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DIRECTIVA PARA LA FORMULACION DE DOCUMENTOS ...

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Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional<br />

Se recomienda que para desarrollar esta pregunta, el entrevistado conozca el<br />

significado de “función” (Ver glosario de términos) para ayudarlo a identificar sus<br />

funciones.<br />

(3) Función – Se deberá solicitar al entrevistado que describa el resultado de su trabajo<br />

o su contribución al logro de objetivos de su unidad orgánica. Se deberá preguntar<br />

¿Por qué ó Para qué realizo mis funciones?. Puede identificarse más de un objetivo.<br />

Por ejemplo: Efectuar el seguimiento y control de los contratos de servicios de<br />

terceros para mantener operativos los equipos e instalaciones.<br />

(4) Interrelaciones – Pueden ser de dos clases:<br />

Internas: Se deberá solicitar al entrevistado, que identifique las unidades orgánicas y<br />

los cargos o puestos de trabajo con los que mantiene coordinación o comunicación,<br />

para desarrollar su trabajo, así cómo el ó los motivos por los que se relacionan<br />

Ejemplo: Oficina de Economía - Información de disponibilidad presupuestal<br />

Se debe entender que los puestos de trabajo no están aislados sino que mantienen<br />

permanente coordinación o comunicación, siendo los proveedores internos los que nos<br />

proveen de información o productos y los usuarios o clientes internos los que reciben<br />

la información o productos que se generan.<br />

Externas: El entrevistado también deberá identificar a las entidades públicas, privadas<br />

y personas naturales con los que se mantiene comunicación. En el caso de entidades<br />

públicas, también se deberá precisar el nombre de la oficina. Al igual que en el ítem<br />

anterior, las entidades o personas naturales que nos proveen información, se les<br />

conoce cómo proveedores externos y los que reciben la información que generamos,<br />

son los usuarios o clientes externos. Por ejemplo:<br />

! Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Economía y Finanzas<br />

Directiva de formulación Presupuestal.<br />

! Público usuario – Resultados de Análisis clínicos<br />

(5) Información sobre Documentación, Procedimientos y Carga de trabajo<br />

Se deberá explicar al entrevistado, el significado de procedimiento (ver glosario de<br />

términos).<br />

Tomar en cuenta que generalmente cuando se pregunta por las funciones específicas,<br />

el entrevistado hace referencia a los documentos que producen o trabajan, lo cual<br />

puede facilitar la entrevista o la obtención de la información.<br />

(5a) Documentos (formatos, informes, reportes, otros) que recibe para<br />

desarrollar su trabajo.- Se deberá anotar la información de los documentos que<br />

recibe cada persona para desarrollar su trabajo<br />

Titulo<br />

Documento<br />

del<br />

1 Requisición de<br />

compra<br />

Procedencia del Documento /<br />

(interna o externa)<br />

Todas las Oficinas y Direcciones de la<br />

entidad.....<br />

Acción que origina el<br />

documento recibido<br />

Solicitar bienes y<br />

servicios<br />

Frecuencia Cantidad de<br />

documentos<br />

recibidos<br />

D 10<br />

34

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