Gids voor de invoering van een autocontrolesysteem voor de ... - Favv

4.1 DOCUMENTBEHEER
Om goed uitgewerkt te kunnen zijn, moet uw autocontrolesysteem gedocumenteerd zijn. Waar de
schriftelijke omschrijving van de uit te voeren taken een goede hulp is voor een correcte uitvoering
ervan, is het bijhouden van de verschillende registers het bewijs van de uitvoering van die taken. De
documentatie van uw autocontrolesysteem moet beschouwd worden als een werkmiddel. Ontwerp
en beheer deze op de meest eenvoudige manier zodat ze haar efficiëntie behoudt!
4.1.1 Documenteer het autocontrolesysteem
Er zal u gevraagd worden verschillende types documenten op te stellen en/of te gebruiken:
Algemene documenten betreffende de voorstelling van uw HACCP-plan
De toepassing van de HACCP-principes moet schriftelijk beschreven worden. Raadpleeg hiervoor het
hoofdstuk dat aan HACCP gewijd is. Werkdocumenten
Dit zijn de procedures en/of de werkinstructies. Deze beschrijven respectievelijk de organisatie van
uw vestiging en hoe u een bepaalde taak uitvoert. U moet twee gevallen onderscheiden:
- als u zich op deze gids baseert om uw beheerssysteem van de voedselveiligheid uit te werken,
dient deze gids zelf als basisdocument. Het basisdocument dat deze gids u biedt, moet aangevuld
worden met bepaalde voorschriften eigen aan uw onderneming. Bv. uw onderhouds- en
ongediertebestrijdings-plan;
- als u een eigen autocontrolesysteem ontwikkelt zonder deze gids te gebruiken, moet u de
verschillende aspecten van uw organisatie zelf documenteren.
Registratiedocumenten
Voorbeelden: formulieren met de vaststellingen gemaakt tijdens de controles van de kritische
punten , het opvolgen van non-conformiteiten (zie volgend hoofdstuk), leverbonnen of de registers
die gebruikt worden voor de traceerbaarheid van producten, de interne en externe auditrapporten,
de opvolging van het ongediertebestrijdingplan,…
Het zijn deze registraties die de efficiënte beheersing van de voedselveiligheid bewijzen.
4.1.2 De documenten beheren
Zorg ervoor dat u, als u de gids gebruikt, over de meest recente versie van deze gids beschikt.
Verzeker u er ook van dat u uw eigen documentatie goed beheert om te kunnen garanderen dat u de
juiste versie van de documenten gebruikt.
De werkdocumenten en de registratieformulieren moeten duidelijk zijn en snel beschikbaar voor het
betrokken personeel.
4.1.3 De documenten bewaren
Alle documenten betreffende autocontrole en traceerbaarheid moeten bewaard worden: ofwel
gedurende twee jaar na het overschrijden van de minimale houdbaarheidsdatum (THT: ten minste
houdbaar tot) of de uiterste consumptiedatum (UCD) van het product in kwestie ofwel minstens
twee jaar indien deze gegevens ontbreken. De diepvriestemperatuur (van vrieskamers > 10m³) wordt
gedurende twee jaar bijgehouden.
G-007- versie 2 dd 8-05-2013 Hoofdstuk 4 - 2/5