OPROEP COMMUNICATIEPLANNING 2006-2007 - Chiro

OPROEP COMMUNICATIEPLANNING 2006-2007Dag voorzitter of ondersteuner van één van de vele Chirokaderploegen,We roepen je opnieuw op om een communicatieplanning op te stellen.De nationale raad keurde in 2003 het voorstel van de werkgroep Communicatie goed om elke ploeg een communicatieplanning te laten opstellen.Vandaar…Het nut van een communicatieplanningDe werkgroep Communicatie werd in het leven geroepen, omdat we een aantal moeilijkheden vaststelden.• We merkten dat we niet goed wisten wat we hoe wilden communiceren.• We merkten dat onze boodschap niet altijd het juiste kanaal, laat staan de juiste ontvanger vond.• We stelden vast dat het veel gebeurt dat ergens midden in het jaar een ploeg beslist dat ze iets moeten bekend maken, maar dat de deadlines juist verstreken zijn, dat er geenplaats voorzien is, dat ze niet weten hoe…Vooral om dat laatste aan te pakken ontstond de communicatieplanning.Je maakt die omdat:• je zo eens nadenkt over wat je nu allemaal moet communiceren over een jaar,• je zo op tijd de nodige afspraken kunt maken met de 'communicatiekanalen' en in je ploeg (bvb. auteurs),• je zo op tijd de nodige materialen kunt leveren!Het is in de eerste plaats een instrument voor je eigen ploeg.En geloof ons, veel ploegen kwamen al in de problemen door hun communicatie niet goed te plannen.Het is in de tweede plaats een instrument voor de kanalen.Zij kunnen zo op tijd de nodige plaats voorzien, kunnen de juiste mens aanspreken als er iets fout loopt…Het is in de derde plaats een instrument voor de organisatie Chiro.Die kan nagaan of alles zo goed mogelijk gebruikt wordt, of er dubbels zitten, of er iets samen kan gebeuren…Hoe ga ik te werk?Je leest dit document.Je vult het per kanaal in.Je maakt een samenvatting op het einde.Je stuurt het naar publicaties@chiro.be ten laatste 30 november .

OVERZICHT VAN DE KANALENDe Kluts: een tweemaandelijkse nieuwsbrief naar alle groepsleidingOpzet• Lengte: 1 A3, liggend, gebruikt als 4 A4's• Bijlagen: de bijlagen bestaan uit verschillende kleuren naargelang het onderwerp. Per initiatief verschijnt maximaal 1 X een bijlage in de Kluts.• Alle onderwerpen die de groepen aanbelangen komen aan bod, onderverdeeld in duidelijke rubrieken. De rubrieken zijn: Groepsadministratie, Chirosprokkels, Cursussen eninitiatieven, Publicaties, Externe initiatieven.• Bij elk onderwerp geven we aan of er een bijlage is en waar de geïnteresseerden meer informatie vinden (bvb. Dubbelpunt, website).• De nieuwsbrief bevat enkel nieuwe informatie, teveel herhaling verkleint het effect.• We vermijden zoveel mogelijk om folders van externe initiatieven als bijlage toe te voegen.• In deze nieuwsbrief komen ook weetjes en beslissingen uit de Chirowereld. We letten er hierbij op dat het luchtig geschreven wordt en niet als kanaal wordt gebruikt omiedereen bij besluitvorming te betrekken.• Inhoudelijke teksten komen er eerder niet in, een methodiek voor een leidingsploeg bvb. kan wel in de bijlagen.• Om te vermijden dat de groepsleiding de informatie niet doorgeeft aan de andere leiding, wordt de Kluts ook op de website geplaatst.• Om de kaderploegen in te lichten over de inhoud van de nieuwsbrief, wordt in de kaderbrief een vaste rubriek te voorzien met daarin de onderwerpen van de laatste nieuwsbrief.Uiteraard krijgt 1 persoon van elke ploeg de volledige nieuwsbrief in de bus.Deadlines en concrete planningVerschijnt Deadline Commissie… Rubriek Thema Bijlage Verantwoordelijke01/01/2007 18/12/200601/03/2007 16/02/200701/05/2007 16/04/200701/07/2007 18/06/200701/09/2007 17/08/2007Contactkluts@chiro.be , 03-231 07 95

