LM-DAP-03 Listado Maestro de Registros - Gobernación del QuindÃo
LM-DAP-03 Listado Maestro de Registros - Gobernación del QuindÃo
LM-DAP-03 Listado Maestro de Registros - Gobernación del QuindÃo
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LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 1 <strong>de</strong> 58<br />
PROCESO: PLANEACIÓN<br />
IDENTIFICACIÓN<br />
A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y<br />
RECUPERACIÓN<br />
ACCESO<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica<br />
Informe <strong>de</strong> asesoría<br />
a municipios<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Profesional Universitario Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
CONSERVACIÓN<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
2 años Archivo Central P-<strong>DAP</strong>-36<br />
No aplica<br />
Informe <strong>de</strong><br />
proyectos<br />
viabilizados<br />
Profesional Universitario Carpeta – Base <strong>de</strong> datos Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Plan <strong>de</strong> Desarrollo Asesor Carpeta Cronológico Asesor -<br />
Difusión cliente<br />
interno y externo<br />
F-<strong>DAP</strong>-04<br />
F-<strong>DAP</strong>-05<br />
F-<strong>DAP</strong>-06<br />
Elaboración Plan<br />
Indicativo<br />
Seguimiento Plan<br />
Indicativo<br />
Programación Plan<br />
<strong>de</strong> Acción<br />
Profesional Universitario<br />
Profesional Universitario<br />
Profesional Universitario<br />
Técnico<br />
Base <strong>de</strong> datos – Hoja <strong>de</strong><br />
calculo<br />
Base <strong>de</strong> datos – Hoja <strong>de</strong><br />
calculo<br />
Cronológico<br />
Cronológico<br />
Director – Profesional<br />
Universitario Difusión<br />
cliente interno y<br />
externo<br />
Director – Profesional<br />
Universitario Difusión<br />
cliente interno y<br />
externo<br />
Base <strong>de</strong> Datos/ carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario- Técnico<br />
2 años Archivo Central P-<strong>DAP</strong>-38<br />
4 años Archivo<br />
Central<br />
P-<strong>DAP</strong>-40<br />
Permanente Archivo magnético P-<strong>DAP</strong>-41<br />
Permanente Archivo magnético P-<strong>DAP</strong>-41<br />
5 años Archivo Central P-<strong>DAP</strong>-37<br />
F-<strong>DAP</strong>-07<br />
Seguimiento al Plan<br />
<strong>de</strong> Acción<br />
Profesional Universitario<br />
Técnico<br />
Base <strong>de</strong> Datos/ carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario- Técnico<br />
5 años Archivo Central P-<strong>DAP</strong>-37<br />
No Aplica<br />
No Aplica<br />
Seguimiento y<br />
control <strong>de</strong> los planes<br />
<strong>de</strong> acción<br />
Informe consolidado<br />
<strong>de</strong> seguimiento y<br />
evaluación al Plan<br />
<strong>de</strong> Desarrollo<br />
Profesional Universitario<br />
Técnico<br />
Base <strong>de</strong> Datos Cronológico Profesional<br />
Universitario-Técnico<br />
Profesional Universitario Base <strong>de</strong> Datos Cronológico Profesional<br />
Universitario-<br />
4 años Eliminación P-<strong>DAP</strong>-37<br />
4 años Archivo Central P-<strong>DAP</strong>-37
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 2 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
F-<strong>DAP</strong>-08<br />
Informe Ejecutivo para<br />
la Alta Gerencia<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho-Director <strong>de</strong><br />
Departamento<br />
F-<strong>DAP</strong>-09 Solicitud <strong>de</strong> registro<br />
proyecto Banco <strong>de</strong><br />
Programas y Proyectos<br />
<strong>de</strong> Inversión<br />
Departamental<br />
Técnico<br />
F-<strong>DAP</strong>-10 Constancia <strong>de</strong> visita Profesional<br />
Universitario, Técnico<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Carpeta Cronológica Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho-Director <strong>de</strong><br />
Departamento<br />
Base <strong>de</strong> Datos.<br />
Carpeta<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
1 año Archivo<br />
Central<br />
Consecutivo Técnico Permanente Archivo Magnético.<br />
Banco <strong>de</strong> Programas y<br />
Proyectos<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario Técnico<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-<strong>DAP</strong>-42<br />
P-<strong>DAP</strong>-31<br />
2 años Eliminación P-<strong>DAP</strong>-02<br />
F-<strong>DAP</strong>-11<br />
F-<strong>DAP</strong>-12<br />
F-<strong>DAP</strong>-14<br />
F-<strong>DAP</strong>-15<br />
Distribución <strong>de</strong><br />
Documentos<br />
Plan <strong>de</strong> Auditorías<br />
Internas <strong>de</strong> Calidad<br />
Registro <strong>de</strong> servicio no<br />
conforme<br />
Informe <strong>de</strong> Auditoría<br />
Interna<br />
Técnico<br />
Carpeta Distribución <strong>de</strong><br />
Documentos<br />
Consecutivo<br />
Representante <strong>de</strong> la<br />
Dirección –<br />
Coordinador <strong>de</strong><br />
Calidad<br />
Técnico Carpeta <strong>de</strong> Auditorías Consecutivo Representante <strong>de</strong> la<br />
Dirección –<br />
Coordinador <strong>de</strong><br />
Calidad<br />
Servidor Público<br />
Gobernación<br />
F-<strong>DAP</strong>16 Acta <strong>de</strong> reunión Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho – Director<br />
<strong>de</strong> Departamento<br />
Auditor Li<strong>de</strong>r Carpeta Consecutivo<br />
cronológico<br />
Base <strong>de</strong> datos –<br />
Carpeta<br />
Consecutivo<br />
Coordinador <strong>de</strong><br />
Calidad,<br />
Auditor li<strong>de</strong>r<br />
Profesional<br />
Universitario – Técnico<br />
Actualizado Eliminar anterior P-<strong>DAP</strong>-51<br />
P-<strong>DAP</strong>-61<br />
P-<strong>DAP</strong>-62<br />
3 años Archivo Central P-<strong>DAP</strong>-51<br />
P-<strong>DAP</strong>-63<br />
2 años Archivo Central P-<strong>DAP</strong>-64<br />
3 años Eliminación P-<strong>DAP</strong>-63<br />
2 años Archivo Central P-<strong>DAP</strong>-22<br />
P-<strong>DAP</strong>-57<br />
F-<strong>DAP</strong>-17<br />
F-<strong>DAP</strong>.18<br />
F-<strong>DAP</strong>-19<br />
Evaluación a la<br />
interacción <strong>de</strong> los<br />
procesos<br />
Evaluación Auditoría<br />
Interna <strong>de</strong> Calidad<br />
Lista <strong>de</strong> verificación<br />
<strong>de</strong> la Auditoría<br />
Servidor público<br />
<strong>de</strong>signado<br />
Base <strong>de</strong> Datos -<br />
Carpeta<br />
Auditor Li<strong>de</strong>r Carpeta Consecutivo<br />
cronológico<br />
Auditores Internos <strong>de</strong><br />
Calidad<br />
Carpeta<br />
Cronológico Director -<br />
Coordinador <strong>de</strong><br />
Calidad<br />
Consecutivo<br />
cronológico<br />
Coordinador <strong>de</strong><br />
Calidad,<br />
Auditor li<strong>de</strong>r<br />
Coordinador <strong>de</strong><br />
Calidad,<br />
Auditores Internos <strong>de</strong><br />
Calidad<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
No tiene procedimiento<br />
3 años Eliminación P-<strong>DAP</strong>-63<br />
3 años Eliminación P-<strong>DAP</strong>-63
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 3 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
F-<strong>DAP</strong>-20<br />
F-<strong>DAP</strong>-21<br />
Acción Correctiva y<br />
Preventiva<br />
Informe y Acta<br />
Revisión por la<br />
Dirección.<br />
Auditor li<strong>de</strong>r Carpeta Consecutivo<br />
cronológico<br />
Representante <strong>de</strong> la<br />
Dirección -<br />
Coordinador <strong>de</strong><br />
Calidad<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Coordinador <strong>de</strong><br />
Calidad,<br />
Auditores Internos <strong>de</strong><br />
Calidad<br />
Carpeta Consecutivo Director -<br />
Coordinador <strong>de</strong><br />
Calidad<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
3 años Eliminación P-<strong>DAP</strong>-63<br />
P-<strong>DAP</strong>-65<br />
P-<strong>DAP</strong>-66<br />
5 años<br />
F-<strong>DAP</strong>-23 Solicitud <strong>de</strong> Cambio Coordinación <strong>de</strong><br />
Calidad<br />
Archivo <strong>de</strong> Calidad en<br />
carpeta<br />
Consecutivo<br />
Director -Coordinación<br />
<strong>de</strong> Calidad<br />
3 años Destruir P-<strong>DAP</strong>-60<br />
P-<strong>DAP</strong>-61<br />
F-<strong>DAP</strong>-24<br />
No aplica<br />
F-<strong>DAP</strong>-25<br />
F-<strong>DAP</strong>-26<br />
F-<strong>DAP</strong>-27<br />
F-<strong>DAP</strong>-29<br />
No aplica<br />
Encuesta <strong>de</strong> calificación<br />
y evaluación <strong>de</strong><br />
servicios<br />
Informe <strong>de</strong> Medición <strong>de</strong><br />
Satisfacción <strong>de</strong>l Cliente<br />
Gestión y monitoreo<br />
<strong>de</strong>l riesgo e<br />
indicadores<br />
Or<strong>de</strong>n <strong>de</strong>l día reunión<br />
<strong>de</strong> Apertura<br />
Or<strong>de</strong>n <strong>de</strong>l día reunión<br />
<strong>de</strong> Cierre<br />
I<strong>de</strong>ntificación <strong>de</strong><br />
productos o servicios<br />
no conforme<br />
Base <strong>de</strong> datos correos<br />
electrónicos<br />
Servidor público<br />
<strong>de</strong>signado<br />
Coordinador <strong>de</strong><br />
Calidad<br />
Coordinador <strong>de</strong><br />
Calidad<br />
Base <strong>de</strong> Datos -<br />
Carpeta<br />
Base <strong>de</strong> Datos -<br />
Carpeta<br />
Cronológico Director -<br />
Coordinador <strong>de</strong><br />
Calidad<br />
Consecutivo Director -<br />
Coordinador <strong>de</strong><br />
Calidad<br />
Carpeta Consecutivo Director – Coordinador<br />
<strong>de</strong> Calidad<br />
Auditor li<strong>de</strong>r Carpeta Consecutivo Coordinador <strong>de</strong><br />
Calidad,<br />
Auditores Internos <strong>de</strong><br />
Calidad<br />
Auditor li<strong>de</strong>r Carpeta Consecutivo Coordinador <strong>de</strong><br />
Calidad,<br />
Auditores Internos <strong>de</strong><br />
Calidad<br />
Servidor Público<br />
Gobernación<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho – Director<br />
<strong>de</strong> Departamento<br />
Base<br />
<strong>de</strong> Datos<br />
Consecutivo<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
P-<strong>DAP</strong>-67<br />
P-<strong>DAP</strong>-67<br />
2 años Archivo Central P-<strong>DAP</strong>-58<br />
3 años Eliminación P-<strong>DAP</strong>-63<br />
3 años Eliminación P-<strong>DAP</strong>-63<br />
2 años Archivo Central P-<strong>DAP</strong>-64<br />
Actualización<br />
Permanente<br />
Eliminación anterior<br />
P-<strong>DAP</strong>-71<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Bitácora: Asignación <strong>de</strong><br />
usuarios y claves <strong>de</strong><br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Directorio activo <strong>de</strong><br />
usuarios<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> datos Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
2 años Archivo central P-<strong>DAP</strong>-71<br />
Actualización<br />
permanente<br />
Eliminación anterior<br />
P-<strong>DAP</strong>-71
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 4 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica Inventario <strong>de</strong> Hardware Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Inventario <strong>de</strong> Licencias Profesional<br />
Universitario<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Base <strong>de</strong> datos Cronológico Profesional<br />
Universitario - Técnico<br />
-<br />
Director<br />
Base <strong>de</strong> datos -<br />
Carpeta<br />
Consecutivo<br />
Profesional<br />
Universitario – Técnico<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
Actualización<br />
Permanente<br />
Actualización<br />
Permanente<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
Archivo Magnético<br />
Archivo Magnético<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-<strong>DAP</strong>-71<br />
P-<strong>DAP</strong>-71<br />
F-<strong>DAP</strong>-31<br />
Or<strong>de</strong>n <strong>de</strong> servicio<br />
correctivo<br />
Profesional<br />
Universitario -Técnico<br />
Carpeta Consecutivo Profesional<br />
Universitario -Técnico<br />
5 años Eliminación P-<strong>DAP</strong>-77<br />
F-<strong>DAP</strong>-32 Copias <strong>de</strong> seguridad Profesional<br />
Universitario<br />
F-<strong>DAP</strong>-33<br />
Solicitud <strong>de</strong> servicio<br />
mantenimiento<br />
Profesional<br />
Universitario -Técnico<br />
F-<strong>DAP</strong>-34 Soporte a usuarios Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Base <strong>de</strong> datos página<br />
web<br />
Directorio <strong>de</strong> usuarios<br />
activos intranet<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> datos -<br />
Carpeta<br />
Consecutivo<br />
Profesional<br />
Universitario – Técnico<br />
Carpeta Consecutivo Profesional<br />
Universitario -Técnico<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario - Técnico<br />
-<br />
Director<br />
Base <strong>de</strong> datos Consecutivo Profesional<br />
Universitario –<br />
Desarrolladores página<br />
web<br />
Base <strong>de</strong> datos -<br />
Carpeta<br />
Cronológico<br />
Profesional<br />
Universitario – Técnico<br />
Actualización<br />
Permanente<br />
Archivo Magnético<br />
P-<strong>DAP</strong>-71<br />
P-<strong>DAP</strong>-74<br />
P-<strong>DAP</strong>-75<br />
5 años Eliminación P-<strong>DAP</strong>-77<br />
2 años Archivo Central P-<strong>DAP</strong>-72<br />
Actualización<br />
Permanente<br />
Actualización<br />
Permanente<br />
Archivo Magnético<br />
Archivo Magnético<br />
P-<strong>DAP</strong>-73<br />
P-<strong>DAP</strong>-73<br />
No Aplica Aplicativos PCT Profesional<br />
Universitario<br />
Base De Datos Consecutivo Profesional<br />
Universitario, Técnico<br />
Actualización<br />
Permanente<br />
Archivo Magnético<br />
P-<strong>DAP</strong>-74<br />
No aplica Hoja <strong>de</strong> vida equipos Profesional<br />
Universitario -Técnico<br />
Carpeta Consecutivo Profesional<br />
Universitario -Técnico<br />
5 años Eliminación P-<strong>DAP</strong>-77<br />
No aplica<br />
Sistema Integral <strong>de</strong><br />
Auditorías – SIA y<br />
Sistema <strong>de</strong> Información<br />
<strong>de</strong> Planes <strong>de</strong> Desarrollo<br />
SIFPED<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> datos SIA -<br />
SIPED<br />
Cronológico<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
(Sistemas)<br />
Permanente Archivo Magnético
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 5 <strong>de</strong> 58<br />
PROCESO: DESARROLLO SOCIAL Y SEGURIDAD<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Informe <strong>de</strong><br />
activida<strong>de</strong>s/acta,<br />
Informe/acta <strong>de</strong><br />
auditorias<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
F-OCI-04 Control <strong>de</strong> Asistencia Profesional<br />
Universitario, Técnico y<br />
Auxiliar administrativo<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
N.A<br />
N.A<br />
No aplica<br />
Asistencia Asamblea <strong>de</strong><br />
J.A.C., J.V.C. Y<br />
Asociaciones <strong>de</strong> J.A.C.<br />
Resolución<br />
reconocimiento<br />
Personería Jurídica<br />
Matriz <strong>de</strong>l Plan <strong>de</strong><br />
Acción <strong>de</strong> D.H. por<br />
municipio<br />
Informes <strong>de</strong> apoyos a<br />
procesos <strong>de</strong><br />
fortalecimiento<br />
institucional<br />
Actas <strong>de</strong> entrega <strong>de</strong><br />
elementos <strong>de</strong> búsqueda<br />
y rescate<br />
Estudios <strong>de</strong> amenazas y<br />
vulnerabilidad<br />
Profesional<br />
Universitario, Técnico<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Director <strong>de</strong>l área y<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
universitario<br />
Profesional<br />
universitario<br />
Profesional<br />
universitario<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Carpeta Cronológico Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho - Director<br />
Técnico - Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Director y Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta -<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Carpeta -<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Cronológico<br />
Cronológico<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho - Director<br />
Técnico - Profesional<br />
Universitario, técnico y<br />
auxiliar admi8nistrativo<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho - Director<br />
Profesional<br />
Universitario, Técnico –<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Carpeta Consecutivo Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta<br />
Carpeta<br />
Carpeta<br />
Carpeta<br />
Cronológico y<br />
consecutivo<br />
Cronológico,<br />
consecutivo<br />
Cronológico,<br />
consecutivo<br />
Cronológico,<br />
consecutivo<br />
Director Técnico,<br />
Profesional<br />
Universitario.<br />
Directora y profesional<br />
u<br />
Directora y profesional<br />
u<br />
Directora y profesional<br />
u<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
2 años Archivo <strong>de</strong> la<br />
Secretaría y<br />
Central<br />
No <strong>de</strong>terminado<br />
No <strong>de</strong>terminado<br />
No <strong>de</strong>terminado<br />
Archivo<br />
Organismos<br />
Comunales<br />
Archivo<br />
Organismos<br />
Comunales<br />
Archivo<br />
Organismos<br />
Comunales<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-AL-01<br />
P-AL-01<br />
P-AL-01<br />
P-AL-02<br />
P-AL-04<br />
P-AL-02<br />
P-AL-<strong>03</strong><br />
P-AL-04<br />
2 años Archivo secretaria P-AL-05<br />
2 años Archivo secretaria P-AL-05<br />
5 años Archivo general <strong>de</strong> la<br />
entidad<br />
P-AL-06<br />
No aplica<br />
I<strong>de</strong>ntificación zonas <strong>de</strong><br />
riesgo<br />
Profesional<br />
universitario<br />
Carpeta<br />
Cronológico,<br />
consecutivo<br />
Directora y profesional<br />
u<br />
5 años Archivo general <strong>de</strong> la<br />
entidad<br />
P-AL-06<br />
No aplica<br />
Actas <strong>de</strong> Comités<br />
Locales <strong>de</strong> emergencias<br />
Profesional<br />
universitario<br />
Carpetas Cronológica Directora y profesional<br />
universitario<br />
1 año Archivo oficina P-AL-07
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 6 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
F-SID-06<br />
Actas<br />
Consejos<br />
Director Técnico<br />
(Desarrollo Social)<br />
F-SID-07 Actas <strong>de</strong> reunión Profesional<br />
Universitario<br />
F-SID-08 Control <strong>de</strong> asistencia Profesional<br />
Universitario<br />
F-SID-09<br />
F-SID-11<br />
F-SID-12<br />
F-SID-13<br />
F – SID - 14<br />
Plan <strong>de</strong> acción<br />
víctimas violencia<br />
intrafamiliar<br />
Plan <strong>de</strong> acción<br />
juventud<br />
Entrega <strong>de</strong> elementos<br />
para asistencia<br />
humanitaria a la<br />
población vulnerable<br />
Entrega <strong>de</strong> elementos<br />
para asistencia<br />
humanitaria a las<br />
familias afectadas por<br />
eventos <strong>de</strong> origen<br />
natural o antropico<br />
Registro Atención a<br />
Quejas y Reclamos<br />
Director Técnico<br />
(Desarrollo Social)<br />
Profesional<br />
Especializado<br />
Profesional<br />
Universitario -<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Profesional<br />
universitario<br />
No aplica Mesas <strong>de</strong> trabajo Profesional<br />
universitario<br />
No aplica Informe <strong>de</strong> apoyo a Profesional<br />
población <strong>de</strong>splazada Universitario<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
F-SID-06 Cronológico Director Técnico -<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Carpeta Cronológico Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Director y Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Director Técnico -<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Carpeta Cronológico Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Especializado<br />
Carpeta Cronológico Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario, técnico y-<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Carpetas Cronológica Directora y profesional<br />
universitario<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho, Director,<br />
Auxiliar<br />
Carpetas Cronológica Directora y profesional<br />
u<br />
Carpetas Cronológica Directora y Profesional<br />
Universitario<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo central<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-DS-<strong>03</strong><br />
P-DS-04<br />
P-DS-02<br />
P-DS-05<br />
P-DS-06<br />
P-DS-07<br />
P-DS-02<br />
P-DS-04<br />
P-DS-05<br />
P-DS-06<br />
P-DS-07<br />
P-DS-<strong>03</strong><br />
P-DS-06<br />
2año Archivo central P-AL-07<br />
2 años Archivo Central P-AL-11<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
P-AL-08<br />
P-AL-08<br />
No aplica Actas <strong>de</strong> Comités Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Organismos Comunales Profesional<br />
Universitario, Técnico y<br />
Auxiliar Administrativo<br />
No aplica<br />
Relación <strong>de</strong> quejas,<br />
reclamos y sugerencias<br />
recepcionadas<br />
Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Carpeta<br />
Cronológico y<br />
