Personal-Effizienz Wie Sie Ihre Mitarbeiter dazu bekommen, Dinge ...

Personal-Effizienz: Wie Sie Ihre Mitarbeiter dazu bringen, Dinge so zu tun, wie Sie sie tun würden
So bringen Sie individuelle Probleme bei Mitarbeitern in
Ordnung
Zu den schwierigsten Situationen beim Thema Effizienz und Ineffizienz gehört es,
wenn man nicht genau erkennen kann, warum eine Sache bei einem Mitarbeiter falsch läuft.
Man merkt, dass ein bestimmter Bereich nicht wie gewünscht funktioniert, kann aber nicht
genau sagen warum. Man stolpert hier oder da über Merkwürdigkeiten, weiß aber trotzdem
nicht, was man dagegen tun soll, weil sich kein klares Bild abzeichnet.
Im Folgenden gebe ich fünf Fälle, die ich im Laufe der Jahre selbst untersucht habe,
und ihre Ergebnisse wieder, damit Sie sehen können, wie einfach es werden kann, wenn man
diesen Merkwürdigkeiten – wie ein Detektiv – beharrlich nachgeht.
Beispiel 1:
Als ich mit einem Makler in Berlin die Akte eines Objektes ansah, entdeckte ich ein
Fax, mit dem eine Mitarbeiterin eine Katasterkarte 4 bestellt hatte. Auf dem Fax befand sich
ein handschriftlicher Vermerk der Katasteramtsmitarbeiterin, dass sie nicht für diese Stadt
zuständig seien, der Makler solle sich doch an den zuständigen Landkreis wenden.
Ich fragte mich sofort, warum die Mitarbeiterin eine Anfrage an das falsche Katasteramt
schickt. Wir befragten daraufhin die Mitarbeiterin und sie erklärt uns, dass sie auf ihrer
Landkarte die Kreisgrenzen nicht immer präzise erkennen könne. Das erschien logisch. Allerdings
nur solange man nicht weiß, dass diese Landkarte gar nicht ihr eigentliches Handwerkszeug
für dieses Thema ist, sondern ein spezielles Verzeichnis, wo die Gemeinden mit
allen Amtszugehörigkeiten aufgelistet sind!
„Ach ich verstehe den nicht, da sind doch nur Straßen drin!“, war ihre unmittelbare
Erwiderung und sie fing bereits während des Satzes an zu lachen, da ihr klar wurde, wie unsinnig
diese Erklärung war.
Wir hatten somit einen eindeutigen Grund für diese wunderbar ineffiziente Handlung,
eine Anfrage an das falsche Amt zu schicken: dass sich nämlich die Person mit einem für
ihre Arbeit notwendigen Werkzeug (einem Verzeichnis) nicht auskannte. Wir schauten uns
also gleich gemeinsam das Buch und dessen Aufbau an und machten sie damit vertraut, bis
sie damit zurechtkam. Und künftig wurden die Anfragen an Ämter von ihr korrekt gestellt!
Beispiel 2:
Eine Mitarbeiterin einer Firma musste für die Auftragserledigung oft Fahrten zu einigen
Ämtern durchführen, die dann den Kunden in Rechnung gestellt wurden. Als der Abteilungsleiter
einmal eine solche Abrechnung selbst nachprüfte, stellte er fest, dass eine be-
4 das Kataster für Grundstücke ist eine staatliche Behörde und gibt Karten heraus, die die amtlich festgehaltenen
Grenzen von Grundstücken wiedergeben, sodass man klarstellen kann, wo Grundstücke genau beginnen
und enden. Die Ämter bestehen in großen Städten und in Landkreisen und sind jeweils nur für diese
zuständig.
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