Ausgabe 01.2013 - Die erfolgreiche Apotheke

Warenwirtschaft
Kassenbuch: Sorgfalt schützt
vor Überraschungen
Wer die Anforderungen des Finanzamtes kennt und mit seiner Kasse vertraut ist,
kann einer Betriebsprüfung mit ruhigem Gewissen entgegen sehen.
Bei seiner Buchhaltung leistet sich
Apotheker Müller keine Nachlässigkeit.
Seit der Gründung seiner
Apotheke achtet er akribisch auf eine
genaue Buchführung. Diese Sorgfalt zahlt
sich aus: Bei einer Betriebsprüfung vor
zwei Jahren musste er zur Vorbereitung
nur einige Unterlagen und Datensätze
heraussuchen. Der Prüfer kehrte mit
leeren Händen
Fazit:
ins Finanzamt
zurück – alles war
korrekt. Ob antike
Registrierkasse
oder modernes
Touchscreen-Gerät:
In der Apotheke
muss jede Kasse
ordnungsgemäß
geführt werden,
sonst kann es
teuer werden.
Der Apotheker aus
unserem Beispiel
weiß: Die Kassenbuchführung
wird
von Finanzbeamten
besonders
gerne unter die Lupe genommen, denn
hier schleichen sich die meisten Fehler
ein. Wenn der Betriebsprüfer an der
sachlichen Richtigkeit der Buchführung
zweifelt, kann das Finanzamt die Erlöse
schätzen. Dann drohen Nachzahlungen
bei Einkommen-, Gewerbe- und Umsatzsteuer.
n Bei Fehlern im
Kassenbuch drohen
Nachzahlungen.
n Belege müssen
archiviert und zehn
Jahre lang aufbewahrt
werden.
n Elektronisches Kassensystem
spart Zeit und
speichert Geldbewegungen
automatisch.
Kassenbuch muss stimmen
Prinzipiell muss jeder buchführungspflichtige
Unternehmer ein Kassenbuch
führen. Die buchhalterischen Regeln und
Vorgaben des Finanzamtes lassen sich
mit etwas Routine leicht einhalten. Die
Kassenbuchführung kann elektronisch,
manuell oder kombiniert erfolgen. Pflicht
ist, dass pro Buchung ein Beleg mit
fortlaufender Nummerierung zehn Jahre
26 Die erfolgreiche Apotheke I 01.2013
Dr. Roland Wolf: „ Bar bezahlte Betriebsausgaben
sollten sofort mit Eigenbeleg
dokumentiert werden.“
lang aufbewahrt werden muss. Der Soll-
und Istbestand muss vergleichbar sein,
die Kasse muss regelmäßig, am besten
täglich, durchgezählt und alle Geldbewegungen
genau vermerkt werden. Falls
in der Kasse Fehler auftauchen, müssen
diese nachvollziehbar korrigiert werden.
Es gilt das Prinzip, dass ein sachverständiger
Dritter jederzeit in der Lage sein
sollte, entsprechend den Angaben im
Kassenbuch den Soll- und Istbestand in
der Kasse zu vergleichen.
Privatentnahmen kennzeichnen
Einnahmen und Ausgaben sollten also
jeden Tag genau festgehalten werden.
Viele Apotheker nehmen es damit nicht
so genau und verstoßen, oft unwissentlich,
gegen die Vorschriften. So werden
bar bezahlte Betriebsausgaben häufig
erst viel später ins Kassenbuch eingetragen.
Alle Geldbewegungen sind aber
chronologisch festzuhalten, Belege
müssen entsprechend sortiert und
aufbewahrt werden. „Wenn das nicht
konsequent und sofort gemacht wird,
können vorgeschriebene Aufzeichnungen
leicht vergessen werden – etwa, wenn
der Apothekeninhaber für private Zwecke
Geld aus der Kasse nimmt“, warnt Dr.