Consecutivo<br />
Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> Datos Cronológico Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario, técnico y-<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Carpeta Consecutivo Técnico -<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
No <strong>de</strong>terminado<br />
Archivo en medio<br />
Magnético<br />
P-AL-09<br />
P-AL-10<br />
2 años Archivo Central P-AL-11
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 7 <strong>de</strong> 58<br />
PROCESO: DESARROLLO ECONÓMICO, RURAL Y AMBIENTAL<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica Carpeta <strong>de</strong> proyectos Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Acta <strong>de</strong> seguimiento Profesional<br />
Universitario<br />
F-OCI-04 Control <strong>de</strong> asistencia Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Informe final proyecto<br />
asesoría a municipios<br />
Informe <strong>de</strong> gestión y<br />
resultados<br />
Proyectos productivos<br />
aprobados<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Solicitu<strong>de</strong>s negadas Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Control y seguimiento<br />
a proyectos<br />
Actas y fichas <strong>de</strong><br />
aprobación Comité<br />
Técnico Administrativo<br />
para el Financiamiento<br />
<strong>de</strong> la Actividad Microempresarial<br />
Formulario FINAGRO,<br />
beneficiarios PRAN<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Carpeta Cronológico Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Director Técnico -<br />
Asesor -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Director Técnico -<br />
Asesor -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Director Técnico -<br />
Asesor -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Director Técnico -<br />
Asesor -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
1 año Archivo Central P-SDE-02<br />
2 años Archivo Central P-SDE-02<br />
2 años Archivo Central P-SDE-02<br />
P-SDE-<strong>03</strong><br />
P-SDE-04<br />
P-SDE-05<br />
2 años Archivo Central P-SDE-02<br />
P-SDE-<strong>03</strong><br />
2 años Archivo Central P-SDE-02<br />
P-SDE-<strong>03</strong><br />
Seis (6) años<br />
Dos (2) años<br />
Seis (6) años<br />
Seis (6) años<br />
Dos (2) años<br />
Archivo<br />
central<br />
Archivo<br />
central<br />
Archivo<br />
central<br />
Archivo<br />
central<br />
Archivo<br />
central<br />
P-SDE-04<br />
P-SDE-04<br />
P-SDE-04<br />
P-SDE-04<br />
P-SDE-04
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 8 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica<br />
Informe agropecuario<br />
<strong>de</strong>l Departamento<br />
Profesional<br />
Universitario- Técnico<br />
No aplica Estadísticas Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Publicaciones Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Base <strong>de</strong> datos Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> Datos-<br />
Carpeta<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Cronológico Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario-Técnico<br />
Base <strong>de</strong> Datos Cronológico Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> Datos Cronológico Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> Datos Cronológico Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
Método<br />
Código<br />
10 años Archivo Central P-SDE-05<br />
2 años Archivo Central P-SDE-06<br />
2 años Archivo Central P-SDE-06<br />
2 años Archivo Central P-SDE-07
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 9 <strong>de</strong> 58<br />
PROCESO: EDUCACION<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica<br />
Presupuesto <strong>de</strong> ingresos<br />
y gastos<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
(Presupuesto)<br />
Base <strong>de</strong> Datos -<br />
Módulo <strong>de</strong><br />
presupuesto <strong>de</strong> PCT-G<br />
Cronológico<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
(Presupuesto)<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
18 años Conservación total<br />
(Archivo Central)<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-AE-01<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Certificado <strong>de</strong><br />
disponibilidad<br />
Presupuestal CDP<br />
Registro Presupuestal<br />
RP<br />
Matriz <strong>de</strong> Gastos e<br />
Ingresos<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> datos PCT Consecutivo Profesional<br />
Universitario Director<br />
técnico<br />
Base <strong>de</strong> Datos PCT Consecutivo Profesional<br />
Universitario Director<br />
Técnico<br />
Carpeta Consecutivo Profesional<br />
Universitario<br />
18 años Conservación total<br />
(Archivo Central)<br />
18 Años Conservación total<br />
(Archivo Central)<br />
18 años Conservación total<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-01<br />
P-AE-01<br />
P-AE-<strong>03</strong><br />
No aplica<br />
Presupuesto <strong>de</strong> Ingresos<br />
y Gastos<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta-Base <strong>de</strong> datos Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
18 años Conservación total<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-<strong>03</strong><br />
No aplica<br />
Actos Administrativos <strong>de</strong><br />
modificaciones<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta<br />
Cronológico y<br />
Numérico<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
18 años Conservación total<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-<strong>03</strong><br />
F-AE-01<br />
FAE-02<br />
Informe <strong>de</strong> seguimiento<br />
al presupuesto SGP<br />
Educación<br />
Matriz <strong>de</strong> Informes<br />
SINEB<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Informes financieros Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Soportes documentales Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Libros auxiliares Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Comprobantes Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Or<strong>de</strong>n <strong>de</strong> pago Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Recibos <strong>de</strong> ingreso Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta<br />
Cronológico y<br />
Numérico<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
18 años Conservación total<br />
(Archivo Central)<br />
10 años Selección y<br />
eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-<strong>03</strong><br />
P-AE-04<br />
Carpeta Cronológico Área Financiera 5 años Selección y<br />
eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-06<br />
Carpeta Cronológico Área Financiera 3 años Selección y<br />
P-AE-06<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
Carpeta Cronológico Área Financiera 20 años Conservación total P-AE-06<br />
Carpeta Cronológico, numérico Área Financiera 20 años Conservación total P-AE-06<br />
Carpeta Cronológico, numérica Área Financiera 20 años Conservación total P-AE-06<br />
Carpeta Cronológico Área Financiera 20 años Conservación total P-AE-06
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 10 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica Auxiliares Profesional<br />
Universitario<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
Carpeta Cronológico Área Financiera 18 años Conservación total P-AE-07<br />
No aplica<br />
Comprobantes <strong>de</strong><br />
presupuesto y tesorería<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Área Financiera 18 años Conservación total P-AE-07<br />
No aplica<br />
Estado <strong>de</strong> cuentas <strong>de</strong><br />
tesorería y presupuesto<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Área Financiera 18 años Conservación total P-AE-07<br />
F-AE-06<br />
No aplica<br />
Cruce Ejecución<br />
Presupuestal con<br />
Cuentas Cero<br />
CGN información<br />
contable pública y<br />
Operaciones recíprocas<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Área Financiera 3 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
Profesional Universitario Carpeta Cronológica Funcionarios Área<br />
Financiera<br />
15 años Conservación total<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-07<br />
P-AE-08<br />
No aplica<br />
Nota a estados<br />
financieros<br />
Profesional Universitario Carpeta Cronológica Funcionarios Área<br />
Financiera<br />
15 años Conservación total<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-08<br />
No aplica<br />
Estados financieros<br />
consolidados<br />
Profesional Universitario Carpeta Cronológica Funcionarios Área<br />
Financiera<br />
15 años Conservación total<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-08<br />
F-AE-07<br />
Consolidación<br />
movimientos débito y<br />
crédito<br />
Profesional Universitario Carpeta Cronológica Funcionarios Área<br />
Financiera<br />
15 años Conservación total<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-08<br />
No aplica Relación <strong>de</strong> or<strong>de</strong>nes <strong>de</strong><br />
pago elaboradascausadas-<br />
pagadas<br />
No aplica Formato<br />
Or<strong>de</strong>n <strong>de</strong> Pago <strong>de</strong>l<br />
Módulo Central <strong>de</strong><br />
Cuentas <strong>de</strong>l PCT<br />
No aplica<br />
Comprobantes <strong>de</strong><br />
Registro<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta<br />
Carpeta-Base <strong>de</strong> datos<br />
PCT<br />
Cronológica y<br />
numérica<br />
Cronológica y<br />
Numérica<br />
Area Financiera 15 años Conservación total<br />
(Archivo Magnético)<br />
Area Financiera 15 años Conservación total<br />
(Archivo Magnético)<br />
Carpeta Cronológica Área Financiera 15 años Conservación total<br />
(Archivo Magnético)<br />
P-AE-08<br />
P-AE-08<br />
P-AE-10<br />
No aplica Balance <strong>de</strong> prueba -<br />
Ejecuciones<br />
presupuestales<br />
No aplica Formato<br />
Parametrización<br />
Módulo Integración<br />
F-AE-<strong>03</strong><br />
Planilla Control <strong>de</strong><br />
Noveda<strong>de</strong>s<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológica Área Financiera 15 años Conservación total<br />
(Archivo Magnético)<br />
Carpeta Cronológica Área Financiera 15 años Conservación total<br />
(Archivo Magnético)<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Oficina <strong>de</strong> Nóminas 2 años Selección y<br />
eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-10<br />
P-AE-10<br />
P-AE-12
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 11 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
F-AE-04<br />
F-AE-05<br />
Reporte Horas Extras<br />
Docentes<br />
Reporte Recargos,<br />
dominicales y festivos<br />
Auxiliares Servicios<br />
Generales<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Oficina <strong>de</strong> Nóminas 4 años Selección y<br />
eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Oficina <strong>de</strong> Nóminas,<br />
Despacho<br />
4 años Selección y<br />
eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-AE-12<br />
P-AE-12<br />
NA<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Provisión Cesantías<br />
Retroactivas<br />
Administrativos<br />
Plan anual <strong>de</strong><br />
capacitación<br />
Diagnóstico <strong>de</strong><br />
necesida<strong>de</strong>s<br />
capacitación personal<br />
administrativo<br />
Seguimiento y<br />
evaluación al Plan <strong>de</strong><br />
Capacitación<br />
Informes Plan <strong>de</strong><br />
capacitación<br />
Controles <strong>de</strong> asistencia<br />
a eventos<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Plan <strong>de</strong> bienestar social Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Diagnóstico <strong>de</strong><br />
necesida<strong>de</strong>s bienestar<br />
social<br />
Seguimiento y<br />
evaluación al Plan <strong>de</strong><br />
bienestar social<br />
Informes Plan <strong>de</strong><br />
bienestar social<br />
Controles <strong>de</strong> asistencia<br />
a eventos<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológica Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios <strong>de</strong> la<br />
Oficina<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios <strong>de</strong> la<br />
Oficina<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios <strong>de</strong> la<br />
Oficina<br />
5 años Selección y<br />
eliminación<br />
(Archivo Hojas <strong>de</strong><br />
Vida)<br />
3 años Selección y<br />
eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
3 años Selección y<br />
eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
3 años Selección y<br />
eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina 3 años Selección y<br />
eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina 3 años Selección y<br />
eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios <strong>de</strong> la<br />
Oficina<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios <strong>de</strong> la<br />
Oficina<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios <strong>de</strong> la<br />
Oficina<br />
3 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
3 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
3 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina 3 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina 3 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
P-AE-13<br />
P-AE-13<br />
P-AE-13<br />
P-AE-13<br />
P-AE-13<br />
P-AE-13<br />
P-AE-14<br />
P-AE-14<br />
P-AE-14<br />
P-AE-14<br />
P-AE-14
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 12 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
F-AE-09 y 10<br />
Formato informe <strong>de</strong> Profesional<br />
planta docente, directivo Universitario y Auxiliar<br />
docente y administrativo Administrativo<br />
Carpeta<br />
Cronológica, por<br />
Institución y Municipio<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Funcionarios<br />
Administración<br />
Educativa<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
3 años Selección y<br />
eliminación - Archivo<br />
Central<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-AE-15<br />
No aplica<br />
Consolidados <strong>de</strong> planta<br />
medio magnético<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Reporte <strong>de</strong> matrícula Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Nómina mensual Profesional<br />
Universitario<br />
F-AE-11<br />
Reporte <strong>de</strong> vacantes<br />
Instituciones Educativas<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta-Base <strong>de</strong> datos<br />
Carpeta<br />
Carpeta<br />
Carpeta<br />
Cronológica, por<br />
Institución y Municipio<br />
Cronológica, por<br />
Institución y Municipio<br />
Cronológica, por<br />
Institución y Municipio<br />
Cronológica,<br />
Geográfica<br />
F-AE-12 Solicitu<strong>de</strong>s <strong>de</strong> traslado Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica<br />
F-AE-13<br />
F-AE-14<br />
F-AE-15<br />
F-AE-16<br />
F-AE-17<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Registro <strong>de</strong> solicitu<strong>de</strong>s<br />
<strong>de</strong> traslado <strong>de</strong> docente Auxiliar Administrativo Carpeta-Base <strong>de</strong> datos<br />
directivo docente<br />
Consolidado vacantes<br />
docentes y Direc. Doc a<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta-Base <strong>de</strong> datos<br />
proveer <strong>Listado</strong><br />
Elegibles<br />
Registro Selección <strong>de</strong><br />
Carpeta-Base <strong>de</strong><br />
vacantes Doc y Direc Director Administrativo<br />
Datos<br />
Doc Audiencia Pública<br />
Reporte cubrimiento<br />
vacantes Docentes y Auxiliar Administrativo Carpeta-Base <strong>de</strong> datos<br />
Direc Doc. MEN<br />
Reporte cubrimiento <strong>de</strong><br />
vacantes Docentes y Dir Auxiliar Administrativo Carpeta-Base <strong>de</strong> datos<br />
Doc CNSC<br />
Cronológico<br />
Cronológico,<br />
Geográfico<br />
Cronológico<br />
Cronológico<br />
Cronológico<br />
<strong>Listado</strong> <strong>de</strong> Elegibles Director Administrativo Carpeta Cronológico, numérico<br />
Cronograma <strong>de</strong><br />
Audiencia Pública<br />
Director Administrativo Carpeta Cronológico<br />
Cronograma Posesión Director Administrativo Carpeta Cronológico<br />
Funcionarios<br />
Administración<br />
Educativa<br />
Funcionarios<br />
Administración<br />
Educativa<br />
Funcionarios<br />
Administración<br />
Educativa<br />
Funcionarios Dirección<br />
Administrativa<br />
Funcionarios Dirección<br />
Administrativa<br />
Funcionarios Dirección<br />
Administrativa<br />
Funcionarios Dirección<br />
Administrativa<br />
Funcionarios Dirección<br />
Administrativa<br />
Funcionarios Dirección<br />
Administrativa<br />
Funcionarios Dirección<br />
Administrativa<br />
Funcionarios Dirección<br />
Administrativa<br />
Funcionarios Dirección<br />
Administrativa<br />
Funcionarios Dirección<br />
Administrativa<br />
3 años Selección y<br />
eliminación - Archivo<br />
Central<br />
3 años Selección y<br />
eliminación - Archivo<br />
Central<br />
3 años Selección y<br />
eliminación - Archivo<br />
Central<br />
Selección y<br />
5 años eliminación - Archivo<br />
Central<br />
Selección y<br />
5 años eliminación - Archivo<br />
Central<br />
Selección y<br />
5 años eliminación - Archivo<br />
Central<br />
5 años<br />
5 años<br />
5 años<br />
5 años<br />
5 años<br />
5 años<br />
5 años<br />
Selección y<br />
eliminación - Archivo<br />
Central<br />
Selección y<br />
eliminación - Archivo<br />
Central<br />
Selección y<br />
eliminación - Archivo<br />
Central<br />
Selección y<br />
eliminación - Archivo<br />
Central<br />
Selección y<br />
eliminación - Archivo<br />
Central<br />
Selección y<br />
eliminación - Archivo<br />
Central<br />
Selección y<br />
eliminación - Archivo<br />
Central<br />
P-AE-15<br />
P-AE-15<br />
P-AE-15<br />
P-AE-16<br />
P-AE-17<br />
P-AE-16<br />
P-AE-16<br />
P-AE-16<br />
P-AE-16<br />
P-AE-16<br />
P-AE-17<br />
P-AE-16<br />
P-AE-17<br />
P-AE-16<br />
P-AE-16<br />
P-AE-16
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 13 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
F-AE-34<br />
F-AE-35<br />
No aplica<br />
F-AE-36<br />
Registro <strong>de</strong> vacantes<br />
<strong>de</strong>finitivas docentes y<br />
Directivos Docentes<br />
Registro <strong>de</strong> vacantes<br />
temporales docentes y<br />
directivos docentes<br />
Solicitud <strong>de</strong> autorización<br />
nombramiento encargo<br />
vacante <strong>de</strong>finitiva CNSC<br />
Registro Permisos a<br />
Funcionarios<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta-Base <strong>de</strong> datos<br />
Carpeta-Base <strong>de</strong> datos<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Cronológico<br />
Cronológico<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Funcionarios Dirección<br />
Administrativa<br />
Funcionarios Dirección<br />
Administrativa<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios Dirección<br />
Administrativa<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios Dirección<br />
Administrativa<br />
No aplica Solicitud <strong>de</strong> permiso Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios Dirección<br />
Administrativa<br />
No aplica Autorización <strong>de</strong> permiso Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios Dirección<br />
Administrativa<br />
F-AE-40<br />
Registro <strong>de</strong> vacaciones<br />
personal adminis-trativo<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta-Base <strong>de</strong> datos Cronológico Funcionarios Dirección<br />
Administrativa<br />
F-AE-41 Control <strong>de</strong> dotación Auxiliar Administrativo Carpeta-Base <strong>de</strong> datos Cronológico Funcionarios Dirección<br />
Administrativa<br />
No aplica<br />
<strong>Listado</strong> <strong>de</strong> beneficiarios<br />
dotación<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios Dirección<br />
Administrativa<br />
No aplica Circular informativa Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y<br />
numérico<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Relación <strong>de</strong><br />
requerimientos diarios<br />
Requerimientos vencidos<br />
y sin finalizar<br />
Funcionarios Dirección<br />
Administrativa<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
5 años<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
Selección y<br />
eliminación - Archivo<br />
Central<br />
5 años Selección y<br />
eliminación<br />
Archivo Central<br />
5 años Selección y<br />
eliminación -<br />
Archivo Central<br />
3 años Selección y<br />
eliminación<br />
(Archivo Hojas <strong>de</strong><br />
Vida)<br />
3 años Selección y<br />
eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
3 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
3 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
3 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
3 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
3 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios SAC 3 Años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta-Base <strong>de</strong> datos Cronológico Funcionarios SAC 3 Años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
No aplica Radicaciones Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y<br />
numérico<br />
Profesional<br />
Universitario, Auxiliar<br />
