Gestion financière de base pour des organismes sans but lucratif

Votre organisme tient son gala de financement annuel, et en plus d'avoir vendu des billets à l'avance, vous vendez des billets à la
porte. Vous acceptez des paiements en argent comptant, chèque ou carte de crédit à une table dédiés à la collecte des
paiements. Trois auxiliaires s'occupent des paiements, deux employés et un bénévole. Voici les tâches associées à cette
activité :
✓ traiter le paiement;
✓ donner le billet;
✓ fournir un reçu de paiement;
✓ prendre en note le nom et l'adresse de toute personne souhaitant recevoir un reçu officiel de don (le cas échéant).
Quelles sont vos options dans l'organisation des tâches associées à cette activité? Vous pouvez demander aux trois auxiliaires
de chacun effectuer toutes les tâches. Le travail serait sans doute bien fait ainsi, mais la séparation stricte des tâches serait
inadéquate, ce qui entraîne des risques élevés de fraude. L'un ou l'autre des auxiliaires pourraient empocher des paiements sans
que personne s'en aperçoive.
Une meilleure approche, du point de vue de la prévention de la fraude, est de séparer les tâches entre les trois auxiliaires de la
manière suivante :
✓ Auxiliaire 1 : traiter les paiements;
✓ Auxiliaire 2 : donner les reçus de paiement et noter l'adresse des personnes souhaitant recevoir un reçu officiel de don
(posté plus tard);
✓ Auxiliaire 3 : donner les billets.
Voici une autre approche acceptable :
✓ Auxiliaire 1 : traiter les paiements en argent comptant et par chèque;
✓ Auxiliaire 2 : traiter les paiements par carte de crédit;
✓ Auxiliaire 3 : donner les reçus, noter les adresses et donner les billets.
Avec l'une ou l'autre de ces deux approches, le total des montants en argent comptant, en chèque et en carte de crédit recueilli
doit correspondre au total des reçus de paiement remis.
Dernier commentaire sur la séparation des tâches : dans un organisme où le directeur des finances ou un aide-comptable
prépare les chèques (sommes à verser), cette personne NE DOIT PAS détenir le pouvoir de signature des chèques. En d'autres
termes, la personne qui prépare les chèques ne doit pas les signer.
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