Roland Wolf, Dozent für Rechnungswesen
und Finanzen an der FOM Hochschule in
Essen. In solchen Fällen sollte der Chef
noch am gleichen Tag einen Eigenbeleg
in die Kasse legen. Ein Kassenfehlbetrag
darf auf keinen Fall entstehen. Ergibt sich
bei der Abrechnung auch nur vorübergehend
ein Minus-Betrag, wurde das Kassenbuch
nicht ordnungsgemäß geführt.
Tagesabrechnungen archivieren
Bei Apotheken mit Registrierkassen stellen
Betriebsprüfer oft Fehler im Umgang
mit den sogenannten Z-Bons fest. Diese
enthalten die Tagesend - Summe und
müssen fortlaufend nummeriert und
archiviert werden. Wenn Z-Bons für einzelne
Tage fehlen, wird der Betriebsprüfer
aktiv. Die Z-Bons müssen verschieden
Daten enthalten: Angaben zum Unternehmensnamen,
Datum und Uhrzeit des
Ausdrucks, Löschhinweise für den Tagesspeicher
sowie Vermerke zu Stornos und
Retouren. Alle diese Bons sind für zehn
Jahre aufzubewahren. Ältere oder historische
Kassen dürfen außerdem nur noch
bis Ende 2016 verwendet werden, es sei
denn, der Inhaber führt eine Speichererweiterung
und eine Softwareanpassung
durch. Spätestens dann sollte man über
ein elektronisches Kassensystem nachdenken:
Alle Daten werden automatisch
erfasst und archiviert. Die Details zur
ordnungsgemäßen Kassenbuchführung
spricht man am besten mit dem Steuerberater
ab. Ein elektronisches Kassenbuch
hilft, Fehler zu vermeiden und
bringt Zeitersparnis für Mitarbeiter und
Steuerbüro. Steht eine Betriebsprüfung
an, kann man Unterlagen und Dateien
mit wenigen Handgriffen hervorholen.
n Andrea Zeinar-Steck
Pflanzliche Hilfe bei
grippalen Infekten
Patient: „Meine Tochter hat sich im
Kindergarten wieder eine Erkältung
eingefangen, und vermutlich erwischt
es meinen Mann und mich auch bald.
Gibt es ein Mittel, das vorbeugend und
lindernd zugleich wirkt?“, so eine junge
Mutter. Empfohlen wird Contramutan N
Saft.
Basis - Beratung:
Kinder erkranken im Durchschnitt rund
acht bis zwölf Mal im Jahr an einem grippalen
Infekt. Sie sind gegen viele Viren
noch nicht immun und deshalb besonders
anfällig. Gegen die Symptome eines
grippalen Infektes wie Halsschmerzen,
mäßiges Fieber, Husten und Schnupfen
gibt es wirksame Naturarzneien, die
oftmals Kinder und Erwachsene gleichermaßen
nehmen können. Bewährt hat
sich die Arzneipflanze Wasserdost, die
in Contramutan N Saft enthalten ist. Die
Inhaltsstoffe der Pflanze wirken antientzündlich,
antibakteriell und schützen vor
Erkältungsviren – deshalb nennt man
Wasserdost auch Virenblocker.
Kompetenz - Beratungs PLUS:
+ Ist die Erkältung schon da, verabreicht
man Kindern einen Teelöffel Saft pro
Stunde, Erwachsene nehmen 1 Esslöffel
pro Stunde. Für alle gilt: Anstrengung
vermeiden,das kann die Erkältungsdauer
verkürzen.
+ Der Saft wird gut von der Mundschleimhaut
aufgenommen und sollte
einen Moment im Mund belassen werden,
bevor er heruntergeschluckt wird.
+ Kinder sollten direkt nach dem Kindergarten
die Hände waschen, denn
verbesserte Handhygiene vermindert
die Ansteckungsgefahr.