Administrativo<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-AE-17<br />
P-AE-20<br />
P-AE-21<br />
P-AE-18<br />
P-AE-19<br />
P-AE-20<br />
P-AE-22<br />
P-AE-22<br />
P-AE-22<br />
P-AE-23<br />
P-AE-24<br />
P-AE-24<br />
P-AE-24<br />
P-AE-30<br />
P-AE-31<br />
18 años Conservación total P-AE-34
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 14 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica Formatos <strong>de</strong> solicitud Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y<br />
numérico<br />
No aplica Acto administrativo Auxiliar Administrativo Carpeta Numérico y<br />
cronológico<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Profesional<br />
Universitario, Auxiliar<br />
Administrativo<br />
No aplica Notificaciones Auxiliar Administrativo Hoja <strong>de</strong> vida Expediente Profesional<br />
Universitario<br />
Auxiliar Administrativo<br />
No aplica Radicaciones Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y<br />
numérico<br />
Profesional<br />
Universitario, Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
18 años Conservación total P-AE-34<br />
18 años Conservación total P-AE-34<br />
5 años Selección y<br />
eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-34<br />
18 años Conservación total P-AE-35<br />
No aplica Formatos <strong>de</strong> solicitud Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y<br />
numérico<br />
No aplica Acto administrativos Auxiliar Administrativo Carpeta Numérico y<br />
cronológico<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Profesional<br />
Universitario, Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Permanente Conservación total P-AE-35<br />
18 años Conservación total P-AE-35<br />
No aplica Notificaciones Auxiliar Administrativo Hoja <strong>de</strong> vida Expediente Profesional<br />
Universitario<br />
Auxiliar Administrativo<br />
5 años Selección y<br />
eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-35<br />
NA. Radicaciones Auxiliar Administrativo Registro/Radicaciones Carpeta Profesional<br />
Universitario, Auxiliar<br />
Administrativo<br />
18 años Conservación total P-AE-36<br />
NA Formatos <strong>de</strong> solicitud Auxiliar<br />
Administrativo<br />
NA Acto administrativos Auxiliar<br />
Administrativo<br />
NA Notificaciones Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Expediente Hoja <strong>de</strong> Vida Carpeta Profesional<br />
Universitario<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Resoluciones/Prestaciones Carpeta Profesional<br />
Universitario, Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Hoja <strong>de</strong> Vida funcionario Carpeta Profesional<br />
Universitario<br />
Auxiliar Administrativo<br />
18 años Conservación total P-AE-36<br />
18 años Conservación total P-AE-36<br />
P-AE-37<br />
5 años Selección y<br />
eliminación<br />
P-AE-36
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 15 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
NA.<br />
NA<br />
Formato <strong>de</strong><br />
liquidación individual<br />
para el pago <strong>de</strong><br />
auxilios<br />
Formato consolidado<br />
para la solicitud <strong>de</strong><br />
reembolso por auxilio<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Plan <strong>de</strong> Inducción Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Informes Plan <strong>de</strong><br />
capacitación<br />
Controles <strong>de</strong><br />
asistencia a eventos<br />
Cronograma<br />
Inducción<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Evaluación Inducción Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica<br />
Procesos inci<strong>de</strong>nte<br />
<strong>de</strong> <strong>de</strong>sacato<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Derecho <strong>de</strong> Petición Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica<br />
F-AE-22<br />
Respuesta Derecho<br />
<strong>de</strong> Petición<br />
Diligencia <strong>de</strong><br />
notificación personal<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario,<br />
Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Carpeta Numérico Profesional<br />
Universitario,<br />
Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios <strong>de</strong> la<br />
Oficina<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
Método<br />
10 años Selección y<br />
eliminación<br />
10 años Selección y<br />
eliminación<br />
3 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina 3 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina 3 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina 3 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina 3 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Auxiliar<br />
Administrativo<br />
10 años Selección y<br />
eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
3 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
3 años Selección y<br />
eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
3 años Selección y<br />
eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-AE-37<br />
P-AE-37<br />
P-AE-38<br />
P-AE-38<br />
P-AE-38<br />
P-AE-38<br />
P-AE-38<br />
P-AE-40<br />
P-AE-41<br />
P-AE-41<br />
P-AE-41
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 16 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica<br />
F-AE-49<br />
Normatividad,<br />
conceptos<br />
referenciados<br />
Registro solicitu<strong>de</strong>s y<br />
respuestas conceptos<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Carpeta Cronológica Funcionarios Oficina<br />
Jurídica<br />
Carpeta Cronológica Funcionarios Oficina<br />
Jurídica<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
3 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
3 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-AE-42<br />
P-AE-42<br />
No aplica<br />
Solicitu<strong>de</strong>s Conciliación<br />
Extrajudicial<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Consecutivo Funcionario Oficina<br />
Jurídica S.E.D.<br />
18 años Conservación Total<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-43<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Actas comité <strong>de</strong><br />
Conciliación<br />
Departamental<br />
Informe Ministerio <strong>de</strong><br />
justicia<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Director <strong>de</strong> Defensa<br />
Judicial<br />
Carpeta Cronológico Funcionario Oficina<br />
Jurídica S.E.D.<br />
Carpeta-Base <strong>de</strong> datos Cronológico Funcionario Oficina<br />
Jurídica S.E.D.<br />
18 años Conservación Total<br />
(Archivo Central)<br />
5 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-43<br />
P-AE-43<br />
No aplica Informe entes <strong>de</strong> control Procuraduría Carpeta Cronológico Funcionario Oficina<br />
Jurídica S.E.D.<br />
5 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-43<br />
No aplica Demanda Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina<br />
Jurídica SED<br />
18 años Conservación total<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-44<br />
P-AE-47<br />
No aplica Po<strong>de</strong>r Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina<br />
Jurídica SED<br />
18 años Conservación total<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-44<br />
P-AE-45<br />
No aplica<br />
Informe entes <strong>de</strong><br />
control<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina<br />
Jurídica SED<br />
8 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-44<br />
P-AE-45<br />
No aplica<br />
Informe Ministerio <strong>de</strong><br />
Justicia<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina<br />
Jurídica SED<br />
8 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-44<br />
P-AE-45<br />
F-AE-50<br />
F-AE-51<br />
Informe Mensual<br />
Estado <strong>de</strong> los<br />
Procesos Judiciales<br />
Registro revisión Actos<br />
Administrativo<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina<br />
Jurídica SED<br />
Carpeta Cronológica Profesional<br />
Universitario<br />
8 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
2 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-44<br />
P-AE-45<br />
P-AE-46<br />
P-AE-48<br />
No aplica<br />
Informe para el estudio<br />
<strong>de</strong> proce<strong>de</strong>ncia o no <strong>de</strong><br />
la Acción <strong>de</strong> repetición<br />
Informe Ministerio <strong>de</strong>l<br />
Interior y Justicia<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Actos Administrativos Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Consecutivo Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta-Base <strong>de</strong> datos Consecutivo Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico/ Numérico Profesional<br />
Universitario<br />
5 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-47<br />
5 años Selección y eliminación P-AE-47<br />
(Archivo Central)<br />
Permanente Archivo Central P-AE-48
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 17 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
NA Plan <strong>de</strong> Compras Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Auxiliar Administrativo 10 años Selección y eliminación P-AE-51<br />
Código<br />
No aplica<br />
Informes <strong>de</strong><br />
seguimiento<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Auxiliar Administrativo 5 años Selección y eliminación P-AE-51<br />
No aplica Cotizaciones Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Auxiliar Administrativo 2 años Selección y eliminación P-AE-51<br />
No aplica Requerimientos Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Auxiliar Administrativo 3 años Selección y eliminación P-AE-51<br />
F-AE-54 Necesida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Auxiliar Administrativo 3 años Selección y eliminación P-AE-51<br />
elementos <strong>de</strong><br />
consumo y<br />
<strong>de</strong>volutivos por<br />
Depen<strong>de</strong>ncias e<br />
Instituciones<br />
Educativas<br />
NA Facturas <strong>de</strong> compra Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo 15 Años Conservación total P-AE-57<br />
NA Contratos Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y<br />
numérico<br />
Auxiliar Administrativo 16 años Conservación total P-AE-57<br />
NA<br />
Comprobante <strong>de</strong><br />
Entrada a Almacén<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y<br />
numérico<br />
Auxiliar Administrativo 5 años Selección y eliminación P-AE-57<br />
No aplica<br />
Formatos 002, 0<strong>03</strong> y<br />
004 reporte mensual<br />
<strong>de</strong> noveda<strong>de</strong>s fondo<br />
<strong>de</strong> prestaciones<br />
sociales <strong>de</strong>l magisterio<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta-Base <strong>de</strong><br />
datos<br />
Cronológico<br />
Funcionarios <strong>de</strong> la<br />
Oficina Servicios<br />
Administrativos<br />
5 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
P-AE-63
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 18 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Certificados <strong>de</strong> registro<br />
<strong>de</strong> diplomas<br />
Certificados <strong>de</strong> créditos<br />
para ascenso en el<br />
escalafón nacional<br />
docente<br />
Resoluciones <strong>de</strong><br />
reconocimiento Crédito<br />
en Ascensos<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Número <strong>de</strong> radicación Funcionarios oficina <strong>de</strong><br />
servicios<br />
administrativos<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Numérica y cronológica Funcionarios oficina <strong>de</strong><br />
servicios<br />
administrativos<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Numérica y cronológica Funcionarios oficina <strong>de</strong><br />
servicios<br />
administrativos<br />
No aplica Solicitud <strong>de</strong> certificado Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica y<br />
numérica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Tiempo <strong>de</strong> servicio <strong>de</strong>l<br />
sistema Gestione<br />
Tiempo <strong>de</strong> servicio en<br />
formato <strong>de</strong> Word<br />
Registro <strong>de</strong> expedición<br />
<strong>de</strong> certificados<br />
laborales<br />
Historia laboral<br />
actualizada<br />
Funcionarios Oficina<br />
Servicios<br />
Administrativos<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta-Base <strong>de</strong> datos Número <strong>de</strong> radicación Funcionarios oficina <strong>de</strong><br />
servicios<br />
administrativos<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Número <strong>de</strong> radicación Funcionarios oficina <strong>de</strong><br />
servicios<br />
administrativos<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico y<br />
numérico<br />
Funcionarios Oficina<br />
Servicios<br />
Administrativos<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta-Base <strong>de</strong> datos Número <strong>de</strong> cédula Funcionarios oficina <strong>de</strong><br />
servicios<br />
administrativos<br />
No aplica Certificado laboral Auxiliar Administrativo Carpeta-Base <strong>de</strong> datos Cronológico y<br />
numérico<br />
Funcionarios Oficina<br />
Servicios<br />
Administrativos<br />
No aplica Actos administrativos Auxiliar Administrativo Historia Laboral Cronológica Personal <strong>de</strong> Servicios<br />
Administrativos<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
6 meses Eliminación P-AE-64<br />
18 años Conservación total P-AE-65<br />
18 años Conservación total P-AE-65<br />
2 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-66<br />
P-AE-68<br />
6 meses Eliminación P-AE-66<br />
6 meses Eliminación P-AE-66<br />
2 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-66-<br />
P-AE-68<br />
Conservación Total Archivo <strong>de</strong> Gestión P-AE-67<br />
2 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-AE-68<br />
18 años Conservación total P-AE-69<br />
No aplica Actas <strong>de</strong> posesión Auxiliar Administrativo Historia Laboral Cronológica Personal <strong>de</strong> Servicios<br />
Administrativos<br />
18 años Conservación total P-AE-69<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Formato <strong>de</strong> afiliación<br />
docentes en<br />
provisionalidad<br />
Formato <strong>de</strong> Afiliación<br />
docentes nombrados en<br />
periodo <strong>de</strong> prueba<br />
Formato 001 informe<br />
laboral<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta-Hoja <strong>de</strong> vida Cronológico Personal De<br />
Servicios<br />
Administrativos<br />
Carpeta-Hoja <strong>de</strong> vida Cronológico Personal De<br />
Servicios<br />
Administrativos<br />
Carpeta Cronológica Servicios<br />
Administrativos<br />
5 Años Selección y<br />
Eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
5 Años Selección y<br />
Eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
5 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
P-AE-70<br />
P-AE-70<br />
P-AE-71
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 19 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica Formato 002<br />
certificado salario<br />
base<br />
No aplica Formato 0<strong>03</strong><br />
certificado salarios<br />
mes a mes<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Actualización <strong>de</strong><br />
historias laborales en<br />
físico <strong>de</strong> docentes,<br />
directivos docentes,<br />
administrativos activos y<br />
retirados<br />
Préstamo hojas <strong>de</strong> v<br />
ida <strong>de</strong> docentes,<br />
directivos docentes,<br />
administrativos activos<br />
y retirados para<br />
información interna<br />
Respuesta a<br />
requerimientos con<br />
solicitud <strong>de</strong><br />
información general <strong>de</strong><br />
docentes, directivos<br />
docentes,<br />
administrativos<br />
temporales, activos y<br />
retirados<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Técnico administrativo Hojas Vida/ Cédula y<br />
nombres<br />
Técnico<br />
administrativo<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Or<strong>de</strong>n <strong>de</strong> pago Profesional<br />
Universitario<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Carpeta Cronológica Servicios<br />
Administrativos<br />
Carpeta Cronológica Servicios<br />
Administrativos<br />
Carpeta<br />
Carpeta<br />
Número <strong>de</strong> cédula<br />
Cronológica y<br />
numérica<br />
Cronológica y<br />
Numérica<br />
Carpeta Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Funcionarios <strong>de</strong><br />
servicios<br />
administrativos,<br />
funcionarios <strong>de</strong> jurídica<br />
y escalafón,<br />
funcionarios <strong>de</strong><br />
prestaciones sociales<br />
Funcionarios <strong>de</strong><br />
Servicios<br />
Administrativos,<br />
prestaciones y jurídica<br />
y escalafón<br />
Funcionarios <strong>de</strong><br />
Servicios<br />
Administrativos<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
5 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
P-AE-71<br />
5 años Selección y<br />
P-AE-71<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
100 años Eliminación P-AE-72<br />
3 años Selección y<br />
eliminación (Archivo<br />
Central)<br />
3 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
Profesional Universitario 18 años Conservación total<br />
Archivo Central<br />
P-AE-73<br />
P-AE-75<br />
P-AE-76<br />
No aplica Resúmenes Nómina Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica PILA Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional Universitario 18 años Conservación total<br />
Archivo Central<br />
Carpeta Cronológico Profesional Universitario 18 años Conservación total<br />
Archivo Central<br />
P-AE-76<br />
P-AE-76<br />
No aplica Comprobante <strong>de</strong> Pago Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico /<br />
Numérico<br />
Profesional Universitario 18 años Conservación total<br />
Archivo Central<br />
P-AE-76<br />
No aplica Recibo <strong>de</strong> Caja Cajero Carpeta-Base <strong>de</strong> datos<br />
PCTG<br />
Cronológico y<br />
Consecutivo<br />
Cajero -<br />
Profesional Universitario<br />
Permanente Archivo <strong>de</strong> Gestión P-AE-77
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 20 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica Consignación Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Base <strong>de</strong><br />
datosPCTG<br />
Cronológico y<br />
Consecutivo<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
Permanente Archivo <strong>de</strong> Gestión P-AE-77<br />
No aplica Nota Crédito Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta-Base <strong>de</strong> datos<br />
PCTG<br />
Cronológico y<br />
Consecutivo<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Permanente Archivo <strong>de</strong> Gestión P-AE-77<br />
No aplica<br />
Acumulado por Tipos<br />
<strong>de</strong> Ingresos<br />
Cajero - Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta- Base <strong>de</strong><br />
datos PCTG<br />
Cronológico<br />
Cajero - Profesional<br />
Universitario<br />
Permanente Archivo <strong>de</strong> Gestión P-AE-77<br />
No aplica Arqueo <strong>de</strong> Caja Cajero - Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta-Base <strong>de</strong> datos<br />
PCTG<br />
No aplica Boletín <strong>de</strong> Tesorería Cajero - Profesional Carpeta- Base <strong>de</strong><br />
Universitario - Técnico datos PCTG<br />
- Auxiliar Administrativo<br />
No aplica Ejecución General <strong>de</strong> Cajero - Profesional Carpeta –Base <strong>de</strong><br />
Ingresos VS Gastos Universitario –Técnico datos PCTG<br />
por Recurso - Auxiliar Administrativo<br />
(Funcionarios <strong>de</strong><br />
Presupuesto y Central<br />
<strong>de</strong> Cuentas)<br />
F-SH-07<br />
Informe <strong>de</strong> ingresos vs<br />
pagos vs caja y bancos<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Técnico Administrativo<br />
Carpeta- Base <strong>de</strong><br />
datos Sistema PCTG<br />
Cronológico<br />
Cronológico<br />
Cronológico<br />
Consecutivo y<br />
cronológico<br />
Cajero - Profesional<br />
Universitario<br />
Cajero - Profesional<br />
Universitario - Técnico<br />
- Auxiliar Administrativo<br />
Cajero - Profesional<br />
Universitario –Técnico<br />
- Auxiliar Administrativo<br />
(Funcionarios<br />
Presupuesto y Central<br />
<strong>de</strong> Cuentas)<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Permanente Archivo <strong>de</strong> Gestión P-AE-77<br />
Permanente Archivo <strong>de</strong> Gestión P-AE-77<br />
Permanente Archivo <strong>de</strong> Gestión P-AE-77<br />
Definido en la tabla <strong>de</strong><br />
retención documental<br />
Definido en la tabla <strong>de</strong><br />
retención documental<br />
P-AE-78<br />
F-SE-01<br />
Cronograma <strong>de</strong><br />
Activida<strong>de</strong>s<br />
Tesorera General <strong>de</strong>l<br />
Departamento.<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Funcionarios <strong>de</strong><br />
Cobertura<br />
3 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-SE-01<br />
F-SE-02<br />
Entrega <strong>de</strong><br />
Lineamientos<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios <strong>de</strong><br />
Cobertura<br />
3 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-SE-01<br />
F-EDU-28 <strong>Registros</strong> <strong>de</strong> asistencia Auxiliar Administrativo Carpeta<br />
