Bedrijfsplan Overdracht BWT taken van Gouda aan de ODMH ...

Mogelijk draagt de gemeente Gouda voorafgaand aan de implementatie van een workflow systeem
(voor 1 juli 2013) de taken aan de ODMH over. Tot het moment dat het nieuwe workflow systeem
voor de BWT-taken bij de ODMH geïmplementeerd is, zullen in een overgangssituatie (tot uiterlijk
eind 2013) de medewerkers van Gouda via remote login werken op de bestaande systemen van
Gouda en onder het bestaande mandaat bij Gouda.
De medewerkers van BWT krijgen verder de beschikking over een flexwerkplek met een PC en
telefoon. De toezichthouders krijgen de beschikking over tablets met toegang tot (o.a.) Verseon Web.
In overleg zal nog gekeken worden welke aanvullende faciliteiten (dubbele beeldschermen,
smartboard) benodigd zijn voor een goede taakuitvoering bij de ODMH.
5.5 DIV / Archivering
Uitgangspunt voor het overdragen van de taken met betrekking tot DIV en archivering is dat
documenten maar één keer worden geregistreerd en gearchiveerd. Dit betekent dat de fysiek
binnenkomende vergunningsaanvragen, zonder registratie in Gouda direct worden doorgestuurd naar
de ODMH. Bij de ODMH worden de documenten geregistreerd en wordt ook de ontvangstbevestiging
verstuurd. De vergunningen die digitaal via het Omgevingsloket online (OLO) worden aangevraagd,
komen rechtstreeks bij de ODMH binnen via een koppeling van de ODMH systemen met de OLO.
Alle bezwaarschriften komen centraal bij de afdeling CJA binnen. Dit betekent dat CJA dan ook
verantwoordelijk is voor de registratie en archivering van het bezwaarschrift. Het opstellen van een
verweerschrift is de taak van de vakinhoudelijke afdeling. Door de afdeling CJA wordt daarvoor een
verzoek, bijvoorbeeld aan de afdeling BWT bij de ODMH, tot het leveren van een verweerschrift en
de stukken gedaan.
Aan de overdracht van de BWT taken naar de ODMH is ook een overdracht van data en dossiers
gekoppeld. Met ingang van 1 juli 2012 werkt de ODMH volledig digitaal. Door toepassing van
verkregen substitutie (papier vervangen door digitale opslag) is het niet meer nodig om een papieren
archief bij de ODMH op te bouwen.
Voor de dossiers van vóór de overdracht is en blijft de gemeente verantwoordelijk. Het gehele fysieke
archief van BWT tot 01-10-2012 beslaat ca. 500 meter. Het fysieke bouwarchief kan de gemeente
zelf behouden, of na schoning, vervroegd overdragen naar het Streekarchief.
Voor het archiefbeheer na overdracht van de BWT taken mandateert Gouda dit aan de ODMH. De
gemeente blijft als bevoegd gezag verantwoordelijk voor de zorg van het archief. De werkzaamheden
worden door ODMH uitgevoerd.
Voor wat betreft de poststromen worden afspraken gemaakt over de situering en invulling van de
front office. Als de registratie en de archivering door de ODMH plaats vindt, is het mogelijk om 0,5 fte
te besparen bij DIV en 0,3 tot 0,4 fte bij de front office.
Concept bedrijfsplan versie 2.4 28