Das Beratungs PLUS
QUELLE:KLOSTERFRAU
Mit Hyaluronsäure
gegen Heiserkeit
Patient: „Seit gestern habe ich ein Kratzen
im Hals und heute habe ich fast keine
Stimme mehr – gibt es etwas, was schnell
hilft?“, so ein Mann Ende 50. Empfohlen
wird GeloRevoice.
Basis - Beratung:
Die Ursachen für Halskratzen und Heiserkeit
sind oft trockene Heizungsluft oder eingeschränkte
Nasenatmung aufgrund einer
Erkältung. Auch die starke Beanspruchung
der Stimme kann zu Heiserkeit führen. Die
Schleimhäute in den Atemwegen sondern
flüssigen Schleim, die Mundhöhle und der
Rachen werden zusätzlich durch Speichel
feucht gehalten. Wird dieser Mechanismus
gestört, kommt es zu Heiserkeit, Husten
oder Halsschmerzen. Halstabletten mit Natriumhyaluronat
(GeloRevoice) bilden beim
Lutschen einen Hydrogelkomplex. Dieser
haftet gut und lange an der Schleimhaut,
schützt die gereizten Stellen und lindert die
Heiserkeit. Die Lutschtabletten gibt es jetzt
auch in Kirsch-Menthol-, Cassis-Mentholoder
Grapefruit-Menthol-Geschmack.
Kompetenz - Beratungs PLUS:
+ Lutschtabletten regen den Speichelfluss
an, der Wirkstoff-Komplex legt sich über
die angegriffenen Bereiche und schützt
so vor weiteren Infektionen.
+ Feuchtigkeit tut den Rachenschleimhäuten
gut. Pro Tag sollten mindestens zwei
bis drei Liter getrunken werden.
+ Zusätzlich sollte auf ausreichende Luftfeuchtigkeit
in den Räumen geachtet
werden. Auch ein wärmendes Halstuch
kann Heiserkeit entgegenwirken.
QUELLE: DAK_GESUNDHEIT
Kompetenz-Dialog
Hornhaut schonend
entfernen
Patient: „Ich bin Diabetikerin und
habe an den Füßen häufig Probleme mit
Hornhaut. Da ich schon älter bin, ist die
Fußpflege für mich etwas mühsam – gibt
es etwas, was die Hornhaut schonend
entfernt?“, so Frau Müller. Empfohlen wird
die Antihornhaut Serie von Hansaplast.
Basis - Beratung:
Diabetiker haben ein besonders hohes
Risiko, an Fußverletzungen zu erkranken.
Die Hornhaut sollte möglichst ohne
Verletzungen entfernt werden. Mit der
Anti-Hornhaut Serie können Füße risikolos
und nachhaltig gepflegt werden.
Die Serie besteht aus drei Produkten: Mit
dem Anti Hornhaut 2in1 Peeling wird die
verhornte Haut mit Bimssteinpartikeln und
Gebirgssalz entfernt. Die Intensiv-Creme
mit 20 Prozent Urea und der Aquaporin-
Technologie wirkt hornhautreduzierend.
Das dritte Produkt, ein Intensiv-Serum mit
hoch konzentrierter Urea und Milchsäure
eignet sich für die lokale Behandlung stark
verhornter Hautpartien. Für eine optimale
Pflege wäre es gut, alle drei Produkte
regelmäßig anzuwenden.
Kompetenz - Beratungs PLUS:
+ Füße werden in der Körperpflege oft
vernachlässigt, sollten aber möglichst
täglich genau kontrolliert werden. In
den Zehen-Zwischenräumen können
sich Fußpilz oder andere Infektionen
bilden.
+ Manchmal verstecken sich Fremdkörper
wie kleine Steinchen in den Schuhen
und sorgen für Verletzungen. Deshalb:
Schuhe immer wieder mal kontrollieren,
bevor sie angezogen werden.
+ Fußpflege besser auf die sanfte Tour:
Hornhautfeilen aus Metall, und Scheren
sollten bei der Hornhautreduzierung
nicht verwendet werden.
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QUELLE: HANSAPLAST