Gestion financière de base pour des organismes sans but lucratif

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LES CONTRÔLES FINANCIERS DOIVENT ÉVOLUER AU RYTHME DE VOTRE ORGANISME Tous les organismes n'ont pas besoin d'une gamme complète de contrôles financiers. Chaque organisme doit établir des contrôles correspondant à l'ampleur et la portée de ses activités, selon son stade de développement. La Figure 25 3 présente un résumé de la manière dont les contrôles financiers doivent être établis au fur et à mesure que l'organisme évolue, de ses débuts jusqu'à maturité. Les petits organismes fondés sur le bénévolat peuvent appliquer comme première politique d'avoir deux signatures sur leurs chèques, pour ensuite ajouter des contrôles financiers de base au cours de l'expansion de l'organisme. Lorsqu'un organisme a atteint « l'âge adulte », sa complexité nécessite des contrôles financiers complets et des procédures financières documentées. En pleine maturité, d'autres contrôles financiers et des outils de prévention de la fraude doivent être mis en oeuvre dans tout l'organisme. La Figure 25 PAGE 60 DE 68 Étape de développement Au début Croissance Période « adulte » Maturité Caractéristiques Groupe de bénévoles; aucun engagement au-delà du travail immédiat; financement local; aucun investisseur; le groupe entier joue le rôle de direction Quelques employés rémunérés; location d'un local; peu d'engagements financiers; un investisseur; création d'un comité de gestion Augmentation du nombre d'employés rémunérés; possession des locaux, de l’équipement et des véhicules ; engagements financiers envers les bénéficiaires; plusieurs investisseurs Un grand nombre d'employés rémunérés; locaux, véhicules et équipement; engagements financiers envers des partenaires; de nombreux investisseurs 3 Building Capacity through Financial Management: A Practical Guide by John Cammack Contrôles financiers requis Deux signatures sur les chèques Au début, plus Contrôles de base Croissance, plus Contrôles financiers complets et procédures financières écrites Période « adulte », plus Contrôles financiers détaillés à travers l'organisme
Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) - VOTRE PARTENARIAT PRINCIPES DE FINANCEMENT DE CIC Votre relation avec CIC, à titre de fournisseur de services financés, a des limites. Le contrat définissant ces limites se nomme l'accord de contribution. Il est très important que les gestionnaires, directeurs et membres du conseil d'administration d'organismes financés par CIC lisent attentivement l'accord de contribution. Ne tenez pas pour acquis que CIC ait d'autres obligations envers vous, autres que celles mentionnées dans l'accord de contribution. Par ailleurs, évitez de confondre vos obligations avec celles de CIC ou d'un donateur. Voici quelques points importants au sujet de votre relation avec CIC. Citoyenneté et Immigration Canada : ‣ Remboursera les coûts admissibles et autorisés associés aux services obtenus pour les clients admissibles. Les modalités de votre accord de financement avec CIC sont très spécifiques — portez une attention particulière aux détails; ‣ Ne vise pas à être la seule source de financement d'un organisme. Il est important de diversifier vos sources de financement et de limiter votre dépendance auprès d'un seul donateur; ‣ N'est pas un employeur et ne paiera pas des dépenses comme les indemnités de départ, de séparation, ou les avantages admissibles non utilisés. Assurez-vous que votre organisme met de l'argent de côté pour couvrir ses obligations salariales de chaque année; ‣ Ne paiera pas les frais d'annulation associés à des contrats de service de tierces parties ou de location. N'engagez pas votre organisme dans des dépenses supérieures à votre plus important accord de financement; ‣ Ne garantit pas un financement continu, au-delà du cycle en cours. En réalité, l'accord de contribution contient une clause permettant à CIC d'annuler l'accord à n'importe quel moment, avec préavis (habituellement de 90 jours); ‣ Peut annuler ou diminuer ses engagements si les fonds disponibles ont été réduits par le Parlement. Le montant total du financement fédéral ou des changements sur la distribution du financement aux provinces peut avoir des répercussions sur les fonds disponibles. COMPARAISON ENTRE L'ACCORD DE SUBVENTION ET L'ACCORD DE CONTRIBUTION La relation contractuelle que vous avez avec divers donateurs diffère selon la nature de l'accord et les modalités inscrites au contrat. La plupart des donateurs signent un accord de subvention avec des organismes de prestation de service. Par contre, comme nous l'avons mentionné précédemment, le gouvernement aide ces organismes au moyen d'accords de contribution. Cernons les différences entre l'accord de subvention et l'accord de contribution. PAGE 61 DE 68 © 2012 PAR G. VERGILIO & ASSOCIATES gvconsult.ca
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