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MISSIONFLEET NON SOLO FLOTTE DECaLOgO PER uma SmP SECONDO giaNLuCa BOVOLi, CEO Di SOCiaL NOiSE iTaLia 1. Scrivete in modo da essere letti: le policy non devono essere necessariamente lunghe e scritte in “legalese”. L’obiettivo della SMP non è solo quello di tutelare l’azienda in caso di giudizio, ma quello di essere conosciuta, evitando il contenzioso con soddisfazione di tutti: impresa, dipendenti e consumatori. 2. Definite l’obiettivo: chiarire (e chiarirsi) cosa stiamo cercando di ottenere attraverso i social media e per quale motivo. Quali sono le aspettative dell’azienda? 3. Create due policy ed evitate la polvere: avere due social media policy è una best practice. La policy interna, per i dipendenti che utilizzano i social per espletare il loro ruolo aziendale, si focalizza sulle attività più strettamente aziendali (il team social, ruoli e responsabilità, branding guidelines, quali altre policy aziendali si applicano). Quella esterna, per i dipendenti che ne fanno un utilizzo personale, fornisce indicazioni su quali informazioni aziendali possono o non possono essere condivise durante le conversazioni personali o nei propri siti personali. In funzione del settore aziendale e dell’orientamento aziendale complessivo, alcune organizzazioni saranno molto specifiche sui dati che non possono essere condivisi, laddove altre aziende decideranno di incoraggiare i propri dipendenti ad agire come veri e propri brand ambassador. Il “cyber ambiente” cambia frequentemente, incessantemente: la policy social dovrebbe essere rivista e aggiornata almeno ogni sei mesi. Molte aziende seguono un processo di revisione in base al quale ogni membro del team apporta le sue revisioni separatamente (secondo la sua prospettiva di visuale: marketing piuttosto che customer care) e poi il team si riunisce per il confronto, la condivisione delle diverse proposte di revisione e l’implementazione della nuova policy. 4. Promuovete la trasparenza: i dipendenti devono essere onesti e trasparenti e fornire informazioni precise e veritiere. È fondamentale che non vi siano dubbi circa la fonte: univocità sull’identità e sull’azienda di appartenenza e se la conversazione è effettuata in nome dell’azienda (riportando opinioni e informazioni dell’azienda) oppure a titolo personale (bacheca o profilo personali). 5. Difendete le informazioni confidenziali e proprietarie: ancorché possano già esistere manuali per i dipendenti a questo riguardo, è opportuno ribadire che vi sono informazioni confidenziali. Queste linee guida aiuteranno il dipendente a capire cosa è confidenziale (ad esempio informazioni su clienti e concorrenti) e cosa invece può essere pubblicato e diffuso. 6. Preparate il vostro personale: la policy dovrà includere una guida su come gestire domande o richieste che possono arrivare al personale che è riconosciuto online come dipendente dell’azienda. 7. Ricercate il giusto equilibrio: definite la situazione ottimale tra imporre restrizioni (come twittare o bloggare durante l’orario di lavoro) e affidarsi completamente alla capacità di giudizio e del buon senso dei vostri dipendenti. 8. Definite le conseguenze in caso di violazione: cosa succede al dipendente in caso di violazione della policy o del codice etico? In azienda esistono già documenti specifici: si tratta di esplicitare l’applicazione in ambito social e integrare se necessario. 9. Formate i dipendenti: i confini tra le nostre vite professionali e personali, di fatto, sono esili e si assottigliano sempre di più. Alcuni dipendenti possono non avere realizzato appieno implicazioni e ricadute di un livello di privacy sempre minore. È necessario quindi sviluppare brevi programmi di formazione mirati sulle modalità di protezione dai reati informatici e di mantenimento della reputazione on line. Un ultimo piccolo suggerimento: è preferibile non riempire le policy di divieti ma spiegare a dipendenti e utenti quali sono i comportamenti corretti: le policy più rigide, solitamente, sono le meno