het rapport-Meijer - Pagina niet gevonden

34 / 93
Bevindingen
De huisvestingskosten voor La Guardia Plaza worden geadministreerd via de financiële
administratie, de projectadministratie en de verplichtingenadministratie. De financiële
administratie wordt gevoerd in PeopleSoft; de projectadministratie en de
verplichtingenadministratie worden in Excel gevoerd. De ontvangen facturen worden (uiteraard)
ook in de grootboekadministratie opgenomen. Regelmatig (eens per maand) worden de
administratieve systemen op elkaar aangesloten.
In 2003 is UWV begonnen met een systeem waarin de opdrachten, indien deze getekend zijn
door daartoe bevoegden, worden opgenomen in een subadministratie. De ontvangen facturen
moeten dan wel voor verrichte prestatie worden getekend en de afloop ervan kan in het systeem
automatisch worden gevolgd.
De projectbewaking voor de huisvesting La Guardia Plaza verloopt via maandelijkse rapportages
die worden opgesteld door de controller Vastgoed. Deze functionaris is financieel
verantwoording verschuldigd aan het hoofd Financieel-Economische Zaken en voor wat gebouw
B van La Guardia Plaza betreft aan de plaatsvervangend voorzitter van de Raad van Bestuur. In
deze rapportages van de controller Vastgoed komen de knelpunten ten aanzien van de inrichting
duidelijk naar voren. In de rapportages wordt ook aandacht besteed aan de begrotingsuitputting.
Dit geschiedt aan de hand van de verstrekte opdrachten.
Deze structuur is in de loop van 2003 ingevoerd. Daarvóór werden geen maandelijkse
rapportages opgesteld. Wel werden financiële overzichten opgesteld waarin over de begroting
versus de uitputting werd gerapporteerd.
De UWV-jaarrekening, inclusief de investeringen in materiële vaste activa, zoals voor het
project La Guardia Plaza gebouw B, wordt gecontroleerd door de Accountantsdienst van UWV.
Deze dienst treedt op als deskundige, zoals bedoeld in art. 393 BW2.
La Guardia Plaza gebouw B is in verhouding tot de totale kosten van de bedrijfsvoering van
UWV, voor de controle van de jaarrekening te beschouwen als een onderdeel met een beperkt
materieel belang. Het UWV-kernteam Huisvesting stelt in zijn vergadering van 13 juni 2003 dat
‘de Accountantdienst een rol wordt gegeven bij het handboek herhuisvesting, ter borging van de
individuele projecten en het totale masterplan’. Deze rol zal de Accountantsdienst moeten
integreren in zijn controleaanpak.
De Accountantsdienst UWV heeft ook een verklaring afgegeven bij de diverse rapportages
die zijn voorgelegd aan het Ministerie en de Tweede Kamer inzake de huisvestingskosten voor
La Guardia Plaza. Daarnaast zijn derden betrokken geweest bij de controle op de
informatievoorziening omtrent de huisvestingskosten voor La Guardia Plaza. De
accountantsdienst van het Ministerie heeft een review uitgevoerd op de werkzaamheden van de
UWV-Accountantsdienst; Ernst & Young heeft enkele huisvestingsrapportages beoordeeld.