De Kaderbrief: tweemaandelijkse nieuwsbrief voor kadermensenOpzet• De Kaderbrief moet vooral informeren over het nationaal aanbod.• Er is vraag naar informatie over andere gewesten en verbonden, en de mogelijkheid om zelf met nieuws naar buiten te komen. Hiervoor bedachten we de rubriek ‘ingekaderd’.• Sommige lezers vragen meer diepgang en achtergrondinformatie. 2 x per jaar steken we bij de Kaderbrief de Nota Bene, waarin een thema wordt uitgediept. In april was dat hetthema ‘zingeving in de Chiro’. In november stonden de cijfers (aansluitingen, GTP…) in de kijker. Jaarlijks is er een themabijdrage door het aanspreekpunt Gewesten. Groteveranderingen binnen de Chiro willen we toelichten en motiveren.• ‘Chiro nationaal’ is een grote onbekende. In de rubriek ‘het gezicht’ worden ploegen en mensen voorgesteld.• De Kaderbrief van augustus is de Kadergrasduiner. Daarin stelt elke groep zichzelf en zijn aanbod voor de rest van het kader voor!Concrete planningVerschijnt Deadline Commissie… Thema Ruimte Bijlage Verantwoordelijke01/12/2006 17/11/200601/02/2007 19/01/200701/04/2007 16/03/200701/06/2007 20/05/200701/08/2007 16/07/2007Opm.: de Kaderbrief van augustus is de Kadergrasduiner.Contactkaderbrief@chiro.be, 03-231 07 95

Dubbelpunt: het maandblad voor en door ChiroleidingOpzet:• Dubbelpunt is het maandblad voor en door Chiroleiding. Dat wil zeggen dato alles wat erin komt bruikbaar moet zijn voor leiding, leiding moet aanspreken of hen informeren;o zoveel mogelijk geschreven wordt door Chirovrijwilligers.o spelen en methodieken bruikbaar moeten zijn voor zowel kleine als grote groepen, zowel voor stadsgroepen als plattelandsgroepen.• We streven naar een kwaliteitsvolle Dubbelpunt dooro veel aandacht te besteden aan de inhoud: we zoeken thema's waar leiding informatie over nodig heeft, we trachten die zo concreet en volledig mogelijk te vertalen op maat van leiding, we streven naar veel concreet spelmateriaal,we streven naar kort en origineel spelmateriaal,we houden ons aan de Chirovisie (graag zien, rechtvaardigheid en innerlijkheid), de Chiromethoden (gemeenschapsgericht, participatief en intuïtief), debasisteksten bij jaarthema's (ook nadien), veiligheid, duurzaamheid…o oog te hebben voor de schrijfstijl: we bouwen teksten duidelijk en eenvoudig op, we houden ons aan de Chirotermen, we spreken leiding rechtstreeks aan (jouw groep…)…o hem aantrekkelijk te maken door hem in vier kleuren te drukken, interactief te maken (fotowedstrijden, groetjes, lezersbrieven, zoekertjes, familienieuws…) de groepen aan bod te laten komen in OngeËvenaard, de Chirogazet, de interactieve delen… te spelen met teksten en lay-out om onderverdelingen in korte, leesbare teksten te bekomen.• We moedigen ploegen aan om thema's voor een Dubbelpunt voor te stellen tegen de nationale planning, die we dan meenemen naar onze concrete planning. Een maandelijkserubriek heeft minder invloed dan een themanummer.

Concrete planningVerschijnt Deadline Algemeen Thema Commissie… Thema Aantal pag. Verantwoordelijke01/01/2007 01/12/2006 Bivakthema’s en bivakvoorbereiding01/02/2007 05/01/2007 Chiro en geloven01/03/2007 02/02/2007 Chiro in de stad01/03/2007 02/03/2007 Pesten01/05/2007 30/03/2007 Spelen01/06/2007 04/05/2007 BivakContactDubbelpunt@chiro.be, 03-231 07 95

De Grasduiner (en Chiro-st@rt-cd)Opzet• In de Grasduiner maken we het aanbod van Chiro voor het komende werkjaar bekend.• We hangen het op aan een bepaald thema of voor een bepaalde doelgroep.• Het is dus niet een voorstelling van je commissie!• Enkel als je expliciet bereikbaar bent voor vragen kun je daar een kort stukje aan besteden!• De Grasduiner wordt tegelijkertijd met Dubbelpunt september verstuurd 'als bijlage'.• De Grasduiner teksten komen ook als infoteksten op de Chiro-st@rt-cd.Concrete planningWe verwachten de teksten tegen 15 juni 2007.Contactmerijn.gouweloose@chiro.be, 03-231 07 95.Snelle berichtenlijstOpzet• Via de Snelle berichtenlijst verspreiden we aankondigingen van interne initiatieven en interne vrijblijvende info.• Het gaat enkel om heel snelle berichten.• We sturen geen attachments mee of nemen geen lay-out op.• We trachten hem wel aan te passen aan de huisstijl.• We sturen een bericht normaal slechts één keer met de lijst.• We vermelden hoe mensen kunnen uitschrijven en dragen hen niet op om de mail zo veel mogelijk te verspreiden.Concrete planningWe verwachten de tekst een week op voorhand.Contactwebsiteredactie@chiro.be, 03-231 07 95