Cronológica<br />
Interno <strong>de</strong> la Secretaría 3 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-SE-01<br />
F-EDU-30 Acta <strong>de</strong> Reunión Auxiliar Administrativo Carpeta Numérica y cronológica Interno <strong>de</strong> la Secretaría 3 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-SE-01<br />
No aplica Proyección <strong>de</strong> Cupos Auxiliar Administrativo Carpeta-Base <strong>de</strong> datos Cronológica, por<br />
Municipio e Institución<br />
Educativa<br />
Funcionarios <strong>de</strong><br />
Cobertura e<br />
Instituciones<br />
Educativas<br />
10 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-SE-02
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 21 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
F-SE-<strong>03</strong><br />
No aplica<br />
Certificado <strong>de</strong> Calidad<br />
<strong>de</strong> la Información<br />
Alumnos a transferir o<br />
por convenios <strong>de</strong><br />
continuidad<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica, por<br />
Municipio e Institución<br />
Educativa<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Funcionarios <strong>de</strong><br />
Cobertura e<br />
Instituciones<br />
Educativas<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Funcionarios <strong>de</strong><br />
Cobertura e<br />
Instituciones<br />
Educativas<br />
No aplica Prematrícula Auxiliar Administrativo Carpeta-Base <strong>de</strong> datos Cronológica Funcionarios <strong>de</strong><br />
Cobertura<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
10 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
3 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
3 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-SE-02<br />
P-SE-<strong>03</strong><br />
P-SE-04<br />
No aplica<br />
Inscripción <strong>de</strong> alumnos<br />
nuevos<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios <strong>de</strong><br />
Cobertura<br />
3 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-SE-04<br />
F-SE-01<br />
Cronograma <strong>de</strong><br />
Activida<strong>de</strong>s<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios <strong>de</strong><br />
Cobertura<br />
3 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
F-AE- 44 Control <strong>de</strong> Asistencia Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Interno <strong>de</strong> la Secretaría 3 años Selección y eliminación<br />
Reuniones Internas<br />
(Archivo Central)<br />
No aplica Diagnóstico Coordinador <strong>de</strong><br />
Carpeta Cronológico Interno <strong>de</strong> la Secretaría 10 años Selección y eliminación<br />
Cobertura, Auxiliar<br />
(Archivo Central)<br />
Administrativo<br />
No aplica Formularios DANE Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico, por Funcionarios <strong>de</strong><br />
5 años Selección y eliminación<br />
C600A y C600B<br />
Municipio e<br />
Cobertura<br />
(Archivo Central)<br />
Instituciones<br />
Educativas<br />
F-SE-04 Asesoría y apoyo Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Funcionarios Oficina<br />
2 años Selección y eliminación<br />
SIMAT<br />
Cobertura<br />
(Archivo Central)<br />
F-SE-05 Plan <strong>de</strong> Auditoría Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina<br />
Cobertura<br />
5 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-SE-05<br />
P-SE-05<br />
P-SE-05<br />
P-SE-06<br />
P-SE-07<br />
P-SE-08<br />
F-SE-06 Informe <strong>de</strong> Auditoría Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Funcionarios Oficina<br />
Cobertura<br />
5 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-SE-08<br />
F-SE-01<br />
Cronograma <strong>de</strong><br />
Activida<strong>de</strong>s<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológica Funcionarios <strong>de</strong><br />
Cobertura<br />
3 años Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-SE-09<br />
F-SE-44 <strong>Registros</strong> <strong>de</strong> asistencia<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Carpeta<br />
Cronológica Interno <strong>de</strong> la Secretaría 3 años<br />
Selección y eliminación<br />
(Archivo Central)<br />
P-SE-09<br />
No aplica Requerimientos Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Actas Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronològica Funcionarios <strong>de</strong> la<br />
<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia<br />
Carpeta<br />
Cronológica y<br />
numérica<br />
Funcionarios <strong>de</strong> la<br />
<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia<br />
3 años Selección y eliminación<br />
(Archivo<br />
Central)<br />
5 años Selección y eliminación<br />
(Archivo<br />
Central)<br />
P-SE-10<br />
P-SE-11<br />
P-SE-12<br />
P-SE-10<br />
P-SE-11<br />
P-SE-12
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 22 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica Informes Profesional<br />
Universitario<br />
NA<br />
Reporte <strong>de</strong> ejecución<br />
recursos <strong>de</strong><br />
exce<strong>de</strong>ntes<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Proyectos Profesional<br />
Universitario<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios <strong>de</strong> la<br />
<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia<br />
Carpeta Cronológico Funcionarios <strong>de</strong> la<br />
Depen<strong>de</strong>ncia<br />
Carpeta<br />
Alfabético y<br />
cronológico<br />
Funcionarios <strong>de</strong> la<br />
<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
5 años Selección y eliminación<br />
(Archivo<br />
Central)<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-SE-10<br />
P-SE-11<br />
P-SE-12<br />
2 años Selección y eliminación P-SE-13<br />
2 años Selección y eliminación P-SE-13<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Convenios <strong>de</strong><br />
articulación<br />
Planes <strong>de</strong><br />
Mejoramiento<br />
Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisión Docente 18 años Conservación total P-DE-01<br />
Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisión Docente 5 años Selección eliminación P-DE-01<br />
No aplica Certificaciones SENA Carpeta NA NA NA NA P-DE-01<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Diagnósticos<br />
sectoriales y <strong>de</strong> las<br />
Instituciones<br />
Educativas<br />
Diagnóstico Educativo<br />
Población rural y<br />
urbano marginal SED<br />
Convocatorias <strong>de</strong><br />
socialización<br />
Supervisor Docente Carpeta Alfabético Supervisión Docente 5 años Selección y eliminación P-DE-02<br />
Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisión Docente 10 años Selección y eliminación P-DE-02<br />
Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisión Docente 5 años Selección y eliminación P-DE-02<br />
F-AE-45 Registro <strong>de</strong> asistencia Supervisor Carpeta Cronológico Supervisión Docente 5 años Selección y eliminación P-DE-02<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Documento informe <strong>de</strong><br />
consolidación <strong>de</strong><br />
estrategias y<br />
activida<strong>de</strong>s a seguir<br />
Plan <strong>de</strong> Educación<br />
para población rural y<br />
urbano marginal<br />
Guía <strong>de</strong> Evaluación <strong>de</strong>l<br />
PTFAD.<br />
Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisión docente 5 años Selección y eliminación P-DE-02<br />
Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisión Docente 10 años Selección y eliminación P-DE-02<br />
Universida<strong>de</strong>s y<br />
Centros <strong>de</strong> Educación<br />
Superior.<br />
Comité territorial <strong>de</strong><br />
Actualización y<br />
Formación docente<br />
Carpeta Cronológica Comité territorial <strong>de</strong><br />
Actualización y<br />
Formación docente<br />
3 años Selección y eliminación P-DE-04
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 23 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica<br />
Actas registro<br />
estudiantes aprobados<br />
Universida<strong>de</strong>s y<br />
centros <strong>de</strong> Educación<br />
Superior<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Carpeta Cronológica Comité Territorial <strong>de</strong><br />
Actualización y<br />
Formación docente.<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
3 años Selección y eliminación P-DE-04<br />
NA<br />
Lineamientos para la<br />
elaboración <strong>de</strong> obras<br />
escritas<br />
Comité <strong>de</strong> obras<br />
escritas<br />
Secretaria Técnica<br />
Comité Territorial <strong>de</strong><br />
Actualización y<br />
Formación Docente.<br />
Carpeta Consecutiva Docentes y Directivos<br />
docentes<br />
Supervisores <strong>de</strong><br />
Educación<br />
3 años Archivo Central <strong>de</strong> la<br />
Dirección <strong>de</strong><br />
Desarrollo<br />
Educativo<br />
P-DE-05<br />
NA<br />
NA<br />
NA<br />
Formulario registro <strong>de</strong><br />
la obra<br />
Formato Obras escritas<br />
registradas y<br />
evaluadas<br />
Plan Departamental <strong>de</strong><br />
Educación Ambiental<br />
Docente (s)<br />
Autor (s) <strong>de</strong> obra<br />
escrita<br />
Dirección <strong>de</strong> Desarrollo<br />
Educativo<br />
Supervisor <strong>de</strong><br />
Educación<br />
Directores <strong>de</strong> Núcleo<br />
Carpeta Consecutiva Docentes y Directivos<br />
Docentes<br />
Carpeta-Base <strong>de</strong> datps Cronológico. Directivos<br />
Docentes y Docentes<br />
Carpeta<br />
Cronológica<br />
Funcionarios <strong>de</strong><br />
Desarrollo Educativo<br />
3 años Archivo central <strong>de</strong> la<br />
Dirección <strong>de</strong> Desarrollo<br />
Educativo<br />
P-DE-05<br />
3 años Archivo<br />
Central <strong>de</strong> la Dirección<br />
<strong>de</strong> Desarrollo<br />
P-DE-05<br />
25 años Selección y eliminación P-DE-06<br />
NA Plan <strong>de</strong> Acción 2009-<br />
2010 Educación<br />
Ambiental y CIDEA<br />
Supervisor <strong>de</strong><br />
Educación<br />
NA POAI Planeamiento<br />
Educativo<br />
Carpeta Cronológica Funcionarios <strong>de</strong><br />
Desarrollo Educativo<br />
Carpeta Cronológica Planeamiento<br />
Educativo<br />
3 años Selección y eliminación P-DE-06<br />
15 años Selección y<br />
Eliminación<br />
P-DE-06<br />
NA<br />
Plan Sectorial <strong>de</strong><br />
Educación<br />
Planeamiento<br />
Educativo<br />
Carpeta Cronológica Planeamiento<br />
Educativo<br />
15 años Selección y<br />
Eliminación<br />
P-DE-06<br />
NA<br />
Plan Indicativo<br />
Educación<br />
Planeamiento<br />
Educativo<br />
Carpeta Cronológica Planeamiento<br />
Educativo<br />
15 años Selección y<br />
Eliminación<br />
P-DE-06<br />
F-AE-45 Control <strong>de</strong> Asistencia Supervisor <strong>de</strong><br />
Educación<br />
Carpeta Cronológica Funcionarios <strong>de</strong><br />
Desarrollo Educativo<br />
3 años Selección y eliminación P-DE-06<br />
F-AE-47<br />
Acta <strong>de</strong> Reunión<br />
Externa<br />
Supervisor <strong>de</strong><br />
Educación<br />
Carpeta Cronológica Funcionarios <strong>de</strong><br />
Desarrollo Educativo<br />
3 años Selección y eliminación P-DE-06
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 24 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
NA Plan <strong>de</strong> Acción Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisores Docentes 3 años Selección y eliminación P-DE-09<br />
Código<br />
NA<br />
NA<br />
Instrumento <strong>de</strong><br />
Inspección y Vigilancia<br />
Cronograma <strong>de</strong><br />
activida<strong>de</strong>s<br />
Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisores Docentes 10 años Selección y eliminación P-DE-09<br />
Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisores Docentes 3 años Selección y eliminación P-DE-09<br />
NA Informes Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisores Docentes 10 años Selección y eliminación P-DE-09<br />
NA<br />
Control <strong>de</strong> recibido y<br />
entrega <strong>de</strong> documento<br />
Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Carpeta Cronológica Funcionarios SAC 2 años Selección y eliminación P-DE-11<br />
NA<br />
Estrategia<br />
Mejoradora<br />
Supervisor Docente Carpeta Cronológica Supervisores<br />
Docentes<br />
3 años Selección y<br />
eliminación<br />
P-DE-16<br />
NA<br />
Diagnóstico<br />
bilingüismo<br />
Supervisor Docente Carpeta Cronológica Supervisores<br />
Docentes<br />
3 años Selección y<br />
eliminación<br />
P-DE-16<br />
NA Informes Supervisor Docente Carpeta Cronológico Supervisores<br />
Docentes<br />
3 años Selección y<br />
eliminación<br />
P-DE-16
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 25 <strong>de</strong> 58<br />
PROCESO: INFRAESTRUCTURA<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
No aplica Planes <strong>de</strong> acción Técnico Carpeta Cronológico Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho -<br />
Directores Técnico -<br />
No aplica Plan Indicativo Técnico Carpeta Cronológico Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho - Director<br />
Técnico -<br />
No aplica Informes <strong>de</strong> gestión Técnico Carpeta Cronológico Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho - Director<br />
Técnico -<br />
No aplica Plan compras (SICE) Técnico Carpeta Cronológico Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho - Director<br />
Técnico -<br />
F-SI-11<br />
Contratación por<br />
proyecto<br />
Técnico Carpeta cronológico Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho - Director<br />
Técnico -<br />
No aplica Acuerdos <strong>de</strong> gestión Técnico Carpeta cronológico Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho - Director<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
4 años Eliminación P-SI-01<br />
4 años Eliminación P-SI-01<br />
4 años Eliminación P-SI-01<br />
1 año Eliminación P-SI-01<br />
4 años Eliminación P-SI-01<br />
2 años Eliminación P-SI-01<br />
No aplica<br />
Manual Procesos y<br />
procedimientos<br />
Técnico Carpeta base datos Numérico Todo el equipo <strong>de</strong><br />
trabajo<br />
Permanente Archivo gestión P-SI-01<br />
No aplica<br />
Sistema Integrado <strong>de</strong><br />
Auditorías SIA<br />
Técnico Base datos Cronológico Todo el equipo <strong>de</strong><br />
trabajo<br />
Permanente Archivo Magnético P-SI-01<br />
No aplica<br />
F-DAJ-49<br />
No aplica<br />
F-SI-01<br />
F-SI-02<br />
Sistema <strong>de</strong><br />
información para el<br />
seguimiento <strong>de</strong><br />
Planes <strong>de</strong> Desarrollo<br />
SIFPED<br />
Acta <strong>de</strong> liquidación <strong>de</strong><br />
común acuerdo<br />
Acto administrativo <strong>de</strong><br />
liquidación unilateral<br />
Documento legal <strong>de</strong><br />
municipios<br />
Asignación <strong>de</strong><br />
interventoría<br />
Técnico<br />
Interventor<br />
Interventor<br />
Base excel pagina<br />
web contraloría<br />
Carpeta <strong>de</strong>l contrato o<br />
convenio<br />
Carpeta <strong>de</strong>l contrato o<br />
convenio<br />
Cronológico<br />
Cronológico<br />
Cronológico<br />
Todo el equipo <strong>de</strong><br />
trabajo y comunidad<br />
en general<br />
Dirección o<br />
<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia<br />
responsable<br />
Dirección o<br />
<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia<br />
responsable<br />
Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director,<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Infraestructura.<br />
Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director,<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Infraestructura.<br />
Permanente Archivo magnético P-SI-01<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
P-SI-04<br />
P-SI-06<br />
P-SI-04<br />
P-SI-06<br />
P-SI-06
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 26 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
F-SI-<strong>03</strong> Informe <strong>de</strong> interventoria Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director,<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Infraestructura.<br />
F-SI-04 Comunicado alcal<strong>de</strong>s Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director,<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Infraestructura.<br />
F-SI-05<br />
Verificación<br />
documentación<br />
proceso contractual<br />
Técnico Operativo Carpeta Cronológico Interventores,<br />
Técnico<br />
F-SI-06 Acta <strong>de</strong> recibo <strong>de</strong> obra Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director,<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Infraestructura.<br />
F-SI-07 Actas <strong>de</strong> obra Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director,<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Infraestructura.<br />
F-SI-09<br />
Acta <strong>de</strong> entrega <strong>de</strong><br />
obra<br />
Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director,<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Infraestructura.<br />
F-SI-10 Certificados <strong>de</strong> obra Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director,<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Infraestructura.<br />
F-DAJ-01 Actas <strong>de</strong> interventoría Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director,<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Infraestructura.<br />
F-DAJ-45 Acta <strong>de</strong> suspensión Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director,<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Infraestructura.<br />
F-DAJ-46 Acta <strong>de</strong> reinicio Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director,<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Infraestructura.<br />
F-SI-15<br />
Comunicado <strong>de</strong><br />
interventoría<br />
Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director,<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Infraestructura.<br />
F-SI-16 Registro <strong>de</strong> visita Interventor Carpeta Cronológico Interventor, Director,<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Infraestructura.<br />
F-SI-18<br />
Solicitud Certificados<br />
BPPID<br />
Profesional<br />
universitario<br />
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho<br />
Directores<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-SI-06<br />
P-SI-06<br />
2 años Archivo Central P-SI-06<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
P-SI-06<br />
P-SI-06<br />
P-SI-06<br />
P-SI-06<br />
P-SI-06<br />
P-SI-06<br />
P-SI-06<br />
P-SI-06<br />
P-SI-06<br />
P-SI-08<br />
2 años Eliminación P-SI-11
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 27 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
F-SI-19<br />
F-SI-20<br />
Seguimiento<br />
certificación registro<br />
presupuestal<br />
Seguimiento<br />
certificados CDP<br />
Profesional<br />
universitario<br />
Profesional<br />
universitario<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho<br />
Directores<br />
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho<br />
Directores<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
2 años Eliminación P-SI-11<br />
2 años Eliminación P-SI-11<br />
F-SI-21<br />
Seguimiento<br />
certificados PAC<br />
Profesional<br />
universitario<br />
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho<br />
Directores<br />
2 años Eliminación P-SI-11<br />
F-SI-22<br />
Control <strong>de</strong><br />
contratación<br />
Interventor Carpeta Cronológico Equipo trabajo<br />
Secretaría<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
P-SI-06<br />
No aplica Control <strong>de</strong> contratos Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Técnico<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Acto administrativo<br />
por el cual se<br />
adiciona el recurso<br />
Planeación<br />
precontractual<br />
(estudios previos)<br />
Análisis<br />
unitarios y<br />
especificaciones técnicas<br />
Registro banco <strong>de</strong><br />
proyectos<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Equipo trabajo<br />
Secretaría<br />
Carpeta Convenio Cronológico Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho - Director -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> datos Consecutivo Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> datos Consecutivo Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> datos Consecutivo Profesional<br />
Universitario<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
P-SI-06<br />
P-SI-07<br />
No <strong>de</strong>terminado Archivo Central P-SI-10<br />
No <strong>de</strong>terminado Archivo Central P-SI-10<br />
No <strong>de</strong>terminado Archivo Central P-SI-10<br />
No aplica Minuta <strong>de</strong>l contrato Interventor Carpeta Consecutivo Interventor -<br />
Secretaría <strong>de</strong><br />
Infraestructura<br />
No aplica<br />
F-SI-25<br />
Certificado <strong>de</strong><br />
disponibilidad<br />
presupuestal CDP<br />
Seguimiento financiero<br />
recursos entes<br />
territoriales y otras<br />
entida<strong>de</strong>s<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
universitario<br />
F-SI-26 Seguimiento convenios Profesional<br />
universitario<br />
Carpeta<br />
Cronológico (por<br />
proyecto)<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho<br />
