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4 Weihnachten im Unternehmen Mit diesen Weihnachtsbriefen erledigen Sie Ihre Weihnachtskorrespondenz im Handumdrehen Träumen Sie manchmal auch davon, einfach tausend Weihnachtskarten mit dem Eindruck „Frohe Weihnachten!“ zu bestellen, und schon ist das Thema „Weihnachtspost“ Schnee von gestern? Ein Traum mit Reizen, zugegebenermaßen ja. Aber schlüpft man mal kurz in die Haut des Empfängers, wird deutlich, wie kurzfristig gedacht dieser Traum ist. Denn wer solche Karten verschickt, kann von Glück sagen, wenn seine Karte in dem Stapel von Weihnachtsbriefen und Karten beim Empfänger untergeht und gar nicht registriert wird. Hat man aber Pech, wird ein solch fantasieloser, inhaltsleerer Gruß doch registriert – und zwar negativ. Eine andere – wie ich finde traurige – Nebenwirkung: Die Weihnachtskarte wird zum Wegwerfartikel. Gekauft – verschickt – weggeworfen. Die einzigen, die sich darüber freuen, sind die, die am Porto verdienen. Und dann: Vermeiden Sie Briefe mit den üblichen Weihnachts-Standardmotiven und -texten! Selbst wenn es an Zeit, Budget oder Ideen für ein individuelles Motiv mangelt. Nehmen Sie die zweite Seite Ihres Firmenbriefpapiers oder ein neutrales hochwertiges Papier und gestalten Sie nur den Text Ihres Briefes auf ansprechende Weise. Achten Sie darauf, dass auch bei der Qualität des Briefumschlags nicht gespart wird. Vermeiden Sie bei Ihren Weihnachtsgrüßen aber grundsätzlich Belehrungen, Mahnungen, religiösen Eifer. Denn ganz gleich, wie Sie oder Ihr Chef zu religiösen Themen eingestellt sind: Weihnachten ist kein Anlass zur Missionierung Ihrer Kunden. Für viele Menschen hat Weihnachten fast vollständig den religiösen Charakter verloren. Das können Sie bedauern, aber Sie sollten es respektieren. So also nicht: „An Weihnachten feiern wir die Geburt unseres Erlösers. Gott ist Mensch geworden.“ Und auch Sätze wie „Die Botschaft des Weihnachtsfestes sollte uns dazu bringen, unseren Lebensstil zu überdenken und zu mehr Solidarität und Mitmenschlichkeit zu finden“ sollten Sie sich verkneifen. Überlassen Sie solche Gedankengänge und Mahnungen der Weihnachtspredigt in Ihrer Kirche! Sie passen nicht in die Beziehungen zwischen Geschäftspartnern! Bedenken Sie, dass möglicherweise einige Empfänger Ihrer Weihnachtspost nicht aus dem christlichen Kulturkreis kommen und dass ihnen solche Gedanken völlig fremd sind. Verwenden Sie lieber Sätze wie: „Das Jahr endet mit einer Reihe von Feiertagen! Ich wünsche Ihnen, dass diese Ihnen gleichzeitig Zeit zum Feiern und zum Erholen bieten werden.“ Oder: „Ich hoffe, dass Sie mitten in dieser dunklen Jahreszeit ein strahlendes Fest erleben werden!“ © 2010 Fachverlag für Kommunikation & Management
Weihnachten im Unternehmen Ruinieren Sie sich mit diesen Fettnäpfchen nicht Ihren guten Ruf Sekretärinnen kennen die alljährliche Weihnachtspost-Routine: Man muss Weihnachtskarten und -texte aussuchen und alles rechtzeitig verschicken. Aber trotz der Routine macht das Verschicken immer sehr viel Arbeit. Und Routine hat immer einen Haken: Schnell passieren Fehler, und Fettnäpfchen werden übersehen. Tipp: Stellen Sie Ihre Routine auf den Prüfstand Stellen Sie mit unseren Tipps sicher, dass sich die viele Arbeit lohnt und die Empfänger der Weihnachtskarten sich wirklich freuen. Das schaffen Sie aber nur, wenn Sie ein paar Kleinigkeiten rund um die Gestaltung und den Ablauf berücksichtigen. Hier die wichtigsten Fettnäpfchen, die Sie vermeiden sollten, und wie Sie es besser machen: Fettnapf Nummer 1 – Adressetiketten Etiketten sehen nach Massenpost und billig aus und sind kein gutes Renommee für Ihre Weihnachtspost. Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Wenn Ihnen der Geschäftskontakt wichtig ist, sollten Sie den Umschlag mit der Hand per Füllhalter beschriften, statt Adressetiketten zu verwenden. Okay, wenn Sie Hunderte von Weihnachtskarten und -briefen schreiben, ist es eine Zumutung für Sie beziehungsweise Ihren Chef, diese alle handschriftlich zu verfassen. Dann müssen Sie wohl oder übel zum Etikett greifen. Sie können sich aber trotzdem überlegen, dabei einige wenige Ausnahmen zu machen für Geschäftspartner, die Ihnen besonders wichtig sind. Fettnapf Nummer 2 – Freistempler Ja, es ist sicher praktisch, alle Briefe per Freistempler zu frankieren. Doch das wirkt unpersönlich. Machen Sie sich die Mühe und greifen Sie zur guten alten Briefmarke. © 2010 Fachverlag für Kommunikation & Management 5
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