Download hier de PDF-versie van het tijdschrift Tax Audit ... - IBR

O K TO B E R 2 0 0 6
T A X A U D I T & A C C O U N T A N C Y
aan de hand van de bevestigingen van de
bank, zodat het beschikbare saldo van het
kantoor kan worden bepaald;
• aanvullende verklaringen afgelegd door
de gecontroleerde notaris en dit onder
zijn exclusieve verantwoordelijkheid en
met betrekking tot zijn fiscale situatie,
zijn toestand inzake sociaal recht, de
schuldenlast van het kantoor;
• de vaststellingen van de deskundige met
betrekking tot de door de gecontroleerde
notaris voor te leggen attesten inzake
fiscaliteit (attesten van de controleurs
en ontvangers van belastingen met
betrekking tot de fiscale situatie van de
notaris), inzake sociaal recht (attest van
het sociaal secretariaat met betrekking
tot de financiële situatie van de notaris
en de naleving van zijn maandelijkse
verplichtingen), en de attesten die
bevestigen dat er geen professionele
debetrekeningen bestaan bij de financiële
instellingen waar hij zijn professionele
rekeningen heeft.
Het controleformulier omvat eveneens een
tweede deel dat moet worden ingevuld door
de leden van de Commissie van Toezicht,
of met andere woorden door de notarissen
die dit formulier met gesloten vragen met
betrekking tot de volgende elementen
moeten invullen:
• effecten en geldswaardige papieren: is
de notaris houder van geldswaardige
papieren? Gebeurden de neerleggingen
binnen de gestelde termijnen? Maken deze
neerleggingen deel uit van de normale
bevoegdheden van een notaris? Werden
de niet in bewaring gegeven effecten
voorgelegd?
• te rubriceren bedragen: naleving van de
verplichting om creditrekeningen van
cliënten met een waarde van meer dan
€ 2.500 te rubriceren en dit binnen een
termijn van een maand;
• regelmatigheid van de betalingen en
aanvragen tot terugbetaling aan het
Notarieel Fonds belast met de financiering
van de verminderde erelonen in geval van
aankoop van een sociale woning;
• de naleving van de deontologische regels
voor zover die betrekking hebben op de
boekhouding en de financiële situatie van
het kantoor;
• de aanvullende verklaringen die door
de gecontroleerde notaris onder zijn
exclusieve verantwoordelijkheid werden
afgelegd en die betrekking hebben op de
eventuele procedures inzake burgerlijke
aansprakelijkheid die tegen de notaris
aanhangig werden gemaakt, de eventuele
geldelijke verplichtingen ten overstaan van
derden die het financiële evenwicht van het
kantoor in gevaar zouden kunnen brengen,
de eventuele fiscale rechtzettingen.
Ten slotte telt het formulier ook een
bladzijde voor conclusies waarop de leden
van de Commissie van Toezicht de eventuele
opmerkingen met betrekking tot de
gecontroleerde notaris kunnen vermelden.
Het eerste deel van dit controleformulier
moet door de gecontroleerde notaris en de
deskundige worden ondertekend; het tweede
deel moet worden ondertekend door de
notaris en de leden van de Commissie van
Toezicht.
Aan het einde van deze controle maakt
de deskundige een verslag op van zijn
activiteiten en bevindingen; hij stuurt het
binnen acht dagen naar de Voorzitter van
de Commissie van Toezicht, die binnen de
eerste drie maanden van het kalenderjaar een
verslag opmaakt van de controles die het jaar
voordien werden uitgevoerd.
4. Naast deze jaarlijkse controle bepaalt
het koninklijk besluit van 10 januari 2002
eveneens, in artikel 21: “met het oog op de
bescherming van de belangen van de cliënten
van de notaris en van derden onderzoekt de
deskundige minstens éénmaal om de drie
jaar, tijdens de jaarlijkse controle, in welke
mate de werking en de organisatie van het
notariskantoor de boekhoudkundige toestand
van het kantoor beïnvloeden en de evolutie
ervan in de toekomst kunnen beïnvloeden. Hij
beoordeelt tevens de overeenstemming van de
boekhoudkundige stukken met deze toestand ”.
