Handreiking ketenhandhaving - Ketens & Netwerken

c. trekker fl‡ implementatiemanager
De inhoud van deze tweezijdige relatie is als volgt:
a. De trekker is eindverantwoordelijk voor de zorg voor het implementeren van het actieprogramma
en daarom in wezen gedelegeerd opdrachtgever. In het kader van deze eindverantwoordelijkheid
stelt hij de implementatiemanager aan, waarbij het in hoofdstuk 2 opgenomen
profiel als referentie wordt gebruikt. Zodra de implementatiemanager bekend is, bespreekt de
trekker met de implementatiemanager welke verschillen er zijn tussen het profiel en de kwaliteiten
van de implementatiemanager en hoe men hierop tijdens het implementatietraject
alert zal zijn en zal sturen (in feite is dit een vorm van risicomanagement). De trekker coacht
de implementatiemanager en neemt, al dan niet op diens aangeven, (bij)sturingsbesluiten.
b. De implementatiemanager verzorgt de dagelijkse aansturing en coördinatie van de implementatie
en is in wezen gedelegeerd opdrachtnemer. Hij informeert de eindverantwoordelijke trekker
actief over de voortgang van de implementatie, het bereiken van (tussen)resultaten, het
halen van de planning en de knelpunten in de uitvoering, één en ander op grond van afspraken
die trekker en implementatiemanager ter zake hebben gemaakt. Zonodig doet hij voorstellen
aan de trekker voor bijsturing van de implementatie.
Deze relatie vergt in de praktijk aandacht. Als de implementatie is gestart moet worden
gewaakt voor de valkuil dat nu ‘alles in handen is van de implementatiemanager’. Een succesvolle
implementatie kan niet zonder een betrokken en aanwezige trekker. Voor implementatiemanagers
is het zaak dit goed in het oog te houden. Vanuit hun rol hebben zij wellicht
de neiging om problemen eerst een lange tijd zelf te willen oplossen. Zij zijn immers implementatiemanager.
Het bespreekbaar maken van vraagstukken en knelpunten en het daarmee
confronteren van de trekker is echter, vanuit een succesvolle implementatie gezien, eerder een
sterkte dan een zwakte.
d. trekker / implementatiemanager fl‡ uitvoerende organisaties
De inhoud van deze tweezijdige relatie is als volgt:
a. De trekker en implementatiemanager treden in contact met de uitvoerende organisaties
en maken daarbij afspraken over (a) het door deze organisaties aanwijzen van één of meer
medewerker(s) die verantwoordelijk zijn voor de uit te voeren actie(s) en (b) het door deze
medewerkers opstellen van een beknopt plan van aanpak (conform een daarvoor beschikbaar
projectformat) en het tijdig uitvoeren daarvan. De trekker en implementatiemanager
leggen de gemaakte afspraken vast in een brief aan de betreffende uitvoerende organisaties.
Vervolgens bewaakt de implementatiemanager de voortgang en spreekt hij/zij de verantwoordelijke
medewerkers daarop zo nodig aan, coördineert hij/zij waar nodig de afstemming
tussen verschillende uitvoerende organisaties en stuurt hij/zij waar nodig in overleg met de
verantwoordelijke medewerkers de uitvoering van de activiteit(en) bij. Indien implementatiemanager
en verantwoordelijk medewerker er samen niet uitkomen, leggen zij betreffende
zaken neer bij de eindverantwoordelijke trekker en bij de verantwoordelijke manager van de
uitvoerende organisatie.
b. De uitvoerende organisaties wijzen één of meer medewerker(s) aan als verantwoordelijk voor
het uitvoeren/coördineren van de aan hen in het actieprogramma toebedeelde actie(s). De
verantwoordelijke medewerker leidt de uitvoering van de betreffende actie en communiceert
actief met de implementatiemanager over de voortgang van de uitvoering, het (tijdig) bereiken
van (tussen)resultaten, het halen van de planning en eventuele knelpunten in de uitvoering.
Maandelijks verzorgt de verantwoordelijke medewerker een korte schriftelijke voortgangsrapportage
aan de implementatiemanager conform een daarvoor beschikbaar invulformat.
58
Handreiking ketenhandhaving – Versie 1.1