DIRECTIVA PARA LA FORMULACION DE DOCUMENTOS ...

Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional
Se recomienda que para desarrollar esta pregunta, el entrevistado conozca el
significado de “función” (Ver glosario de términos) para ayudarlo a identificar sus
funciones.
(3) Función – Se deberá solicitar al entrevistado que describa el resultado de su trabajo
o su contribución al logro de objetivos de su unidad orgánica. Se deberá preguntar
¿Por qué ó Para qué realizo mis funciones?. Puede identificarse más de un objetivo.
Por ejemplo: Efectuar el seguimiento y control de los contratos de servicios de
terceros para mantener operativos los equipos e instalaciones.
(4) Interrelaciones – Pueden ser de dos clases:
Internas: Se deberá solicitar al entrevistado, que identifique las unidades orgánicas y
los cargos o puestos de trabajo con los que mantiene coordinación o comunicación,
para desarrollar su trabajo, así cómo el ó los motivos por los que se relacionan
Ejemplo: Oficina de Economía - Información de disponibilidad presupuestal
Se debe entender que los puestos de trabajo no están aislados sino que mantienen
permanente coordinación o comunicación, siendo los proveedores internos los que nos
proveen de información o productos y los usuarios o clientes internos los que reciben
la información o productos que se generan.
Externas: El entrevistado también deberá identificar a las entidades públicas, privadas
y personas naturales con los que se mantiene comunicación. En el caso de entidades
públicas, también se deberá precisar el nombre de la oficina. Al igual que en el ítem
anterior, las entidades o personas naturales que nos proveen información, se les
conoce cómo proveedores externos y los que reciben la información que generamos,
son los usuarios o clientes externos. Por ejemplo:
! Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Economía y Finanzas
Directiva de formulación Presupuestal.
! Público usuario – Resultados de Análisis clínicos
(5) Información sobre Documentación, Procedimientos y Carga de trabajo
Se deberá explicar al entrevistado, el significado de procedimiento (ver glosario de
términos).
Tomar en cuenta que generalmente cuando se pregunta por las funciones específicas,
el entrevistado hace referencia a los documentos que producen o trabajan, lo cual
puede facilitar la entrevista o la obtención de la información.
(5a) Documentos (formatos, informes, reportes, otros) que recibe para
desarrollar su trabajo.- Se deberá anotar la información de los documentos que
recibe cada persona para desarrollar su trabajo
Titulo
Documento
del
1 Requisición de
compra
Procedencia del Documento /
(interna o externa)
Todas las Oficinas y Direcciones de la
entidad.....
Acción que origina el
documento recibido
Solicitar bienes y
servicios
Frecuencia Cantidad de
documentos
recibidos
D 10
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