Rapport annuel 2005 - Interparfums

par ses délibérations, les affaires qui la concernent.
Le conseil d'administration procède aux contrôles
et vérifications qu'il juge opportuns.
Le conseil d’administration s’est réuni 7 fois en 2005. Le taux
moyen de participation des administrateurs s’est élevé à 70 %.
Les commissaires aux comptes assistent à toutes les séances
du conseil d’administration qui examinent les comptes
annuels, sur convocation par lettre.
Au cours de ces réunions tenues durant l’exercice 2005,
le conseil a, dans sa séance du 26 mai 2005, octroyé
des options de souscription d’actions nouvelles au bénéfice
des membres du personnel de la société et de son groupe.
De plus, outre les sujets récurrents tels que la gestion
opérationnelle des affaires, l’arrêté des comptes, l’analyse
des situations financières et de trésorerie, le conseil s’est
prononcé sur l’ensemble des décisions relatives aux grandes
orientations stratégiques, économiques et financières de
la société et a veillé à leur mise en œuvre par la Direction
Générale. Selon les règles d’usage en vigueur au sein
du groupe, bien que disposant de l’intégralité des pouvoirs
qui lui sont conférés par la loi pour représenter la société,
le Président Directeur Général doit obtenir l’autorisation
du conseil pour engager la société dans des opérations
stratégiques de croissance susceptibles d’avoir un impact
majeur sur les comptes et dans toutes les opérations
susceptibles de modifier le périmètre d’activité de la société,
sa stratégie et sa structure financière. Ainsi le conseil a été
consulté à plusieurs reprises sur les discussions engagées
en vue de la signature de nouvelles licences de marques
pour lesquelles le conseil a confirmé le Président dans
ses pouvoirs pour mener à terme ces discussions.
Information des administrateurs
L’article 15 des statuts précise que le Président Directeur
Général de la société est tenu de communiquer à chaque
administrateur tous les documents et informations
nécessaires à l’accomplissement de sa mission.
Préalablement à chaque séance du conseil, les administrateurs
reçoivent tous les documents et informations nécessaires
à l’accomplissement de leurs missions. Hors séances
du conseil, ils peuvent recevoir régulièrement toutes
les informations importantes de la société.
Les Procédures de contrôle interne
Le contrôle interne désigne l’ensemble des processus,
méthodes et mesures arrêtés par la Direction Générale
en vue de garantir une conduite ordonnée et efficace
des opérations de gestion de la société.
Les procédures de contrôle interne mises en place
par la Direction de la société Inter Parfums, et communes
à l’ensemble des sociétés du groupe, sont destinées
à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation
des objectifs suivants :
■ protéger le patrimoine de l’entreprise,
■ identifier, limiter et éviter les éventuelles erreurs et autres
irrégularités dans les actes de gestion et dans la réalisation
des opérations afin de s’assurer que ces derniers s’inscrivent
dans les orientations définies par les organes sociaux
en relation avec les activités de l’entreprise et qu’ils soient
conformes aux objectifs budgétaires annuels,
■ garantir l’exactitude et l’exhaustivité des enregistrements
comptables et la publication de rapports financiers fiables
et ponctuels reflétant avec sincérité les activités de la société
au cours de l’exercice considéré,
■ veiller au respect des lois et règlements en vigueur.
L’un des objectifs de contrôle interne est de prévenir
et maîtriser les risques résultant de l’activité de l’entreprise
et les risques d’erreurs matérielles ou de fraudes, en
particulier dans les domaines comptable et financier.
Une étude approfondie des facteurs de risques pesant sur la
société Inter Parfums est exposée dans le rapport de gestion.
Un tel dispositif de contrôle ne peut cependant apporter
qu’une assurance raisonnable et non une certitude absolue
quant à l’élimination des risques et quant à la réalisation
des objectifs de contrôle.
1.
Environnement général
des procédures de contrôle interne
L’organisation du groupe Inter Parfums est centralisée
au niveau de la société Inter Parfums qui représente en effet
l’essentiel de l’activité du groupe. Elle dispose à cet égard
d’une importante structure administrative et commerciale,
qu’elle met à la disposition des autres sociétés du groupe.
Les relations de la société Inter Parfums sont encadrées
par des conventions d’assistance, de prestation de services
et de mise à disposition du personnel et de matériels
qui font l’objet de refacturations proportionnelles au niveau
de prestations réalisées.
Les collaborateurs de la Direction Financière sont les acteurs
clés dans le pilotage de ces procédures de contrôle interne
puisque leurs actions sont exercées sur la structure
de l’entreprise de haut en bas mais aussi de façon
transversale. Ils jouent donc un rôle déterminant dans
la façon dont le contrôle est piloté par le management.
Les procédures de contrôle interne clés de la société
Inter Parfums sont basées sur les principaux axes suivants,
considérés comme ayant un impact sur le patrimoine
et/ou sur les résultats :
■ les processus opérationnels clés portant sur la gestion de la
production, la vente aux distributeurs et la gestion de l’image,
■ les processus de gestion des ressources, à savoir
la trésorerie et les couvertures de change, les ressources
humaines, les charges de structures et frais généraux,
le suivi des investissements et des obligations fiscales,
le suivi des règlements de factures par les clients,
■ les processus de traitement et de communication
des informations comptables et financières.
Ces processus génèrent des informations relatives
aux objectifs commerciaux, aux risques et aux stratégies
de contrôle. Une interface des informations générées par
les différentes unités, chargées de la gestion du processus
de contrôle interne dans leurs domaines de responsabilité
respectifs, vers la Direction Générale, contribue à assurer
que les bonnes décisions de gestion sont prises.
Afin de permettre à chacun des responsables de prendre
conscience de l’importance du processus de contrôle
interne, la société a formalisé et diffusé à l’ensemble de
ses départements opérationnels et financiers un guide des
procédures internes détaillant le déroulement des principaux
processus de l’entreprise portant notamment sur les cycles
ventes/clients, achats/fournisseurs, stocks, système
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