DIRECTIVA PARA LA FORMULACION DE DOCUMENTOS ...

Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional
5.2 Análisis Funcional
5.2.1 Finalidad del Análisis Funcional
Contar con la información para establecer, con objetividad los cargos necesarios
que se requieren para cumplir los objetivos funcionales establecidos, así como
para diseñar o rediseñar en detalle las funciones de los cargos o puestos de trabajo
y los procedimientos de toda la entidad.
5.2.2 Conformación de equipos de Directores para el Análisis Funcional
Para el desarrollo del Análisis Funcional será necesario conformar equipos a cargo
de cada uno de los Directivos o Jefes de las unidades orgánicas de segundo nivel
organizacional, e integrados por los Directores o Jefes de las unidades orgánicas
de tercer nivel organizacional correspondientes, pudiendo además contar con el
apoyo de los profesionales ó asesores que se asignen y/o contraten. Los
Directores o Jefes de las unidades orgánicas en su rol de facilitadores, deberán
lograr el apoyo de todo el personal durante la recopilación de la información y
deberán participar activamente en el análisis, en el diseño de la propuesta de los
cargos necesarios y en la identificación de las funciones de cada uno de los cargos.
5.2.3 Procedimiento para la recopilación de la información
Los Equipos de Directores de las unidades orgánicas con el apoyo de los
profesionales o asesores asignados, deberán obtener información de las funciones
de cada cargo ó puesto de trabajo de su respectiva unidad orgánica, así como de
los procedimientos en los que participa, para ello se deberá efectuar lo siguiente:
a) La Oficina Ejecutiva de Organización o la oficina que haga sus veces, en la
respectiva entidad, deberá efectuar reuniones con los Directivos de las
unidades orgánicas, asesores y/o profesionales que conforman los Equipos de
trabajo, para coordinar y brindar su asistencia técnica en la preparación del
trabajo y su ejecución.
b) Los Directivos de las unidades orgánicas deberán instruir al personal sobre la
recopilación de la información para lograr su participación y apoyo en el llenado
de las fichas, para obtener la información real y consistente requerida por los
Equipos de trabajo.
c) Los equipos de Directores de las unidades orgánicas deberán efectuar las
siguientes acciones:
? Entregar el formato “Ficha de Levantamiento de Información de Cargos
o Puestos de Trabajo” (F-ORG-01.0) del Anexo N°2 de la presente
Directiva y el correspondiente Instructivo, a todo el personal de su
respectiva unidad orgánica, que labora en condición de nombrado o
contratado a plazo fijo así como a las personas contratadas por locación de
servicios, cuyas actividades contractuales se deban cumplir en un plazo
mayor a tres meses; dicho formato deberá ser llenado y devuelto en un
plazo de 3 a 5 días. En los casos de personal que se encuentre en
comisión de servicio o de vacaciones, la ficha deberá ser llenada por el
respectivo Directivo o Jefe de la unidad orgánica correspondiente y
ratificada posteriormente por el respectivo servidor.
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