %
17 % 83 %
17 % 83 %
Land
Das IT-DLZ konnte nicht die Servicequalität liefern,
die wir brauchen.
Wir haben die Auswirkungen auf die eigene
Organisation unterschätzt.
Unsere Erwartungen an das
IT-Dienstleistungszentrum waren zu hoch.
Wir haben den personellen Aufwand
unterschätzt.
Wir haben den zeitlichen Aufwand
unterschätzt.
Unsere Anforderungen waren nicht
klar genug definiert.
Wir haben den finanziellen Aufwand
unterschätzt.
In den letzten zwei Jahren haben sich in unserer
Fachbehörde die Prioritäten verschoben.
40 % 53 %
27% 46 % 27 %
20 % 40 %
40 %
20 % 40 %
40 %
7 %
7 %
7 %
40 % 53 %
33 % 60 %
26 % 67 %
40 % 60 %
7 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes, bei denen eine 0% Verlagerung 20% an ein IT-DLZ 40% nicht oder 60% nur teilweise 80% erfolgreich 100%
war; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘; n = 6
Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder, bei denen eine 0% Verlagerung 20% an ein IT-DLZ 40% nicht oder 60% nur teilweise 80% erfolgreich 100%
war; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘; n = 15
32

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Welche Bereiche werden in den kommenden zwei Jahren an IT-DLZ verlagert?
Welche Bereiche werden Sie in den kommenden zwei Jahren sicher oder eher in die Hände von
IT-DLZ übergeben bzw. dort belassen? Welche eher oder sicher nicht? (Bundesbehörden 2019)
Für die künftige Verlagerung von Leistungen an IT-DLZ ergibt sich im Vergleich von
Bund, Ländern und Großstädten ein differenziertes Bild. Die Bundesebene wird mit einer
Erwartung von 50 % bis ca. 60 % vor allem infrastrukturnahe Leistungen, wie Netzbetrieb,
Mail-Server-Betrieb, Hardware/Software-Beschaffung und Storage-Leistungen
an IT-DLZ übergeben. Damit einher geht, dass mit einer Erwartung von 55 % die technische
Beratung ebenfalls beim IT-DLZ gesucht wird. Anwendungsnahe Beratungen und
Aufgaben, wie Entwicklung und Betrieb von Fachanwendungen, sind mit Erwartungen
zwischen 24 % und 32 % deutlich geringer im Fokus einer Verlagerung an IT-DLZ.
Sicher/Eher ja
Bund
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
Technische Beratung bei der Konzeption von IT-Projekten
Betreuung des Mail-Servers
Beschaffung von Hardware und Software
Storage und Archivierung
Methodische Beratung bei der Abwicklung von IT-Projekten
User Help Desk/Support
Betrieb ausgewählter Fachanwendungen*
Betrieb aller Fachanwendungen
Entwicklung der Fachanwendungen
59 %
55 %
52 %
50 %
50 %
43 %
37 %
32 %
27 %
24 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 29-30
* ‚Betrieb ausgewählter Fachanwendungen‘ konnte nur beantwortet werden, 0,000000% 7,777778%
wenn 15,555556%
‚Betrieb 23,333333%
aller 31,111111%
Fachanwendungen‘ 38,888889% 46,666667% 54,444444% 62,222222%
als ‚eher nicht/
sicher nicht‘ bewertet wurde
33

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Die Landesebene plant mehr Leistungen an IT-DLZ zu übergeben als die Bundesebene.
Die im Fokus stehenden Aufgaben sind jedoch ähnlich. Mit einer höheren Erwartung
zwischen 60 % und 70 % sollen auch infrastrukturnahe Leistungen, wie Netzbetrieb,
Mail-Server-Betrieb und Hardware/Software-Beschaffung übergeben werden. Die
Erwartungswerte zwischen 55 % und 57 % für Storage-Leistungen sowie technische
Beratung entsprechen in etwa denen auf Bundesebene. Eine Ausnahme auf Landesebene
ist der Bereich User Help Desk mit 56 % (Land) im Vergleich zu 37 % (Bund). Im
Vergleich zur Bundesebene zeigt sich auf Landesebene eine insgesamt bis etwa 20 %
höhere Tendenz zur Verlagerung von Leistungen an IT-DLZ.
Welche Bereiche werden Sie in den kommenden zwei Jahren sicher oder eher in die Hände von
IT-DLZ übergeben bzw. dort belassen? Welche eher oder sicher nicht? (Länderbehörden 2019)
Land
Sicher/Eher ja
Betreuung des Mail-Servers
Beschaffung von Hardware und Software
70 %
67 %
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
Technische Beratung bei der Konzeption von IT-Projekten
Methodische Beratung bei der Abwicklung von IT-Projekten
User Help Desk/Support
Storage und Archivierung
Betrieb ausgewählter Fachanwendungen*
Betrieb aller Fachanwendungen
Entwicklung der Fachanwendungen
67 %
57 %
57 %
56 %
55 %
44 %
41 %
35 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 91-98
* ‚Betrieb ausgewählter Fachanwendungen‘ konnte nur beantwortet werden, 0,000000% 7,777778%
wenn 15,555556%
‚Betrieb 23,333333%
aller 31,111111%
Fachanwendungen‘ 38,888889% 46,666667% 54,444444% 62,222222%
als ‚eher nicht/
sicher nicht‘ bewertet wurde
34

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Bei den Großstädten ist der Trend zur Verlagerung von Leistungen an IT-DLZ noch stärker
ausgeprägt als auf Bundes- und Landesebene. Mit einer Erwartung von 75 % soll auch
der Betrieb ausgewählter Fachanwendungen an IT-DLZ übergeben werden. Im Vergleich
zum Land mit 44 % und dem Bund mit 32 % ist für ausgewählte Fachanwendungen der
Wille der Großstädte etwa doppelt so groß, ausgewählte anwendungsnahe Leistungen
an IT-DLZ zu verlagern. Im infrastrukturnahen Bereich sind die Werte von 67 % und 71 %
für die Verlagerung von Storage-Leistungen sowie technischer Beratung mit dem hohen
Niveau auf Landesebene vergleichbar.
Welche Bereiche werden Sie in den kommenden zwei Jahren sicher oder eher in die Hände von
IT-DLZ übergeben bzw. dort belassen? Welche eher oder sicher nicht? (Großstädte 2019)
Großstadt
Sicher/Eher ja
Betrieb ausgewählter Fachanwendungen *
Technische Beratung bei der Konzeption von IT-Projekten
75 %
71 %
Storage und Archivierung
Entwicklung der Fachanwendungen
Methodische Beratung bei der Abwicklung von IT-Projekten
Betreuung des Mail-Servers
User Help Desk/Support
Beschaffung von Hardware und Software
Betrieb aller Fachanwendungen
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
67 %
60 %
52 %
52 %
52 %
43v%
43 %
38 %
Anteile in Prozent der befragten Großstädte ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 20-21
* ‚Betrieb ausgewählter Fachanwendungen‘ konnte nur beantwortet werden, 0,000000% 7,777778%
wenn 15,555556%
‚Betrieb 23,333333%
aller 31,111111%
Fachanwendungen‘ 38,888889% 46,666667% 54,444444% 62,222222%
als ‚eher nicht/
sicher nicht‘ bewertet wurde (n=12).
35

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Welche Bereiche werden Sie in den kommenden zwei Jahren sicher oder eher in die Hände von
IT-DLZ übergeben bzw. dort belassen? Welche eher oder sicher nicht? (Bundesbehörden im
Vergleich 2015/2017/2019)
Welche Bereiche werden Sie in den kommenden zwei Jahren sicher oder eher in die Hände von
IT-DLZ übergeben bzw. dort belassen? Welche eher oder sicher nicht? (Länderbehörden im
Vergleich 2015/2017/2019)
Sicher / Eher ja
2019
Sicher / Eher ja
2017
Sicher / Eher ja
2015
Sicher / Eher ja
2019
Sicher / Eher ja
2017
Sicher / Eher ja
2015
Bund
Land
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
Technische Beratung bei der Konzeption von
IT-Projekten
Betreuung des Mail-Servers
Storage und Archivierung
Beschaffung von Hardware und Software
Methodische Beratung bei der Abwicklung von
IT-Projekten
User Help Desk/Support
Betrieb ausgewählter Fachanwendungen*
Betrieb aller Fachanwendungen
Entwicklung der Fachanwendungen
k. A.
k. A.
k. A.
39 %
59 %
65 %
55 %
68 %
57 %
52 %
65 %
45 %
50 %
50 %
50 %
65 %
43 %
43 %
37 %
35 %
27 %
32 %
27 %
27 %
29 %
24 %
23 %
36 %
48 %
71 %
Betreuung des Mail-Servers
Beschaffung von Hardware und Software
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
Technische Beratung bei der Konzeption von
IT-Projekten
Methodische Beratung bei der Abwicklung von
IT-Projekten
User Help Desk/Support
Storage und Archivierung
Betrieb ausgewählter Fachanwendungen*
Betrieb aller Fachanwendungen
Entwicklung der Fachanwendungen
k. A.
k. A.
k. A.
70 %
68 %
73 %
67 %
60 %
65 %
57 %
60 %
53 %
57 %
48 %
41 %
56 %
47 %
47 %
44 %
43 %
67 %
69 %
70 %
55 %
66 %
41 %
56 %
35 %
38 %
39 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 22-23 (2015), n = 30-31 (2017), n =29-30 (2019)
* ‚Betrieb ausgewählter Fachanwendungen‘ nur, wenn ‚Betrieb aller Fachanwendungen‘ ‚eher nicht/sicher nicht‘
0,000000% 11,111111% 22,222222% 33,333333% 44,444444% 55,555556% 66,666667% 77,777778% 88,888889% 100,000000%
Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 73-76 (2015), n = 85-89 (2017), n =91-98 (2019)
* ‚Betrieb ausgewählter Fachanwendungen‘ nur, wenn ‚Betrieb aller Fachanwendungen‘ ‚eher nicht/sicher nicht‘
0,000000% 11,111111% 22,222222% 33,333333% 44,444444% 55,555556% 66,666667% 77,777778% 88,888889% 100,000000%
36