Directores<br />
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho<br />
Directores<br />
No <strong>de</strong>terminado<br />
No <strong>de</strong>terminado<br />
Archivo<br />
Central<br />
Archivo<br />
Central<br />
P-SI-10<br />
P-SI-10<br />
2 años Eliminación P-SI-11<br />
2 años Eliminación P-SI-11<br />
F-SI-27<br />
Seguimiento financiero<br />
por proyecto<br />
Profesional<br />
universitario<br />
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho<br />
Directores<br />
2 años Eliminación P-SI-11
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 28 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
F-SI-28<br />
F-SI-29<br />
Seguimiento por<br />
componente <strong>de</strong><br />
proyecto<br />
Inversión por municipio<br />
a la asunción <strong>de</strong>l<br />
compromiso<br />
Profesional<br />
universitario<br />
Profesional<br />
universitario<br />
F-SH-11 Disponibilidad Profesional<br />
universitario<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho<br />
Directores<br />
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho<br />
Directores<br />
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho<br />
Directores<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
4 años Eliminación P-SI-11<br />
4 años Eliminación P-SI-11<br />
4 años Eliminación P-SI-11<br />
F-SH-16 Pac Profesional<br />
universitario<br />
F-SH-17 Solicitud <strong>de</strong> certificado Profesional<br />
<strong>de</strong> disponibilidad universitario<br />
presupuestal y registro<br />
presupuestal<br />
F-DAJ-10 Solicitud <strong>de</strong> registro Profesional<br />
proyecto Banco <strong>de</strong> universitario<br />
programas y proyectos<br />
<strong>de</strong> inversión<br />
<strong>de</strong>partamental<br />
F-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong> POAI Profesional<br />
universitario<br />
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho<br />
Directores<br />
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho<br />
Directores<br />
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho<br />
Directores<br />
Carpeta Base datos Cronológico Secretario Despacho<br />
Directores<br />
4 años Eliminación P-SI-11<br />
4 años Eliminación P-SI-11<br />
4 años Eliminación P-SI-11<br />
4 años Eliminación P-SI-11
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 29 <strong>de</strong> 58<br />
PROCESO: TURISMO Y CULTURA<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
F-STC-01<br />
No aplica<br />
Lista <strong>de</strong> chequeo para<br />
alojamientos urbanos y<br />
rurales (Normatividad)<br />
Informe <strong>de</strong> Resultados<br />
Asesoría<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Informes Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Informe talleres y<br />
seminarios<br />
Evaluación eventos <strong>de</strong><br />
capacitación<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
F-OCI-04 Control <strong>de</strong> Asistencia Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Informe <strong>de</strong> Interventoría Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta - Base <strong>de</strong><br />
datos<br />
Carpeta - Base <strong>de</strong><br />
datos<br />
Carpeta - Base <strong>de</strong><br />
Datos<br />
Carpeta - Base <strong>de</strong><br />
datos<br />
Carpeta - Base <strong>de</strong><br />
datos<br />
Carpeta - Base <strong>de</strong><br />
datos<br />
Carpeta - Base <strong>de</strong><br />
Datos<br />
Cronológico –<br />
Consecutivo<br />
Cronológico –<br />
Consecutivo<br />
Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Cronológico –<br />
consecutivo<br />
Cronológico -<br />
consecutivo<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho - Profesional<br />
Universitario<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho - Profesional<br />
Universitario<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho - Profesional<br />
Universitario - Técnico<br />
Operativo<br />
Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Cronológico Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-STC-01<br />
P-STC-01<br />
P-STC-02<br />
P-STC-<strong>03</strong><br />
P-STC-<strong>03</strong><br />
P-STC-<strong>03</strong><br />
P-STC-04<br />
P-STC-05<br />
No aplica<br />
Acta <strong>de</strong> entrega obra<br />
donada para pinacoteca<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta - Base <strong>de</strong><br />
datos<br />
Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho - Profesional<br />
Universitario<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
P-STC-07
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 30 <strong>de</strong> 58<br />
PROCESO: HACIENDA PÚBLICA<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica<br />
<strong>Registros</strong> contables <strong>de</strong><br />
operaciones recíprocas<br />
Técnico Operativo<br />
Base <strong>de</strong> datos Módulo<br />
<strong>de</strong> contabilidad <strong>de</strong><br />
PCT-G<br />
Cronológico<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Asesor –Director<br />
Técnico operativo<br />
No aplica Confirmación Contador General Carpeta Cronológico Asesor –Director<br />
Técnico operativo<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
Permanente Archivo Magnético P-DF-18<br />
Dos años Archivo Central P-DF-18<br />
No aplica<br />
Ór<strong>de</strong>nes <strong>de</strong> pago<br />
radicadas y aprobadas<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> datos -<br />
Carpeta<br />
Consecutivo Asesor Permanente Archivo Magnético -<br />
Archivo Central<br />
P-DF-19<br />
No aplica<br />
Ór<strong>de</strong>nes <strong>de</strong> pago<br />
causadas<br />
Asesor Base <strong>de</strong> datos -<br />
Carpeta<br />
Consecutivo Asesor Permanente Archivo Magnético -<br />
Archivo Central<br />
P-DF-19<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Libros Auxiliares <strong>de</strong><br />
contabilidad <strong>de</strong>l Módulo<br />
<strong>de</strong> PCT-G<br />
Libros auxiliares <strong>de</strong>l<br />
módulo <strong>de</strong> PCT<br />
Comprobantes <strong>de</strong><br />
registros varios<br />
Técnico Operativo<br />
Contador General<br />
Auxiliar administrativo<br />
Técnico operativo<br />
Contador General<br />
Auxiliar administrativo<br />
Técnico operativo<br />
Base <strong>de</strong> datos módulo<br />
<strong>de</strong> contabilidad<br />
Base <strong>de</strong> datos <strong>de</strong>l<br />
sistema PCT<br />
Base <strong>de</strong> datos <strong>de</strong>l<br />
sistema PCT<br />
Cronológico Técnico Operativo -<br />
Asesor<br />
Cronológico<br />
Consecutivo<br />
Cronológico<br />
Consecutivo<br />
Director financiero<br />
Contador General -<br />
Técnico Operativo<br />
Auxiliar administrativo<br />
Director financiero<br />
Contador General -<br />
Técnico Operativo<br />
Auxiliar administrativo<br />
Permanente Archivo magnético P-DF-25<br />
Permanente Archivo magnético P-DF-26<br />
Permanente Archivo magnético P-DF-26<br />
No aplica Circularizaciones Contador general Carpeta Cronológico Director financiero 2 años Archivo central P-DF-26<br />
No aplica<br />
Recibo <strong>de</strong> entrega <strong>de</strong><br />
estampilla<br />
Auxiliar administrativo Carpeta Cronológico Tesorera general<br />
Contador<br />
2 años Archivo central P-DF-26<br />
No aplica<br />
Control <strong>de</strong> venta <strong>de</strong><br />
estampilla<br />
Auxiliar administrativo Carpeta Cronológico Tesorera general<br />
Contador<br />
2 años Archivo central P-DF-26<br />
No aplica<br />
Movimiento general <strong>de</strong><br />
estampillas<br />
preimpresas<br />
Auxiliar administrativo Carpeta Cronológico Tesorera general<br />
Contador<br />
2 años Archivo central P-DF-26
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 31 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica<br />
Comprobante <strong>de</strong><br />
registros varios<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Base <strong>de</strong> datos<br />
PCT Administrador <strong>de</strong><br />
terceros<br />
No aplica Libros auxiliares Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> datos<br />
PCT Administrador <strong>de</strong><br />
terceros<br />
No aplica<br />
Nómina registrada en<br />
libros<br />
auxiliares<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Base <strong>de</strong> datos<br />
<strong>de</strong>l módulo <strong>de</strong><br />
Contabilidad <strong>de</strong> PCT-G<br />
No aplica Or<strong>de</strong>n <strong>de</strong> pago Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> datos<br />
<strong>de</strong>l módulo <strong>de</strong><br />
Contabilidad <strong>de</strong> PCT-G<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Comprobante <strong>de</strong><br />
registros varios<br />
Información exógena<br />
validada<br />
Certificados <strong>de</strong><br />
retenciones<br />
Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> datos<br />
<strong>de</strong>l módulo <strong>de</strong><br />
Contabilidad <strong>de</strong> PCT-G<br />
2. Técnico Operativo Base <strong>de</strong> datos <strong>de</strong>l<br />
Sistema prevalidador<br />
DIAN<br />
Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> datos <strong>de</strong>l<br />
Sistema PCT<br />
Consecutivo<br />
Consecutivo<br />
Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Director financiero<br />
Contador General -<br />
Técnico –<br />
Administrativo<br />
Auxiliar administrativo<br />
Director financiero<br />
Contador General -<br />
Técnico –<br />
Administrativo<br />
Auxiliar administrativo<br />
Auxiliar Administrativo -<br />
Asesor Contador -<br />
Director Técnico<br />
Auxiliar Administrativo -<br />
Asesor Contador -<br />
Director Técnico<br />
Auxiliar Administrativo -<br />
Asesor Contador -<br />
Director Técnico<br />
Cronológico Auxiliar administrativo -<br />
Asesor -Contador<br />
Cronológico Auxiliar administrativo -<br />
Asesor -Contador<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
Permanente Archivo magnético P-DF-27<br />
Permanente Archivo magnético P-DF-27<br />
Permanente Archivo Magnético P-DF-28<br />
Permanente Archivo Magnético P-DF-28<br />
Permanente Archivo Magnético P-DF-28<br />
Permanente Archivo Magnético P-DF-29<br />
Dos años Archivo Central P-DF-29<br />
No aplica Solicitud <strong>de</strong> <strong>de</strong>volución Contador General Carpeta Cronológico Auxiliar admitivo<br />
Contador Gral<br />
No aplica Oficio <strong>de</strong> <strong>de</strong>volución Contador General Carpeta Cronológico Auxiliar admitivo<br />
Contador Gral<br />
Dos años Archivo Central P-DF-29<br />
Dos años Archivo Central P-DF-29<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
CGN información<br />
contable pública y<br />
Operaciones recíprocas<br />
Nota a estados<br />
financieros<br />
Estados financieros<br />
consolidados<br />
CGN reporte Boletín <strong>de</strong><br />
Deudores Morosos <strong>de</strong>l<br />
Estado<br />
Técnico Administrativo<br />
Técnico Administrativo<br />
Técnico Administrativo<br />
Técnico Administrativo<br />
Base <strong>de</strong> datos <strong>de</strong>l<br />
módulo <strong>de</strong> contabilidad<br />
y <strong>de</strong> presupuesto <strong>de</strong><br />
PCT-G<br />
Base <strong>de</strong> datos módulo<br />
<strong>de</strong> contabilidad <strong>de</strong> PCT-<br />
G<br />
Base <strong>de</strong> datos<br />
Módulo <strong>de</strong> contabilidad<br />
<strong>de</strong> PCT-G<br />
Base <strong>de</strong> datos <strong>de</strong>l<br />
sistema CHIP<br />
Cronológico Técnico Operativo -<br />
Asesor<br />
Cronológico Técnico Operativo -<br />
Asesor<br />
Cronológico Técnico Operativo -<br />
Asesor<br />
Cronológico Técnico Operativo -<br />
Asesor<br />
Permanente Archivo Magnético P-DF-32<br />
Permanente Archivo Magnético P-DF-32<br />
Permanente Archivo Magnético P-DF-32<br />
Permanente Archivo Magnético P-DF-32
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 32 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Módulo <strong>de</strong> Integración<br />
<strong>de</strong> PCT-G<br />
Módulo administrador<br />
<strong>de</strong> terceros<br />
Técnico Operativo Base <strong>de</strong> datos módulo<br />
<strong>de</strong> integración <strong>de</strong> PCT-<br />
G<br />
Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> datos módulo<br />
<strong>de</strong> administración <strong>de</strong><br />
terceros<br />
Cronológico y<br />
consecutivo<br />
Cronológico y<br />
consecutivo<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Técnico operativo -<br />
Asesor<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Técnico operativo -<br />
Asesor<br />
No aplica Liquidación FONPET Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo -<br />
Director Técnico -<br />
Técnico Operativo<br />
No aplica<br />
Actas<br />
CODEFIS<br />
Auxiliar administrativo Formato físico Cronológica y<br />
consecutivo<br />
No aplica Declaración sobretasa Auxiliar Administrativo Carpeta<br />
Planillas en Excel<br />
No aplica<br />
F-SH-10<br />
F-SH-15<br />
F-SH-01<br />
No aplica<br />
Informe Estaciones <strong>de</strong><br />
Servicio<br />
Fiscalización medida<br />
<strong>de</strong> surtidores y calidad<br />
<strong>de</strong> los combustibles.<br />
Recibos <strong>de</strong> Caja para<br />
impuesto al registro<br />
Reporte diario<br />
Guía <strong>de</strong> visita y<br />
seguimiento <strong>de</strong><br />
estampilla<br />
pro<strong>de</strong>sarrollo<br />
Declaraciones<br />
tributarias <strong>de</strong><br />
impuestos <strong>de</strong><br />
vehículos automotores<br />
ISVA<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Carpeta<br />
Planillas en Excel<br />
Secretario <strong>de</strong><br />
Despacho -<br />
Director Técnico<br />
Cronológico Auxiliar Administrativo -<br />
Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario -<br />
Director Técnico<br />
Cronológico Auxiliar Administrativo -<br />
Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario -<br />
Director Técnico<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo<br />
Profesional<br />
Universitario y<br />
Director Técnico<br />
Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos -<br />
Sistema liquidación<br />
Impuesto <strong>de</strong> Registro<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Consecutivo Auxiliar Administrativo -<br />
Director Técnico<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
SISCAR -<br />
Carpeta<br />
Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario -<br />
Técnico -<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
Permanente Archivo Magnético P-DF-08<br />
Permanente Archivo Magnético P-DF-08<br />
2 años Archivo Central P-DF-30<br />
2 años Archivo central P-DF-31<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tabla <strong>de</strong><br />
retención documental<br />
Ver Tablas <strong>de</strong> Retención<br />
Documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong><br />
retención documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong><br />
retención documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong><br />
retención documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong><br />
retención documental<br />
Ver tabla <strong>de</strong><br />
retención documental<br />
Ver Tablas <strong>de</strong><br />
Retención Documental<br />
P-GI-01<br />
P-GI-01<br />
P-GI-01<br />
P-GI-02<br />
P-GI-<strong>03</strong><br />
P-GI-04
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 33 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Certificaciones <strong>de</strong> paz<br />
y salvo<br />
Resumen <strong>de</strong> recaudo<br />
diario<br />
Resoluciones <strong>de</strong><br />
Facilidad <strong>de</strong> Pago<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
SISCAR -<br />
Carpeta<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
SISCAR -<br />
Carpeta<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
SISCAR -<br />
Carpeta<br />
No aplica Recibo <strong>de</strong> pago Auxiliar Administrativo Carpeta -<br />
Base <strong>de</strong> datos<br />
F.SH.<strong>03</strong><br />
Solicitud producción<br />
local - Señalización<br />
Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos<br />
Infoconsumo - Carpeta<br />
Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Cronológico -<br />
Consecutivo.<br />
Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario -<br />
Técnico -<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario -<br />
Técnico -<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario -<br />
Técnico -<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Profesional<br />
Universitario -<br />
Auxiliar Administrativo -<br />
Auxiliar Servicios<br />
Generales<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
Ver Tablas <strong>de</strong> Retención<br />
Documental<br />
Ver Tablas <strong>de</strong> Retención<br />
Documental<br />
Ver Tablas <strong>de</strong> Retención<br />
Documental<br />
Ver Tablas <strong>de</strong> Retención<br />
Documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
Ver Tablas <strong>de</strong><br />
Retención Documental<br />
Ver Tablas <strong>de</strong><br />
Retención Documental<br />
Ver Tablas <strong>de</strong><br />
Retención Documental<br />
Ver Tablas <strong>de</strong><br />
Retención Documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-GI-04<br />
P-GI-04<br />
P-GI-04<br />
P-GI-04<br />
P-GI-05<br />
No aplica Solicitud Tornaguías Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos<br />
Infoconsumo - Carpeta<br />
Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Administrador<br />
Infoconsumo<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
P-GI-05<br />
No aplica <strong>Maestro</strong> <strong>de</strong> empresas Administrador<br />
Infoconsumo<br />
Base <strong>de</strong> Datos Cronológico Administrador<br />
Infoconsumo<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
P-GI-05<br />
No aplica<br />
<strong>Maestro</strong> <strong>de</strong> productos<br />
autorizados a<br />
empresas<br />
Administrador<br />
Infoconsumo<br />
No aplica Tornaguías Administrador<br />
Infoconsumo<br />
Base <strong>de</strong> Datos Cronológico Administrador<br />
Infoconsumo<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Infoconsumo - Carpeta<br />
Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
P-GI-05<br />
P-GI-05<br />
No aplica<br />
Declaraciones <strong>de</strong> Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos<br />
nacionales e importados<br />
Infoconsumo - Carpeta<br />
Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
P-GI-05<br />
F-SH-04<br />
Reporte <strong>de</strong> baja <strong>de</strong><br />
inventarios <strong>de</strong><br />
productos <strong>de</strong>clarados<br />
Auxiliar administrativo Base <strong>de</strong> datos y<br />
carpeta<br />
Cronológico Auxiliar administrativo Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
P-GI-05
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 34 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
F-SH-08<br />
F-SH-02<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
Requisitos para la<br />
solicitud y aprobación <strong>de</strong><br />
convenios para<br />
comercializadores y<br />
productores <strong>de</strong><br />
cervezas, licores,<br />
cigarrillos, vinos y<br />
aperitivos en el<br />
Departamento <strong>de</strong>l<br />
Quindío<br />
Auxiliar administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar administrativo Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Acta <strong>de</strong> Aprehensión Auxiliar Administrativo<br />
(Grupo operativo)<br />
Expediente Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Auxiliar Administrativo<br />
(Grupo operativo) -<br />
Director -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tabla <strong>de</strong><br />
retención documental.<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-GI-05<br />
P-GI-06<br />
F-SH-05<br />
Registro <strong>de</strong> visitas <strong>de</strong> Auxiliar Administrativo<br />
control al frau<strong>de</strong> y a la (Grupo operativo)<br />
evasión <strong>de</strong> las rentas<br />
<strong>de</strong>l Departamento.<br />
Carpeta Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Auxiliar administrativo,<br />
grupo operativo.<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tabla <strong>de</strong><br />
retención documental.<br />
P-GI-06<br />
No aplica Expediente Profesional<br />
Universitario<br />
F-SH-11<br />
F-SH-12<br />
Certificado <strong>de</strong><br />
Disponibilidad<br />
Presupuestal<br />
CDP<br />
Registro Presupuestal<br />
RP<br />
Técnico<br />
Técnico<br />
Carpeta Cronológico Director Técnico -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> datos Consecutivo Técnico –<br />
Administrativo Director<br />
Carpetas<br />
Técnico<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Carpetas<br />
Consecutivo Técnico -<br />
Administrativo Director<br />
Técnico<br />
5 años Archivo Central<br />
(15 años<br />
microfilmación digital )<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
P-GI-07<br />
P-DF46<br />
P-DF-46<br />
F-SH-17<br />
Solicitud <strong>de</strong> certificado<br />
<strong>de</strong> disponibilidad y<br />
registro presupuestal<br />
Técnico<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Consecutivo Técnico -<br />
