Wijschilders163-April-Mei-Juni'23

Verstuurde e-mail als bewijs?
Correspondentie die u doet met de bouwheer, een hoofd- of onderaannemer of leverancier gebeurt
vaak via e-mail. Maar wat als later de ontvangst
van de e-mail betwist wordt? Kunt u er zich dan
Louter versturen is niet voldoende
Even schetsen. Als u als aannemer een discussie
krijgt met een klant, een andere aannemer, een
leverancier, enz. zal u om uw gelijk te bewijzen
weleens willen teruggrijpen naar e-mails die u
eerder verstuurde. Of misschien stuurde u uw
factuur (die onbetaald blijft) wel via e-mail naar
de klant.
Het gebeurt dan maar al te vaak dat de bestemmeling
van de e-mail uiteindelijk beweert deze
niet te hebben ontvangen. Hoe vermijdt u dat?
Ontvangst niet bewezen. Het loutere feit dat u
naar iemand een e-mail verstuurt, bewijst niet dat
de bestemmeling die e-mail ook ontvangen heeft.
Er kan nu eenmaal iets misgegaan zijn bij de verzending,
de e-mail kan in de spamfilter van de
bestemmeling terechtgekomen zijn of het kan
bijvoorbeeld gebeuren dat de bestemmeling het
e-mailadres niet meer gebruikt.
Tenzij u antwoord kreeg... Iets anders wordt het
natuurlijk als de andere partij ook antwoordde op
uw e-mail. Dat antwoord vormt dan meteen een
bewijs van de ontvangst van uw e-mail.
Minstens ontvangstbevestiging nodig
Automatische lees- en ontvangstbevestiging.
Om het bewijs te kunnen leveren van de
ontvangst, kunt u ook een lees- en ontvangstbevestiging
vragen. U kunt dat aanvinken als optie
op het moment dat u uw e-mail verstuurt.
Let op! Krijgt u vervolgens enkel een ontvangstbevestiging
en geen leesbevestiging, dan volstaat
dit meestal nog niet als bewijs van de effectieve
ontvangst.
Tip. U kunt ook altijd in de e-mail die u stuurt expliciet
vragen dat de andere partij u per kerende
e-mail bevestigt uw e-mail te hebben ontvangen.
Dan heeft u eveneens sluitend bewijs.
Vooraf gebruik e-mailadres afspreken. Sinds
1 januari 2023 beschikt u ook nog over een ander
middel om het bewijs van de ontvangst van de e-
mail te leveren. Als de geadresseerde er voorafgaandelijk
en uitdrukkelijk mee heeft ingestemd
dat een bepaald e-mailadres gebruikt wordt voor
kennisgeving en communicatie, dan gaat de wetgever
ervan uit dat de bestemmeling redelijkerwijs
kennis kon nemen van uw correspondentie
op dat e-mailadres. U moet dan als verzender
geen daadwerkelijke kennisname meer bewijzen.
Geen bewijs, en dan? Heeft u geen bewijs van de
ontvangst van de e-mail en gaat het om belangrijke
communicatie, dan stuurt u die maar beter
nog eens via aangetekend schrijven op. U kunt dan
eventueel uw e-mail afdrukken en met een korte
aangetekende brief naar de klant sturen ( “Gelieve
bijgaand een kopie te willen vinden van de e-mail die
wij u eerder verstuurden maar waarop wij tot op heden
geen antwoord ontvingen” ).
U zou ook eventueel kunnen werken met een aangetekende
e-mail. Die moet u versturen via een
speciaal platform waarop zowel u als de ontvanger
van de e-mail geregistreerd moeten zijn. De kans
dat dit het geval is, is meestal klein.
Geen protest, dus bewijs van aanvaarding? Als
u een e-mail heeft gestuurd naar een andere ondernemer
en die reageert daarop niet, dan kunt u
weleens zeggen dat de inhoud van uw e-mail bij
gebreke aan protest aanvaard werd. Dat kunt u
wel niet toepassen als uw klant een particulier is.
Die genieten ruime consumentenbescherming.
Twee buurmannen hangen samen aan de
toog van hun stamcafé en ineens zegt die
éne : "Wist je dat ik met bijna alle vrouwen
uit de straat naar bed geweest ben ?
Er ontbreekt er nog maar één op mijn
lijstje." De andere schrikt zo hard dat hij
niet weet wat zeggen. Hij drinkt zijn pint
leeg en zo rap als hij kan gaat hij naar
huis en zegt tegen z'n vrouw : "Wist jij dat
onze buurman met alle vrouwen uit de
straat naar bed geweest is, op één na?"
"Och", antwoordt zijn vrouw "dat zal die
trut van hierover dan wel zijn!"
Het verzenden van een e-mail betekent nog niet noodzakelijk dat de bestemmeling deze ook ontvangen
heeft. Vraag dan ook een ontvangst- en leesbevestiging. Laat uw contractspartij op voorhand
bevestigen naar welk e-mailadres u correspondentie mag sturen, dan wordt deze geacht kennis te
hebben genomen.
30
2023-1