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Welche Bereiche werden Sie in den kommenden zwei Jahren sicher oder eher in die Hände
von IT-DLZ übergeben bzw. dort belassen? Welche eher oder sicher nicht? (Großstädte im
Vergleich 2015/2017/2019)
Sicher / Eher ja
2019
Sicher / Eher ja
2017
Sicher / Eher ja
2015
Großstadt
Betrieb ausgewählter Fachanwendungen*
Technische Beratung bei der Konzeption von
IT-Projekten
Storage und Archivierung
Entwicklung der Fachanwendungen
User Help Desk/Support
Betreuung des Mail-Servers
Methodische Beratung bei der Abwicklung von
IT-Projekten
Betrieb aller Fachanwendungen
Beschaffung von Hardware und Software
Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur
k. A.
k. A.
k. A.
27 %
27 %
42 %
75 %
71 %
60 %
64 %
67 %
60 %
60 %
53 %
73 %
52 %
45 %
52 %
45 %
36 %
43 %
40 %
52 %
58 %
64 %
43 %
50 %
36 %
38 %
55 %
Anteile in Prozent der befragten Großstädte; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 11 (2015), n = 19-20 (2017), n =20-21 (2019)
* ‚Betrieb ausgewählter Fachanwendungen‘ nur, wenn ‚Betrieb aller Fachanwendungen‘ ‚eher nicht/sicher nicht‘
0,000000% 11,111111% 22,222222% 33,333333% 44,444444% 55,555556% 66,666667% 77,777778% 88,888889% 100,000000%
37

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Welche Ziele werden mit der Verlagerung von Leistungen an ein
IT-DLZ verfolgt?
Welche Ziele verfolgen Sie mit der Auslagerung von Leistungen an ein IT-DLZ?
(Bundesbehörden 2019)
In der IT werden Leistungen in IT-DLZ verlagert, um die größten IT-Herausforderungen
zu bewältigen. Dementsprechend lauten die drei Top-Ziele auf den Ebenen von
Bundesbehörden, Landesbehörden und Großstädten:
• IT-Sicherheit steigern:
Top 1 bei Bundesbehörden, Landesbehörden und Großstädten
• Prozessoptimierung, Standardisierung, Automatisierung:
Top 2 bei Bundesbehörden, Top 3 bei Landesbehörden und Großstädten
• Konzentration auf Kernaufgaben:
Top 2 bei Landesbehörden und Großstädten, Top 4 bei Bundesbehörden
Bund
Zentrales Ziel
Wichtiges Ziel
Erhöhung der IT-Sicherheit
Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung
und Automatisierung
Bestimmte Services sind sehr schnell
verfügbar, wenn ich sie brauche
Konzentration auf unsere Kernaufgaben
Die Services können individuell auf
mich zugeschnitten werden
Höhere Innovationskraft
60 % 35 %
35 % 55 %
32 % 42 %
30 %
60 %
20 % 40 %
15 % 40 %
Kostensenkung
Verbesserung der Bürgerservices /
Schnellere Reaktionszeiten
10 %
10 %
45 %
40 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes, in denen Leistungen 0% ganz 20% oder teilweise 40% durch ein 60% IT-DLZ erbracht 80% 100%
werden, n = 19-20
38

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Welche Ziele verfolgen Sie mit der Auslagerung von Leistungen an ein IT-DLZ?
(Länderbehörden 2019)
Welche Ziele verfolgen Sie mit der Auslagerung von Leistungen an ein IT-DLZ?
(Großstädte 2019)
Zentrales Ziel
Wichtiges Ziel
Zentrales Ziel
Wichtiges Ziel
Land
Großstadt
Erhöhung der IT-Sicherheit
62 % 32 %
Erhöhung der IT-Sicherheit
63 % 13 %
Konzentration auf unsere Kernaufgaben
48 % 37 %
Konzentration auf unsere Kernaufgaben
44 % 19 %
Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung
und Automatisierung
37 % 41 %
Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung
und Automatisierung
38 % 50 %
Kostensenkung
28 %
44 %
Höhere Innovationskraft
31 %
38 %
Verbesserung der Bürgerservices /
Schnellere Reaktionszeiten
Bestimmte Services sind sehr schnell
verfügbar, wenn ich sie brauche
28 %
23 %
40 %
41 %
Bestimmte Services sind sehr schnell
verfügbar, wenn ich sie brauche
Verbesserung der Bürgerservices /
Schnellere Reaktionszeiten
31 %
25 %
19 %
31 %
Höhere Innovationskraft
22 %
44 %
Kostensenkung
25 %
25 %
Die Services können individuell auf
mich zugeschnitten werden
10 %
30 %
Die Services können individuell auf
mich zugeschnitten werden
6 % 13 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder, in denen Leistungen 0% ganz 20% oder teilweise 40% durch ein IT-DLZ 60% erbracht 80% werden, 100% Anteile in Prozent der befragten Großstädte, in denen Leistungen ganz oder 0% teilweise 20% durch ein IT-DLZ 40% erbracht 60% werden, n 80% = 16 100%
n = 115-123
39

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Im Vergleich zu den Vorjahren ist das Ziel Kostensenkung niedriger bewertet: Der Wert
sank bei den Bundesbehörden von 39 % 2015 auf 10 % 2019, bei den Landesbehörden
von 33 % 2015 auf 28 % 2019 und bei den Großstädten von 78 % 2015 auf 25 % 2019.
Die Verlagerung von Leistungen an IT-DLZ betrachten also vor allem Bundesbehörden
und Großstädte weniger als Mittel der reinen Kostensenkung.
Welche Ziele verfolgen Sie mit der Auslagerung von Leistungen an ein IT-DLZ?
(Bundesbehörden im Vergleich 2015/2017/2019)
Zentrales Ziel
2019
Zentrales Ziel
2017
Zentrales Ziel
2015
Im Fokus stehen primär die Themen IT-Sicherheit, Standardisierung und Automatisierung
sowie Innovationskraft und Verbesserung der Bürgerservices. Wichtig geworden ist die
Fähigkeit, Prozessleistungen durch Standardisierung und Automatisierung zu verbessern
– vor allem auf Landesebene: 37 % der befragten Landesbehörden gaben dies 2019 als
zentrales Ziel an, 2015 waren es noch 25 %. Bei den Bundesbehörden ist die Veränderung
gegenüber 2015 nicht signifikant, dennoch rangiert die Verbesserung der Prozessleistungen
als zentrales Ziel für 35 % der Behörden auf Platz 2. Die Konzentration auf Kernaufgaben
kommt bei Landesbehörden und Großstädten auf Platz 2, bei den Bundesbehörden
liegt sie aber nur auf dem vierten Platz.
Die Erhöhung der IT-Sicherheit steht auf allen Ebenen hinweg an erster Stelle der Ziele,
welche die Behörden mit der Konsolidierung verfolgen. Allerdings hat sich die Bewertung
verändert: Bei den Landesbehörden ist ihre Bedeutung von 49 % 2015 auf 62 % 2019
gestiegen. Bei den Bundesbehörden ist die Veränderung wenig signifikant (2015:
56 %, 2019: 60 %) und für die Großstädte ist die Bedeutung sogar von 78 % 2015 auf
63 % 2019 gesunken.
Bund
Erhöhung der IT-Sicherheit
Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung
und Automatisierung
Bestimmte Services sind sehr schnell
verfügbar, wenn ich sie brauche
Konzentration auf unsere Kernaufgaben
Die Services können individuell auf
mich zugeschnitten werden
Höhere Innovationskraft
Kostensenkung
Verbesserung der Bürgerservices /
Schnellere Reaktionszeiten
k. A.
k. A.
20 %
18 %
35 %
32 %
33 %
32 %
28 %
30 %
15 %
26 %
22 %
10 %
10 %
11 %
17 %
32 %
39 %
60 %
53 %
56 %
53 %
44 %
Anteile in Prozent der Institutionen des Bundes, in denen Leistungen ganz oder teilweise durch ein IT-DLZ erbracht werden; ohne ‚weiß
nicht/keine Angabe‘, n = 18 (2015). n = 18-19 (2017). n = 19-20 (2019).
0,000000% 8,888889% 17,777778% 26,666667% 35,555556% 44,444444% 53,333333% 62,222222% 71,111111%
40

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Welche Ziele verfolgen Sie mit der Auslagerung von Leistungen an ein IT-DLZ?
(Länderbehörden im Vergleich 2015/2017/2019)
Welche Ziele verfolgen Sie mit der Auslagerung von Leistungen an ein IT-DLZ?
(Großstädte im Vergleich 2015/2017/2019)
Zentrales Ziel
2019
Zentrales Ziel
2017
Zentrales Ziel
2015
Zentrales Ziel
2019
Zentrales Ziel
2017
Zentrales Ziel
2015
Land
Großstadt
Erhöhung der IT-Sicherheit
Konzentration auf unsere Kernaufgaben
Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung
und Automatisierung
Kostensenkung
Verbesserung der Bürgerservices /
Schnellere Reaktionszeiten
Bestimmte Services sind sehr schnell
verfügbar, wenn ich sie brauche
Höhere Innovationskraft
Die Services können individuell auf
mich zugeschnitten werden
k. A.
10 %
10 %
k. A.
37 %
25 %
25 %
28 %
30 %
33 %
28 %
21 %
19 %
23 %
29 %
22 %
16 %
16 %
62 %
56 %
49 %
48 %
48 %
51 %
Erhöhung der IT-Sicherheit
Konzentration auf unsere Kernaufgaben
Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung
und Automatisierung
Höhere Innovationskraft
Bestimmte Services sind sehr schnell
verfügbar, wenn ich sie brauche
Verbesserung der Bürgerservices /
Schnellere Reaktionszeiten
Kostensenkung
Die Services können individuell auf
mich zugeschnitten werden
k. A.
6 %
8 %
k. A.
15 %
44 %
31 %
38 %
33 %
31 %
31 %
33 %
31 %
25 %
25 %
38 %
25 %
38 %
56 %
63 %
67 %
77 %
78 %
78 %
Anteile in Prozent der Institutionen der Länder, in denen Leistungen ganz oder teilweise durch ein IT-DLZ erbracht werden; ohne ‚weiß
nicht/keine Angabe‘, n = 70-72 (2015). n = 80-82(2017). 2019: n = 115-123
0,000000% 8,888889% 17,777778% 26,666667% 35,555556% 44,444444% 53,333333% 62,222222% 71,111111%
Anteile in Prozent der befragten Großstädte, in denen Leistungen ganz oder teilweise durch ein IT-DLZ erbracht werden; ohne ‚weiß
nicht/keine Angabe‘, n = 9 (2015). n = 12-13 (2017). n = 16 (2019)
0,000000% 8,888889% 17,777778% 26,666667% 35,555556% 44,444444% 53,333333% 62,222222% 71,111111%
41