Administrativo Director<br />
Técnico<br />
Carpetas<br />
No aplica Informe <strong>de</strong>uda pública Técnico Administrativo Base <strong>de</strong> Datos Cronológico Técnico Administrativo<br />
-<br />
Director Técnico<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
P-DF-46<br />
2 años Archivo Central P-DF-41
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 35 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica<br />
Sistema estadístico <strong>de</strong><br />
<strong>de</strong>uda SEUD<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Técnico Administrativo Base <strong>de</strong> Datos Cronológico Técnico Administrativo<br />
-<br />
Director Técnico<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
2 años Archivo Central P-DF-41<br />
No aplica Contratos Técnico Administrativo Carpeta Cronológico Director Técnico 2 años Archivo Central P-DF-41<br />
No aplica Pagares Técnico Administrativo Carpeta Cronológico Director Técnico 2 años Archivo Central P-DF-41<br />
No aplica<br />
Marco Fiscal <strong>de</strong><br />
Mediano Plazo<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> Datos Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
2 años Archivo Central P-DF-43<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Presupuesto <strong>de</strong><br />
ingresos y gastos<br />
Formatos electrónicos<br />
SGP <strong>de</strong> Adición,<br />
Traslado y Reducción<br />
Informes<br />
CGR<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> Datos -<br />
Módulo <strong>de</strong> presupuesto<br />
<strong>de</strong> PCT-G<br />
Base <strong>de</strong> Datos -<br />
Módulo <strong>de</strong> presupuesto<br />
<strong>de</strong> PCT-G<br />
Cronológico<br />
Consecutivo<br />
Profesional<br />
Universitario -Director<br />
Técnico<br />
Profesional<br />
Universitario - Director<br />
Técnico -<br />
Asesor -<br />
Técnico Operativo<br />
Técnico Administrativo Base <strong>de</strong> Datos PCT-G Cronológico Técnico Administrativo<br />
-Director Técnico<br />
Permanente Archivo Magnético P-DF-44<br />
Permanente P-DF-45<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tabla <strong>de</strong><br />
retención documental<br />
P-DF-48<br />
No aplica<br />
Sistema <strong>de</strong> captura y<br />
validación<br />
Técnico Administrativo Base <strong>de</strong> Datos -<br />
Validador FUT<br />
Cronológico<br />
Técnico Administrativo<br />
- Director técnico<br />
Permanente Archivo Magnético P-DF-48<br />
No aplica<br />
Sistema Validador<br />
chip<br />
Técnico Administrativo Base <strong>de</strong> Datos -<br />
Consolidador <strong>de</strong><br />
hacienda pública-CHIP<br />
Cronológico<br />
Técnico Administrativo<br />
-Director técnico<br />
Permanente Archivo Magnético P-DF-48
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 36 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
No aplica PAC Auxiliar administrativo PROGRAMA PCTG N.A Auxiliar administrativo<br />
Director técnico<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
Ver tablas <strong>de</strong><br />
retención documental<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-DF-71<br />
F-SH-16<br />
Solicitud y aprobación<br />
<strong>de</strong> PAC<br />
Auxiliar Administrativo Carpetas N.A Auxiliar Administrativo Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong><br />
retención documental<br />
P-DF-71<br />
No aplica Or<strong>de</strong>n <strong>de</strong> pago Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos PCTG -<br />
Carpeta<br />
Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Auxiliar Administrativo -<br />
Director Técnico<br />
2 años Archivo Central P-DF-72<br />
No aplica Nómina Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos -<br />
Carpeta<br />
No aplica PILA Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos - Medio<br />
magnético, Programa<br />
pago en línea <strong>de</strong><br />
aportes a la seguridad<br />
social.<br />
No aplica<br />
Comprobante <strong>de</strong><br />
Egreso o Nota Débito<br />
Técnico<br />
Base <strong>de</strong> datos (PCTG)<br />
Módulo <strong>de</strong> Egresos<br />
No aplica Reporte <strong>de</strong>scuentos Técnico Base <strong>de</strong> datos (PCTG)<br />
Módulo <strong>de</strong> Egresos<br />
Formato <strong>de</strong><br />
retenciones<br />
Consecutivo Auxiliar Administrativo -<br />
Director Técnico<br />
Cronológico Auxiliar Administrativo -<br />
Director Técnico<br />
Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Consecutivo<br />
Profesional<br />
Universitario -<br />
Técnico -<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Profesional<br />
Universitario -<br />
Técnico -<br />
Auxiliar Administrativo<br />
20 años Archivo Central –<br />
Archivo Histórico<br />
Permanente<br />
20 años Archivo Central –<br />
Archivo Histórico<br />
Permanente<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
No aplica Acta <strong>de</strong> estampillas Técnico Carpeta Consecutivo Técnico Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tablas <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
P-DF-72<br />
P-DF-72<br />
P-DF-73<br />
P-DF-73<br />
P-DF-73<br />
No aplica Recibos <strong>de</strong> caja Cajero Base <strong>de</strong> Datos -<br />
Programa PCTG y<br />
Carpeta<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Talonarios <strong>de</strong> entrega<br />
<strong>de</strong> estampilla<br />
pro<strong>de</strong>sarrollo<br />
Recibos <strong>de</strong> paz y salvo<br />
<strong>de</strong>partamental<br />
No aplica Reseña pasaportes Auxiliar Administrativo -<br />
Técnico Administrativo<br />
Cajero Base <strong>de</strong> Datos -<br />
Programa PCTG y<br />
Carpeta<br />
Cajero Base <strong>de</strong> Datos -<br />
Programa PCTG y<br />
Carpeta<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
(MRE) y Carpeta<br />
Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Cronológico -<br />
Consecutivo<br />
Consecutivo Auxiliar Administrativo -<br />
Técnico Administrativo<br />
Cajero 2 años<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Cajero<br />
2 años<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Cajero<br />
2 años<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Archivo Central<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Archivo Central<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Archivo Central<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
P-DF-74<br />
P-DF-74<br />
P-DF-74<br />
P-DF-75<br />
No aplica<br />
Formulario mayoría <strong>de</strong><br />
edad<br />
Auxiliar Administrativo -<br />
Técnico Administrativo<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
(MRE) y Carpeta<br />
Cronológico Auxiliar Administrativo -<br />
Técnico Administrativo<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
P-DF-75
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 37 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica Cuadros F5, balance. Auxiliar Administrativo -<br />
Técnico Administrativo<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
(MRE) y Carpeta<br />
Consecutivo -<br />
Cronológico<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Auxiliar Administrativo -<br />
Técnico Administrativo<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-DF-75<br />
F-SH.13<br />
F-SH-14<br />
Control diario<br />
expedición <strong>de</strong><br />
pasaportes<br />
Movimiento General <strong>de</strong><br />
pasaportes<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Técnico Aministrativo<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Técnico Aministrativo<br />
No aplica Consignación Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> datos<br />
Carpeta física<br />
Base <strong>de</strong> datos<br />
Carpeta física<br />
PCTG<br />
Consecutivo<br />
cronologico<br />
Consecutivo<br />
cronologico<br />
Cronológico y<br />
Consecutivo<br />
Auxiliar Administrativo -<br />
Técnico Administrativo<br />
Auxiliar Administrativo -<br />
Técnico Administrativo<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
P-DF-75<br />
P-DF-75<br />
Permanente Archivo <strong>de</strong> Gestión P-DF-77<br />
No aplica Nota Crédito Profesional<br />
Universitario<br />
PCTG<br />
Cronológico y<br />
Consecutivo<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Permanente Archivo <strong>de</strong> Gestión P-DF-77<br />
No aplica<br />
Acumulado por Tipos<br />
<strong>de</strong> Ingresos<br />
Cajero - Profesional<br />
Universitario<br />
PCTG Cronológico Cajero - Profesional<br />
Universitario<br />
Permanente Archivo <strong>de</strong> Gestión P-DF-77<br />
No aplica Arqueo <strong>de</strong> Caja Cajero - Profesional<br />
Universitario<br />
PCTG Cronológico Cajero - Profesional<br />
Universitario<br />
Permanente Archivo <strong>de</strong> Gestión P-DF-77<br />
No aplica Boletín <strong>de</strong> Tesorería Cajero - Profesional<br />
Universitario - Técnico<br />
- Auxiliar Administrativo<br />
No aplica<br />
F-SH-07<br />
Ejecución General <strong>de</strong><br />
Ingresos VS Gastos<br />
por Recurso<br />
Informe <strong>de</strong> ingresos vs<br />
pagos vs caja y bancos<br />
Cajero - Profesional<br />
Universitario –Técnico<br />
- Auxiliar Administrativo<br />
(Funcionarios <strong>de</strong><br />
Presupuesto y Central<br />
<strong>de</strong> Cuentas)<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Técnico Administrativo<br />
Tesorera General <strong>de</strong>l<br />
Departamento.<br />
PCTG Cronológico Cajero - Profesional<br />
Universitario - Técnico<br />
- Auxiliar Administrativo<br />
PCTG Cronológico Cajero - Profesional<br />
Universitario –Técnico<br />
- Auxiliar Administrativo<br />
(Funcionarios <strong>de</strong><br />
Presupuesto y Central<br />
<strong>de</strong> Cuentas)<br />
Base <strong>de</strong> datos<br />
(Sistema PCTG) y<br />
archivo físico<br />
Consecutivo y<br />
cronológico<br />
Profesional<br />
universitario<br />
Permanente Archivo <strong>de</strong> Gestión P-DF-77<br />
Permanente Archivo <strong>de</strong> Gestión P-DF-77<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documental<br />
Ver tabla <strong>de</strong> retención<br />
documenta<br />
P-DF-78
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 38 <strong>de</strong> 58<br />
PROCESO: ASESORÍA JURÍDICA<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica Demanda Profesional<br />
Especializado<br />
No aplica Informe <strong>de</strong>mandas Profesional<br />
Especializado<br />
Carpeta - Base <strong>de</strong><br />
Datos<br />
Consecutivo<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Profesional<br />
Especializado -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Especializado<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-DAJ-01<br />
P-DAJ-02<br />
P-DAJ-05<br />
P-DAJ-01<br />
No aplica<br />
Libro radicador <strong>de</strong><br />
procesos<br />
Profesional<br />
Especializado<br />
Libro Consecutivo Profesional<br />
Especializado<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
P-DAJ-01<br />
F-DAJ-64<br />
F-DAJ-68<br />
F-DAJ-70<br />
F-DAJ-71<br />
Po<strong>de</strong>r para representar<br />
al Gobernador<br />
Informe mensual <strong>de</strong><br />
procesos<br />
Control <strong>de</strong> visitas a<br />
<strong>de</strong>spachos judiciales<br />
Procesos por<br />
<strong>de</strong>spachos judicial<br />
-Profesional<br />
Especializado<br />
-Profesional<br />
universitario<br />
-Técnico Operativo<br />
Profesional<br />
Especializado<br />
Profesional<br />
Especializado<br />
Profesional<br />
Especializado<br />
No aplica Reparto Director - Técnico Libro Radicador <strong>de</strong>l<br />
Despacho y <strong>de</strong> cada<br />
Profesional y carpeta<br />
<strong>de</strong> reparto<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Especializado<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Especializado<br />
carpeta cronológico Profesional<br />
Especializado<br />
carpeta cronológico Profesional<br />
Especializado<br />
Cronológico Director -<br />
Profesional<br />
Universitario -<br />
Técnico -<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
P-DAJ-01<br />
P-DAJ-02<br />
P-DAJ-<strong>03</strong><br />
P-DAJ-05<br />
P-DAJ-01<br />
P-DAJ-02<br />
P-DAJ-05<br />
P-DAJ-07<br />
P-DAJ-01<br />
P-DAJ-02<br />
P-DAJ-<strong>03</strong><br />
P-DAJ-05<br />
P-DAJ-07<br />
P-DAJ-01<br />
P-DAJ-02<br />
P-DAJ-05<br />
P-DAJ-07<br />
5 años Archivo Central P-DAJ-02<br />
F-DAJ-67<br />
Relación pasivos<br />
contingentes<br />
Profesional<br />
Especializado -<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Especializado<br />
5 años Archivo Central P-DAJ-02<br />
P-DAJ-05<br />
F-DAJ-69 Audiencias <strong>de</strong>l mes Profesional<br />
Especializado<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Especializado<br />
5 años Archivo Central P-DAJ-02<br />
P-DAJ-<strong>03</strong><br />
P-DAJ-05
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 39 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
F-DAJ-72<br />
No aplica<br />
Informe al Ministerio <strong>de</strong><br />
Interior y <strong>de</strong> Justicia<br />
Solicitu<strong>de</strong>s <strong>de</strong><br />
Conciliación<br />
Control <strong>de</strong> asistencia<br />
Comité <strong>de</strong> Conciliación<br />
Actas Comité <strong>de</strong><br />
Conciliación<br />
Profesional<br />
Especializado -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Especializado<br />
(secretaria técnica)<br />
Profesional<br />
Especializado<br />
(secretaria técnica)<br />
Profesional<br />
Especializado<br />
(secretaria técnica)<br />
Carpeta y Base <strong>de</strong><br />
Datos<br />
Cronológico<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Profesional<br />
Especializado -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpetas Consecutivo Profesional<br />
Especializado<br />
(Secretaria Técnica)<br />
Carpetas Consecutivo Profesional<br />
Especializado<br />
(Secretaria Técnica)<br />
Carpetas Cronológico Profesional<br />
Especializado<br />
(Secretaria Técnica)<br />
No aplica Informe entes <strong>de</strong> control Procuraduría Carpetas Cronológico Profesional<br />
Especializado<br />
(Secretaria Técnica)<br />
No aplica<br />
Resolución recurso<br />
apelación<br />
Profesional<br />
Especializado<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Especializado<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
5 años Archivo Central P-DAJ-02<br />
P-DAJ-<strong>03</strong><br />
P-DAJ-05<br />
P-DAJ-07<br />
Permanente<br />
Archivo<br />
P-DAJ-<strong>03</strong><br />
Central<br />
Permanente<br />
Permanente<br />
Permanente<br />
Permanente<br />
Archivo<br />
Central<br />
Archivo<br />
Central<br />
Archivo<br />
Central<br />
Archivo Oficina <strong>de</strong><br />
Asuntos Disciplinarios<br />
P-DAJ-<strong>03</strong><br />
P-DAJ-<strong>03</strong><br />
P-DAJ-<strong>03</strong><br />
P-DAJ-05<br />
P-DAJ-04<br />
F-DAJ-58<br />
Trámite inci<strong>de</strong>nte <strong>de</strong><br />
<strong>de</strong>sacato<br />
Director – Técnico<br />
Operativo<br />
Carpeta Cronológico Director – Técnico<br />
Operativo<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
P-DAJ-06<br />
No aplica Acción <strong>de</strong> Tutela Profesional<br />
Especializado -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
F-DAJ-73 Auto <strong>de</strong> Observación Profesional<br />
Universitario<br />
F-DAJ-74<br />
F-DAJ-75<br />
F-DAJ-76<br />
F-DAJ-77<br />
F-DAJ-78<br />
Autos <strong>de</strong> Revisión <strong>de</strong><br />
Acuerdo<br />
Auto <strong>de</strong> revisión <strong>de</strong><br />
Decreto<br />
Autos <strong>de</strong> Revisión <strong>de</strong><br />
Resolución<br />
Solicitud <strong>de</strong> revisión<br />
técnico <strong>de</strong> Decretos<br />
Solicitud <strong>de</strong> revisión<br />
técnico <strong>de</strong> Acuerdo<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta - Base <strong>de</strong><br />
Datos<br />
Consecutivo<br />
Profesional<br />
Especializado -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Consecutivo Profesional<br />
Universitario y auxiliar<br />
administrativo<br />
Carpeta Consecutivo Profesional<br />
Universitario y Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Carpeta Consecutivo Profesional<br />
Universitario y auxiliar<br />
administrativo<br />
Carpeta Consecutivo Profesional<br />
Universitario y Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Carpeta Consecutivo Profesional<br />
Universitario y Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Carpeta Consecutivo Profesional<br />
Universitario y Auxiliar<br />
Administrativo<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 Años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 Años Archivo<br />
Central<br />
2 Años Archivo<br />
Central<br />
2 Años Archivo<br />
Central<br />
P-DAJ-07<br />
P-DAJ-21<br />
P-DAJ-21<br />
P-DAJ-21<br />
P-DAJ-21<br />
P-DAJ-21<br />
P-DAJ-21
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 40 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
F-DAJ-79 Consecutivos <strong>de</strong> Autos Profesional<br />
Universitario<br />
F-DAJ-<strong>03</strong><br />
Formato Derecho <strong>de</strong><br />
Petición<br />
Técnico - Auxiliar<br />
Administrativo<br />
No aplica Conceptos jurídicos Profesional<br />
Universitario<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Carpeta Consecutivo Profesional<br />
Universitario y Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Carpeta Consecutivo Profesional<br />
Universitario - Técnico<br />
- Auxiliar Administrativo<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
2 Años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-DAJ-21<br />
P-DAJ-22<br />
2 años Archivo Central P-DAJ-23<br />
No aplica<br />
Revisión proyectos <strong>de</strong><br />
acto administrativo<br />
Técnico Operativo -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Registro Presupuestal Director Financiero Base <strong>de</strong> Datos -<br />
Módulo <strong>de</strong> contratación<br />
PCT<br />
Carpeta Cronológica Técnico Operativo -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Cronológico y<br />
consecutivo<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
Director Financiero 2 años Archivo<br />
Central<br />
F-DAJ-04 Historia <strong>de</strong>l contrato Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
No aplica Carpeta <strong>de</strong> Contrato Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
No aplica Informes diferentes<br />
instancias<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
F-DAJ-01 Acta <strong>de</strong> interventoría Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliara Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
F-DAJ-07<br />
Acto administrativo <strong>de</strong><br />
<strong>de</strong>legación<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliara Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
F-DAJ-08 Estudios previos Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliara Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
P-DAJ-24<br />
P-DAJ-41<br />
P-DAJ-41<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-41<br />
P-DAJ-41<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-50<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-51
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 41 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
F-DAJ-09<br />
F-DAJ-13<br />
F-DAJ-14<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
Solicitud <strong>de</strong> Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliara Administrativo 2 años Archivo<br />
elaboración <strong>de</strong> contrato<br />
Central<br />
Resolución Comité<br />
Evaluador<br />
Designación comité<br />
evaluador mediante<br />
oficio<br />
Profesional<br />
Universitario-Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
F-DAJ-15 Informe <strong>de</strong> evaluación Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
F-DAJ-16<br />
F-DAJ-17<br />
F-DAJ-20<br />
Aviso electrónico<br />
Cámara <strong>de</strong> Comercio<br />
Aviso electrónico<br />
Convocatoria pública<br />
Acta <strong>de</strong> audiencia <strong>de</strong><br />
aclaración <strong>de</strong> pliegos<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
F-DAJ-21 A<strong>de</strong>nda Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
F-DAJ-22<br />
F-DAJ-23<br />
Acta <strong>de</strong> diligencia <strong>de</strong><br />
cierre<br />
Acta <strong>de</strong> audiencia <strong>de</strong><br />
adjudicación<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario-<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-51<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-49
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 42 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
F-DAJ-24<br />
F-DAJ-30<br />
F-DAJ-38<br />
F-DAJ-39<br />
F-DAJ-40<br />
Resolución <strong>de</strong><br />
adjudicación<br />
Cuadro <strong>de</strong> cuantías<br />
Ley 1150 <strong>de</strong> 2007<br />
Resolución <strong>de</strong> apertura<br />
concurso abierto<br />
Aviso invitación pública<br />
conformación lista<br />
corta<br />
Resolución <strong>de</strong> apertura<br />
concursos con<br />
precalificación<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
F-DAJ-44 Acta <strong>de</strong> iniciación Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
