Personal-Effizienz Wie Sie Ihre Mitarbeiter dazu bekommen, Dinge ...

Personal-Effizienz: Wie Sie Ihre Mitarbeiter dazu bringen, Dinge so zu tun, wie Sie sie tun würden
Haben Sie wirklich immer Personalbedarf,
wenn Sie jemanden einstellen?
…oder sorgt Ineffizienz für eine scheinbare Überlastung?
Die Frage, ob man wirklich Personalbedarf hat, muss zuerst sehr genau betrachtet
werden.
Prof. Parkinson hat in seinem sehr empfehlenswerten Buch 3 „Parkinsons Gesetz“ anschaulich
dargestellt, wie in Verwaltungen die Anzahl der Mitarbeiter laufend zunimmt, ohne
dass dadurch mehr Arbeit erledigt wird.
Also muss man sich die Frage stellen:
Brauchen wir mehr Personal,
a) weil die Kapazitäten tatsächlich ausgelastet sind
b) oder eher weil zu viel Ineffizienz herrscht?
Wenn Sie Parkinson gelesen oder eines meiner Seminare besucht haben, werden Sie
sehr schnell zu der Erkenntnis kommen, dass es meistens der zweite Fall ist: Sie können
deutlich mehr Arbeit mit derselben Mitarbeiterzahl und damit denselben Kosten erreichen –
wenn Sie die Effizienz erhöhen!
Fragen Sie sich nicht auch manchmal, ob Ihre Mitarbeiter für ihr Geld wirklich das
Beste leisten? Ob sie sich wirklich Gedanken darüber machen, wie sie Zeit, Geld und Material
sparsam einsetzen können?
Erst wenn Sie sichergestellt haben, dass effizient gearbeitet wird und das vorhandene
Personal seine Aufgaben gut kennt und beherrscht, sollten Sie an Neueinstellungen denken.
Das maßgebliche Kriterium hierfür sind hohe und weiter ansteigende Kennziffern, vor
allem der Umsatz geteilt durch die Anzahl der Arbeitsstunden und der resultierende Gewinn.
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Prof. Cyril Northcote Parkinson: Parkinsons Gesetz und andere Studien über die Verwaltung, Schuler
Verlagsgesellschaft Stuttgart, 1958.
Hier folgt eine Zusammenfassung der wesentlichen These des Buches: „Cyril Northcote Parkinson beschrieb
1958 … das nach ihm benannte Gesetz, das auch im Projektmanagement weit reichende Folgen hat. Es
lautet: ‚Jede Arbeit dauert so lange, wie Zeit für sie zur Verfügung steht.’
Die Auswirkungen dieses Gesetzes beschreibt Parkinson mit einem Gedankenexperiment: Ausgangspunkt
ist ein Sachbearbeiter, der sich überarbeitet fühlt. Dies rührt daher, dass er gemäß Parkinsons Gesetz
seine gesamte Arbeitszeit mit seinen Aufgaben ausfüllt, unabhängig davon, welchen Aufwand seine Aufgaben
tatsächlich benötigen.
Die Konsequenz ist, dass er (mindestens) zwei Mitarbeiter benötigt. Es ist für ihn nicht möglich, nur einen
Mitarbeiter zu fordern, da dieser eine potentielle Konkurrenz bei seiner eigenen Beförderung zur nächsten
Hierarchiestufe wäre. Er erhält diese Mitarbeiter von seinen Vorgesetzten bewilligt, da sie dadurch selbst an
Einfluss gewinnen.
Beide Mitarbeiter werden gemäß Parkinsons Gesetz bald ebenfalls überarbeitet sein und ihrerseits weitere
Mitarbeiter fordern. Dies führt dazu, dass der ursprüngliche Sachbearbeiter immer mehr Koordinierungsaufgaben
übernehmen muss und sich noch mehr überarbeitet fühlt.“ (Quelle: www.projektmagazin.de)
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