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Erfüllt das IT-DLZ die genannten Ziele?
Inwiefern erfüllt Ihr IT-DLZ die genannten Ziele zu Ihrer Zufriedenheit? Sind Sie mit der
Zielerreichung voll zufrieden, teilweise zufrieden oder unzufrieden? (Bundesbehörden 2019)
In den befragten Bundesbehörden erzielen die Themen Erhöhung der IT-Sicherheit mit
88 % voller und teilweiser Zufriedenheit sowie Standardisierung mit 87 % die höchsten
Werte. Den niedrigsten Zufriedenheitswert erreicht der Bereich Services. Sowohl die
Frage nach dem individuellen Zuschnitt der Services als auch nach der Verbesserung des
Bürgerservice wird tendenziell negativ bewertet. Keine der befragten Bundesbehörden
war mit der Individualisierung der Services voll zufrieden; immerhin waren 60 % teilweise
zufrieden; Unzufriedenheit äußerten 40 %.
Bund
Voll zufrieden
Teilweise zufrieden
Erhöhung der IT-Sicherheit
Bestimmte Services sind sehr schnell
verfügbar, wenn ich sie brauche
Konzentration auf unsere Kernaufgaben
Verbesserung der Bürgerservices /
Schnellere Reaktionszeiten
Höhere Innovationskraft
Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung
und Automatisierung
Kostensenkung
Die Services können individuell auf
mich zugeschnitten werden
35 % 53 %
25 % 58 %
25 % 56 %
25 % 38 %
22 %
19 %
56 %
69 %
75 %
60 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes, in denen Leistungen 0% ganz oder 20% teilweise 40% durch ein IT-DLZ 60% erbacht 80% werden und 100%
entsprechende Aspekte ein zentrales oder wichtiges Ziel darstellen, n = 19-20
42

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Die Landesbehörden geben der Erhöhung der IT-Sicherheit mit 99 % die höchste Zufriedenheitswertung.
Auf Platz zwei liegt anders als auf Bundesebene die Verbesserung
des Bürgerservice mit 85 % voller oder teilweiser Zufriedenheit. Ebenso hoch ist die
Zufriedenheit mit der Konzentration auf Kernaufgaben.
Am wenigsten zufrieden sind die befragten Landesbehörden mit der erreichten Kostensenkung.
Nur 12 % geben hier an, voll zufrieden zu sein; 35 % sind unzufrieden.
Inwiefern erfüllt Ihr IT-DLZ die genannten Ziele zu Ihrer Zufriedenheit? Sind Sie mit der
Zielerreichung voll zufrieden, teilweise zufrieden oder unzufrieden? (Länderbehörden 2019)
Land
Voll zufrieden
Teilweise zufrieden
Erhöhung der IT-Sicherheit
Konzentration auf unsere Kernaufgaben
Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung
und Automatisierung
Die Services können individuell auf
mich zugeschnitten werden
Höhere Innovationskraft
Verbesserung der Bürgerservices /
Schnellere Reaktionszeiten
Bestimmte Services sind sehr schnell
verfügbar, wenn ich sie brauche
Kostensenkung
58 % 41 %
41 % 43 %
23 % 56 %
23 %
20 %
16 %
15 %
12 %
53 %
43 %
59 %
69 %
58 %
Inwiefern erfüllt Ihr IT-DLZ die genannten Ziele zu Ihrer Zufriedenheit? Sind Sie mit der
Zielerreichung voll zufrieden, teilweise zufrieden oder unzufrieden? (Großstädte 2019)
Großstadt
Voll zufrieden
Teilweise zufrieden
Erhöhung der IT-Sicherheit
Die Services können individuell auf
mich zugeschnitten werden
Konzentration auf unsere Kernaufgaben
Bestimmte Services sind sehr schnell
verfügbar, wenn ich sie brauche
Höhere Innovationskraft
Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung
und Automatisierung
Verbesserung der Bürgerservices /
Schnellere Reaktionszeiten
Kostensenkung
10 %
58 % 33 %
33 % 67 %
30 % 70 %
25 %
50 %
77 %
100 %
88 %
75 %
Anteile in Prozent der befragten Großstädte, in denen Leistungen ganz oder 0% teilweise 20% durch ein IT-DLZ 40% erbacht 60% werden und 80% 100%
entsprechende Aspekte ein zentrales oder wichtiges Ziel darstellen, n = 3-13
8 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder, in denen Leistungen 0% ganz 20% oder teilweise 40% durch ein IT-DLZ 60% erbacht 80% werden und 100%
entsprechende Aspekte ein zentrales oder wichtiges Ziel darstellen, n = 30-74
43

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Inwiefern erfüllt Ihr IT-DLZ die genannten Ziele zu Ihrer Zufriedenheit? Sind Sie mit der
Zielerreichung voll zufrieden, teilweise zufrieden oder unzufrieden? (Bundesbehörden im
Vergleich 2015/2017/2019)
Inwiefern erfüllt Ihr IT-DLZ die genannten Ziele zu Ihrer Zufriedenheit? Sind Sie mit der
Zielerreichung voll zufrieden, teilweise zufrieden oder unzufrieden? (Länderbehörden im
Vergleich 2015/2017/2019)
Voll zufrieden
2019
Voll zufrieden
2017
Voll zufrieden
2015
Voll zufrieden
2019
Voll zufrieden
2017
Voll zufrieden
2015
Bund
Erhöhung der IT-Sicherheit
Bestimmte Services sind sehr schnell
verfügbar, wenn ich sie brauche
Konzentration auf unsere Kernaufgaben
Verbesserung der Bürgerservices /
Schnellere Reaktionszeiten
Höhere Innovationskraft
Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung
und Automatisierung
Kostensenkung
Die Services können individuell auf
mich zugeschnitten werden
k. A.
0 %
0 %
0 %
0 %
k. A.
17 %
13 %
11 %
25 %
29 %
35 %
50 %
44 %
25 %
33 %
33 %
25 %
22 %
19 %
20 %
25 %
33 %
50 %
Land
Erhöhung der IT-Sicherheit
Konzentration auf unsere Kernaufgaben
Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung
und Automatisierung
Die Services können individuell auf
mich zugeschnitten werden
Höhere Innovationskraft
Verbesserung der Bürgerservices /
Schnellere Reaktionszeiten
Bestimmte Services sind sehr schnell
verfügbar, wenn ich sie brauche
Kostensenkung
k. A.
k. A.
9 %
23 %
22 %
23 %
13 %
20 %
14 %
14 %
16 %
17 %
12 %
15 %
12 %
18 %
5 %
41 %
45 %
48 %
38 %
58 %
53 %
65 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes, in denen Leistungen ganz oder teilweise durch ein IT-DLZ erbacht werden
und entsprechende Aspekte ein zentrales oder wichtiges Ziel darstellen, n = 6-10 (2015), n = 2-10 (2017), n = 8-17 (2019)
0,000000% 7,777778% 15,555556% 23,333333% 31,111111% 38,888889% 46,666667% 54,444444% 62,222222%
Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder, in denen Leistungen ganz oder teilweise durch ein IT-DLZ erbacht werden und
entsprechende Aspekte ein zentrales oder wichtiges Ziel darstellen, n = 34-50 (2015), n = 31-65 (2017), n = 30-74 (2019)
0,000000% 7,777778% 15,555556% 23,333333% 31,111111% 38,888889% 46,666667% 54,444444% 62,222222%
44

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Inwiefern erfüllt Ihr IT-DLZ die genannten Ziele zu Ihrer Zufriedenheit? Sind Sie mit der
Zielerreichung voll zufrieden, teilweise zufrieden oder unzufrieden? (Großstädte
im Vergleich 2015/2017/2019)
Voll zufrieden
2019
Voll zufrieden
2017
Voll zufrieden
2015
Großstadt
Erhöhung der IT-Sicherheit
Die Services können individuell auf
mich zugeschnitten werden
Konzentration auf unsere Kernaufgaben
Bestimmte Services sind sehr schnell
verfügbar, wenn ich sie brauche
Höhere Innovationskraft
Prozessverbesserung, z.B. durch Standardisierung
und Automatisierung
Verbesserung der Bürgerservices /
Schnellere Reaktionszeiten
Kostensenkung
33 %
17 %
k. A.
k. A.
0 %
10 %
14 %
30 %
33 %
25 %
25 %
8 %
13 %
29 %
0 %
11 %
14 %
36 %
33 %
43 %
58 %
64 %
60 %
86 %
Anteile in Prozent der befragten Großstädte, in denen Leistungen ganz oder teilweise durch ein IT-DLZ erbacht werden und
entsprechende Aspekte ein zentrales oder wichtiges Ziel darstellen, n = 6-7 (2015), n = 6-11 (2017), n = 3-13 (2019)
0,000000% 11,111111% 22,222222% 33,333333% 44,444444% 55,555556% 66,666667% 77,777778% 88,888889%
45

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Welche Faktoren erschweren die Verlagerung von IT-Leistungen an ein IT-DLZ?
Welche Faktoren erschweren derzeit aus Sicht Ihrer Fachbehörde die Verlagerung von
IT-Leistungen an ein IT-DLZ? (Bundesbehörden 2019)
Die Frage nach den Hindernissen bei der Verlagerung von IT-Dienstleistungen liefert
ähnliche Ergebnisse auf allen Verwaltungsebenen.
Entscheidendes Hemmnis
Wichtiges Hemmnis
Die Bundesbehörden geben die richtige Priorisierung der Anforderungen zu 77 % als
entscheidendes oder wichtiges Hemmnis an. Mit 73 % folgt die unklare Kommunikation
zwischen Behörden.
Nur wenige Befragte sehen fehlende IT-und Prozessstandards als Hindernis bei der
Verlagerung von IT-Leistungen. Der fehlende Nachweis der Wirtschaftlichkeit ist das
niedrigste Verlagerungshindernis.
Bund
Bedenken im Hinblick darauf, ob meine Anforderungen
mit der richtigen Priorität bearbeitet werden
Unzureichendes Fach-Know-how beim IT-DLZ
Unklare Koordination zwischen Behörden
Bedenken hinsichtlich der Innovationsfähigkeit
37 % 40 %
34 % 28 %
33 % 40 %
30 % 17 %
Fehlende Service-Level-Agreements
Fehlende Produkt- und Servicekataloge
Fehlendes Lösungsangebot
Bedenken im Hinblick auf die IT-Sicherheit
Unzureichende Servicequalität
Fehlende Verrechnungsmodelle
28 %
28 %
25 %
23 %
22 %
21 %
31 %
28 %
36 %
27 %
37 %
31 %
Fehlende IT- und Prozess-Standards
Fehlender Nachweis der Wirtschaftlichkeit
14 %
4 %
29 %
25 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 27-30
0% 20% 40% 60% 80% 100%
46