F-DAJ-47<br />
Autorización adicional<br />
y/o prorroga<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
F-DAJ-49 Acta <strong>de</strong> liquidación Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliara Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-50<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-50<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-50
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 43 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
F-DAJ-50<br />
F-DAJ-52<br />
Resolución <strong>de</strong><br />
liquidación unilateral<br />
Informes diferentes<br />
instancias<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliara Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
F-DAJ-53 Remisión o <strong>de</strong>volución Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
F-DAJ-54 Control <strong>de</strong> contratos Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
F-DAJ-55<br />
F-DAJ-56<br />
FDAJ-62<br />
Autorización <strong>de</strong><br />
<strong>de</strong>scuentos <strong>de</strong><br />
estampillas<br />
Técnico Operativo-<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Constancia <strong>de</strong> no Técnico Operativopresentar<br />
inhabilida<strong>de</strong>s Auxiliar Administrativo<br />
Notificaciones a<br />
contratistas<br />
Técnico Operativo-<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Carpeta Consecutivo Técnico Operativo-<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Carpeta Consecutivo Técnico Operativo-<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Carpeta Consecutivo Técnico Operativo-<br />
Auxiliar Administrativo<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-50<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-50<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 44 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
F-DAJ-86 Formato <strong>de</strong> Remisión Profesional<br />
Universitario-Técnico<br />
Operativo- Auxiliar<br />
Administrativo<br />
F-DAJ-87<br />
F-DAJ-88<br />
F-DAJ-89<br />
F-DAJ-90<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Carpeta Consecutivo Profesional<br />
Universitario-Técnico<br />
Operativo- Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
Remisión <strong>de</strong> contratos Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo<br />
para vigilancia y control<br />
Central<br />
Requisitos para la<br />
legalización<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
Autorización Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo<br />
consignación <strong>de</strong> pagos<br />
Central<br />
Hoja <strong>de</strong> control <strong>de</strong><br />
documentos <strong>de</strong><br />
contratos<br />
Expediente <strong>de</strong>l<br />
Contrato<br />
Modulo <strong>de</strong><br />
contratación PCT<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
F-DAJ-18 Aviso <strong>de</strong> prensa Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
F-DAJ-19 Resolución <strong>de</strong> apertura Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Base <strong>de</strong> datos Consecutivo Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-42<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
Permanente Archivo magnético P-DAJ-42<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-49<br />
2 años Archivo<br />
P-DAJ-43<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
P-DAJ-43
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 45 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
F-DAJ-45 Acta <strong>de</strong> Suspensión Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-50<br />
F-DAJ-46 Acta <strong>de</strong> reiniciación Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
F-DAJ-25<br />
F-DAJ-28<br />
Ficha Técnica para<br />
bienes y servicios <strong>de</strong><br />
características técnicas<br />
uniformes y <strong>de</strong> común<br />
utilización<br />
Formulario para lances<br />
en subasta inversa<br />
presencial<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Consecutivo Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Consecutivo Profesional<br />
Universitario<br />
F-DAJ-45 Acta <strong>de</strong> suspensión Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Director –Profesional<br />
Universitario-Técnico<br />
Operativo- Auxiliar<br />
Administrativo<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
P-DAJ-43<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-50<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-44<br />
F-DAJ-48 Contrato <strong>de</strong> cesión Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Director –Profesional<br />
Universitario<br />
Técnico Operativo-<br />
Auxiliar<br />
Administrativo<br />
FDAJ-62<br />
Notificaciones a<br />
contratistas<br />
Técnico Operativo-<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Carpeta Consecutivo Técnico Operativo-<br />
Auxiliar Administrativo<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-44<br />
F-DAJ-86 Formato <strong>de</strong> Remisión Profesional<br />
Universitario-Técnico<br />
Operativo- Auxiliar<br />
Administrativo<br />
F-DAJ-31<br />
FDAJ-32<br />
Resolución <strong>de</strong> apertura<br />
Selección Abreviada<br />
Menor Cuantía<br />
A<strong>de</strong>nda (aclaratoria o<br />
modificatoria) Proceso<br />
<strong>de</strong> menor cuantía<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Carpeta Consecutivo Profesional<br />
Universitario-Técnico<br />
Operativo- Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
P-DAJ-44<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-45
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 46 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
FDAJ-33<br />
FDAJ-34<br />
FDAJ-35<br />
FDAJ-45<br />
Manifestación <strong>de</strong><br />
interés<br />
Acto <strong>de</strong> diligencia <strong>de</strong><br />
cierre <strong>de</strong>l proceso <strong>de</strong><br />
menor cuantía y<br />
apertura <strong>de</strong> propuestas<br />
Resolución <strong>de</strong><br />
adjudicación <strong>de</strong><br />
selección abreviada <strong>de</strong><br />
menor cuantía<br />
Acta <strong>de</strong> suspensión<br />
temporal<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
FDAJ-46 Acta <strong>de</strong> reiniciación Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
FDAJ-48 Contrato <strong>de</strong> cesión Directora Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
F-DAJ-19 Resolución <strong>de</strong> apertura Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
F-DAJ-25<br />
F-DAJ-26<br />
F-DAJ-27<br />
F-DAJ-28<br />
F-DAJ-29<br />
Ficha técnica para<br />
bienes y servicios <strong>de</strong><br />
características<br />
técnicas uniformes y<br />
<strong>de</strong> común utilización<br />
Resolución <strong>de</strong> apertura<br />
selección abreviada<br />
Certificado <strong>de</strong> no<br />
contar con<br />
infraestructura<br />
tecnológica<br />
Formulario para lances<br />
en subasta inversa<br />
presencial<br />
Resolución <strong>de</strong><br />
adjudicación <strong>de</strong><br />
selección abreviada<br />
por subasta inversa<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo Técnico<br />
Operativo<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Profesional<br />
universitario<br />
Profesional<br />
universitario<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo Técnico<br />
Operativo<br />
Carpeta Cronológico Directora -Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo Técnico<br />
Operativo<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
carpeta cronológico Profesional<br />
universitario<br />
carpeta cronológico Profesional<br />
universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-45<br />
P-DAJ-49<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-46
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 47 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
F-DAJ-32<br />
A<strong>de</strong>nda(aclaratoria o<br />
modificatoria) proceso<br />
<strong>de</strong> menor cuantía<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
F-DAJ-48 Contrato <strong>de</strong> cesión Director<br />
Profesional<br />
Universitario Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Director<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Técnico<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-DAJ-46<br />
P-DAJ-46<br />
F-DAJ-06 Gaceta Departamental Auxiliar Administrativo<br />
Base <strong>de</strong> datos y<br />
Carpeta<br />
Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
P-DAJ-47<br />
F-DAJ-51<br />
Relación recibos<br />
Gaceta Departamental<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Base <strong>de</strong> datos y<br />
carpeta<br />
consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
P-DAJ-47<br />
No aplica<br />
Planeación<br />
precontractual Aplicativo<br />
PCT<br />
Técnico operativo<br />
No aplica Registro Presupuestal Director Técnico<br />
(Dirección Financiera)<br />
Carpeta - Base <strong>de</strong><br />
Datos<br />
Modulo <strong>de</strong><br />
Contratación<br />
Consecutivo Área <strong>de</strong> contratos 5 años Archivo<br />
Central<br />
Cronograma y<br />
Consecutivo<br />
Director Financiero 2 años Archivo<br />
Central<br />
P-DAJ-48<br />
P-DAJ-49<br />
No aplica<br />
Informes diferentes<br />
instancias<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
P-DAJ-49<br />
No aplica<br />
F-<strong>DAP</strong>-09<br />
Planeación<br />
Precontractual<br />
Solicitud <strong>de</strong> registro<br />
proyecto BPID<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> datos –<br />
Módulo contratación<br />
PCT<br />
Consecutivo<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Permanente Archivo Magnético P-DAJ-51<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
P-DAJ-51<br />
F-SH-11<br />
Solicitud <strong>de</strong><br />
disponibilidad<br />
presupuestal<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
F-SH-16 Solicitud PAC Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
P-DAJ-51<br />
P-DAJ-51
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 48 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica Atención al Usuario Auxiliar Administrativo -<br />
Técnico Administrativo<br />
Base <strong>de</strong> Datos -<br />
Carpeta<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Cronológico Auxiliar Administrativo -<br />
Técnico Administrativo<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
18 Años Archivo<br />
Central<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-DAJ-61<br />
F-DAJ-80<br />
Certificado <strong>de</strong><br />
existencia y<br />
representación legal<br />
Profesional<br />
Especializado- Técnico<br />
Operativo<br />
F-DAJ-81 Reseña Histórica Profesional<br />
Especializado- Técnico<br />
Operativo<br />
F-DAJ-82<br />
Resolución <strong>de</strong><br />
inscripción<br />
F-DAJ-84 Protocolización <strong>de</strong><br />
Dignatarios<br />
F-DAJ-83<br />
No Aplica<br />
F-DAJ-85<br />
Profesional<br />
Especializado- Técnico<br />
Operativo<br />
Profesional<br />
Especializado- Técnico<br />
Operativo<br />
Otorgamiento <strong>de</strong> Profesional<br />
Personerías Jurídicas Especializado- Técnico<br />
Operativo<br />
Cancelación <strong>de</strong> Profesional<br />
Personerías Jurídicas Especializado- Técnico<br />
Operativo<br />
Resolución aprueba<br />
estatutos<br />
Profesional<br />
Especializado- Técnico<br />
Operativo<br />
Base <strong>de</strong> Datos y<br />
Carpeta<br />
Base <strong>de</strong> Datos y<br />
Carpeta<br />
Base <strong>de</strong> Datos -<br />
Carpeta<br />
Base <strong>de</strong> Datos y<br />
Carpeta<br />
Base <strong>de</strong> Datos -<br />
Carpeta<br />
Base <strong>de</strong> Datos -<br />
Carpeta<br />
Base <strong>de</strong> Datos -<br />
Carpeta<br />
Cronológico<br />
Cronológico<br />
Consecutiva<br />
Consecutivo<br />
Cronológico<br />
Cronológico<br />
Cronológico<br />
Profesional<br />
Especializado -<br />
Técnico Operativo<br />
Profesional<br />
Especializado -<br />
Técnico Operativo<br />
Profesional<br />
Especializado- Técnico<br />
Operativo<br />
Profesional<br />
Especializado- Técnico<br />
Operativo<br />
Profesional<br />
Especializado- Técnico<br />
Operativo<br />
Profesional<br />
Especializado- Técnico<br />
Operativo<br />
Profesional<br />
Especializado- Técnico<br />
Operativo<br />
F-DAJ-59 Boletín Jurídico Técnico Operativo Base <strong>de</strong> datos Numérico Director - Técnico<br />
Operativo<br />
18 años Archivo<br />
Central<br />
18 años Archivo<br />
Central<br />
18 años Archivo<br />
Central<br />
18 años Archivo Central<br />
(Microfilmación y<br />
Conservación Total)<br />
18 años Archivo Central<br />
(Microfilmación y<br />
Conservación Total)<br />
18 años Archivo Central<br />
(Microfilmación y<br />
Conservación Total)<br />
18 años Archivo Central<br />
(Microfilmación y<br />
Conservación Total)<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
P-DAJ-62<br />
P-DAJ62<br />
P-DAJ-63<br />
P-DAJ-64<br />
P-DAJ-65<br />
P-DAJ-65<br />
P-DAJ-66<br />
P-DAJ-81<br />
F-DAJ-65<br />
Constancia <strong>de</strong> envío<br />
Boletín Jurídico<br />
Técnico Operativo Carpeta Cronológico Director - Técnico<br />
Operativo<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
P-DAJ-81<br />
P-DAJ-66<br />
Certificaciones función<br />
pública<br />
Técnico Carpeta Cronológico Director - Técnico 2 años Archivo Central P-DAJ-82<br />
F-DAJ-06<br />
Gaceta Departamental<br />
Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Base <strong>de</strong> datos -<br />
Carpeta<br />
Cronológica<br />
Director - Auxiliar<br />
Administrativo<br />
2 años Archivo Central P-DAJ-83<br />
F-DAJ-61 Sanción Or<strong>de</strong>nanzas Técnico Carpeta Numérico Director - Técnico 2 años Archivo Central P-DAJ-83<br />
No aplica<br />
Índice <strong>de</strong><br />
Or<strong>de</strong>nanzas<br />
Técnico Base <strong>de</strong> Datos Cronológica Director - Técnico 2 años Archivo Central P-DAJ-83
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 49 <strong>de</strong> 58<br />
PROCESO: ASUNTOS ADMINISTRATIVOS<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Reporte mensual <strong>de</strong><br />
inventario<br />
Reporte mensual<br />
contable<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> datos PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> datos PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo<br />
Central<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-SA-30<br />
P-SA-32<br />
P-SA-45<br />
P-SA-30<br />
P-SA-32<br />
No aplica Resolución baja <strong>de</strong> Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo<br />
P-SA-31<br />
bienes inservibles<br />
Central<br />
No aplica Informe bienes dados Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo<br />
P-SA-31<br />
<strong>de</strong> baja a Contabilidad<br />
Central<br />
No aplica Paz y salvo Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos PCT Consecutivo Auxiliar Administrativo 1 mes Archivo<br />
P-SA-33<br />
Hojas <strong>de</strong> Vida<br />
No aplica Traslado contable <strong>de</strong> Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo<br />
P-SA-34<br />
responsables<br />
Central<br />
No aplica<br />
Acta control Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo<br />
P-SA-35<br />
<strong>de</strong>volutivos retornados<br />
Central<br />
No aplica Traslado <strong>de</strong> elementos Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo<br />
P-SA-37<br />
<strong>de</strong>volutivos<br />
Central<br />
No aplica Registro manual Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central P-SA-38<br />
No aplica Inventario individual<br />
<strong>de</strong>volutivos en servicio<br />
Auxiliar Administrativo Base<br />
<strong>de</strong> Datos - PCT<br />
Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo<br />
Central<br />
P-SA-39<br />
P-SA-44<br />
No aplica Acta <strong>de</strong> entrega en Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central P-SA42<br />
comodato<br />
No aplica Traslado cuenta bienes Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central P-SA-42<br />
en comodato<br />
No aplica Acta <strong>de</strong> Entrega Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo<br />
P-SA-43<br />
Central<br />
No aplica<br />
Comprobante <strong>de</strong> Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo<br />
P-SA-44<br />
ingreso<br />
Central<br />
No aplica Comprobante <strong>de</strong> Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 Años Archivo<br />
P-SA-44<br />
egreso<br />
Central<br />
No aplica Inventario Individual <strong>de</strong> Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos - PCT Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central P-SA-45<br />
Activos
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 50 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
F-DAS-01<br />
F-DAS-02<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Informe consejos<br />
municipales <strong>de</strong> archivo<br />
y <strong>de</strong>partamental<br />
Actas Consejo o<br />
Comité<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Secretario <strong>de</strong>l Comité<br />
<strong>de</strong> Archivo o <strong>de</strong><br />
Consejo<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Carpeta Cronológico- Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
Lo establecido en la<br />
Tabla <strong>de</strong> Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
Archivo Central<br />
2 años Archivo Central -<br />
Archivo General <strong>de</strong> la<br />
Nación<br />
No <strong>de</strong>terminado<br />
Archivo<br />
Central<br />
No <strong>de</strong>terminado<br />
Archivo<br />
Central<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Inventario documental Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos Consecutivo Servidores Archivo<br />
P-SA-04<br />
– Archivo <strong>de</strong> gestión<br />
Central<br />
P-SA-20<br />
Inventario documental Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos Consecutivo Servidores Archivo<br />
P-SA04<br />
– Transferencia<br />
Central<br />
primaria<br />
Digitalización series Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> datos Consecutivo Auxiliar Administrativo Lo establecido en la Archivo Central<br />
P-SA-06<br />
documentales únicas Técnico o Profesional Software<br />
técnico Profesional Tabla <strong>de</strong> Retención<br />
Universitario<br />
Universitario<br />
Documental<br />
Programación Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central P-SA-07<br />
capacitación<br />
Código<br />
P-SA-01<br />
P-SA-02<br />
No aplica<br />
Control <strong>de</strong> asistencia a<br />
capacitación<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central P-SA-07<br />
No aplica<br />
Base <strong>de</strong> Datos Archivo<br />
Central<br />
Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos Consecutivo Auxiliar Administrativo -<br />
Técnico - Profesional<br />
Universitario<br />
Actualización<br />
Permanente<br />
No aplica Clasificación <strong>de</strong> guías Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Eliminación P-SA-09<br />
Archivo<br />
Central<br />
P-SA-08<br />
F-DAS-<strong>03</strong><br />
F-DAS-04<br />
F-DAS-06<br />
Correspon<strong>de</strong>ncia<br />
recibida externa<br />
Correspon<strong>de</strong>ncia<br />
externa <strong>de</strong>spachada<br />
Correspon<strong>de</strong>ncia<br />
Recibida para el<br />
Gobernador<br />
Auxiliar Servicios<br />
Generales y Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Auxiliar Servicios<br />
Generales y Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> datos<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
F-DAS-05 Control <strong>de</strong> Préstamo Auxiliar Administrativo Carpeta Control <strong>de</strong><br />
Préstamo<br />
Cronológicoconsecutivo<br />
Consecutivo-<br />
Cronológico<br />
Cronológico-<br />
Consecutivo<br />
Auxiliar Servicios<br />
Generales Auxiliar<br />
Administrativo y<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Auxiliar servicios<br />
Generales Auxiliar<br />
Administrativo y<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Auxiliar servicios<br />
Generales Auxiliar<br />
Administrativo y<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Lo establecido en la<br />
Tabla <strong>de</strong> Retención<br />
Lo establecido en la<br />
Tabla <strong>de</strong> Retención<br />
Lo establecido en la<br />
Tabla <strong>de</strong> Retención<br />
Archivo Central<br />
Archivo Central<br />
Archivo Central<br />
Cronológico Auxiliar Administrativo No <strong>de</strong>terminado Archivo<br />
Central<br />
P-SA-10<br />
P-SA-12<br />
P-SA-13<br />
P-SA-14
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 51 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica<br />
Planeación<br />
Precontractual<br />
Técnico<br />
No aplica Contrato Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica<br />
Factura <strong>de</strong> Servicios<br />
Públicos domiciliarios<br />
Carpeta y base <strong>de</strong><br />
datos<br />
PCT<br />
Carpeta y base <strong>de</strong><br />
datos<br />
PCT<br />
Consecutivo<br />
Consecutivo<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Técnico y Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario y Técnico<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
2 años Eliminación P-SA-21<br />
