Rapport annuel 2005 - Interparfums

informatique et personnel/paye.
Ce guide détaille également la procédure de demandes
d’engagement des dépenses et d’autorisation de signatures
sur les comptes bancaires. Parallèlement à ce guide,
la société a élaboré une charte informatique à destination
de l’ensemble de ses collaborateurs afin d’assurer une
exploitation de l’outil informatique dans un environnement
de sécurité du réseau informatique de la société.
Le Président Directeur Général qui décide des orientations
stratégiques de la société tant en matière commerciale
que comptable et financière, est responsable, avec
la collaboration de la Direction Financière, de l’élaboration
des procédures de contrôle interne et des moyens mis en
œuvre pour les faire fonctionner et en contrôler l’application
par chacun des départements. Le suivi de la mise en place
et le bon fonctionnement de ces procédures sont assurés
par la Direction Financière du groupe.
D’une manière générale, l’organisation fonctionnelle de la
société est articulée autour de 4 directions opérationnelles
(Marketing & Création, Production & Développement,
Commercial Export & France, Finances & Juridique) reliées
à la Direction Générale par un processus de reporting
mensuel, qui est l’outil privilégié de suivi et de contrôle.
Le système de reporting mensuel mis en place par la société
Inter Parfums facilite l’analyse des performances financières et
des flux de trésorerie générés ainsi que la projection du résultat
opérationnel et du résultat net sur l’année en cours. Ce reporting
comporte pour chaque entité opérationnelle les éléments chiffrés
du compte de résultat, qui sont analysés en comparaison avec
les objectifs budgétaires et la réalisation de l’exercice précédent.
Le système de reporting mis en place et l’existence de
circuits de décision courts avec un rattachement direct
des différentes entités opérationnelles au Président Directeur
Général, permettent à la société de s’assurer d’une grande
réactivité et d’une bonne visibilité de ses comptes.
1.1
Description des processus opérationnels clés :
la conception et le développement des produits,
la gestion de la production, la vente aux distributeurs
A partir des orientations stratégiques arrêtées par
le Président Directeur Général, les responsables de chaque
entité opérationnelle concernée établissent un budget annuel
et le présentent à ce dernier pour validation. Celui-ci sera
mis en œuvre selon un processus appliqué uniformément
à l’ensemble des départements impliqués.
Ainsi le département Marketing & Création, dès la prise
de décision de développer un nouveau produit par
le Président Directeur Général, arrête en accord avec ce
dernier un processus budgétaire de création et de lancement
de nouveaux produits ou de produits promotionnels,
sur la base duquel seront déterminés les montants
des dépenses de conception et de lancement.
Une fois le processus de lancement de nouveaux produits
effectivement mis en œuvre, intervient la phase de production
des produits pour laquelle le département Production
& Développement élabore un budget d’achats de
composants nécessaires à la fabrication des produits finis
conformément aux orientations définies par le département
Marketing & Création. Le processus budgétaire mis en place
est primordial dès lors qu’il tend à assurer une bonne maîtrise
du prix de revient des produits.
Préalablement à la mise sur le marché des produits,
les départements Export et France arrêtent un budget
prévisionnel mensuel des ventes, sur la base duquel sera
établi le reporting mensuel. Un processus rigoureux de
planification des ventes, de réestimations à intervalles réguliers
et des réunions de suivi de performances entre les membres
de la Direction Financière et la Direction Générale constituent
une base indispensable à l’établissement d’un reporting fiable.
1.2
Description des processus de gestion
des ressources par la Direction Financière
Le processus de gestion des ressources relève de la
compétence de la Direction Financière, qui regroupe la
communication financière, la comptabilité, la consolidation
des comptes, le juridique, le contrôle de gestion, la trésorerie
et les systèmes d’information.
La Direction Financière, chargée d’assurer la centralisation
de la trésorerie du groupe et la mise en cohérence des
données financières du groupe, veille à la mise en place
d’un ensemble de contrôles internes tendant à assurer la
fiabilité de l’organisation comptable, du reporting et des états
financiers nécessaires à la protection des actifs, au respect
des dates d’enregistrement des transactions, à la réalité
de celles-ci et à garantir l’exhaustivité de l’information.
A ce titre, la Direction Financière détermine notamment
le cadre de gestion du change, du « cash pooling »,
de la gestion du risque clients, des ressources humaines,
des charges de structures et frais généraux, du suivi
des investissements et des obligations fiscales.
Elle établit les comptes consolidés de l’ensemble des
sociétés du groupe aux normes IFRS et aux normes
américaines et, dans ce cadre, élabore les méthodes,
procédures et référentiels comptables tendant à s’assurer
de l’exhaustivité, de la réalité et de l’exactitude des informations
comptables et financières dans des délais répondant aux
exigences des marchés financiers et des obligations légales.
Ainsi notamment dans le cadre des procédures d’arrêté
des comptes et de consolidation, la Direction Financière
définit, pour chacun des processus opérationnel et financier,
le cadre des traitements particuliers, des informations utiles,
les intervenants et les délais de communication
au service comptable.
1.3
Relations avec les commissaires aux comptes
Dans le cadre de la certification des informations comptables
et financières, la société dispose d’un collège de deux
commissaires aux comptes qui :
■ effectuent un examen limité des comptes semestriels,
■ effectuent un audit complet des comptes annuels, cette
intervention étant précédée d’une revue pré-clôture qui permet
d’anticiper les principaux points liés à l’arrêté des comptes.
Des réunions de synthèse sont tenues après leur intervention
afin de recueillir leurs remarques éventuelles sur les comptes.
Ils procèdent également à une revue des procédures,
qui vient en complément du processus d’évaluation interne
en vérifiant notamment les conditions dans lesquelles sont
pilotées les procédures de contrôle interne et l’efficacité
de ces contrôles internes au regard de l’exactitude
des informations financières.
rapport annuel 2005 inter parfums
le gouvernement d’entreprise