Gestion financière de base pour des organismes sans but lucratif

Fraude - OCCASION + INTENTION
EXEMPLES COURANTS DE FRAUDE
La fraude est un phénomène de plus en plus courant dans le secteursans but lucratif au Canada. Au cours des cinq dernières
années, plusieurs actes frauduleux à grande échelle ont été commis contre des organismes caritatifs locaux. Dans chacun des
cas, la fraude survient à cause d'une combinaison d'une intention de commettre une fraude et l'occasion créée par les contrôles
financiers inadéquats.
Examinons certaines façons dont les fraudes peuvent être commises afin d'avoir une meilleure idée des secteurs présentant des
risques élevés de fraude au sein de l'organisme.
‣ Fraude sur les salaires — habituellement commise par la personne responsable de la paye dans un organisme avec un
nombre d'employés modéré à grand. Cette personne ajoute un employé fictif, ou « fantôme », sur le système de paye en
utilisant le numéro d'assurance sociale d'un associé. La meilleure manière de prévenir la fraude sur les salaires est de mettre
en place un procédé bien défini d'autorisation avant d'ajouter un nouvel employé au système, et de faire un suivi régulier sur
les entrées et les rapports sur les salaires.
‣ Détournement d'actifs — les actifs les plus à risque sont les biens matériels petits et portatifs, comme les ordinateurs
portables, les projecteurs, les imprimantes, les logiciels, les oeuvres d'art, etc. Ces actifs quittent souvent l'organisme sous
prétexte d'un emprunt, mais ne sont jamais rendus. Toute gestion adéquate des actifs tient compte de la prévention du vol.
Chacun des actifs de l'organisme doit être numéroté à l'aide d'une étiquette ou d'une gravure difficile à enlever. Une liste
complète et détaillée des actifs doit être maintenue, laquelle doit comprendre la date d'achat, la marque, le modèle et le
numéro de série de chaque bien. Les directeurs de programme, projet ou service doivent avoir en main une liste des actifs
utilisés dans le ou les domaines pour lesquels ils sont responsables. Un inventaire formel de tous les actifs doit être réalisé
chaque trimestre.
‣ Interception ou détournement de ressources destinées à l'organisme — ce type de fraude est souvent commis au premier
point de contact de l'organisme avec le public, par un réceptionniste ou un administrateur. L'employé responsable des
achats ou de la réception des envois au nom de l'organisme peut être impliqué dans ce type de fraude. Par exemple, un
donateur se présente sur place pour faire une contribution par chèque. Le réceptionniste accepte le chèque et demande au
donateur de ne pas inscrire le nom de l'organisme dans la section « payer à l'ordre de » du chèque, car il a un tampon prévu
à cet effet. Le donateur remplit les autres sections du chèque de bonne foi. Lorsque le donateur quitte les lieux, le
réceptionniste inscrit son propre nom dans la section « payer à l'ordre de » et encaisse le chèque. Pour prévenir ce type de
fraude, il faut mettre en place les procédés et contrôles appropriés aux endroits où l'organisme reçoit et gère ses
ressources.
‣ Soustraire de l'argent avant de l'enregistrer dans le système de comptabilité — la manipulation d'argent comptant est un
domaine de risque élevé pour tous les organismes, surtout au cours d'événements extérieurs et d'activités se déroulant
après les heures normales d'ouverture. La meilleure façon de prévenir cette « soustraction d'argent » est de s'assurer que la
responsabilité de recueillir l'argent et documenter la collecte n'est pas assumée par une seule personne. Il s'agit d'un
procédé que l'on nomme la séparation stricte des tâches, que nous expliquerons plus en détail plus tard dans ce manuel.
De plus, il est crucial d'appliquer un procédé bien défini pour ce qui est de la petite caisse et des avances de programme
pour garantir un contrôle adéquat des déboursements en espèce, de la collecte de reçus, des rapprochements et des
reconstitutions.
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