Wijschilders163-April-Mei-Juni'23

Verplicht elektronisch factureren aan overheidsdiensten?
Bent u verplicht uw facturen elektronisch te bezorgen als u voor de overheid werkt? Volstaat het om
een pdf van uw factuur te mailen of hoe moet u te werk gaan? Een nieuwe wet regelt dit.
In Vlaanderen en Brussel
moet het al
Sinds 1 januari 2017 in Vlaanderen.
Als u werken doet voor de Vlaamse
overheid bent u al een tijdje verplicht
om uw facturen elektronisch
aan uw opdrachtgever te bezorgen.
Dat geldt meer bepaald voor alle nieuwe opdrachten
die u kreeg sinds 1 januari 2017
(kleine ondernemingen kregen wel een uitstel
tot 1 januari 2018).
Sinds 1 november 2020 in Brussel. Sinds
1 november 2020 worden enkel nog facturen in
elektronisch formaat aanvaard voor alle overheidsopdrachten
die door de administraties en
overheidsinstellingen van het Brussels Hoofdstedelijk
gewest toegekend worden.
Wallonië niet verplicht. In Wallonië krijgt elektronisch
factureren de voorkeur, maar is het
niet verplicht.
Tip. U mag altijd vrijwillig elektronisch factureren.
Aanbestedende overheden zijn nu eenmaal
al sinds 1 april 2019 verplicht om elektronische
facturen van aannemers te ontvangen
en te verwerken.
Federaal gefaseerd ingevoerd
De verplichting om uw facturen elektronisch te
bezorgen aan de federale overheid wordt gefaseerd
ingevoerd.
Afhankelijk van de waarde. Voor overheidsopdrachten
met een geraamde waarde gelijk
aan of hoger dan de drempel voor Europese
bekendmaking (facturen van € 140.000 of
meer) die vanaf 1 november 2022 bekendgemaakt
worden, is de verplichting ingetreden op
1 november 2022.
Voor overheidsopdrachten waarvan de geraamde
waarde gelijk is aan of hoger dan
€ 30.000 en die vanaf 1 mei 2023 bekendgemaakt
worden, zal de verplichting intreden op
1 mei 2023.
Een lerares vraagt aan lotte wat ze later
wil worden.
Lotte zegt: "Ik wil later fotomodel
worden."
Lerares: "En als je nou eens heel lelijk
bent."
Lotte: "Dan word ik lerares!"
Voor de overige opdrachten, die bekendgemaakt
worden vanaf 1 november 2023 zal
de verplichting ingaan op 1 november 2023.
Tip. U bent niet verplicht om op die manier
te werk te gaan bij opdrachten waarvan de
geraamde waarde lager is dan of gelijk is
aan € 3.000. Het gaat daarbij om een bedrag
exclusief btw.
Let op! De overheid kan wel van deze regels
afwijken en de verplichting om elektronisch
te factureren al vroeger opleggen of ze bijvoorbeeld
ook opleggen voor opdrachten
met een waarde onder de € 3.000. Dat moet
dan wel expliciet aangegeven worden in de
opdrachtdocumenten.
Hoe elektronisch factureren?
Pdf volstaat niet. Als u uw facturen elektronisch
moet bezorgen aan de overheid, volstaat
het niet om uw factuur bijvoorbeeld in
te scannen en als pdf-bestand te hechten
aan een e-mail.
U kunt bijvoorbeeld ook niet werken met
een factuur die opgehaald moet worden op
een of ander portaal.
Peppol-normen. U moet daarentegen werken
met een zogenaamde XML-factuur die
voldoet aan de Europese norm (Peppol) en
die aangeleverd wordt volgens de Peppolafspraken.
Tip. Mogelijk biedt het softwarepakket waarmee
u factureert al de mogelijkheid om de
facturen op die manier te verzenden. Is dat
niet het geval, dan kunt u zich een pakket
aanschaffen dat dit toelaat. Uw accountant
kan u hierover meer informatie geven.
Komt een man bij de apotheker en
vraagt “Mag ik van u 3 pakjes Viagra”
waarop de apotheker antwoordt “Heeft
u het recept van de arts bij u?” De man
zegt: “nee, maar ik heb wel een foto
van mijn vrouw…”
Als u werken doet voor de federale overheid, zal u binnenkort bijna altijd uw facturen elektronisch
moeten bezorgen. Deze verplichting wordt gefaseerd ingevoerd. Deze elektronische factuur moet
aan bepaalden normen voldoen, die veelal in uw boekhoudsoftware ingebouwd zullen zijn.
2023-1
11