efficaci. <strong>10</strong>. Non imponete il documento dall’alto: Le Social Media Policy, di norma, sono scritte dagli uffici del personale con l’aiuto di qualche consulente legale. È una buona prassi che vi sia il contributo di professionalità con competenza specifica e di natura legale, tuttavia, prima di adottare definitivamente il documento, condividetelo anche con i vostri dipendenti, chiedendo il loro feedback: vi stupirete di quanti spunti interessanti riceverete. guida il processo e aiuta a creare la propria SMP rispondendo ad una serie di domande». Quali consigli può dare a chi sta pensando a realizzare una SMP? «È un vestito che deve essere cucito addosso ad ogni specifica azienda: è utile ispirarsi a quello che fanno gli altri, ma non in modo eccessivo, il “copia e incolla” produce più problemi di quanti ne risolve. Per creare una policy che funzioni realmente è opportuno creare una buona base di partenza: ecco allora dieci regole che ogni azienda può implementare da subito». Un decalogo, quello suggerito da Bovoli, che riportiamo come traccia utile per ispirare i responsabili d’azienda che devono affrontare concretamente questo tema (vedi box). 24 | FEBBRAIO-MARZO 2012
MISSIONFLEET TENDENZE AUTO AZIENDALE, UN BENEFIT DA ESTENDERE A TUTTI Sostegno al seore dell’auto, mobilità sempre più sostenibile e vantaggi per imprese, dipendenti e noleggiatori: questi gli obieivi di un’idea che merita di diventare un progeo concreto S Stiamo per affrontare un argomento che, in epoca di crisi economica, di contrazione del mercato dell’auto e di cost saving, potrebbe sembrare di scarsa attualità. Invece, questa proposta potrebbe contribuire a risolvere parzialmente alcune delle difficoltà del momento. L’idea che vi proponiamo deve essere inquadrata nell’ottica di realizzare veramente una mobilità aziendale di minore impatto sull’ambiente, un progetto che dovrebbe coinvolgere tutti coloro che, nell’impresa, utilizzano per i propri spostamenti (di lavoro e non) un veicolo a quattro ruote. Dunque, non soltanto coloro che, in base alla propria funzione in azienda, hanno “diritto” all’auto aziendale, ma anche coloro che non possono accedere a questo benefit, come per esempio il personale impiegatizio o gli addetti alla produzione. Che, per recarsi sul luogo di lavoro, utilizzano comunque una vettura, anche se di proprietà. Meno sicurezza e più inquinaMento Come ci dicono le statistiche, l’età media del parco auto circolante in Italia è la più vetusta tra quelle non soltanto dell’Europa “automobilisticamente più evoluta”, ma anche rispetto a quella di parecchi altri Paesi dell’Unione, quelli che fino a qualche anno fa erano ben più arretrati dell’Italia: oltre 9,5 anni. Un’altra informazione statistica asserisce che in media l’automobilista italiano privato cambia l’auto ogni otto anni, con una tendenza ad accorciare il periodo di utilizzo in presenza di incentivi statali alla rottamazione e una tendenza contraria in assenza di bonus governativi. Con il momento che stiamo vivendo, è praticamente impossibile che il governo Monti vari provvedimenti in sostegno del rinnovo del parco circolante: infatti, come possiamo vedere dai dati di immatricolazioni degli ultimi mesi del 2011 e i primi di quest’anno, le vendite stanno precipitando, soprattutto sul versante dei clienti privati, che a stento raggiungono una quota del 65%, contro punte oltre l’80% quando erano in vigore gli incentivi statali. È altamente probabile, quindi, che i vostri colleghi d’azienda, che non hanno un’auto assegnata, percorrano il tragitto casa-ufficio e ritorno al volante di una vettura con parecchi anni e km “sulle ruote” e che la voglia di sostituirla sia grande, ma non altrettanto la disponibilità economica. Con tutto ciò che ne consegue in termini di sicurezza e di emissioni inquinanti nell’ambiente. Senza dimenticare che, come ribadito più volte dalle sentenze della Corte di Cassazione, il tragitto di Marco Di Pietro FEBBRAIO-MARZO 2012 | <strong>25</strong>
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