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Die Landesbehörden führen ähnliche wesentliche Hindernisse wie die Bundesebene an:
Bedenken gibt es mit 69 % ebenfalls bezüglich der Anforderungs-Priorisierung. Auffällig
ist bei den Landesbehörden mit 71 % das fehlende Lösungsangebot der IT-DLZ. Als
weitere wichtige Hemmnisse sehen sie mit 65 % die unklare Koordination zwischen
Behörden und mit 62 % die unzureichende Servicequalität.
.
Auch die Großstädte sehen die Anforderungs-Priorisierung als wichtigstes Hemmnis;
90 % der Befragten stufen dies als entscheidend oder wichtig ein. Unzureichende
Service-Qualität und mangelndes Lösungsangebot folgen mit jeweils 85 %.
Welche Faktoren erschweren derzeit aus Sicht Ihrer Fachbehörde die Verlagerung von
IT-Leistungen an ein IT-DLZ? (Länderbehörden 2019)
Welche Faktoren erschweren derzeit aus Sicht Ihrer Fachbehörde die Verlagerung von
IT-Leistungen an ein IT-DLZ? (Großstädte 2019)
Entscheidendes Hemmnis
Wichtiges Hemmnis
Entscheidendes Hemmnis
Wichtiges Hemmnis
Land
Bedenken im Hinblick darauf, ob meine Anforderungen
mit der richtigen Priorität bearbeitet werden
25 % 44 %
Großstadt
Fehlendes Lösungsangebot
45 % 40 %
Unzureichende Servicequalität
24 % 38 %
Unzureichende Servicequalität
30 % 55 %
Unklare Koordination zwischen Behörden
20 % 45 %
Bedenken im Hinblick auf die IT-Sicherheit
30 % 15 %
Fehlendes Lösungsangebot
18 % 53 %
Bedenken im Hinblick darauf, ob meine Anforderungen
mit der richtigen Priorität bearbeitet werden
25 % 65 %
Fehlender Nachweis der Wirtschaftlichkeit
17 %
23 %
Unzureichendes Fach-Know-how beim IT-DLZ
21 %
26 %
Unzureichendes Fach-Know-how beim IT-DLZ
14 %
34 %
Unklare Koordination zwischen Behörden
20 %
40 %
Fehlende Produkt- und Servicekataloge
10 %
32 %
Fehlende IT- und Prozess-Standards
17 %
33 %
Bedenken hinsichtlich der Innovationsfähigkeit
7 %
42 %
Fehlende Produkt- und Servicekataloge
16 %
47 %
Fehlende IT- und Prozess-Standards
7 %
32 %
Bedenken hinsichtlich der Innovationsfähigkeit
15 %
60 %
Fehlende Service-Level-Agreements
6 %
29 %
Fehlende Service-Level-Agreements
11 %
53 %
Bedenken im Hinblick auf die IT-Sicherheit
6 %
16 %
Fehlender Nachweis der Wirtschaftlichkeit
6 %
47 %
Fehlende Verrechnungsmodelle
3 %
9 %
Fehlende Verrechnungsmodelle
6 %
33 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 89-97
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Anteile in Prozent der befragten Großstädte; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n= 17 - 20
0% 20% 40% 60% 80% 100%
47

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Welche Faktoren erschweren derzeit aus Sicht Ihrer Fachbehörde die Verlagerung von
IT-Leistungen an ein IT-DLZ? (Bundesbehörden im Vergleich 2015/2017/2019)
Welche Faktoren erschweren derzeit aus Sicht Ihrer Fachbehörde die Verlagerung von
IT-Leistungen an ein IT-DLZ? (Länderbehörden im Vergleich 2015/2017/2019)
Entscheidendes
Hemmnis 2019
Entscheidendes
Hemmnis 2017
Entscheidendes
Hemmnis 2015
Entscheidendes
Hemmnis 2019
Entscheidendes
Hemmnis 2017
Entscheidendes
Hemmnis 2015
Bund
Bedenken im Hinblick darauf, ob meine Anforderungen
mit der richtigen Priorität bearbeitet werden
Unzureichendes Fach-Know-how beim IT-DLZ
k. A.
37 %
45 %
34 %
Land
Bedenken im Hinblick darauf, ob meine Anforderungen
mit der richtigen Priorität bearbeitet werden
Unzureichende Servicequalität
k. A.
k. A.
k. A.
25 %
29 %
24 %
Unklare Koordination zwischen Behörden
Bedenken hinsichtlich der Innovationsfähigkeit
Fehlende Service-Level-Agreements
Fehlende Produkt- und Servicekataloge
Fehlendes Lösungsangebot
19 %
22 %
33 %
33 %
39 %
30%
7 %
22 %
28 %
27 %
14 %
28 %
37 %
14 %
25 %
37 %48
%
Unklare Koordination zwischen Behörden
Fehlendes Lösungsangebot
Fehlender Nachweis der Wirtschaftlichkeit
Unzureichendes Fach-Know-how beim IT-DLZ
Fehlende Produkt- und Servicekataloge
20 %
27 %
32 %
18 %
21 %
23 %
17 %
16 %
25 %
14 %
18%
17 %
10 %
7 %
12 %
Bedenken im Hinblick auf die IT-Sicherheit
Unzureichende Servicequalität
Fehlende Verrechnungsmodelle
7 %
k. A.
k. A.
23 %
30 %
22 %
21 %
17 %
30 %
Bedenken hinsichtlich der Innovationsfähigkeit
Fehlende IT- und Prozess-Standards
Fehlende Service-Level-Agreements
7 %
10 %16
%
7 %
14 %
15 %
6 %
9 %14
%
Fehlende IT- und Prozess-Standards
14 %
17 %
13 %
Bedenken im Hinblick auf die IT-Sicherheit
6 %
10 %16
%
Fehlender Nachweis der Wirtschaftlichkeit
4 %
17 %
Fehlende Verrechnungsmodelle
Anteile in Prozent der befragten Institutionen des Bundes; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 22-23 (2015), n = 27-30 (2017),
n = 27-30 (2019)
0,000000% 8,888889% 17,777778% 26,666667% 35,555556% 44,444444% 53,333333% 62,222222% 71,111111%
22 %
0,000000%
3%
8 %11
%
Anteile in Prozent der befragten Institutionen der Länder; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 72-75 (2015), n = 85-91 (2017),
n = 89-97 (2019)
8,888889% 17,777778% 26,666667% 35,555556% 44,444444% 53,333333% 62,222222% 71,111111%
48

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Welche Faktoren erschweren derzeit aus Sicht Ihrer Fachbehörde die Verlagerung von
IT-Leistungen an ein IT-DLZ? (Großstädte im Vergleich 2015/2017/2019)
Wie waren Ihre bisherigen Erfahrungen mit der IT-Konsolidierung Bund?
Entscheidendes
Hemmnis 2019
Entscheidendes
Hemmnis 2017
Entscheidendes
Hemmnis 2015
Wir haben die Bundesbehörden befragt, ob sie selbst von der IT-Konsolidierung Bund betroffen
gewesen sind und welche Erfahrungen sie mit den Aktivitäten bzw. der Mitwirkung
an der IT-Konsolidierung Bund gemacht haben.
Großstadt
Fehlendes Lösungsangebot
Unzureichende Servicequalität
Bedenken im Hinblick auf die IT-Sicherheit
11 %
27 %
30 %
k. A.
k. A.
30 %
21 %
36 %
45 %
Keine Berührungspunkte mit der IT-Konsolidierung Bund haben 27 % der Befragten.
40 % der Bundesbehörden haben allerdings eine Zusammenarbeit mit dem ITZBund fest
eingeplant und 33 % haben schon Teile ihrer eigenen IT zum ITZBund verlagert.
Im Vergleich zu den Ergebnissen des Jahres 2017 zeigen sich nur leichte Verschiebungen.
Die Anzahl der nicht Betroffenen ist um 4 % leicht gesunken.
Bedenken im Hinblick darauf, ob meine Anforderungen
mit der richtigen Priorität bearbeitet werden
Unzureichendes Fach-Know-how beim IT-DLZ
Unklare Koordination zwischen Behörden
Fehlende IT- und Prozess-Standards
Fehlende Produkt- und Servicekataloge
Bedenken hinsichtlich der Innovationsfähigkeit
Fehlende Service-Level-Agreements
Fehlender Nachweis der Wirtschaftlichkeit
Fehlende Verrechnungsmodelle
25 %
16 %
k. A.
21 %
11 %
18 %
20 %
5 %
0 %
17 %
11 %
18 %
16 %
Anteile in Prozent der befragten Großstädte; ohne ‚weiß nicht/keine Angabe‘, n = 11 (2015), n = 18-19 (2017), n = 17-20 (2019)
0 %
18 %
15 %
11 %
18 %
11 %
11 %
18 %
6 %
16 %
18 %
6 %
0 %
18%
0,000000% 8,888889% 17,777778% 26,666667% 35,555556% 44,444444% 53,333333% 62,222222% 71,111111%
Inwiefern sind Sie von der bisherigen IT-Konsolidierung Bund betroffen? (im Vergleich
2017/2019 – nur Bundesbehörden)
33 %
29 %
2019
2017
42 %
29 %
40 %
27 %
Wir sind bisher nicht
betroffen.
Wir haben die Zusammenarbeit
mit dem ITZBund schon
geplant.
Wir haben schon Teile der IT
zum ITZBund verlagert.
Anteile in Prozent der befragten Institutionen auf Bundesebene, n = 31 (2017), n = 30 (2019)
49

