8 - Ajuntament de Barcelona

1
Gestió documental
Usuaris, préstecs i consultes
Durant lʼany sʼhan realitzat 27 préstecs interns, tots en la mateixa Guàrdia Urbana.
Recursos
Dipòsit dʼarxiu:
• Ocupació disponible: 71,7 ml
• Ocupació actual: 66,5 ml
Formació
Curs Tractament de la informació en arxius. Novembre 2007. Organitzat per lʼOficina de lʼArxiver en Cap i Formació
de Personal.
Àrea dʼAcció Social i Ciutadania
El mes de març sʼinicià una intervenció en lʼÀrea dʼAcció Social i Ciutadania (abans Sector de Serveis Personals) a
partir dʼuna petició de la Gerència. En una primera fase (març-juliol) es va fer un estudi-auditoria sobre lʼestat de la
gestió documental i lʼarxivística en el sector, que incloïa tant els serveis centrals de lʼÀrea com els diferents serveis
a la ciutat, tant de gestió pròpia com externalitzats. Per a la realització dʼaquest estudi, es va procedir a entrevistar
els responsables dels diferents serveis, i en una segona etapa, es van mantenir reunions amb alguns dels seus professionals.
En total, es van fer quaranta entrevistes entre tècnics i responsables de lʼÀrea. Lʼobjectiu era conèixer les
funcions i les activitats de cada dependència i la seva producció documental.
Lʼestudi ha permès identificar les principals sèries documentals i el nivell dʼacumulació de documentació, tant als magatzems
de lʼedifici, com a les seves oficines. En lʼestudi sʼha detectat un volum aproximat de 450 metres lineals de
documentació, repartits de forma força igual entre els dipòsits documentals i els arxius de les oficines. La datació de
la documentació comprèn el període des de finals dels anys 80 fins a lʼactualitat. En el marc de lʼestudi també sʼha
estat revisant la documentació produïda pels serveis externalitzats i sʼha començat a estudiar la progressiva implantació
dʼalguns procediments administratius en format electrònic i expedients reglats.
Resultat dʼaquest informe-auditoria ha estat lʼestabliment de dues fases més dʼintervenció. Una desenvolupada entre
octubre del 2007 i febrer dʼaquest any, amb lʼobjectiu principal de treballar (revisar, eliminar, ordenar i inventariar) la
documentació existent als magatzems de lʼÀrea i per la qual sʼha pogut comptar amb un tècnic en arxius amb una dedicació
de 20 h. setmanals. I una segona fase, a realitzar entre febrer i juliol del 2008, amb la finalitat de revisar la documentació
dels serveis centrals del sector, avaluar les sèries documentals trobades i conèixer a fons el grau
dʼacumulació de documentació en els serveis territorialitzats i externalitzats.
A finals del 2007, es va procedir a avaluar algunes sèries documentals, procés que continuarà durant lʼany 2008. Les
sèries documentals avaluades i els dictàmens establerts són les següents:
Codi Nom sèrie Òrgan Productor Dictamen
M121 Expedient de vulneració de drets Oficina No Discriminació
X105E100 Expedient dʼatenció a la dona Equip dʼAtenció a la Dona
X109E30
X109E30
Exp. de disponibilitat dʼhabitatge per al
reagrupament familiar
Exp. dʼarrelament social per a permís de
residència
7
Arxiu Municipal de Barcelona • Memòria 2007
Conservació
Permanent
Conservació fins al
1998. Posteriors eliminacions
als 20 anys
Gabinet Tècnic dʼImmigració Eliminació als 5 anys
Gabinet Tècnic dʼImmigració Eliminació als 5 anys