KrampOpzet• In Kramp verschijneno visie en confrontatie aansluitend bij de leefwereld van 14-18-jarigen,o interne initiatieven voor 14-18-jarigen.Concrete planningVerschijnt Deadline Commissie… Thema Aantal pag. Verantwoordelijke01/01/2007 06/12/2006 Glitter en Glamour01/03/2007 06/02/200701/05/2007 06/04/200701/07/2007 06/06/2007Contactkramp@chiro.be, 03-231 07 95

WebsiteOpzetOp www.chiro.be heb je heel veel mogelijkheden. Maar voor je er ook maar over denkt iets op het web te jakkeren, moet je wat vertrouwd raken met de structuur van onze site.De site heeft een startpagina en een menu met 6 hoofdrubrieken.Bepaalde soorten teksten horen onder een bepaalde rubriek thuis.In de tekst zelf maken we dan via verwijzingen en links verbindingen tussen de verschillende teksten. We kunnen ook zaken op twee of meer plaatsen in de structuur hangen.Zo staan- de 'Groepsleidingsweekends' onder 'Cursussen' bij 'Aanbod',- het Groepsleidingsboek onder 'Boeken' onder 'Uitgaven' bij 'Aanbod',- het 'Leidingswoord' onder 'Leidingsploeg' bij 'Thema's'- de Groepsleidingscommissie bij 'Commissies' onder 'Nationaal' bij 'Structuur',- en het formulier om contact te hebben met de verantwoordelijke educatieve medewerker voor de Groepsleidingscommissie onder 'Wie spreek ik aan?' bij 'Contact'.Onderling zijn al de zaken aan elkaar gelinkt.De Startpagina:Wie www.chiro.be intikt komt op de startpagina terecht. Speciaal op deze pagina zijn:- de agendaticker: deze laat de datum en plaats van in de agenda ingevoerde activiteiten één voor één zien.- de speciale kaders en eventuele banners: we verwijzen in een aantal kaders aan de rechterkant van het scherm rechtstreeks naar de pagina’s van zeer nauw betrokken partnerszoals de Chirojeugdvormingscentra, De Banier, Spoor ZeS en Zin-d’erin(g). Af en toe bij grote acties (startdag, krinkel, jaarthema) kunnen we ook zo’n kader of een banner (eenrechthoekige tekening die tussen de agenda en de nieuwtjes komt) opzetten.- de nieuwtjes: voor interne initiatieven, Chironieuwsjes, nieuwe dingen op de site en externe dingen waar we volledig in meestappen (bvb. De Dag van de Jeugdbeweging), komenhier korte, aandachttrekkende tekstjes. Deze verwijzen naar andere ‘lees meer’-teksten.- de binnenweggetjes: om bepaalde zaken meteen vanop de voorpagina toegankelijk te maken zijn er de binnenweggetjes, een beperkte selectie van belangrijke of aantrekkelijkedelen van de site.Wat is Chiro?De rubriek Chiro? is bedoeld als voorstelling van Chiro. Het moet een handig instrument zijn voor ouders, die iets meer willen weten, scholieren, die een taakje moeten maken, persof surfende Chiroleiding, die er toevallig wat meer van opsteken. Ook onze partners en de teksten in andere talen komen hier aan bod.AanbodOnder de rubriek Aanbod vind je producten. Alle cursussen, evenementen, boeken, brochures, workshops en activiteiten, spelen, tijdschriften, vacatures e.d. weer van ChirojeugdVlaanderen. Het komt erop neer dat alles wat als aanbod in de Grasduiner verschijnt, onder deze rubriek komt.Komen er tijdens het jaar zaken bij, dan kunnen die hier ook toegevoegd worden. Laat dan ook een nieuwtje op de voorpagina verschijnen om dit aan te kondigen!

