Wilken übernimmt kendox GmbH die e-World in eSSen ...
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»<br />
Seit Oktober 2010 ist das Projekt abgeschlossen.<br />
Es be<strong>in</strong>haltet e<strong>in</strong>e F<strong>in</strong>anz und<br />
Anlagenbuchhaltung, e<strong>in</strong>e Kosten und<br />
Leistungsrechnung, Systeme zur Kassen<br />
und Spendenbuchhaltung, das Modul<br />
Electronic Bank<strong>in</strong>g sowie e<strong>in</strong> Informationssystem<br />
zur flexiblen Auswertung von<br />
Daten. Außerdem wurden das ITSystem<br />
der Personalwirtschaft und über 30 sozialwirtschaftliche<br />
Fach und Abrechnungsverfahren<br />
an <strong>die</strong> führende EntireSoftware<br />
angeschlossen. H<strong>in</strong>zu kommt e<strong>in</strong> modernes<br />
DokumentenManagementSystem<br />
(DMS). Dieses beschleunigt <strong>die</strong> Verwaltung<br />
von Dokumenten, vere<strong>in</strong>facht zahlreiche<br />
ablauforganisatorische Prozesse<br />
und verbessert <strong>die</strong> Suche nach Belegen.<br />
„fRühJAhRspuTz“<br />
Ab hERbsT 2007<br />
Es galt, das historisch gewachsene, selbst<br />
programmierte UnixSystem Fibu 2000<br />
abzulösen. Der Handlungsdruck war <strong>in</strong><br />
den vergangenen Jahren immer mehr gewachsen.<br />
Mit der unternehmensweiten<br />
Konsoli<strong>die</strong>rung musste jeweils zu Jahresanfang<br />
begonnen werden, um <strong>die</strong>se im<br />
Sommer dem Wirtschaftsprüfer vorlegen<br />
zu können. Der Grund: Es war ke<strong>in</strong>e zentrale<br />
Auswertung möglich. Folglich standen<br />
ke<strong>in</strong>e aktuellen ManagementKennzahlen<br />
zur Steuerung des Verbands zur Verfügung.<br />
Vieles musste mühsam aus Excel<br />
Tabellen herausgelesen werden. Zentrales<br />
Ziel war es demnach, über moderne<br />
Software e<strong>in</strong>e wirtschaftliche Arbeitsweise<br />
herbeizuführen – bezogen auf <strong>die</strong> jährliche<br />
Konsoli<strong>die</strong>rung, gleichermaßen aber auch<br />
auf <strong>die</strong> tägliche Arbeit. Denn zusammengenommen<br />
gab es für <strong>die</strong> 73 Kreis, fünf<br />
Bezirksverbände und für <strong>die</strong> Landesgeschäftsstelle<br />
<strong>in</strong>sgesamt 177 Buchungsmandanten.<br />
Dies ist für e<strong>in</strong>e so große Organisation<br />
wie das Bayerische Rote Kreuz<br />
ke<strong>in</strong>eswegs ungewöhnlich. Wie <strong>in</strong> vielen<br />
anderen (sozialen) E<strong>in</strong>richtungen auch<br />
wächst Software durch h<strong>in</strong>zukommende<br />
Anforderungen so lange, bis irgendwann<br />
das große Aufräumen kommen muss. E<strong>in</strong><br />
„Frühjahrsputz“ gewissermaßen.<br />
gROssER TEchnOLOgIsch-<br />
ORgAnIsATORIschER AufwAnD<br />
Beim „großen Re<strong>in</strong>emachen“ wurde jeder<br />
Mandant sozusagen <strong>in</strong> <strong>die</strong> Hand genommen<br />
und gefragt: „Brauchen wir den noch,<br />
oder können wir ihn <strong>in</strong> e<strong>in</strong>e andere Hierarchie<br />
br<strong>in</strong>gen?“ 80 Kontenpläne standen<br />
auf dem Prüfstand. In e<strong>in</strong>er geme<strong>in</strong>samen<br />
Räumaktion blieb davon e<strong>in</strong> e<strong>in</strong>ziger übrig.<br />
Dadurch ist jetzt <strong>die</strong> Konsoli<strong>die</strong>rung quasi<br />
auf Knopfdruck möglich.<br />
Die Migration war e<strong>in</strong> Kraftakt. Insgesamt<br />
mussten <strong>die</strong> Daten von 177 Mandanten<br />
<strong>in</strong>s neue System überführt werden.<br />
Pro Mandant bedeutete das rund e<strong>in</strong>en<br />
halben Tag Arbeit. Dabei war Geduld und<br />
vor allem Präzision angesagt. Denn pro<br />
Mandant waren rund 40 E<strong>in</strong>zelschritte<br />
zu beachten, <strong>die</strong> exakt <strong>in</strong>e<strong>in</strong>andergreifen<br />
und nache<strong>in</strong>ander ablaufen mussten.<br />
E<strong>in</strong> großer Stolperste<strong>in</strong> waren <strong>die</strong> über<br />
30 Vorsysteme, <strong>die</strong> es anzub<strong>in</strong>den galt.<br />
Beispiele: Heimverwaltung für Altenheime,<br />
K<strong>in</strong>dertagese<strong>in</strong>richtungen, Essen<br />
auf Rädern etc. <strong>Wilken</strong> Entire <strong>in</strong>stallierte<br />
e<strong>in</strong>e Standardlösung, an <strong>die</strong> seitdem alle<br />
Vorsysteme andocken und ihre Daten zur<br />