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Die Erfahrungen der Bundesbehörden mit der IT-Konsolidierung Bund haben sich im
Laufe der vergangenen Jahre deutlich verändert. War im Jahre 2017 die Haltung der
befragten Bundesbehörden sehr negativ, hat sich 2019 die Beurteilung der IT-Konsolidierung
erheblich verbessert. Der Anteil der Bundesbehörden mit eher negativen Erfahrungen
(45 %, 2017) ist stark gesunken. Im Jahr 2019 beurteilen nur noch 23 % der befragten
Bundesbehörden die IT-Konsolidierung negativ.
Im selben Maße zugenommen hat die Anzahl der Bundesbehörden, die über neutrale
Erfahrungen mit der IT-Konsolidierung berichten.
Wie im Jahr 2017 liegt der Anteil der positiven bzw. eher positiven Erfahrungen bei 27 %.
Wie waren Ihre bisherigen Erfahrungen mit der IT-Konsolidierung Bund? (Vergleich
2017/2019 – nur Bundesbehörden)
23 %
45 %
2019
5 %
5 %
2017
27 %
27 %
Wir haben bisher keine
Erfahrung.
Postitiv oder eher positiv
Neutral
23 %
45 %
Negativ oder eher negativ
Anteile in Prozent der befragten Institutionen auf Bundesebene, die von der IT-Konsolidierung betroffen sind, n = 22 (2017), n = 22 (2019)
50

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger
Wie ist der Stand der Umsetzung der Dienste der gemeinsamen IT des Bundes?
Wie ist der Stand der Umsetzung für die folgenden Dienste im Rahmen der Gemeinsamen IT
des Bundes? (2019 – nur Bundesbehörden)
Im Rahmen der IT-Konsolidierung Bund befinden sich zahlreiche Maßnahmen der Betriebs-
und Dienste-Konsolidierung bereits in der Umsetzungs- bzw. Pilotierungsphase.
Daher haben wir in diesem Jahr erstmals den Stand der Umsetzung bei den beteiligten
Bundesbehörden erfragt.
Umsetzung ist
bereits erfolgt
Umsetzung ist
nicht geplant
Umsetzung ist geplant für
die nächsten zwei Jahre
Nicht relevant
Umsetzung ist geplant
bis 2025
Den Spitzenplatz in Sachen Umsetzung bei den IT-Diensten nimmt die Konsolidierung
der Personalverwaltungssysteme (PVS) ein. Von den befragten Behörden gaben 32 %
an, die Personalverwaltungssysteme bereits konsolidiert zu haben. Danach folgen die
Einführung des Digitales Zwischenarchivs mit 18 % und nahezu gleichauf der Einsatz
standardisierter Clients (15 %) sowie die Nutzung einer übergreifenden Kollaborationsplattform
(14 %).
In Summe ergeben die Kategorien „Umsetzung ist bereits erfolgt“, „Umsetzung ist geplant
für die nächsten zwei Jahre“ und „Umsetzung ist geplant bis 2025“, dass der überwiegende
Teil der Behörden (durchschnittlich 87 %) fünf der sieben abgefragten Dienste
eingeführt hat bzw. einführt. Die präferierten Dienste sind „Einführung der E-Akte Bund“
(90 %) und die Nutzung des Standard-Clients (90 %).
Bemerkenswert ist: Von den befragten Behörden planen 37 % nicht die Nutzung des
sicherheitsrelevanten Dienstes „übergreifendes Identitätsmanagementsystem“ bzw.
sehen dies als nicht relevant an.
Konsolidierung des Personalverwaltungssystems
Einführung des digitalen Zwischenarchivs
Nutzung des Standard-Clients
Nutzung der übergreifenden
Kollaborationsplattform (Social Intranet)
Nutzung des übergreifenden
Identitätsmanagementsystems
Nutzung der Bundescloud
Einführung des Basisdienst E-Akte
32 % 36 % 18 % 5 % 9 %
18 % 23 % 41 % 12 % 6 %
15 % 50 % 25 % 10 %
14 % 28 % 43 % 10 % 5 %
5 % 37 % 21 % 21 % 16 %
5 % 32 % 32 % 18 % 13 %
45 % 45 % 5 %
Anteile in Prozent der befragten Institutionen auf Bundesebene, ohne ‚weiß 0% nicht/keine 20% Angabe‘, 40% n = 17-22 (2019) 60% 80% 100%
‚Umsetzung nicht geplant‘ & ‚nicht relevant‘ nicht dargestellt)
5 %
Auch die Nutzung der Bundescloud ist bei 32 % der befragten Behörden nicht geplant
bzw. nicht relevant.
51

HERAUSFORDERUNGEN AUS DER SICHT DER IT-DLZ
Die IT-DLZ nehmen weiterhin eine zentrale Rolle bei der digitalen Transformation der
öffentlichen Verwaltung ein. Die zunehmende Vernetzung von Verwaltungsaufgaben
über alle Ebenen hinweg und die steigenden technischen Anforderungen an eine
moderne IT-Infrastruktur erfordern eine professionelle technische und personelle
Ausstattung. Die IT-DLZ in der öffentlichen Verwaltung nehmen ähnliche Aufgaben wahr
wie IT-Dienstleister in der Wirtschaft, allerdings nach wie vor unter anderen Rahmenbedingungen.
Die Vorgaben des Vergaberechts erschweren die zeitnahe Beschaffung
moderner Ausstattung. Das Haushaltsrecht verhindert langfristige Investitionen und
die Verwendung von Budgets für innovative, explorative Projekte. Das Personalrecht
erschwert die Konkurrenz der IT-DLZ mit Wirtschaftsunternehmen im „War for Talents“.
Die IT-DLZ können in der Regel ihre Kunden nicht selbst wählen, da ihnen ihr gesetzlicher
Auftrag die IT-technische Versorgung einer meist klar umrissenen Gruppe von Behörden
auferlegt. Die Zuordnung folgt teilweise nicht sachlichen oder technischen Gesichtspunkten,
sondern politischen Erwägungen. Auch bei der Festlegung ihres Portfolios sind
die IT-DLZ eingeschränkt und stark abhängig von den Entscheidungen der zuständigen
politischen Entscheidungsträger.
Anforderungen der Kunden
Die IT-DLZ bieten mittlerweile ein breites Spektrum an Dienstleistungen. Die Befragung
der IT-DLZ zeigt: Die technische Zentralisierung des IT-Betriebs ist zumindest in den
Ländern weit vorangeschritten.
Die inhaltlichen Anforderungen der Behörden haben sich gegenüber 2017 nicht wesentlich
verändert. Größte Herausforderung bleibt die Standardisierung der IT-Systeme. Die
IT-DLZ sehen sich bei der Konsolidierung konfrontiert mit der politischen Forderung nach
Standardisierung einerseits und dem Wunsch nach individuellen Lösungen andererseits.
Die Befragung der Fachbehörden hat gezeigt, dass ihnen die individuelle Dienstleistung
sehr wichtig ist. Das Spannungsfeld zwischen Standardisierung und individuellen
IT-Services ist eine Hauptursache für Konflikte. Die Behörden möchten oft ihre etablierten
betrieblichen Komponenten und Prozesse nicht aufgeben und scheuen den Aufwand für
die Einführung standardisierter Lösungen.
In vielen Fällen müssen die IT-DLZ die Systeme ihrer Kunden zunächst im aktuellen
Zustand übernehmen. Die reine Zentralisierung der Systeme führt deshalb noch nicht
zur Standardisierung. Erst wenn im weiteren Verlauf Infrastruktur erneuert und Fachverfahren
neu entwickelt oder grundlegend überarbeitet werden, lässt sich die Vielfalt in der
IT-Landschaft reduzieren.
Personalknappheit
Die Befragung der Fachbehörden 2019 zeigt: Der Personalmarkt ist für die gesamte
öffentliche Verwaltung seit 2017 noch kritischer geworden. Diesen Trend bestätigen auch
die Gespräche mit den IT-DLZ.
Vor allem in den Ballungsräumen konkurrieren IT-DLZ mit Wirtschaftsunternehmen
um IT-Spezialisten. Aber auch innerhalb der öffentlichen Verwaltung herrscht zunehmende
Konkurrenz bei der Personalbeschaffung. Unterschiedliche Tarifsysteme führen
zu massivem Wettbewerbsdruck zwischen Behörden auf allen Ebenen. So beklagen
Bundesbehörden in Ballungsräumen die zunehmende Abwanderung von IT-Spezialisten
zu Landes- und Kommunalbehörden, die den Mitarbeitenden durch Ballungsraumzulagen
und IT-Zulagen bessere Konditionen bieten können. Vor allem in Spezialgebieten
wie IT-Sicherheit suchen Landesbehörden und verschiedene Bundesbehörden derzeit
massiv nach Personal. Für die IT-DLZ ist es sehr schwierig, erfahrene IT-Führungskräfte
aus der Wirtschaft zu gewinnen.
52