Thema’sDe rubriek Thema’s snijdt de thema’s aan waar Chiro mee bezig is: Afdelingen, Leidingsploeg, Bivak, Toegankelijkheid, Jeugdbeleid, Financiën, Veiligheid…E-loketDe rubriek E-loket herbergt alles wat naar interactiviteit ruikt: de snelle berichtenlijst, forums (groetjes, discussies, zoekertjes), downloads, bestelformulieren, foto's, e-cards, chat,Wiki…StructuurBij de rubriek structuur krijgt ieder onderdeel van het kader de kans zichzelf voor te stellen. Heb je een eigen website dan linken we naar daar.ContactOnder Contact vind je bij welke persoon je voor wat moet zijn, de adressen van de verschillende secretariaten, huizen en winkels, plannetjes en wegbeschrijvingen, bestel- eninschrijvingsformulieren en links.De links zijn onderverdeeld in verschillende categorieën. Heb je een reeks links die bij jouw thema passen, geef die dan door, dan maken we een categorie bij.www.dekarmel.be, www.zindering.be, www.chiro.be/rakwisite, www.chiro.be/Krinkel2004, www.chiro-ateitis.org…De websiteredactie beheert naast www.chiro.be nog verschillende andere sites.Bindende en externe info wordt niet via de site gecommuniceerd.Werking van de websiteploeg• De websiteploeg komt maandelijks samen op het nationaal secretariaat, Kipdorp 30, 2000 Antwerpen. We bekijken nieuwe projecten, lopende zaken en te verdelen taken.• Tweemaandelijks komen we een dag (of nacht) bijeen om te werken aan de site.• Voor veel tekstaanpassingen aan de site is weinig technische kennis nodig. Voor formulieren of meer ingewikkelde onderdelen wel.• We werken met drukbezette vrijwilligers,• we hebben een hééél uitgebreide site,• de internetwereld evolueert heel vlug en we hebben veel werk om die bij te houden, dus: geef ons voldoende tijd!Elke commissie, elk aanspreekpunt, elke Chiroploeg is verantwoordelijk voor de inhoud van een stuk van de Chirosite. Wil je weten welk stuk jij verantwoordelijk voorbent? Surf dan naar www.chiro.be/wiedoetwat.Vaak krijgen we teksten uit andere publicaties die we zelf moeten aanpassen en vaak weet een ploeg niet goed hoe te beginnen aan een websitetekst.Teksten worden het best specifiek geschreven voor de site (bvb. www.chiro.be/rakwisite). Je kunt in zo'n geval iemand van de websiteredactie uitnodigen om samen metjullie over je tekst, de structuur en de mogelijkheden te denken.

Concrete planning• Agendaticker: je kunt zelf activiteiten invoeren op http://www.chiro.be/interactief/agenda/formulier.php.• Banners: stuur hiervoor de tekening (je kunt er ook een logo laten maken door Jan.Vanbostraeten@chiro.be) 3 weken op voorhand naar websiteredactie@chiro.be.• Nieuwtjes: stuur je nieuwtjestekstje een week voor het op de site moet staan naar websiteredactie@chiro.be. Vermeld waar het naar moet verwijzen en van wanneer totwanneer het erop moet staan.• Aanbod: We gebruiken in de eerste plaats de teksten voor de Grasduiner (of een variant). Deze tekst wordt elk jaar aan de websiteploeg bezorgd tegen 15 juni. Tegen 15augustus zorgt de websiteploeg dat de teksten online staan. Voor uitbreidingen of veranderingen in de loop van het jaar, hebben we één week nodig. Bezorg je verandering, hettijdstip waarop dit moet veranderen en het bijhorende nieuwtje aan websiteredactie@chiro.be.• Thema's: We vragen aan elk aanspreekpunt of elke betrokken ploeg om zijn thema in het oog te houden. Bekijk je thema elk jaar tegen 15 juni en laat ons je opmerkingenweten. Om nieuwe teksten bij te voegen hebben we één week nodig. Bezorg die, het tijdstip waarop dit moet veranderen en het bijhorende nieuwtje aanwebsiteredactie@chiro.be.• Structuur: bekijk je voorstelling elk jaar tegen 15 juni en laat ons je opmerkingen weten. Om tijdens het werkjaar nieuwe teksten bij te voegen hebben we één week nodig.Bezorg die en het tijdstip waarop dit moet veranderen en het bijhorende nieuwtje aan websiteredactie@chiro.be.• Contact: De adressen e.d. worden naar aanleiding van de Grasduiner tussen 15 juni en 15 augustus aangepast en bij wijzigingen tijdens het jaar. In dat geval hebben we daar 1week voor nodig. De secretariaten, winkels en huizen worden zelf verantwoordelijk geacht voor hun adres, plan en wegbeschrijving. Onze links worden bijgewerkt op vraag.Contactwebsiteredactie@chiro.be, 03-231 07 95AndereAndere kanalen zijn boeken, cursussen, evenementen, etalages (vraag na via assortiment@chiro.be), brochures…

ALGEMENE COMMUNICATIEPLANNING VOOR JOUW PLOEGKanaal Verschijnt Deadline Bijlage Verantwoordelijke