INFORMAČNÍ SERVIS

subjekt, který nemá datovou schránku, mohl s úřadem komunikovat
elektronicky.
Je v souvislosti s datovou schránkou nutné zavádět na úřad i spisovou
službu?
Záleží na velikosti úřadu, resp. objemu zpráv.
Od určité velikosti úřadu, respektive objemu zpráv v datové schránce,
nepochybně. U velmi malých úřadů vystačí jakýsi základ spisové
služby, který bude vlastně rozhraním datové schránky. Většina
úřadů ale bude muset buď vlastnit elektronickou spisovou službu,
nebo využít podobného servisu, který bude nabízet Česká pošta,
respektive Telefónica O 2 . Menším obcím pak budou pomoc nabízet
tzv. eGON centra, která budou fungovat v rámci krajských úřadů, či
„trojkových“ obcí.
Obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním
úřadem, dále malé obce, které nemají stavební nebo matriční
úřad mohou vést spisovou službu v elektronické nebo listinné
podobě.
Bude nutné konvertovat do elektronické podoby veškeré dokumenty,
například velké výkresy v rámci stavebního řízení atp.?
Zatím nikoliv.
Nově vznikající dokumenty již většinou jsou a budou pořizovány elektronickou
cestou, proto budou i takto zasílány. U starších bude taková
příloha zasílána pro jednoduchost v papírové podobě. V budoucnu by
pak měla být vytipována místa, která by byla vybavena i velkoplošnými
scannery tak, aby i staré dokumenty, včetně historických, bylo možné
elektronizovat.
Pokud mám schránku na své jméno jako statutární zástupce
právnického subjektu, mohu ji používat jako soukromou, nebo
musím mít ještě jednu?
Ještě jednu.
V takovémto případě je první schránka používána pro komunikaci
s právnickým subjektem a pro korespondenci s fyzickou osobou je nutné
zřídit druhou, tedy oddělit Vaši funkci a soukromí. Informační systém
toto umí rozlišit a bude takto postupovat.
Kolik datových schránek bude mít úřad? Záleží na jeho velikosti?
Jenom jednu bez ohledu na velikost.
Každý právnický subjekt bude mít pouze jednu datovou schránku.
Třídění došlých zpráv a jejich rozesílání uvnitř úřadu se pak bude řídit
vnitřním spisovým řádem toho kterého úřadu. Proto od určité velikosti
instituce je vhodné, aby byla vybavena elektronickou spisovou službou,
která komunikaci s datovou schránkou, tedy určité vnitřní třídění a zasílání
na příslušné odbory dokáže zařídit.
Jak poznáme, komu je v rámci úřadu určena datová zpráva, která
je doručena do naší datové schránky?
Stejně jako v případě dnešní papírové pošty.
Některé zprávy budou adresovány přímo konkrétní osobě, či odboru,
jiné budou posílány na základě určitého zákona či s určitým číslem jednacím.
Ty všechny je možné roztřídit bez jejich otevření a odeslat uvnitř
úřadu příslušné osobě.
Stejně jako dnes u papírových obálek bude určité procento těch, které
nebude možné takto snadno identifikovat. Bude tedy nutné je otevřít
a teprve podle obsahu předat příslušnému úředníkovi ke zpracování.
Doplňující informace na závěr
Některé zákony související s datovými schránkami
Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
Zákon č. 301/2008, kterým se mění zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
Prováděcí vyhláška k zákonu č. 300/2008 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů; - zatím jen
v navrženém znění
Prováděcí vyhláška k zákonu č. 300/2008 Sb., kterou se stanovují náležitosti přístupových údajů pro přihlašování do datové schránky,
elektronické prostředky pro přihlašování - zatím jen v navrženém znění
Novela zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě – zatím jen v navrženém znění
Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu
Provozní řád Informačního systému datových schránek (ISDS)
Memorandum o spolupráci mezi MV ČR a zástupci společností zabývajících se výrobou a vývojem programů spisových služeb
V souvislosti se zákonem č. 300/2008 Sb. bude muset dojít k opravě a doplnění řady interních dokumentů organizace – spisový a skartační
řád, podpisový řád, organizační řád, náplně práce apod. Jednou z dalších důležitých a velmi rozsáhlých oblastí je systém vyhledávání, uchovávání
a zálohování dokumentů.
Co tedy říci na závěr? Držme si palce, aby se při vzájemné spolupráci nás všech zavádění zákona č. 300/2008 Sb. do praxe a naplňování
Strategie implementace eGovernmentu v území dařilo. Jednoduché to určitě nebude, ale jiná cesta není a my ji zvládnou musíme. A mimochodem,
která zásadní změna je jednoduchá?
V článku byly použity internetové zdroje:
http://www.egoncentrum.cz/
http://www.datoveschranky.info/
http://www.mvcr.cz/
http://www.egovernment.cz/schranky/
Dále dokument Analýza dopadů zákona č. 300/2008 Sb. a návrh zajištění implementace tohoto zákona pro Krajský úřad Plzeňského kraje od firmy
Cortis Consulting, s.r.o., www stránky společnosti info.com s.r.o. a zápisy z Krajského úřadu Jihočeského kraje.
informační servis č. 4/2009 strana 28
Za Komisi pro informatiku SMO ČR zpracovala Ing. Naďa Richterová