Herausforderungen aus der Sicht der IT-DLZ
Auflösung Investitionsstau
Die Erhebung 2019 zeigt: Viele Bereiche der öffentlichen Verwaltung haben über Jahre
zu wenig in die IT investiert. Behörden auf allen Verwaltungsebenen verschoben die
Erneuerung von Hardware und Software sowie die Einführung zeitgemäßer Architekturen
und Werkzeuge. Gründe waren fehlende Budgets und fehlendes internes Personal.
Die entstandenen technischen Schulden müssen nun mit hohem Aufwand und in kurzer
Zeit abgebaut werden, um die Funktionsfähigkeit der IT-Systeme sicherzustellen. Die
Gespräche mit Fachbehörden und IT-DLZ signalisieren gleichermaßen, dass das Ausmaß
des Investitionsstaus und damit der Aufwand für die IT-Konsolidierung und die damit verbundene
Modernisierung in vielen Fällen unterschätzt wurde. Budgetüberschreitungen
und Terminverschiebungen sind die Folge.
Integration der Konsolidierungsvorhaben
Mit der digitalen Transformation in der öffentlichen Verwaltung sind viele Themen verbunden.
Die flächendeckende Einführung der E-Akte, die Umstellung auf die E-Rechnung
und die Einführung standardisierter Clients sind Bespiele für Vorhaben, die fast
gleichzeitig zur IT-Konsolidierung umzusetzen sind. Zusätzlich erfordert die Umsetzung
des OZG Kapazitäten auf allen Verwaltungsebenen.
Aus diesen Vorhaben ergeben sich Anforderungen an die IT-DLZ, die teilweise hohe
technische Abhängigkeiten aufweisen und personelle sowie finanzielle Kapazitäten
binden, die eigentlich schon mit dem Routinebetrieb ausgelastet sind. Zudem gibt es
für diese verschiedenen Vorhaben keine übergreifende Projektsteuerung, welche die
Abhängigkeiten zwischen den betroffenen IT-DLZ und Fachbehörden koordiniert.
Interne Organisation der IT-DLZ
Der Umbau der Aufbauorganisation ist in den meisten IT-DLZ abgeschlossen. Wesentliche
Herausforderung für die Zukunft ist der Aufbau leistungsfähiger Prozesse
für das IT-Servicemanagement. Die internen Prozesse sind in vielen Fällen noch nicht
leistungsfähig genug, um die hohen Erwartungen der Behörden zu erfüllen, die teilweise
auch aufgrund politischer Ankündigungen erzeugt wurden. Das zeigen die Befragungen
der Behörden, wird aber auch durch unsere Projekterfahrung bestätigt. Beispielsweise
sind Reaktionszeiten zur Einrichtung von Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebungen
deutlich länger als bei kommerziellen IT-Dienstleistern. Für die IT-DLZ ist es
erforderlich, ihre Aufragnehmerfähigkeit zu verbessern, indem sie Kundenanforderungen
schneller bedienen und standardisierte Prozesse zum IT-Servicemanagement etablieren.
Die IT-DLZ und ihre Kunden haben Schwierigkeiten, verbindliche Service Level Agreements
(SLA) abzuschließen. Eine Ursache ist die unübersichtliche Nachfragestruktur durch die
sehr individuellen Anforderungen der Kunden, die eine Standardisierung von Serviceleistungen
erschweren. Eine weitere Ursache: Häufig fehlt den Kunden die Erfahrung, verbindliche
Anforderungen an die Servicequalität zu stellen. Aus reiner Vorsicht werden dann
übermäßig hohe Anforderungen formuliert, welche die IT-DLZ nur mit hohem Aufwand
erbringen können.
Für eine erfolgreiche IT-Konsolidierung Bund muss die
Bundesregierung den Dialog zwischen den Ressorts sowie die
Entscheidungsprozesse effektiv und effizient gestalten.
Bemerkungen des Bundesrechnungshofes 2018 zur Haushalts- und
Wirtschaftsführung des Bundes (einschließlich der Feststellungen zur
Haushaltsrechnung und zur Vermögensrechnung 2017)
53

Herausforderungen aus der Sicht der IT-DLZ
Mit der Verlagerung von IT-Aufgaben aus den Behörden in eigenständige IT-DLZ ändert
sich die Art der Zusammenarbeit zwischen IT und Fachseite: Aus einer eher kollegialen
Zusammenarbeit wird eine formalere Zusammenarbeit. Dazu muss die Fachseite ihre
Anforderungen genauer beschreiben, und die IT-DLZ müssen sich verbindlich zu einer
definierten Servicequalität verpflichten. Die Gespräche mit Behörden und IT-DLZ zeigen,
dass diese für Unternehmen normale Rollentrennung zwischen Einrichtungen der öffentlichen
Verwaltung noch ungewohnt ist.
Unsicherheit besteht über die Priorisierung von Problemlösungen. Behörden haben
Bedenken, dass sie die Priorisierung der IT-DLZ nicht beeinflussen können und damit ihre
Handlungsfähigkeit gefährden.
Das BAG muss seine erfolgsrelevanten Fachverfahren
unbedingt selbst betreiben. Nur so können wir in kritischen
Situationen unseren Auftrag erfüllen.
Christian Hoffmann, Vizepräsident Bundesamt für Güterverkehr
54

LÖSUNGSANSÄTZE DER IT-DLZ ALS LEISTUNGSERBRINGER
Anforderungen der Kunden
Interne Organisation der IT-DLZ
Die IT-DLZ haben Maßnahmen ergriffen, um dem Spannungsfeld zwischen Standardisierung
und Forderung nach individuellen Lösungen zu begegnen.
Ihre Aufgaben können die IT-DLZ nur sicher und zufriedenstellend erledigen, wenn
sie die Vielfalt an Systemen weiter reduzieren. Der Fortschritt der Standardisierung
ist sehr unterschiedlich. Dabei haben die IT-DLZ ihre Leistungsportfolios weiter
ausgebaut und in Form von Servicekatalogen transparent gemacht. Damit sind die
einzelnen Services einfach abrufbar und mit einem eindeutigen Preis versehen; die
Servicequalität ist definiert. Beim Bund liegt mit dem Produktkatalog des Verbundes
der IT-Dienstleister (VITD-PK) ein einheitlicher Katalog von Services der IT-DLZ vor.
Damit Servicequalität messbar wird, benötigen die einzelnen Services eindeutige SLA.
Erst dann können die Fachbehörden verlässlich und nachvollziehbar Serviceleistungen
in Anspruch nehmen. In Bezug auf die Vereinbarungen zur Servicequalität gibt es
jedoch noch deutlich Nachholbedarf.
Darüber hinaus bieten die IT-DLZ zunehmend auch Beratungsleistungen an, aktuell
allerdings oft mit Hilfe von externen Beratungsunternehmen. Um den individuellen
Kundenanforderungen gerecht zu werden, ist außerdem Innovationsfähigkeit gefordert.
Über diese verfügen die IT-DLZ nach eigener Einschätzung noch deutlich weniger als
die Privatwirtschaft. Inzwischen gibt es aber Innovationslabore, Innovationscenter, die
IT-Garage Bremen und einige weitere. Ziel dieser Projekte ist es, neue Technologien
zu bewerten, zur Anwendung zu bringen und Entwicklungszyklen zu verkürzen. Doch
nach wie vor dominiert das Tagesgeschäft; der Umgang mit Innovationen ist noch im
Versuchsstadium. Um dauerhaft leistungsfähig zu bleiben, müssen die IT-DLZ ihre
IT-Infrastruktur und IT-Systeme ganzheitlich betrachten
Die IT-DLZ sind dabei, ihre Organisationsstrukturen auf die Anforderungen und Erwartungen
ihrer Kunden hin auszurichten und zu optimieren. Nachdem der Betrieb von
Fachverfahren und Basiskomponenten in Organisationseinheiten gefasst wurde, entstehen
zunehmend zentrale Einheiten, z. B. für Projektmanagement oder IT-Sicherheitsmanagement.
Prozessorientierte Aufbauorganisationen werden sukzessive
aufgebaut, die Bedeutung eines IT-Servicemanagements gemäß ITIL (IT Infrastructure
Library) nimmt zu.
Moderne Projektmanagementmethoden wie Scrum, Kanban etc. halten Einzug; zunehmend
werden Projekte im agilen Kontext realisiert. Dabei kommen allerdings häufig
Mischformen aus V-Modell XT und agil zum Zuge, welche nicht immer zum Erfolg führen.
Agiles Vorgehen setzt Verbindlichkeit in Bezug auf Zeit, Ressourcen und Inhalte voraus.
Dabei ist es mehr oder weniger zwingend, dass das eingesetzte Personal komplett für
das Projekt abgestellt ist und nicht gleichzeitig Linienaufgaben hat. In der öffentlichen
Verwaltung besteht leider immer noch die Tendenz, Beschäftigte zusätzlich zu ihren
Linienaufgaben mit Projektaufgaben zu betrauen. Dies führt nach unserer Erfahrung
bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu Konflikten bei ihrer Aufgabenpriorisierung und
damit tendenziell zu einer Überlastung.
Eine zukunftsfähige Aufstellung der IT-DLZ benötigt mehr Kooperation. Nach wie vor gibt
es auf Ebene der IT-DLZ wenig Kooperationen, obwohl Artikel 91c Absatz 3 GG mehr Möglichkeiten
bietet. So können die Länder den gemeinschaftlichen Betrieb informationstechnischer
Systeme sowie die Errichtung von dazu bestimmten Einrichtungen vereinbaren.
Auf Nachfrage wurde deutlich, dass eine verstärkte Zusammenarbeit der IT-DLZ untereinander
im föderalen System der Bundesrepublik Deutschland politisch schwierig ist.
Die IT-DLZ können hier kaum selbst entscheiden und das Thema forcieren. Aufgrund
der schwierigen Personalsituation wäre ein Ausbau von Kooperationen untereinander
allerdings durchaus sinnvoll.
55