Verfügung stellen.<br />
Abgesehen von den zahlreichen technologischen<br />
Klippen, <strong>die</strong> umschifft wurden,<br />
war das BRKProjekt e<strong>in</strong>e große menschliche<br />
Herausforderung. Es gab e<strong>in</strong>e Steuerungsgruppe<br />
mit 16 Mitgliedern, <strong>die</strong> sich<br />
zwei Jahre lang alle drei Monate traf. 30<br />
Beschäftigte arbeiteten im Projekt selbst.<br />
E<strong>in</strong>e Mitarbeiter<strong>in</strong> des BRK wurde eigens<br />
für das Projekt abgestellt und begleitete es<br />
bis zum Rollout. H<strong>in</strong>zu kamen Hunderte<br />
von E<strong>in</strong>zelterm<strong>in</strong>en, <strong>die</strong> auf der Seite von<br />
Im Bild: Dr. Peter Kottmann, Vorstand <strong>Wilken</strong> Entire AG; Christa Pr<strong>in</strong>zess<strong>in</strong> von Thurn und Taxis, Präsident<strong>in</strong> des BRK; Christ<strong>in</strong>e Haderthauer, Bayerische Staatsm<strong>in</strong>ister<strong>in</strong><br />
für Arbeit und Sozialordnung, Familie und Frauen; Re<strong>in</strong>er Barthold, <strong>Wilken</strong> Entire AG sowie Bernhard Hentschel, Geschäftsführer, SozialserviceGesellschaft des<br />
Bayerischen Roten Kreuzes <strong>GmbH</strong><br />
<strong>Wilken</strong> Entire vor allem von Re<strong>in</strong>hold Lutz<br />
wahrgenommen wurden. „Ohne dass sich<br />
Menschen verstehen, scheitern Projekte<br />
solcher Größenordnung“, ist der Leiter<br />
Beratung und Projektleiter überzeugt.<br />
„Für mich persönlich war es das bisher<br />
größte und schwierigste Projekt <strong>in</strong> 15<br />
Jahren Berufserfahrung <strong>in</strong> der IT.“ Ke<strong>in</strong><br />
Wunder – bei 72 Schulungen F<strong>in</strong>anzbuchhaltung<br />
zu jeweils 3 Tagen, 24 Schulungen<br />
Anlagenbuchhaltung und 24 Sem<strong>in</strong>aren<br />
Controll<strong>in</strong>g zu jeweils e<strong>in</strong>em Tag, sechs<br />
SpezialWorkshops EBank<strong>in</strong>g und 12 An <br />
wendertreffen zu Neuerungen, Hilfen,<br />
Tipps, Wünschen.<br />
TEAmwORk übER<br />
DREI EbEnEn hInwEg<br />
Das größte Wagnis bürdete sich <strong>in</strong>des das<br />
Bayerische Rote Kreuz selbst auf. Hierbei<br />
sollte <strong>die</strong> Frage der Eigenständigkeit<br />
der fünf Bezirks und 73 Kreisverbände<br />
e<strong>in</strong>e zentrale Rolle spielen. Es galt, das<br />
erste Projekt <strong>in</strong> der Geschichte des BRK<br />
zu meistern, <strong>in</strong> das alle mit e<strong>in</strong>bezogen<br />
werden sollten und mussten. Die <strong>in</strong>terne<br />
Skepsis zu Beg<strong>in</strong>n war groß – und sie<br />
hielt über weite Phasen des Projektes an.<br />
„Die Wende, <strong>in</strong> dem anfangs schwierigen<br />
Projekt gelang durch <strong>die</strong> Anwendertreffen<br />
mit mehr als 400 Teilnehmern. Damit hatte<br />
das Projektteam <strong>die</strong> Möglichkeit, alle<br />
Anwender direkt zu erreichen und echte<br />
Probleme von Bef<strong>in</strong>dlichkeiten zu unterscheiden<br />
und gute Lösungen zu f<strong>in</strong>den.<br />
Dadurch wurde Vertrauen und Verständnis<br />
erreicht“, so Dieter De<strong>in</strong>ert, der für IT<br />
zuständige Landesgeschäftsführer. Das<br />
Gebot der Stunde hieß demnach vor<br />
allem an e<strong>in</strong>em Strang zu ziehen, was<br />
auch gelang. Darauf s<strong>in</strong>d alle Verantwortlichen<br />
stolz und dürfen <strong>die</strong>s – nach Aussage<br />
der Präsident<strong>in</strong>, Frau Christa Pr<strong>in</strong>zess<strong>in</strong><br />
von Thurn und Taxis, auch se<strong>in</strong>.<br />
<strong>Wilken</strong> und <strong>Wilken</strong> Entire auf der CeBIT 2011 <strong>in</strong><br />
Hannover. Im Bild: Dr. Harald Varel, <strong>Wilken</strong> <strong>GmbH</strong>;<br />
Annette Schavan, Bundesm<strong>in</strong>ister<strong>in</strong> für Bildung<br />
und Forschung; Re<strong>in</strong>er Barthold, <strong>Wilken</strong> Entire<br />
AG sowie Klaus Schmitt, <strong>Wilken</strong> <strong>GmbH</strong><br />
Zu Besuch bei <strong>Wilken</strong> Enitre: Dr. Peter Kottmann,<br />
Vorstand <strong>Wilken</strong> Entire AG mit HansJoachim<br />
Fuchtel, Parlamentarischer Staatssekretär bei<br />
der Bundesm<strong>in</strong>ister<strong>in</strong> für Arbeit und Soziales<br />
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