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Como se acaba de describir, el legislador colombiano
escogió una serie de condicionamientos para la información
contenida en soportes informáticos, que permiten satisfacer
las necesidades de operatividad de los mensajes de datos
dentro de la comunidad para que desarrollen similares
funciones a las de la información sobre papel.
En este sentido, la legislación se encarga de regular igualmente
la conservación de los mensajes de datos y documentos
en el artículo 12 donde, siguiendo la fórmula usada en las
disposiciones precedentes, se establece que cuando la Ley
requiera que ciertos documentos, registros o informaciones
sean conservadas, el requisito quedará satisfecho siempre
y cuando se cumplan las siguientes condiciones 4 : (i) Que la
información que contenga sea accesible para su posterior
consulta. (ii) Que el mensaje de datos o el documento sea
conservado en el formato que permita demostrar que
reproduce con exactitud la información generada, enviada
o recibida. (iii) Que se conserve toda la información que
permita determinar el origen, el destino del mensaje, la
fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o
producido el documento.
Igualmente la norma dispone que no estará sujeta a la
obligación de conservación la información que tenga por
única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes
de datos y que los libros y papeles del comerciante podrán
ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su
reproducción exacta.
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De esta forma la Ley adopta el criterio del equivalente
funcional en relación con el escrito, la firma, el original, la
integridad del mensaje de datos y su conservación. El criterio
permite al operador jurídico aplicar dentro de las relaciones
humanas reguladas por el derecho los mismos usos y
utilidades que tiene la información contenida en el papel. 5
4 GASCO, Mila. New Technologies and Institucional Change in Public Administration.
Social Science Computer Review 21 (1), Washington, 2003, pág 6-14.
5 Es un criterio flexible que en general tendrá que ser adaptado a los diversos cambios
tecnológicos, lo cual se encuentra garantizado por la textura de las normas y la generalidad
de referencias que utiliza nuestro legislador. La norma no cierra las posibilidades de
sistemas informáticos más avanzados a aquellos que existía en el momento de su
promulgación.