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Ab wann lohnt sich BPM?
Die medial allseits anzutreffende Krise beein-
flusste das unternehmerische Handeln im letz-
ten Jahr stark: Viele Unternehmen sind auf der
suche nach sparpotenzialen. zeit, sich oft über
Jahre eingefahrene Prozesse genauer anzuse-
hen und zu verbessern.
Die optimierung der Kosten ist es, was Unternehmer umtreibt.
Dazu ist keine Krise nötig, sie verstärkt jedoch den
leidensdruck. es gibt verschiedene Kosten-stellschrauben,
an denen gedreht werden kann: zuliefererpreise, gehälter
und löhne der Mitarbeiter, Qualitätsanforderungen und ähnliches.
schnell sind die grenzen erreicht und weitere Kostensenkungen
unverantwortbar.
Nun gilt es, optimierungs-Möglichkeiten auszuschöpfen,
die in den Prozessen stecken. oft sind vor allem interne Prozesse,
wie beispielsweise Freigabe-Verfahren, über viele Jahre
hinweg entstanden und eingefahren. Mindestens ebenso
häufig finden Medienbrüche innerhalb der Prozesse statt, der
Austausch mit geschäftspartnern ist oft umständlich.
BPM verändert die Struktur
Die Kosten senken und dabei gleichzeitig die effektivität,
transparenz und Flexibilität erhöhen – dies sind die ehrgeizigen
ziele, die hinter geschäftsprozess-Management (Business
Process Management, BPM) stecken. Dabei hilft die
Veränderung des Blickwinkels: BPM rückt die Prozesse in
den Mittelpunkt. Unabhängig von It-systemen oder anderen
randbedingungen werden die notwendigen Prozesse definiert.
Diese sichtweise sorgt dafür, dass der Prozess wirklich
nur die für das endergebnis notwendigen schritte und keine
vermeidbaren, systembedingten schleifen enthält. Die It-systeme
werden schließlich dem Prozess angepasst.
Doch wirft eine solche Denkweise nicht alle vorhandenen
Herangehensweisen über den Haufen? Kann ein Unternehmen
eine solche Kehrtwende überhaupt stemmen? In der tat
erscheint es ratsamer, nicht von heute auf morgen alles anders
zu machen, sondern in kleinen schritten einzelne Prozesse
zu optimieren.
8 InubIum Ausgabe 6 I Mai 2010
kleine Schritte und ihre vorteile
zweifellos muss, wer sich mit BPM und der Umsetzung im
Unternehmen beschäftigt, die Prozesse als ganzes und im
zusammenhang mit angrenzenden Prozessen betrachten.
Dennoch kann es schwierig werden, gerade in wirtschaftlich
angespannten zeiten ein unternehmensübergreifendes,
strukturveränderndes BPM-Projekt durchzusetzen. Die lösung:
Mit dem Blick aufs ganze mit einem einzelnen Prozess
beginnen.
Die Vorteile einer solchen Herangehensweise zeigen sich
schnell: ein Prozess ist überschaubar, die Veränderungen, die
eine optimierung mit sich bringt, leichter zu verkraften. Der
zeitraum von der Ist-Analyse bis zur Umsetzung des neuen
Prozesses ist kurz und der erfolg wird schnell sichtbar. Und
nicht zuletzt macht sich das BPM-Projekt auch schneller bezahlt,
oft wird der return on Investment schon nach wenigen
Monaten erreicht. gleichzeitig ebnet ein solches Projekt den
weg in die zukunft: Die optimierung weiterer Prozesse lässt
sich nahtlos anschließen und die Basis für die Umsetzung serviceorientierter
Architekturen kann gelegt werden.
kleines Risiko
In den Prozessen steckt viel optimierungspotenzial, das es
auszuschöpfen gilt. Mit dem Blick auf die reduzierung der
Kosten und die erhöhung der wettbewerbsfähigkeit gibt es
keine Alternative zu BPM. Die Marktanalysten von gartner
kommen zu demselben ergebnis: laut ihrer studie „Its a Matter
of survival: Use BPM to Drive out costs“ können Unternehmen
ihre Prozesskosten bereits im ersten Jahr nach der
einführung von BPM um bis zu 20 Prozent senken. In den aktuell
von gartner veröffentlichten „seven Key guidelines to
BPM Project success“ sticht der erste ratschlag ins Auge:
„Klein anfangen“.
Dr. Torsten Schmale