Download hier de PDF-versie van het tijdschrift Tax Audit ... - IBR

10-11
Iedere
notaris moet
het voorwerp
uitmaken van een
jaarlijkse controle
en dit volgens een
kalender die door
de Commissie van
Toezicht wordt
opgemaakt.
Hier dient te worden opgemerkt dat privéondernemingen
die onafhankelijk zijn van
de Federatie en de Kamers van Notarissen,
gespecialiseerde informaticaprogramma’s
hebben ontwikkeld die specifiek op de
activiteiten van het notarisambt zijn
afgestemd; de Voorzitters van de Commissies
van Toezicht op de Boekhouding en de
deskundigen die met dit toezicht zijn belast,
moeten evenwel de Voorzitters van de
nationale en provinciale Kamers op de hoogte
brengen van de niet-conformiteit hiervan
(reglement van de nationale Kamer van
Notarissen van 9 oktober 2001, artikel 3).
Artikel 91 van de wet van ventôse bepaalt
eveneens dat de nationale Kamer van
Notarissen over de exclusieve bevoegdheid
beschikt om algemene regels met betrekking
tot het voeren van de notariaatsboekhouding
en het toezicht op de boekhoudkundige
situatie uit te vaardigen.
4. Ten slotte heeft de nationale Kamer
van Notarissen in 2002 een gemengde
commissie met vertegenwoordigers van
de Kamer (notarissen) en professionals
uit de boekhouding (bedrijfsrevisoren en
accountants) in het leven geroepen die
advies moet geven met betrekking tot de
boekhouding van het notariaat en het
toezicht daarop.
Missie inzake toezicht op de financiële
informatie met betrekking tot de
activiteiten van het notarisambt
1. De artikelen 9 en volgende van het
koninklijk besluit van 10 januari 2002
betreffende het beheer van de door een
notaris ontvangen sommen, effecten en
geldswaardige papieren aan toonder en
betreffende het toezicht op de boekhouding
van de notarissen bepalen dat de provinciale
Kamers van Notarissen de leden benoemen
van een commissie van toezicht die is belast
met de organisatie van het toezicht op de
boekhouding van de notarissen.
De nationale Kamer van Notarissen maakt
ieder jaar een lijst op van experts die tijdens
het volgende kalenderjaar met het toezicht
op de boekhouding belast kunnen worden;
artikel 13 van het koninklijk besluit bepaalt
dat de aangestelde experts lid moeten zijn
van hetzij het Instituut der Bedrijfsrevisoren
(IBR), hetzij het Beroepsinstituut van
erkende Boekhouders en Fiscalisten (BIBF),
en moeten zijn opgenomen in de lijst van
externe accountants.
2. De deskundige die door de desbetreffende
Commissie van Toezicht wordt aangesteld
voor het toezicht op de boekhouding, heeft
als opdracht (artikel 15):
• toezien op de financiële situatie van het
notariskantoor;
• controleren of de gangbare regels
met betrekking tot het voeren van
de boekhouding en de wettelijke en
reglementaire verplichtingen ter zake
worden nageleefd;
• nagaan of de voorgelegde balansen
overeenstemmen met de transacties die in
de boekhouding zijn opgenomen.
Iedere notaris moet het voorwerp uitmaken
van een jaarlijkse controle en dit volgens een
kalender die door de Commissie van Toezicht
wordt opgemaakt.
3. Het werkplan voor dit toezicht wordt
beschreven in een controleformulier dat
door de nationale Kamer van Notarissen uit
hoofde van artikel 5, §1 van het koninklijk
besluit van 9 maart 2003 (Staatsblad van 1
april 2003) werd opgemaakt.
Dit controleformulier, dat als bijlage bij het
koninklijk besluit van 9 maart 2003 werd
gepubliceerd, bestaat uit twee delen.
Het eerste deel, dat door de expert dient te
worden ingevuld, bevat, verdeeld over 12
pagina’s, de volgende elementen:
• de identificatie van het toezicht
(gecontroleerd kantoor, datum van de
boekhoudkundige toestand, datum van
de controle, de deskundige en het lid van
de Commissie van Toezicht die werden
aangesteld);
• een verklaring van onafhankelijkheid;
de voorwaarden worden gedefinieerd in
artikel 14 van het koninklijk besluit van
10 januari 2002, met de bedoeling erover
te waken dat hij “overeenkomstig zijn
beroepsregels, zich niet in een positie bevindt
die van aard is om een onafhankelijke
taakuitoefening in het gedrang te
brengen.(…) In het bijzonder mag noch de
deskundige, noch een persoon met wie de
deskundige een arbeidsovereenkomst heeft
afgesloten of met wie hij beroepshalve in
samenwerkingsverband staat, voor de notaris
wiens boekhouding wordt gecontroleerd,
een taak of opdracht vervullen of vervuld
hebben tijdens het burgerlijk jaar waarin de
controle moet plaatsgrijpen, noch tijdens het
burgerlijk jaar dat voorafgaat ”;
• een korte omschrijving, in de vorm van
gesloten vragen, van de uitoefening van
de activiteiten als notaris (in persoonlijke
naam of als vennootschap) en van het
bijhouden van de belangrijkste stukken
bedoeld door artikel 6 van het koninklijk
besluit van 9 maart 2003 (dagboek,
grootboek, register van de aktekosten,
kasboek, boek van de bewaargevingen
van titels en waarden, boek van de
registratie, kwijtingboek, register voor
de driemaandelijkse balansen van de
algemene rekeningen, verbintenissen van
de financiële instellingen, enz.);
• een beschrijving van de beschikbare
activa en opeisbare passiva, onder meer