Code de conduite de Shell

GESTION DESINFORMATIONSGESTION DES ARCHIVES(RECORDS MANAGEMENT)IL EST IMPORTANT QUE TOUTE PERSONNE QUI TRAVAILLEPOUR SHELL RECONNAISSE QUE LES ARCHIVES SONT DESACTIFS PRÉCIEUX QUI DOIVENT ÊTRE GÉRÉS CORRECTEMENT.« Les archives électroniquesdoivent être traitées de lamême façon que les autresformes d’archives. Shellreconnaît que les archivesélectroniques présentent desrisques et des défis particuliers.»Shell doit pouvoir récupérer lesarchives (Records) de manière rapideet fiable. Lorsque la période deconservation d’un document archivé estécoulée, celui-ci doit être supprimé defaçon adaptée.La Norme de gestion des archives duGroupe Shell (Group Standard forRecords Management) et lesRecommandations de gestion desarchives du Groupe (Group RecordsManagement Guidelines) précisentque les archives doivent être gérées demanière sûre tout au long de leur cyclede vie, en fonction de leur valeur pourShell et conformément aux obligationsde conservation juridiques, fiscales,réglementaires, comptables etcommerciales. Shell a adopté uneapproche basée sur le risque quiidentifie les domaines les plusvulnérables et garantit une gestion desarchives cohérente et auditable.Définition d’une archiveLa Norme du Groupe définit une archivecomme un sous-ensemble d’informationscréé ou reçu comme preuve d’une activitécommerciale ou requis à des finsjuridiques, fiscales, réglementaires oucomptables ou encore important pour lamémoire d’entreprise ou commerciale deShell. Exemples d’archives : contrats ;rapports d’audit ; informationsfinancières ; données techniques ;politiques, principes et procéduresd’entreprise ; procès-verbaux de réunions.Comment Shell traite lesarchives électroniquesLes archives électroniques (ycompris les images, la messagerieinstantanée, les messagesélectroniques, les enregistrementsvocaux et les fichiers électroniques)doivent être traitées de la mêmefaçon que les autres formesd’archives. En effet, une archive estdéfinie par son contenu et non parsa forme.À faire• Vérifiez que vous comprenez bienla différence entre une archive etune information à valeurtemporaire• Vérifiez que vous savez quandvous créez ou recevez des archivesau cours de votre travail• Identifiez, classez et conservez lesarchives conformément au plan declassement de votre service ou devotre groupe de travail• Protégez les archives pourempêcher leur accès non autoriséou leur perturbation• Repoussez la suppression prévued’archives en cas d’anticipationraisonnable d’un litige, d’uneenquête du gouvernement ou desautorités réglementaires ou d’uncontrôle fiscal• Faites preuve de bon sens, decompétence et de bonne foi etsuivez les conseils des juristeslorsque vous décidez de conserverou non des informations• Veillez à conserver toutes lesinformations (même celles à valeurtemporaire) liées à I’objet d’unlitige, d’une enquête dugouvernement ou des autoritésréglementaires ou d’un contrôlefiscal• Supprimez correctement lesarchives dont la durée deconservation a expiré, après avoirvérifié qu’elles ne font pas I'objetd’un Avis de Préservation62