8 - Ajuntament de Barcelona

4
Innovació i millora
Sʼhan previst les següents fases:
• Fase de planificació, amb la finalitat de preveure tots els components que han de formar part dʼun sistema integrat
dels documents de lʼAjuntament de Barcelona.
• Fase de proves, amb el propòsit de validar els resultats sobre expedients o documents electrònics concrets.
• Fase de implantació, amb lʼobjectiu dʼelaborar un pla dʼimplantació que tingui en compte tots els requisits prèviament
definits, així com els recursos humans i materials, per implementar lʼeina a les dependències municipals.
Aquestes estratègies han quedat recollides en un document que ha servit de base per a lʼencàrrec dʼuna consultoria
per tal dʼidentificar les empreses líders del mercat i valorar el grau de compliment de cada una de les solucions als
requeriments de lʼAjuntament de Barcelona.
Sʼhan identificat tres solucions ECM, suficients cada una de les quals per donar solució a aquests requeriments i resta
pendent per a lʼexercici 2008 la valoració definitiva de les eines i lʼexecució de les proves pilot, així com lʼaprovació
del pla dʼimplantació.
Grup de treball d’avaluació i accés
Durant lʼany 2007 el Grup de treball dʼAvaluació i Accés ha realitzat quatre reunions ordinàries amb tots els membres
del grup, i aproximadament 12 de reunions corresponents als diferents subgrups formats, tot seguint els objectius i
les línies dʼactuació marcades a lʼinici de lʼany.
Cal destacar la confecció de la proposta corresponent a la Instrucció sobre lʼeliminació de la documentació de lʼAjuntament
de Barcelona, presentada a la darrera reunió de lʼany 2007 de la Comissió de Tria i Eliminació de la Documentació
municipal.
Així mateix sʼha treballat amb la documentació corresponent a les diverses comissions de participació dʼàmbit de ciutat,
dels òrgans de participació de districte i la documentació generada per les Secretaries Tècnico-jurídiques de districte
i la Divisió de Serveis Personals de districte.
Circumstancialment, la posada en marxa del Pla Director dʼArxius, i la conseqüent necessitat de no sobrecarregar de
treball i reunions als membres dels diversos grups de treball, va obligar el grup a aturar temporalment les seves activitats
en el mes de juliol.
Grup de Treball de Conservació:
En les dues reunions que ha mantingut el grup de treball de conservació aquest any 2007, sʼha treballat per donar
forma a la directriu tècnica sobre la Manipulació de documents durant la seva reproducció i sistemes de reproducció
adequats.
4.3 EL PROGRAMARI DE GESTIÓ DʼARXIUS: ALBALÁ
El programari Albalá, instal·lat a lʼArxiu Municipal de Barcelona des de lʼany 2005, permet informatitzar els aspectes
principals de la funció dels arxius, dʼacord amb el mètode AIDA: la gestió documental i la gestió de les funcions de
lʼarxiu, concretament, lʼavaluació, lʼaccés, la preservació, les transferències, la gestió de dipòsits, el préstec a usuaris,
els instruments de descripció i dʼaltres.
És especialment remarcable la presència dʼAlbalá a la Intranet de lʼArxiu Municipal, la qual cosa permet la consulta
dels fons, del quadre dʼorganització dels fons, dels centres dʼarxiu i dels instruments de descripció per a tots els treballadors
de lʼAjuntament de Barcelona.
26
Arxiu Municipal de Barcelona • Memòria 2007