Liège Museum n°1

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Maryse Jaspers-Colleye Cellule Informatique du département de la Culture Flora La nouvelle solution informatique des musées de la Ville de Liège L’acquisition par la Ville de Liège d’un logiciel gérant l’ensemble des collections du patrimoine culturel va permettre aux musées, bibliothèques, centres de documentation et services d’archives de travailler en réseau et rendre leurs collections accessibles au public via un portail web. Le choix de la Ville s’est porté sur le logiciel d’origine française Flora car il contribue à mettre le système d’information documentaire au centre des institutions patrimoniales avec un positionnement transversal unique pour les différents métiers. La mise en place de la banque de données informatique a été progressive et devrait être terminée au cours du deuxième semestre de 2011. Les services offerts Flora est un bouquet de services web, parfaitement modulables et paramétrables, dont la mise en œuvre apporte à chaque type d’utilisateurs (conservateurs, enseignants chercheurs, étudiants, archivistes, bibliothécaires, grand public, …) une offre de services personnalisables et accessibles depuis un simple navigateur. - Le service Saisie et mise à jour des descriptions permet de dresser un inventaire complet des collections, en conformité avec les normes relatives à chaque métier. - Le service Photos et documents électroniques permet d’associer aux descriptions des photos, des vidéos et tout type de documents numérisés. - Le service Communication permet de gérer les mouvements de tout type de ressources (œuvres, monographies, revues, photos, archives, …). Il assure une parfaite traçabilité de la communication des objets en terme de prêts, retours, consultations sur place… - Le service Accès public permet au grand public d’accéder aux collections et de les localiser avec précision. - Le service Exposition - Colis assure la gestion des expositions depuis la prévision de cet évènement jusqu’au transport des œuvres en passant par l’enregistrement des mouvements de sortie et retour, les constats d’état, les contrats d’assurance, la mise en caisse, etc. - Le service Localisation - Récolement permet la localisation précise de chaque œuvre et l’organisation de campagne de récolement de tout ou partie d’un musée. Ils sont complétés par d’autres services tels que Thesaurus, Versement-Tri-Élimination, Statistiques, Acquisition-Abonnement, Accès professionnel, Statistiques qui fournissent aux professionnels les outils indispensables à une saine gestion. Évolution du projet Flora comporte quatre volets ou modules : un module musées, un module bibliothèques et centres de documentation, un module archives et un portail web. Dans un premier temps, le logiciel a été mis en service au département des archives en juillet 2009. Il y gère des archives historiques et administratives. La base de données comporte à ce jour 576 000 descriptions archivistiques ainsi que les images électroniques associées. Progressivement les archives occupant aujourd’hui dix kilomètres de rayonnage seront intégrées à cette base. Liège•museum n° 1, hiver 2010 40
Saisie et mise à jour des descriptions Photos et documents électroniques Accès public Expositions Colis Localisation Récollement Acquisition Abonnement Communication Accès professionnel Thésaurus Base de données Recherche fédérée Statistiques Infrastructure documentaire Versement Tri Élimination Actuellement le module bibliothèques est en cours de test et le module musées est opérationnel depuis le 22 juillet 2010. La totalité des 72 000 fiches muséales, enregistrées dans différents fichiers informatiques, ont été injectées dans la nouvelle base de données. À titre d’exemple, une recherche sur les peintures de James Ensor fournit notamment la réponse ci-contre. Quant au portail web fédératif, il donnera accès simultanément aux collections muséales, bibliothéconomiques et archivistiques dans la mesure où celles-ci sont publiques. Ainsi une recherche sur Auguste Donnay fournira en une seule opération un extrait du registre de recensement attestant sa présence en 1881 dans une maison située 35 rue Pont d’Avroy, la description et la photo de ses œuvres conservées dans les musées de la Ville et les ouvrages le concernant consultables à la bibliothèque Ulysse Capitaine ou dans les centres de document des musées. En conclusion, Flora est une solution intégrée 100 % web de gestion de systèmes d’information documentaires permettant de fédérer les acteurs culturels afin d’optimiser, analyser, valoriser et pérenniser l’activité des différents secteurs. • Liège•museum n° 1, hiver 2010 41
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