Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum

3. Penataan berkas/arsip dalam bentuk self indexing yaitu susunan yang ditata sedemikianrupa sehingga permasalahan-permasalahan yang disimpan dapat dilihat dengan jelasdan memudahkan penemuan kembali berkas/arsip yang diperlukan.4. Berkas/arsip dinamis aktif baik diterima maupun yang diterbitkan suatu unit kerjapenataannya dilakukan oleh Tata Usaha Pengolah yang berangkutan.5. Sarana/peralatan penataan berkas pemilihan umum adalah sebagai berikut:a. Sarana/peralatan penataan berkas/arsip dinamis aktif meliputi:1) Sekat;2) Folder besar;3) Filing Cabinet.b. Sarana/peralatan penatan berkas/arsip dinamis inaktif meliputi:1) Boks arsip;2) Rak arsip;3) Lemari bergerak/beroda.6. Penataan Berkas/Arsip Fasilitatif Khusus Keuangan dan PersonaliaArsip masalah personalia meliputi arsip surat-surat dalam rangka pengelolaanpersonalia dan arsip yang menyangkut data pribadi personil.Arsip keuangan meliputi arsip surat-surat dibidang keuangan dan arsip surat-surat buku(formal) dibidang keuangan seperti :a. Arsip-arsip Surat Keputusan Otorisasi (SKO);b. Arsip-arsip Surat Permintaan Pembayaran (SPP);c. Arsip-arsip Surat Perintah Membayar Utang (SPMU);d. Arsip-arsip pengesahan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ);e. Arsip-arsip mengenai Pertanggung Jawab (SOJ);f. Arsip-arsip Surat Keterangan Pemberhentian Pembayaran (SKPP).Penataan berkas/arsip fasilitatif adalah sebagai berikut :a. Arsip Personalia1) Berkas/arsip dalam bentuk surat yang berkaitan dengan masalah personilpenataannya sama seperti yang dilakukan pada penataan berkas/arsip padaumumnya yaitu berdasarkan nomor kode klasifikasi permasalahan;2) Berkas/arsip dalam bentuk Data Pribadi penataannya dilakukan sebagaiberikut:a) Data personil dikelompokan menurut Unit Kerja penempatan yangbersangkutan;b) Tiap kelompok disusun secara beraturan menurut Nomor Induk Pegawai(NIP) atau secara alfabetis dari nama personil;c) Memisahkan data pribadi yang sifatnya asli dengan kelengkapan lainnya.b. Arsip Keuangan1) bagi berkas/arsip yang sifatnya menyangkut surat menyurat dilaksanakanseperti penataan berkas/arsip pada umumnya, yaitu disusun secara lengkapsesuai dengan nomor kode klasifikasi permasalahan;2) Penataan berkas/arsip seperti SKO, SPP, SKKP dan pengesahan SPJ, disusunberdasarkan nomor urut;3) Berkas/arsip yang bersifat pertanggung jawaban, dikelompokan dan ditatamenurut instansi pengirim serta berdasarkan sub permasalahannya;4) Bagi berkas/arsip yang nilai gunanya sudah sangat jarang digunakandimasukkan kedalam boks arsip dan diserahkan kepada Tata usaha (UnitKearsipan) untuk disimpan.192