Tot vandaag heeft de Nationale Kamer
van Notarissen er wegens de ambitieuze
doelstellingen niet voor geopteerd om
deze driejaarlijkse controle toe te passen,
in de mate dat deze driejaarlijkse controle
voorafgaandelijk het voorwerp moet
uitmaken van een werkplan en eventueel van
een controleformulier (zoals voor de jaarlijkse
controle), zodat de doelstellingen en limieten
ervan worden vastgelegd.
Een ontwerpformulier voor de driejaarlijkse
controle werd evenwel eind 2005
overgemaakt, zodat dit “bij wijze van
experiment gedurende één jaar” kan worden
getest.
Wij beschikken niet over precieze informatie
met betrekking tot de reikwijdte van
de tests van dit nieuwe formulier of de
gevolgen daarvan, onder meer op het vlak
van rechtszekerheid en aansprakelijkheid
en dit voor zowel de professionals van de
boekhouding als voor de commissies van
toezicht.
Verder blijkt dat dit formulier tot vandaag
niet voor overleg binnen het notarisambt
werd voorgelegd en evenmin aan de
gemengde commissie waarnaar in punt 2
wordt verwezen.
Onderzoek van deze vragenlijst maakt het
echter wel mogelijk om daaruit de volgende
krachtlijnen te distilleren:
• het formulier voor de driejaarlijkse
controle is gebaseerd op het formulier van
de jaarlijkse controle waarnaar hierboven
werd verwezen en waaraan een aantal
specifieke gegevens werden toegevoegd (zie
verder);
• een kwantitatieve en kwalitatieve
beschrijving van de medewerkers van het
kantoor en de evolutie daarvan gedurende
de jongste drie jaar;
• het tweede deel van het controleformulier
dat door de leden van de Commissie
van Toezicht moet worden ingevuld,
voorziet eveneens in een kwalitatieve
analyse van het notarieel register om de
verschillende categorieën van akten te
kunnen becijferen (vastgoed, krediet,
ondernemingen, familierecht, gerechtelijke
opdrachten), alsook in een beschrijving
van de andere activiteiten van het kantoor
(onderhandelingen inzake vastgoed,
aangifte van erfenissen, enz.);
• het door de leden van de Commissie
van Toezicht in te vullen formulier
omvat eveneens een analyse van het
risico dat door het kantoor wordt
gelopen ten gevolge van de eventuele
vertraging bij de inschrijving van de
akten, van de eventuele klachten, en
een steekproefsgewijs onderzoek van de
“afwerking van de akten”; deze analyse van
wat moet worden gezien als de kern van de
notariële activiteit, moet uiteraard worden
uitgevoerd door de notarissen die lid zijn
van de Commissie van Toezicht en moet,
zowel voor wat de formulering van de
vraag als het type van verwacht antwoord
betreft, onder meer worden gezien in het
kader van de eisen inzake rechtszekerheid
en aansprakelijkheid waarnaar hierboven
werd verwezen;
• een analyse van de berekening van de
erelonen voor de getarifeerde akten en de
naleving van de gebruikelijke regels voor
kosten, kosten van akten en meerkosten;
• de naleving van de verplichtingen die
voortvloeien uit de witwaswet en met
name de aangiften aan de Cel voor
Financiële Informatieverwerking (CFI);
• een analyse van de rentabiliteit en de
organisatie van het kantoor aan de
hand van ratio’s (onder meer percentage
personeelskosten, percentage diverse
diensten en goederen, percentage van
de afschrijvingen, financiële kosten en
opbrengsten, rentabiliteit en kostprijs per
akte, enz.);
• een beoordeling van de algemene
organisatie van het kantoor en onder
meer van het aantal en de kwalificatie
van de medewerkers, een analyse van
de administratieve organisatie van het
kantoor, enz.