Lösungsansätze der IT-DLZ als Leistungserbringer
Personalknappheit
Die IT-DLZ haben das Thema Personalgewinnung überwiegend zur Chefsache erklärt
und Maßnahmen ergriffen. Diese betreffen das Personalmarketing, die Vergütung, Ausbildungsangebote
und die Arbeitsplatzgestaltung. Die Kampagnen zur Personalgewinnung
haben einige Sichtbarkeit erreicht. Sie setzen auf die echten Pluspunkte öffentlicher
Arbeitgeber wie Ausbildung, gesellschaftliche Relevanz und Work-Life-Balance.
Attraktiver Arbeitsplatz
Daher stellen die IT-DLZ andere Vorzüge in den Mittelpunkt ihrer Kampagnen: der
sichere Arbeitsplatz, geregelter Arbeitsumfang, die Vereinbarkeit von Familie und Beruf,
die Möglichkeit einer Arbeit im Home-Office und flexible Arbeitszeiten. Sofern möglich,
überlassen größere IT-DLZ oft den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen die Entscheidung,
an welchem Dienstsitz sie arbeiten möchten.
Attraktive Ausbildung
Weil es ungleich schwieriger ist, Hochschulabsolventen oder Young Professionals für
eine Aufgabe im IT-DLZ zu gewinnen, bieten viele IT-DLZ Schulabgängern ein Duales
Studium an. Dieses umfasst von Beginn an eine Vergütung, Praxiserfahrung im öffentlichen
Dienst und eine frühe Bindung an den Arbeitgeber. Teilweise enthält das Angebot
auch eine Unterkunft und die Möglichkeit eines späteren Masterabschlusses. Das
Landeszentrum für Datenverarbeitung (LZfD) in Baden-Württemberg hat Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern nach Abschluss eines Dualen Studiums eine Gehaltsstufe höher
eingruppiert und so deren Abgang auf Null gesenkt.
Verbesserung der Einkommenssituation
Einige Länder zahlen ihren IT-Mitarbeitern und -Mitarbeiterinnen eine monatliche
Zulage zum Berufseinstieg, die im Verlauf der Zugehörigkeit zum Staatsdienst und
den damit verbundenen Beförderungen wieder abgeschmolzen wird. In manchen
Fällen werden IT-Fachkräfte nach dem (Dualen) Studium höher eingestuft als andere
Berufsgruppen in der Verwaltung. Dennoch bleibt die Gehaltsfrage die Achillesferse des
öffentlichen Dienstes im „War for Talents“.
Auflösung Investitionsstau
Der Investitionsstau in der IT der öffentlichen Verwaltung hat sich über längere Zeit
aufgebaut und lässt sich nicht kurzfristig auflösen. Die IT-DLZ schaffen durch systematische
Analyse der Ist-Situation und Ermittlung der zukünftigen Bedarfe die Grundlage
für die mittelfristige Investitionsplanung zur Erneuerung der IT-Infrastruktur. Die für die
Umsetzung nötigen Haushaltsmittel und Stellen muss die Politik bereitstellen.
Integration der Konsolidierungsvorhaben
Die IT-DLZ setzen zunehmend komplette Programme auf, um die verschiedenen Digitalisierungsvorhaben
zu koordinieren. Dabei haben sich Projektmanagement-Offices bewährt,
welche die Kompetenz zur Steuerung komplexer und fachbereichsübergreifender
Vorhaben bündeln. Auch wenn Konzepte zum Enterprise Architecture Management
bisher nur zögerlich eingesetzt werden, haben wir im Rahmen der Studie doch Beispiele
für gesamtheitliche fachliche Bebauungspläne identifiziert. Die Entscheidungsträger
in den IT-DLZ haben vielfach erkannt, dass die isolierte Betrachtung einzelner Fachverfahren
einer weiteren Standardisierung und Konsolidierung im Wege steht.
56

