het rapport-Meijer - Pagina niet gevonden

32 / 93
• vervolgens wordt de factuur ingeboekt in de crediteurenadministratie;
• de factuur gaat daarna naar de externe projectleider die parafeert voor ‘levering prestatie
conform opdracht’;
• de factuur gaat naar de projectcontroller die deze tekent voor akkoord;
• uiteindelijk wordt de factuur voor ‘akkoord betaling’ ondertekend door de
(plaatsvervangend) directeur Facilitair & Inkoop (afhankelijk van mandateringsregel).
Deze procedure geldt sinds mei/juni 2003. Daarvoor bestond geen goede procedure. Dit blijkt
onder meer uit een memo van 23 mei 2003, waarin medewerkers erop attent worden gemaakt dat
er geen facturen mogen worden betaald als daar geen getekende opdracht aan ten grondslag ligt.
Analyse
Er is een procedure voor een goede verwerking van facturen ingesteld gedurende de looptijd van
het project. Deze procedure voldoet aan de gestelde eisen.
Vastgesteld is dat een factuur (over het algemeen) op de juiste code in de projectadministratie is
verwerkt. Geboekte facturen hebben betrekking gehad op het werk La Guardia Plaza B.
Kosten die ten laste van het project zijn geboekt, hebben daar ook betrekking op. Vanwege de
gebreken in de AO/IC, zoals beschreven in de voorgaande paragrafen, bestaat over de
rechtmatigheid geen zekerheid.
5.1.7 Projectorganisatie
Norm
Voor het (bouw)project wordt een projectorganisatie opgezet waarin duidelijke taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden moeten worden vastgelegd.
Bevindingen
Voor de ontwikkeling en realisatie van het inbouwpakket voor gebouw B van La Guardia Plaza
is in juni 2002 een projectorganisatie opgezet. Deze werd aangestuurd via een stuurgroep
Huisvesting, voorgezeten door de voorzitter van de Raad van Bestuur. De operationele
uitwerking verliep binnen de projectgroep Huisvesting. Als intern projectleider namens UWV
was de voormalig Regio Facilitymanager Noord-West aangesteld.
Voor de bouwbegeleiding was een externe projectleider aangetrokken. De projectgroep
Huisvesting bereidde beslissingen van de stuurgroep voor. Naast de stuurgroep en de
projectgroep bestonden ook een zogenaamde voorbereidingsgroep en een procesoverleg als
overlegorgaan.
De projectorganisatie bleek niet goed te functioneren. Zo blijkt ook uit de kwartaalrapportages
over de ‘projecten UWV’ uit 2002, waarin wordt gesteld dat:
• het projectplan is goedgekeurd;
• de begroting niet is goedgekeurd;
• de projectorganisatie niet volgens plan is opgezet;