P-SA-22<br />
P-SA-24<br />
P-SA-25<br />
P-SA-26<br />
P-SA-27<br />
P-SA-28<br />
P-SA-29<br />
2 años Archivo Central P-SA-21<br />
P-SA-22<br />
P-SA-24<br />
P-SA-25<br />
P-SA-26<br />
P-SA-27<br />
P-SA-28<br />
P-SA-29<br />
Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> datos Cronológico Auxiliar Administrativo 1 año Archivo central P-SA-23
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 52 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica<br />
Acto Administrativo<br />
<strong>de</strong> Nombramiento<br />
Auxiliar<br />
Administrativo y/o<br />
Auxiliar <strong>de</strong> Servicios<br />
Generales<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Carpeta Consecutivo Auxiliar<br />
Administrativo y/o<br />
Auxiliar <strong>de</strong> Servicios<br />
Generales<br />
No Aplica Historia Laboral Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Técnico y/o Auxiliar<br />
Administrativo<br />
F-DAS-17 Control <strong>de</strong> Ingreso <strong>de</strong> Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Técnico y/o Auxiliar<br />
Documentos<br />
Administrativo<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
Permanente<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
Archivo Hojas <strong>de</strong><br />
Vida<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-TH-02<br />
Permanente Archivo Hojas <strong>de</strong> Vida P-TH-<strong>03</strong><br />
Permanente Archivo Hojas <strong>de</strong> Vida P-TH-<strong>03</strong><br />
F-DAS-16 Libro Radicador Auxiliar<br />
Carpeta y Libro Cronológico Técnico y/o Auxiliar<br />
2 años Archivo Central P-TH-04<br />
Administrativo<br />
Radicador<br />
Administrativo<br />
No aplica Resolución <strong>de</strong> Horas Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo 2 años Archivo Central P-TH-07<br />
Extras<br />
F-DAS-18 Planilla <strong>de</strong> Horas Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo Permanente Archivo Hojas <strong>de</strong> vida P-TH-07<br />
Extras<br />
No aplica<br />
Resolución<br />
Técnico -<br />
Carpeta Consecutivo Técnico -<br />
2 años Archivo historias<br />
P-TH-08<br />
in<strong>de</strong>mnización <strong>de</strong><br />
vacaciones<br />
Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Auxiliar<br />
Administrativo<br />
laborales-<br />
Archivo Central<br />
P-TH-10 Resolución <strong>de</strong> Licencia<br />
no remunerada<br />
Técnico -Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Carpeta Consecutivo Técnico -Auxiliar<br />
Administrativo<br />
2 años Archivo Hojas <strong>de</strong> Vida -<br />
Archivo Central<br />
P-TH-10<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Acto Administrativo<br />
Aceptación <strong>de</strong><br />
Renuncia<br />
Resolución <strong>de</strong><br />
vacaciones<br />
Técnico -<br />
Auxiliar Administrativo<br />
F-DAS-22 Programa <strong>de</strong> inducción Profesional<br />
universitario<br />
No aplica Plan <strong>de</strong> Emergencias Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica<br />
Programa <strong>de</strong> bienestar<br />
social<br />
Carpeta Consecutivo Técnico -<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Director -<br />
Auxiliar Administrativo<br />
Carpeta<br />
Consecutivo Director Técnico –<br />
cronológico<br />
Profesional<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> datos Consecutivo Profesional<br />
Universitario - Director<br />
Técnico - Director -<br />
Cliente Interno en<br />
General<br />
2 años Archivo Hojas <strong>de</strong> Vida -<br />
Archivo Central<br />
2 años Archivo Hojas <strong>de</strong> Vida -<br />
Archivo Central<br />
1 año Archivo<br />
Hojas <strong>de</strong> Vida<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
Programa <strong>de</strong> bienestar Cronológico Cliente interno 1 año Archivo<br />
Central<br />
P-TH-11<br />
P-TH-12<br />
P-TH-13<br />
P-TH-16<br />
P-TH-17<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Programa <strong>de</strong> Salud<br />
Ocupacional<br />
Plan anual <strong>de</strong><br />
capacitación<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario -<br />
Comité Paritario <strong>de</strong><br />
Salud Ocupacional<br />
Carpeta -Programa<br />
documento<br />
2 años Archivo Central P-TH-18<br />
Cronológico Cliente interno 2 años Archivo<br />
Central<br />
P-TH-19
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 53 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica<br />
Programa <strong>de</strong><br />
<strong>de</strong>svinculación laboral<br />
asistida<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Hojas <strong>de</strong> Vida Auxiliar<br />
Administrativo<br />
No aplica Nómina Técnico<br />
y Auxiliar<br />
Administrativo<br />
No aplica<br />
Archivo Documental<br />
Pensionados<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario -<br />
Comité <strong>de</strong> Incentivos<br />
Carpeta Consecutivo Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Base <strong>de</strong> datos Cronológico Técnico<br />
y Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
2 años Archivo Central P-TH-37<br />
Permanente<br />
Archivo Hojas <strong>de</strong><br />
Vida<br />
P-TH-20<br />
Permanente Nominas P-TH-20<br />
Técnico Carpeta Consecutivo Técnico Permanente Archivo Documental<br />
Pensionados<br />
P-TH-20<br />
No aplica<br />
Fondo Territorial<br />
Pasivocol PC Datos<br />
Técnico Base <strong>de</strong> datos Consecutivo Técnico Permanente Fondo Territorial<br />
Pasivocol PC Datos<br />
P-TH-20<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Solicitud Cuota parte<br />
pensional<br />
Oficio <strong>de</strong> Aceptación<br />
<strong>de</strong> Cuota Parte<br />
Resolución <strong>de</strong> pago <strong>de</strong><br />
cuota parte<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario - Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario - Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario - Auxiliar<br />
Administrativo<br />
No aplica <strong>Listado</strong> Auxiliar Administrativo Carpeta Cronológico Profesional<br />
Universitario - Auxiliar<br />
Administrativo<br />
No aplica<br />
Archivo documental <strong>de</strong><br />
pensionados<br />
100 años Archivo Hojas <strong>de</strong> Vida P-TH-21<br />
100 años Archivo Hojas <strong>de</strong> Vida P-TH-21<br />
100 años Archivo Hojas <strong>de</strong> Vida P-TH-21<br />
100 años Archivo Hojas <strong>de</strong> Vida P-TH-21<br />
Técnico Carpetas Consecutivo Técnico Permanente Archivo documentos <strong>de</strong><br />
pensionados<br />
P-TH-22<br />
No aplica<br />
Informe valor mensual<br />
transferencia FONPET<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta FONPET Consecutivo Profesional<br />
Universitario<br />
20 Años Archivo Central P-TH-23<br />
No aplica<br />
Formato Ministerio <strong>de</strong><br />
Hacienda<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Internet - Base <strong>de</strong><br />
datos<br />
Cronológico<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
50 Años Archivo<br />
Central<br />
P-TH-24<br />
No aplica<br />
Liquidación <strong>de</strong> Bono<br />
Pensional<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta y Base <strong>de</strong><br />
Datos<br />
Cronológico<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
50 Años Archivo<br />
Central<br />
P-TH-25<br />
No aplica<br />
Resolución <strong>de</strong> Emisión<br />
<strong>de</strong> Bono Pensional<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta y Base <strong>de</strong><br />
Datos<br />
Cronológico<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
50 Años Archivo<br />
Central<br />
P-TH-25<br />
No aplica<br />
Resolución <strong>de</strong><br />
Re<strong>de</strong>nción <strong>de</strong> Bono<br />
Pensional<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta y Base <strong>de</strong><br />
Datos<br />
Cronológico<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
50 Años Archivo<br />
Central<br />
P-TH-25
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 54 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica<br />
Aplicativo Planta y<br />
Personal<br />
No aplica<br />
Aplicativo<br />
Compensación y<br />
Laborales<br />
F-DAS-14 Liquidación <strong>de</strong> nómina –<br />
Desprendible <strong>de</strong> pago<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
Técnico Operativo Base <strong>de</strong> Datos Consecutivo Técnico Operativo Permanente Medio magnético P-TH-26<br />
P-TH-28<br />
P-TH-30<br />
Técnico Operativo Base <strong>de</strong> Datos Consecutivo Técnico Operativo Permanente Medio magnético P-TH-26<br />
P-TH-28<br />
P-TH-30<br />
Técnico Operativo Base <strong>de</strong> Datos Consecutivo Técnico Operativo Permanente Medio magnético P-TH-26<br />
No aplica Liquidación parcial -<br />
<strong>de</strong>finitiva <strong>de</strong> cesantías<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Hoja <strong>de</strong> Vida Consecutivo Profesional<br />
Universitario<br />
Permanente<br />
Archivo<br />
Hojas <strong>de</strong> Vida<br />
P-TH-27<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Resolución<br />
reconocimiento<br />
cesantías<br />
Liquidación <strong>de</strong><br />
cesantías retroactivas<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta Hoja <strong>de</strong> Vida Consecutivo Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta <strong>de</strong> hoja <strong>de</strong><br />
vida<br />
Consecutivo<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Permanente<br />
Permanente<br />
Archivo<br />
Hojas <strong>de</strong> Vida<br />
Archivo<br />
Hojas <strong>de</strong> Vida<br />
P-TH-27<br />
P-TH-29<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
F-DAS-19<br />
F-DAS-20<br />
F-DAS-21<br />
No aplica<br />
Informe consolidado<br />
resultados evaluación<br />
<strong>de</strong>l <strong>de</strong>sempeño<br />
Informe consolidado<br />
resultados acuerdos <strong>de</strong><br />
gestión<br />
Plan <strong>de</strong> mejoramiento<br />
individual<br />
Plan <strong>de</strong> mejoramiento<br />
por procesos<br />
Plan <strong>de</strong> mejoramiento<br />
institucional<br />
Planilla <strong>de</strong> programación<br />
<strong>de</strong> vacaciones<br />
Director Técnico<br />
(Talento Humano)<br />
Director Técnico<br />
(Talento Humano)<br />
Servidor público –<br />
Superior inmediato<br />
Directivo lí<strong>de</strong>r <strong>de</strong>l<br />
proceso (Comité<br />
Técnico)<br />
Representante <strong>de</strong> la<br />
Dirección (Comité<br />
Técnico)<br />
Dirección <strong>de</strong> Talento<br />
Humano<br />
Carpeta Cronológico Director Técnico<br />
(Talento Humano)<br />
Carpeta Cronológico Director Técnico<br />
(Talento Humano) -<br />
Director (Departamento<br />
Administrativo <strong>de</strong><br />
Planeación)<br />
Carpeta Cronológico Servidor público –<br />
Superior inmediato<br />
Carpeta Cronológico Directivo lí<strong>de</strong>r <strong>de</strong>l<br />
proceso (Comité<br />
Técnico)<br />
Carpeta Cronológico Representante <strong>de</strong> la<br />
Dirección (Comité<br />
Técnico)<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
P-TH-32<br />
P-TH-33<br />
P-TH-34<br />
P-TH-35<br />
P-TH-36<br />
Cronológico Base <strong>de</strong> datos Director Técnico 2 años Archivo magnético P-TH-38<br />
F-DAS-15 Liquidación nómina Auxiliar Administrativo Base <strong>de</strong> Datos Consecutivo Auxiliar Administrativo Permanente Medio magnético P-TH-30
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 55 <strong>de</strong> 58<br />
PROCESO: CONTROL DE VERIFICACIÓN<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
F-OCI-01<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
F-OCI-02<br />
No aplica<br />
Programa <strong>de</strong><br />
Auditorías<br />
Informe <strong>de</strong> Evaluación<br />
S.C.I.<br />
Programación Oficina<br />
<strong>de</strong> Control Interno<br />
Informe <strong>de</strong> Auditoría<br />
Interna<br />
Informe <strong>de</strong><br />
Seguimiento<br />
por procesos<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
F-OCI-<strong>03</strong> Actas <strong>de</strong> Reunión Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica<br />
Convocatorias Comité<br />
<strong>de</strong> Control Interno<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno<br />
Carpeta -<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Carpeta -<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Carpeta -<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Carpeta -<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Carpeta -<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Carpeta -<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Carpeta -<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Anual<br />
Consecutivo<br />
Anual<br />
Consecutivo<br />
Consecutivo<br />
Consecutivo<br />
Consecutivo<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-OCI-01<br />
P-OCI-01<br />
P-OCI-01<br />
P-OCI-01<br />
P-OCI-01<br />
P-OCI-01<br />
P-OCI-02<br />
P-OCI-01<br />
No aplica<br />
Informe <strong>de</strong> seguimiento<br />
contralorías<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno<br />
No aplica Informe entes externos Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno<br />
No aplica Seguimiento SICE Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno<br />
Carpeta -<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Consecutivo<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> Datos Cronológico Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Base <strong>de</strong> Datos Consecutivo Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
P-OCI-01<br />
P-OCI-01<br />
P-OCI-01<br />
F-OCI-05<br />
Evaluación a la gestión<br />
Institucional por<br />
<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta -<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Consecutivo<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
P-OCI-01<br />
P-OCI-04<br />
P-OCI-05<br />
P-OCI-06
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 56 <strong>de</strong> 58<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
F-OCI-09<br />
F-OCI-11<br />
Evaluación y<br />
calificación <strong>de</strong><br />
sensibilizaciones<br />
Plan <strong>de</strong> Auditoria<br />
Interna<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
No aplica Informe <strong>de</strong> asesoría Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno - Profesional<br />
Universitario<br />
F-OCI-04<br />
No aplica<br />
F-OCI-06<br />
F-OCI-07<br />
F-OCI-08<br />
Control <strong>de</strong> asistencia<br />
sensibilización<br />
Informe <strong>de</strong> resultados<br />
fomento cultura <strong>de</strong><br />
control<br />
Plan <strong>de</strong> mejoramiento<br />
auditoría - Entes <strong>de</strong><br />
Control Fiscal<br />
Formulación y<br />
seguimiento Plan <strong>de</strong><br />
Mejoramiento por<br />
proceso<br />
Avance plan <strong>de</strong><br />
mejoramiento por<br />
proceso<br />
Carpeta -<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Carpeta -<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Carpeta y Base <strong>de</strong><br />
Datos<br />
Consecutivo<br />
Consecutivo<br />
Consecutivo<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno - Profesional<br />
Universitario<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno – Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno – Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno<br />
- Profesional<br />
Universitario<br />
Lí<strong>de</strong>r o responsable <strong>de</strong><br />
proceso<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
F-OCI-10 Arqueo caja menor Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
F-OCI-12 Arqueo caja tesorería Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Carpeta – Base <strong>de</strong><br />
Datos<br />
Carpeta y Base <strong>de</strong><br />
Datos<br />
Carpeta – Base <strong>de</strong><br />
Datos<br />
Carpeta -<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Carpeta -<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Carpeta -<br />
Base <strong>de</strong> Datos<br />
Cronológico<br />
Consecutivo<br />
Consecutivo<br />
Consecutivo<br />
Consecutivo<br />
Consecutivo<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno – Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno<br />
- Profesional<br />
Universitario<br />
Lí<strong>de</strong>r o responsable <strong>de</strong><br />
proceso<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Asesor <strong>de</strong> Control<br />
Interno -<br />
Profesional<br />
Universitario<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
2 años Archivo<br />
Central<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
5 años Archivo<br />
Central<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-OCI-01<br />
P-OCI-<strong>03</strong><br />
P-OCI-01<br />
P-OCI-04<br />
P-OCI-05<br />
P-OCI-02<br />
P-OCI-<strong>03</strong><br />
P-OCI-<strong>03</strong><br />
P-OCI-04<br />
P-OCI-05<br />
P-OCI-06<br />
P-OCI-05<br />
P-OCI-06<br />
P-OCI-05<br />
P-OCI-06<br />
P-OCI-05<br />
P-OCI-05
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 57 <strong>de</strong> 58<br />
PROCESO: ASUNTOS DISCIPLINARIOS<br />
IDENTIFICACIÓN A<strong>LM</strong>ACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN<br />
Código Nombre Recolección Indización Clasificación<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
No aplica<br />
Queja con constancia<br />
<strong>de</strong> recibido, y numero<br />
<strong>de</strong> radicación<br />
asignada<br />
Auto que resuelve <strong>de</strong><br />
fondo la evaluación <strong>de</strong><br />
la queja<br />
Expediente proceso<br />
disciplinario<br />
Auto <strong>de</strong> apertura<br />
investigación<br />
disciplinaria<br />
Fallo <strong>de</strong> primera<br />
instancia<br />
Personal<br />
Autorizado<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo numérico Jefe Asuntos<br />
Disciplinarios - Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo numérico Jefe Asuntos<br />
Disciplinarios - Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Jefe Asuntos<br />
Disciplinarios - Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Jefe Asuntos<br />
Disciplinarios - Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Jefe Asuntos<br />
Disciplinarios - Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Carpeta Consecutivo numérico Jefe Asuntos<br />
Disciplinarios - Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Carpeta Consecutivo numérico Jefe Asuntos<br />
Disciplinarios - Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Carpeta Consecutivo numérico Jefe Asuntos<br />
Disciplinarios - Auxiliar<br />
Administrativo<br />
No aplica Auto <strong>de</strong> acumulación Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo numérico Jefe Asuntos<br />
Disciplinarios - Auxiliar<br />
Administrativo<br />
No aplica Escrito <strong>de</strong> <strong>de</strong>scargos Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo numérico Jefe Asuntos<br />
Disciplinarios - Auxiliar<br />
Administrativo<br />
No aplica<br />
Escrito <strong>de</strong> solicitud <strong>de</strong><br />
pruebas<br />
No aplica Fallo Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Auxiliar Administrativo Carpeta Consecutivo numérico Jefe Asuntos<br />
Disciplinarios - Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Carpeta<br />
Consecutivo<br />
numérico<br />
Jefe Asuntos<br />
Disciplinarios -<br />
Auxiliar<br />
Administrativo<br />
Tiempo <strong>de</strong><br />
Retención<br />
DISPOSICIÓN<br />
FINAL<br />
Método<br />
5 años Oficina <strong>de</strong> Asuntos<br />
Disciplinarios<br />
Archivo central<br />
5 años Oficina <strong>de</strong> Asuntos<br />
Disciplinarios<br />
Archivo central<br />
5 años Oficina <strong>de</strong> Asuntos<br />
Disciplinarios<br />
Archivo central<br />
5 años Oficina <strong>de</strong> Asuntos<br />
Disciplinarios<br />
Archivo central<br />
5 años Oficina <strong>de</strong> Asuntos<br />
Disciplinarios<br />
Archivo central<br />
5 años Oficina <strong>de</strong> Asuntos<br />
Disciplinarios<br />
Archivo central<br />
5 años Oficina <strong>de</strong> Asuntos<br />
Disciplinarios<br />
Archivo central<br />
5 años Oficina <strong>de</strong> Asuntos<br />
Disciplinarios<br />
Archivo central<br />
5 años Oficina <strong>de</strong> Asuntos<br />
Disciplinarios<br />
Archivo central<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Código<br />
P-OAD-01<br />
P-OAD-02<br />
P-OAD-02<br />
P-OAD-<strong>03</strong><br />
P-OAD-04<br />
P-OAD-06<br />
P-OAD-08<br />
P-OAD-09<br />
P-OAD-10<br />
P-OAD-11<br />
P-OAD-12<br />
P-OAD-14<br />
P-OAD-04<br />
P-OAD-04<br />
P-OAD-05<br />
P-OAD-07<br />
P-OAD-07<br />
P-OAD-13
LISTADO MAESTRO<br />
<strong>Listado</strong> maestro <strong>de</strong> registros<br />
Código: <strong>LM</strong>-<strong>DAP</strong>-<strong>03</strong><br />
Versión: 01<br />
Fecha: 01/12/2008<br />
Página 58 <strong>de</strong> 58<br />
ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN<br />
Elaborado por:<br />
Revisado por:<br />
Aprobado por:<br />
Comité Técnico y Operativo MECI - Calidad<br />
Lorena Mira González<br />
Javier Ramírez Mejía<br />
Cargo: Comité Técnico y Operativo Cargo: Técnico – Coordinador Calidad Cargo: Director – Representante Dirección
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