Download hier de PDF-versie van het tijdschrift Tax Audit ... - IBR

Het toezicht op de financiële
informatie van notariskantoren
H . F R O N V I L L E
Bedrijfsrevisor,
Lid van de Raad van het Instituut
der Bedrijfsrevisoren,
Lector aan de UCL
In dit artikel geeft de auteur een
overzicht van de tussenkomst
van de economische beroepen
bij het toezicht op de financiële
informatie met betrekking tot
de notariskantoren. De grondige
hervorming die dit beroep sinds
1999 heeft ondergaan, ging
gepaard met nieuwe boekhoudkundige
verplichtingen die opgenomen
zijn in de koninklijke
besluiten van 10 januari 2002
en 9 maart 2003. Die wettelijke
bepalingen preciseren onder meer
de opdracht inzake het toezicht
op de financiële informatie met
betrekking tot het notarisambt,
maar ook de controle en de
beoordeling van de kantoren in
geval van overlating.
In die twee stellingen wordt
van de bedrijfsrevisoren en de
accountants verwacht financiële
informatie te controleren
afkomstig uit een nieuw boekhoudkundig
referentiesysteem
dat werd beslist voor die heel
specifieke beroepssector die het
houden van een notariskantoor
toch wel is.
Tussenkomst van de economische
beroepen
De hervorming van het notarisambt, die
is ingegaan met de vankrachtwording van
de twee Wetten van 4 mei 1999 die de
Organieke Wet van 25 ventôse jaar XI op
het notarisambt grondig wijzigen, heeft de
tussenkomst van de economische beroepen
bij zowel het toezicht op de financiële
informatie die door notarissen aan hun
Kamer wordt verstrekt, als bij de controle
van de schatting van de onderdelen van
het kantoor bij overlating, bevestigd en
gepreciseerd.
Boekhoudkundig referentiesysteem
1. Deze opdrachten spelen zich vandaag af
in een omgeving die door de hervorming
van het notarisambt eveneens grondig is
veranderd. Artikel 92, 5° van de wet van
ventôse verleent de nationale Kamer van
Notarissen van België immers federale
bevoegdheid, terwijl in het verleden ieder
arrondissement zijn eigen regels hanteerde, en
dit zowel op het vlak van het voeren van de
boekhouding als inzake de controle van deze
boekhouding.
2. Dankzij deze eenmaking kan vandaag
worden gesproken over een enkel nationaal
boekhoudkundig referentiesysteem, waarvan
de belangrijkste referentieteksten de volgende
zijn:
• Wet van 25 ventôse jaar XI houdende de
organisatie van het notarisambt, grondig
gewijzigd door de twee Wetten van 4 mei
1999 (Belgisch Staatsblad van 1 oktober
1999);
• ministerieel besluit van 17 december 1998
tot vastlegging van de door de notarissen
bij te houden boekhouddocumenten
(Belgisch Staatsblad van 30 december
1998);
• koninklijk besluit van 10 januari 2002
betreffende het beheer van de door een
notaris ontvangen sommen, effecten
en geldswaardige papieren aan toonder
en betreffende het toezicht op de boekhouding
van de notarissen (Belgisch
Staatsblad van 12 januari 2002);
• koninklijk besluit van 9 maart 2003
houdende goedkeuring van de reglementen
van de Nationale Kamer van Notarissen
voor de organisatie van de notariële
boekhouding en voor het toezicht op de
boekhouding (Belgisch Staatblad van
1 april 2003).
3. De boekhoudkundige principes die in deze
wetteksten worden gedefinieerd, kunnen als
volgt kort worden samengevat:
• verplichting om een regelmatige dubbele
boekhouding te voeren overeenkomstig
het minimum genormaliseerd boekhoudplan
zoals dat in de bijlage van het koninklijk
besluit van 9 maart 2003 werd
gepubliceerd; dit boekhoudplan, dat
aan de activiteiten van het notarisambt
is aangepast, sluit erg nauw aan bij het
minimum genormaliseerd boekhoudplan
opgenomen in het koninklijk besluit
van 12 september 1983 dat van toepassing
is op ondernemingen, en voorziet
tegelijk in specifieke onderdelen zoals
de integratie (in de balans) van gerubriceerde
cliëntenrekeningen en niet-gerubriceerde
cliëntenrekeningen (ook wel
derdenrekeningen genoemd);
• zoals bepaald door artikel 33 van de wet
van ventôse, moet de boekhouding op
ieder ogenblik:
- het mogelijk maken om de bedragen
verschuldigd aan derden te bepalen, en
dit zowel op globaal als op individueel
vlak,
- het beschikbare saldo kunnen geven,
zijnde het verschil tussen de beschikbare
waarden enerzijds, en de bedragen
die door het kantoor aan derden zijn
verschuldigd anderzijds,
- de financiële situatie van het kantoor
weergeven op basis van, ten minste,
het principe van het vaststellen van de
ontvangsten en uitgaven,
- de controle van de boekhouding op een
betrouwbare en transparante manier
mogelijk maken.