I Quaderni dell'Innovazione 1 (PDF - 657 KB) - DAG

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I Processi d’Acquisto per il Ministro 37immobili storici per uso del Tesoro, ponendo, quindi, specifica attenzione anche abisogni diversi da quelli classici della manutenzione. In questo tipo di attività ilMinistero, attualmente, intrattiene rapporti con le singole Soprintendenze ai Beni culturali,ma se tale attività dovesse svilupparsi in futuro sarebbe necessario estenderetali rapporti anche al Ministero dei Beni Culturali.Fasi del processo d’acquisto e procedure.Le esigenze d'acquisto vengono raccolte anche dal Direttore del Servizio AAGGche ha, per i diversi Uffici, un ruolo di definizione delle scelte strategiche e di pro-FASE DEL PROCESSO ATTORI COINVOLTI TIPOLOGIA ATTORI1. Analisi delle esigenze2. Programmazione/progettazione3. Affidamento dei lavori4. Esecuzione5. Collaudo6. PagamentoUfficio VI; S<strong>DAG</strong>; Direttore Servizio AAGG;Ministro; Dipartimenti provinciali; Asl (conanalisi su eventuali esigenze o carenze);altro (ad esempio: scelte normative o politichequali la decisione di unificazione degliUffici).Ufficio VI; consulenze e affidamenti d'incarichi.Ufficio VI; Uffici provinciali (ai quali l'UfficioVI fa attività di consulenza).Ufficio VI; consulenze tecniche in loco per iDipartimenti provinciali.Ufficio VI ; consulenze.Ufficio VI e Uffici locali sulla base dell'affidamento.TecniciAmministrativiTecniciTecniciAmministrativigrammazione degli obiettivi (si tratta, di norma, di obiettivi indicati dal Ministro). Sonorapporti Uffici-Ministro di natura bidirezionale il cui tramite è, appunto, il Direttore delServizio che, da un lato, fornisce gli input per le programmazione degli obiettivi e perla gestione delle attività e, dall'altro, raccoglie anche le esigenze degli Uffici.I capitoli di spesa per la manutenzione sono oggi in gestione unificata e accentratapresso l'Ufficio VI. In passato vi erano sette stazioni appaltanti, ognuna dellequali procedeva agli acquisti di propria pertinenza senza sinergie. Oggi, invece, l'insiemedelle attività legate alla funzione istituzionale della stazione appaltante fannotutte riferimento alla Direzione del Servizio AAGG. Si può sottolineare che questo criteriodi riprogettazione organizzativa, peraltro comune a molte AAPP a tutti i livelli digoverno, è il frutto di un complessivo ripensamento sulle scelte di decentramentoestremo delle stazioni appaltanti avvenuto nel passato recente.Si può sottolineare che il processo di innovazione in atto nelle AAPP, e nel livellodi governo centrale, ha permesso di ridefinire in alcuni casi l'architettura organizzativae i processi organizzativi e gestionali che «dovrebbero» essere una mediazione (inparte sfumata dalle dimensioni dell'ente, nel suo complesso, o delle unità organizzative,nel caso del Ministero del Tesoro i Dipartimenti hanno una variabile dimensio-
38I <strong>Quaderni</strong> dell’Innovazionenale già di per se elemento di confronto sulle scelte da attuare per progettare i meccanismioperativi) fra bisogno di accentrare alcune attività e di decentrarne alcunealtre, di seguito viene illustrata una figura che mette in evidenza la complessità dellafunzione acquisti, così come si è cercato di configurarla.In relazione alla terza fase del processo d'acquisto, cioè all'affidamento, è statosottolineato come la Consip svolga una funzione di accentramento nell'acquisto enella scelta dell'interlocutore. Per l'acquisto di beni e servizi che non devono sottostarealle convenzioni stipulate dalla Consip, l'Ufficio VI ha un ruolo di consulenzaanche per i Dipartimenti provinciali che mantengono, comunque, l'autonomia totalenella scelta dell'interlocutore. Quindi, per quanto riguarda la fase dell'affidamento deilavori, le sedi centrali del Ministero sono supportate nelle scelte all'acquisto dall'UfficioIV, mentre le sedi provinciali hanno un'autonomia di scelta e l'Ufficio VI può ricoprireun ruolo di consulente.3.3 – LA PROGRAMMAZIONE DEGLI ACQUISTILa programmazione degli acquisti in un momento di transizione, quale è quelloattuale, è il frutto di una relazione fra le previsioni di spesa e l'analisi della spesa storica.I capitoli di spesa in bilancio, quindi, sono determinati sulla base della spesa storicae sono approvati dalla Ragioneria dello Stato. Quest'ultima procede alla determinazionedelle somme da imputare in bilancio, sulla base delle richieste provenientidai vari Dipartimenti, per i capitoli di loro competenza, o dagli Uffici.Gli Uffici coinvolti nelle decisioni, tuttavia, iniziano a costruire le scelte con logichedi programmazione degli acquisti differenti da quelle tradizionali di bilancio; laRagioneria dello Stato, però, come detto, segue ancora una logica di programmazionebasata sulla spesa storica. In seguito alla programmazione vi è una sorta diazione di «contrattazione» per gli impegni di spesa tra l'Ufficio e la Ragioneria cheha il potere di avvalorare o modificare la proposta fatta dall'Ufficio. La Ragioneria,pertanto, dispone di un potere di veto. La contrattazione porta ad una azione per laquale si cerca di trovare soluzioni che portino ad una certa convergenza sulla sceltadelle risorse disponibili per l'attività d'acquisto. Infine, pur nel riconoscimento dell'autonomiad'acquisto dei diversi Dipartimenti con riferimento alle spese di funzionamento,l'Ufficio VIII cerca di attuare una forma iniziale di programmazione degli acquistinecessaria al raggiungimento delle economie di scala 16) .3.4 – SICUREZZA E ACQUISTI: PROBLEMATICHE E SINERGIEIn virtù delle modificazioni legislative, gli Uffici che si occupano di acquisti all'internodel Ministero, hanno il vincolo-obbligo normativo, nelle fasi preliminari del processod'acquisto, di analizzare l'insieme delle problematiche legate alla sicurezza sulluogo di lavoro, con la conseguenza che sovente gli acquisti effettuati non erano idoneie sicuri.16)Ad esempio, recentemente, l'Ufficio ha compiuto un'analisi, fra i vari Dipartimenti, sulle necessità di acquisto dicancelleria per poter poi fare una gara di più ampie dimensioni e poter ottenere così l'insieme delle sinergie derivantida scelte d'acquisto unificate.
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