79 - Staatsarchiv - Basel-Stadt

Insgesamt ist hier festzustellen, dass in Vorarchiv und Erschliessung
die Anzahl unbearbeiteter Ablieferungen trotz Verlagerung erheblicher
personeller Ressourcen zugunsten der Projekte Informatisierung
III und RV09 konstant gehalten werden konnte. Die intensivierte
Kooperation mit abliefernden Dienststellen führte zu einer
offensichtlichen Steigerung der Ablieferungsqualität und zu einer
entsprechenden Reduktion des nachgelagerten Erschliessungsaufwands.
(Weitere Informationen zu den aktuellen Zuwachszahlen
siehe Kapitel Zuwachs; Kennzahlen siehe Kapitel Zentrale Dienste
und Informatik.)
Mit dem neuen Datenschutzbeauftragten wurden neben Funktion
und Aufgaben des Archivs spezifische Fragen des Datenschutzes
und der Löschung von Daten in der Verwaltung besprochen. Es fand
ein anregender Austausch zur Frage von Bilderschliessung und Präsentation
im Internet und dem Datenschutz statt sowie ein Austausch
betreffend dem Wunsch von Betroffenen auf Löschung von
KlientInnendossiers der Suchtberatung.
Innerhalb des Teams Vorarchiv wurde die Diskussion über allgemeine
Bewertungsgrundsätze weitergeführt. Ansatzpunkte waren
ein flächendeckendes Bewertungsmodell für die Krankengeschichten
sowie die Überarbeitung des Bewertungsmodells für die Personalakten.
Beide Diskussionen sind noch nicht abgeschlossen. Bei
den Krankengeschichten stehen die Rückmeldungen der Spitäler
noch aus und bei den Personalakten liegt vorerst ein Grundsatzpapier
vor. Als Sofortmassnahme zur Senkung der beträchtlichen
Übernahmequote im Bereich der Personalakten von 25% bis gegen
30% wurde beschlossen, die quantitative Auswahl auf die Übernahme
von Buchstaben B zu beschränken und künftig auf den Austrittsjahrgang
mit Endziffer 4 zu verzichten.
Die Formulare, Merkblätter und Checklisten im Aktenbildnerangebot
auf der Website des Staatsarchivs wurden überarbeitet. Dabei
wurde die Zahl der einschlägigen Dokumente reduziert, die Terminologie
vereinheitlicht sowie die Informationen in klareren Blöcken
strukturiert. Die Erfahrung der letzten beiden Jahre hatte gezeigt,
dass die Aktenbildner trotz mündlicher Erläuterungen im Rahmen
der vorarchivischen Kontakte oft Schwierigkeiten hatten, das für
ihre Zwecke adäquate Angebot zu finden und die Formulare korrekt
auszufüllen.
Mit der Kantonspolizei wurde Ende Jahr 2009 erstmals eine Ablieferungsvereinbarung
abgeschlossen, welche eine elektronische
Ablieferung betrifft. Diese Ablieferung wird mit den Instrumenten,
welche im Teilprojekt 2 des Projektes Informatisierung III realisiert
werden, im Jahr 2010 im Sinne eines Pilotprojektes übernommen.
Der Bereich Vorarchiv trug zu diesem Projekt noch zusätzlich bei,
indem der Übernahmeprozess digitaler Unterlagen definiert und
beschrieben wurde. (Weitere Informationen finden sich im Kapitel
Zentrale Dienste und Informatik.)
Mit dem Staatsarchiv des Kantons Basel-Landschaft wurde die Liste
betreffend Betreuung von partnerschaftlichen Organen und Kommissionen
ergänzt. Diese gibt wieder, welche partnerschaftlichen
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