ERFOLGSFAKTOREN FÜR DIE ZUKUNFT DER IT-DLZ
Die Digitalisierung schreitet in nahezu allen wirtschaftlichen und gesellschaftlichen
Bereichen voran. Unternehmen nutzen die globale Verfügbarkeit digitaler Technologien,
um neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Dies verändert auch die Erwartungshaltung
gegenüber dem Staat. Bürger und Unternehmen erwarten von der Verwaltung nicht nur
den Vollzug hoheitlicher Aufgaben, sondern sehen den Staat zunehmend als Dienstleister
für öffentlich verfügbare Leistungen. Damit die öffentliche Verwaltung unter diesen
Vorrausetzungen handlungsfähig bleibt, ist die Digitalisierung auf allen staatlichen
Ebenen zu forcieren.
Die Umsetzung politischer Entscheidungen erfordert in der ausführenden Verwaltung
immer mehr die länder- und ressortübergreifende Kooperation zwischen Behörden
sowie die schnelle Verfügbarkeit von Standardservices der IT-DLZ.
Zuständigkeiten der Verwaltung sind in Deutschland durch föderale Strukturen und
das Ressortprinzip sehr verteilt. Lange Zeit wurde auch die IT sehr dezentral entwickelt.
Eine zeitgemäße Verwaltung erfordert jedoch schnelle, benutzerfreundliche und flexible
Prozesse und Services. Derzeit scheinen die IT-DLZ, besonders auf Bundesebene,
aufgrund der Strukturen noch nicht adäquat aufgestellt. Unbedingt nötig sind deshalb
IT-Konsolidierung und vor allem Standardisierung auf allen staatlichen Ebenen.
Die bisherige Konsolidierung ist bei Ländern und Kommunen weit vorangeschritten,
allerdings mit deutlichen Unterschieden bei der Zentralisierung der IT-Strukturen. Eine
große Herausforderung bleiben die IT-Konsolidierung Bund und die Standardisierung
über die Länder hinweg.
Entscheidungsstrukturen für IT-Infrastruktur sind zu konsolidieren
Die IT-Konsolidierung beschränkt sich bisher in den meisten Fällen auf die Zusammenfassung
technischer Komponenten in IT-DLZ. Die Entscheidungsstrukturen sind davon
meist unberührt und folgen weiter dem klassischen Verwaltungsaufbau. Die IT-Konsolidierung
richtet sich daher oft am lokalen Optimum der jeweiligen Verantwortlichen aus.
Die Verteilung der IT-Zuständigkeit folgt auf den Verwaltungsebenen noch immer dem
Ressortprinzip. Zudem fehlt ein übergreifender politischer Masterplan für die langfristige
Ausrichtung auf einen digitalen Staat.
So konnten sich die Bundesländer beispielsweise bisher nicht auf ein einheitliches
Bürger- und Unternehmenskonto einigen. Stattdessen werden verschiedene Lösungen
implementiert, deren Interoperabilität komplizierte Schnittstellen gewährleisten müssen.
Aus Sicht der Bundesländer ist der Wunsch nach Schutz ihrer jeweiligen Investitionen
durchaus verständlich. Aus übergeordneter Sicht, im Sinne eines modernen Wirtschaftsstandortes
Deutschland, ist diese Lösung allerdings suboptimal.
Im IT-Bereich fehlt eine Instanz, die richtungsweisende Entscheidungen für die gesamte
Verwaltung treffen kann. Bestehende Institutionen wie IT-Rat und IT-Planungsrat sind
dafür zu langsam und zudem abhängig von Kompromissen.
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Die Zukunft der IT-DLZ
Das für den IT-Rat geltende Einstimmigkeitserfordernis könnte
jedoch in dieser wichtigen Frage zu einer Blockade führen. Die
Ressorts könnten versuchen, ihre eigenen Interessen durchzusetzen.
Aufgrund des Konsensprinzips führt dies zu Pattsituationen
im IT-Rat. Dieses Problem hat die Bundesregierung bislang
nicht gelöst. Für eine erfolgreiche IT-Konsolidierung Bund muss
die Bundesregierung den Dialog zwischen den Ressorts sowie die
Entscheidungsprozesse effektiv und effizient gestalten.
Zitat aus dem Bemerkungen 2018 zur Haushalts- und Wirtschaftsführung des
Bundes, S. 185, Bundesrechnungshof
Die Steuerung der IT-Konsolidierung wird dadurch erschwert, dass die IT-DLZ in den
meisten Fällen einem einzelnen Ressort (oft Finanzen) zugeordnet sind. Der IT-Rat
ist auf politisch-strategischer Ebene das zentrale Gremium für ressortübergreifende
IT-Fragen in der Bundesverwaltung; er ist zuständig für die strategische Steuerung des
zum 1. Juli 2015 eingerichteten, ressortübergreifenden Projekts IT-Konsolidierung des
Bundes. Ohne den Konsens aller Beteiligten kann der IT-Rat de facto keine Richtungsentscheidungen
vornehmen und durchsetzen. Das Konsensprinzip in den Steuerungsgremien
der Ressorts ist zwar grundsätzlich ein Erfolgsfaktor; es setzt jedoch eine hohe
Verantwortung in der Gruppe voraus. Jeder Abstimmende muss sich bewusst sein, dass
ein ‚Nein‘ den Prozess blockiert.Doch wann ziehen alle Beteiligten an einem Strang und
stellen eigene Ressortinteressen im Sinne des großen Ganzen zurück?
Die Zuständigkeit für digitale Infrastruktur und damit für die IT-Konsolidierung ist daher
von Ressortzuständigkeiten zu trennen und benötigt eigene Durchsetzungsmöglichkeiten.
Wirtschaftlichkeit der Konsolidierung realistisch bewerten
Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist aus gutem Grund eine wesentliche Entscheidungsbasis
für IT-Investitionen der öffentlichen Verwaltung. Ist die Betrachtung auf
eine einzelne Behörde, ein Ressort oder ein Bundesland begrenzt, birgt das die Gefahr,
dass sich dezentrale Lösungen wirtschaftlicher darstellen als konsolidierte Lösungen,
weil übergeordnete Einsparungen und Nutzenaspekte der Standardisierung nicht
betrachtet werden. Auch der Bundesrechnungshof äußert dies in seinen Bemerkungen
2018 zur Einführung eines einheitlichen Basisdienstes E-Akte in der Bundesverwaltung.
In zentrale Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen wurden bisher diejenigen Behörden
einbezogen, die noch keine Lösung zur elektronischen Akten- und Dokumentverwaltung
eingeführt haben. Eine Vorgabe von einheitlichen Bewertungskriterien auch für Behörden
mit bestehenden E-Akte-Lösungen würde den Fokus auf eine gesamtwirtschaftliche
Lösung der Bundesverwaltung verschieben.
Die dezentrale Sichtweise birgt das Risiko, Aufwände und Nutzen einer Konsolidierungsmaßnahme
verzerrt einzuschätzen; sie führt damit zu einer aus Gesamtsicht
falschen Bewertung.
Zeit- und Kosten sind realistisch zu planen
Die IT-Konsolidierung und die damit verbundene Standardisierung sind in vielen Fällen
mit politischen Zielen verbunden und orientieren sich entsprechend an politisch
motivierten Terminen und Budgets. Ambitionierte Terminpläne und knapp kalkulierte
Budgets werden in vielen Fällen überzogen; erhoffte Einspareffekte treten wesentlich
später als geplant ein.
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Die Zukunft der IT-DLZ
In unseren Gesprächen wurde deutlich: Politisch ambitionierte Ankündigungen schüren
die Erwartung in den IT-DLZ, in den Behörden und in der Öffentlichkeit. Doch oft lassen
sich diese Erwartungen aufgrund der unterschätzten Komplexität und der begrenzten
personellen Ressourcen nicht erfüllen.
Die Planung der IT-Konsolidierung sollte daher stärker iterativ erfolgen. Bei einer
regelmäßigen Überprüfung des Projektfortschritts und Fortschreibung des Projektplans
können Erfahrungen aus dem bisherigen Projektverlauf einfließen und damit
realistischere Zeit- und Budgetpläne entstehen.
In IT-DLZ und Behörden das Changemanagement verbessern
Ein Erfolgsfaktor der IT-Konsolidierung ist die Fähigkeit zur Anpassung der Organisationsstrukturen
und Prozesse in den bisherigen IT-Referaten der Behörden und in den
Fachreferaten. Die Verlagerung von IT-Aufgaben zu IT-DLZ verändert Arbeitsprofil und
Selbstverständnis der bisherigen IT-Mitarbeiter sowie die Kommunikationsstrukturen
zwischen Fachseite und IT. In vielen Fällen wird die IT-Konsolidierung als rein technisches
Projekt gesehen; organisatorische Auswirkungen werden nicht ausreichend
betrachtet.Die aktive Steuerung von Veränderungsprozessen ist bei der Planung zu
berücksichtigen und durch geeignetes Personal zu unterstützen.
Steuerungsfähigkeit durch eigenes Personal verbessern
Die in der ganzen IT-Branche schwierige Personalsituation führt in vielen IT-DLZ zu
einem Mangel an erfahrenen IT-Führungskräften. Wichtige Konsolidierungsvorhaben
lassen sich deshalb nicht zeitgerecht starten und ausreichend durch eigenes Personal
steuern. In vielen Fällen steuern faktisch externe Berater die Konsolidierungsvorhaben.
Diese Abhängigkeit von Beratungsunternehmen und die hohen Kosten werden aktuell
in der politischen Diskussion stark kritisiert. Die Lösung kann nur darin bestehen, die
IT-DLZ mit entsprechend dotierten Stellen auszustatten, um zumindest mittelfristig
Schlüsselfunktionen mit eigenem gut qualifiziertem Personal besetzen zu können.
Wahl der Rechtsform und höhere Eigenständigkeit der IT-DLZ
Die Rechtsform bleibt ein entscheidender Faktor für die Handlungsfähigkeit der IT-
DLZ. Die bestehenden IT-DLZ sind zumindest auf Bundes- und Landesebene meist als
Behörden organisiert. Sie unterliegen den Vorgaben der Kameralistik, der Stellenplanung
und der direkten Steuerung eines Ressorts. Durch die Abhängigkeit von der
Haushaltsplanung können die IT-DLZ nur begrenzt in langfristige Innovationen investieren.
Sie sind stark von politischen Entscheidungen abhängig, die oft stärker durch
Zyklen der Legislaturperioden beeinflusst werden als durch fachliche oder technische
Notwendigkeiten. IT-DLZ in Behördenform sind abhängig von der Stellenbewirtschaftung
und können auf einen veränderten Personalbedarf nur schwer reagieren. Dies
verschärft vor allem bei IT-Führungskräften das Problem der Projektsteuerung durch
eigenes Personal. Rechtsformen mit mehr Eigenständigkeit, wie GmbH oder AöR,
bieten eine höhere Flexibilität in Bezug auf Finanzplanung und Personalbeschaffung.
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Die Zukunft der IT-DLZ
Unsere Gespräche mit den IT-DLZ und Behörden bestätigen: IT-DLZ mit Rechtsformen
wie GmbH oder AöR werden als deutlich flexibler und innovativer wahrgenommen. Sie
haben größere Spielräume für langfristige Finanzplanung und Personalbeschaffung
und müssen sich viel mehr an ihrem Markt ausrichten.
Das Prinzip „one face to the customer“ ist auch in der Leistungserbringung konsequent
umzusetzen. Die Kunden wollen eine Ansprechperson, die möglichst alle Aspekte der
Leistungserbringung organisiert, ohne dass der Kunde interne Abläufe und Zuständigkeiten
des IT-DLZ kennen muss.
Kundenorientierung verbessern
Die Kundenorientierung bleibt wie in den bisherigen Studien der Erfolgsfaktor für die Zufriedenheit
der Behörden und damit auch für den langfristigen Erfolg der IT-Konsolidierung.
Die mangelnde Servicequalität der IT-DLZ ist auch 2019 vor allem beim Bund und in
den Ländern der Grund, warum Verlagerungen von IT-Dienstleistungen an IT-DLZ nicht
oder nur teilweise erfolgreich umgesetzt wurden. Der erste Schritt in Richtung Kundenorientierung
ist die Einrichtung einer einheitlichen Schnittstelle für Anfragen der
Behörden. Die meisten IT-DLZ haben mittlerweile CRM-Organisationen aufgebaut, die
Anfragen der Kunden entgegennehmen, aber sich auch aktiv um den Kontakt zu ihren
Kunden bemühen. Die Gespräche mit den Behörden zeigen: Die Reaktionsgeschwindigkeit
auf Anfragen bestimmt wesentlich die Wahrnehmung eines IT-DLZ. Behörden
sind von ihren internen IT-Referaten in den Ressorts bestimmte Reaktionszeiten
gewöhnt. Verschlechtern sich die Reaktionszeiten durch zentrale IT-DLZ signifikant,
wirkt sich das negativ auf die Akzeptanz der IT-Konsolidierung aus.
Viele Behörden befürchten, zu wenig Einfluss auf die Priorisierung der Arbeitsabläufe
in den IT-DLZ zu haben. Zur Auftragserfüllung sind die Behörden mit zunehmender
Digitalisierung auf die Verfügbarkeit ihrer IT-Systeme angewiesen. Der Ausfall eines
E-Akte-Systems kann beispielsweise zum kompletten Stillstand einer Behörde führen.
Die bisher vereinbarten SLA bieten noch nicht die nötige Verbindlichkeit, um den
Behörden ausreichend Vertrauen in die fristgerechte Lösung von Problemen zu geben.
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ANHANG
Methodisches Vorgehen
Wie 2017 hat msg die aktuelle Studie mit Unterstützung des IT-Marktanalyse- und
-Beratungsunternehmen teknowlogy | PAC erstellt. teknowlogy | PAC begleitete die
Befragung methodisch und übernahm die Datenerhebung und -zusammenstellung.
Basis waren standardisierte Befragungen der IT-Verantwortlichen deutscher Behörden
sowie teilstrukturierte Experteninterviews mit Verantwortlichen in Behörden
und IT-DLZ. Für die Umfrage unter deutschen Behörden hat teknowlogy | PAC im Jahr
2019 insgesamt 153 Fachbehördenvertreter in Behörden von Bund (n=30), Ländern
(n=102) und Großstädten mit über 100.000 Einwohnern (n=21) telefonisch oder direkt
befragt. Im Vergleich zu 144 Befragten 2017 und 111 Befragten 2015 hat sich also die
Grundgesamtheit erhöht. Zusätzlich führte msg ausführliche (Experten-)Interviews mit
Verantwortlichen in den IT-DLZ und mit Vertretern der politischen Ebene wie Behördenleitern
oder Staatssekretären.
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STUDIENPARTNER
msg ist eine unabhängige, international agierende Unternehmensgruppe mit weltweit
mehr als 7.500 Mitarbeitenden. Sie bietet ein ganzheitliches Leistungsspektrum aus
einfallsreicher strategischer Beratung und intelligenten, nachhaltig wertschöpfenden
IT-Lösungen für die Branchen Automotive, Banking, Food, Insurance, Life Science &
Healthcare, Public Sector, Telecommunications, Travel & Logistics sowie Utilities und
hat sich in nahezu 40 Jahren einen ausgezeichneten Ruf als Branchenspezialist
erworben. Die Bandbreite unterschiedlicher Branchen- und Themenschwerpunkte
decken im Unternehmensverbund eigenständige Gesellschaften ab: Dabei bildet
die msg systems ag den Kern der Unternehmensgruppe und arbeitet mit den Gesellschaften
fachlich und organisatorisch eng zusammen. So werden die Kompetenzen,
Erfahrungen und das Know-how aller Mitglieder zu einem ganzheitlichen Lösungsportfolio
mit messbarem Mehrwert für die Kunden gebündelt.
msg nimmt im Lünendonk-Ranking der IT-Beratungs- und Systemintegrationsunternehmen
in Deutschland Platz 6 ein.
Weitere Informationen erhalten Sie unter www.msg.group
Die teknowlogy Group ist das führende unabhängige europäische Marktanalyse- und
Beratungsunternehmen für die IT-Branche. Sie vereint die Expertise von drei Unternehmen:
Ardour Consulting Group, CXP und PAC (Pierre Audoin Consultants). Jedes davon hat
eine langjährigen Erfolgsgeschichte im Bereich Marktforschung und Beratung sowie
lokale Präsenzen in den fragmentierten europäischen Märkten.
Wir sind ein Content basiertes Unternehmen mit einer starken Berater-DNA. Das macht
uns zum bevorzugten Partner europäischer Anwenderunternehmen. Diese unterstützen
wir bei der Definition ihrer IT-Strategie, der Steuerung von Teams und Projekten sowie
der Risikominimierung bei Technologieentscheidungen. So helfen wir ihnen, ihre Transformation
erfolgreich voranzutreiben.
Wir haben ein unübertroffenes Verständnis für Marktentwicklungen und die Erwartungen
der IT-Anwender. Dadurch können wir Softwareanbieter und IT-Dienstleister bei der
Definition, Umsetzung und Vermarktung ihrer Strategie unterstützen – abgestimmt auf
die Anforderungen des Marktes und ausgerichtet auf die Bedarfe von morgen.
Mit mehr als 40 Jahren Markterfahrung und sechs Niederlassungen in Europa sind wir
mit unserem Netzwerk aus 150 Experten weltweit aktiv.
Für weitere Informationen besuchen Sie www.teknowlogy.com oder folgen Sie uns auf
Twitter oder LinkedIn.
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Medienpartner der Studie
Der Behörden Spiegel begleitet die öffentliche Verwaltung sowie den Modernisierungsprozess
bei Bund, Ländern und Kommunen seit Anbeginn. Deutschlands größte
und älteste Zeitschrift für den Staat und seine Beschäftigten zeigt jeden Monat in
journalistisch kritischer und unabhängiger Berichterstattung Wege zu mehr Effizienz
in der staatlichen Verwaltung auf.

msg systems ag
Robert-Bürkle-Straße 1 | 85737 Ismaning/München
Telefon: +49 89 96101-0 | Fax: +49 89 96101-1113
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