Last ned pdf her... (2,1 Mb) - Norsk senter for prosjektledelse - NTNU
Last ned pdf her... (2,1 Mb) - Norsk senter for prosjektledelse - NTNU
Last ned pdf her... (2,1 Mb) - Norsk senter for prosjektledelse - NTNU
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
STOPP TYVEN!<br />
Industri og teknologi vokser i takt med nyvinninger innen kommunikasjon.<br />
I <strong>for</strong>dums dager måtte selv enkle meldinger gå med løper, rytter, due, tog<br />
eller brev. I dag har vi tilgang til helt andre kommunikasjonsmetoder;<br />
telefon, e-post og internett gir oss det vi vil ha, når vi vil ha det. Likevel<br />
er det noen som lar tyven <strong>her</strong>je fritt.<br />
Av ERIK EGGUM<br />
Denne tyven har et litt spesielt navn. Det er en<br />
tyv som har vært tilstede i alle land, til alle tider.<br />
Selv med de beste hjerner og teknologier på den<br />
”gode” siden, synes det som om tidstyven finner<br />
beite og marked til enhver tid. Denne tyven er<br />
den ypperste innen sitt felt, og lar seg ikke stoppe<br />
av selv de mest moderne sikkerhetsanordninger.<br />
Denne tyven lever i en verden hvor teknologien<br />
er hans fiende, mens han smiler av at<br />
kunnskap likevel veier mer enn materie.<br />
Kjappere info<br />
De fleste prosjekter ville fått problemer av uante<br />
dimensjoner om plutselig alle beskjeder skulle ta<br />
minimum ett døgn <strong>for</strong> å komme frem, slik det<br />
var i gamle dager. Men som nevnt har teknologien<br />
tatt oss så langt at dette ikke er et dilemma<br />
lenger. Det er ikke behov <strong>for</strong> å vente på en<br />
beskjed. Ofte holder det med en e-post, noen<br />
ganger haster det såpass at en telefon må til.<br />
Eller noe så kort og konsist som en SMS vil i<br />
visse tilfeller være både kjappere og mer konkret<br />
enn begge de <strong>for</strong>egående.<br />
Men hvor finnes han nå – tidstyven?<br />
Vel, vær sikker – han er <strong>her</strong>. Hos oss alle.<br />
• Når måtte du sist søke frem en e-post som<br />
ikke lå ”der den skulle”?<br />
• Hvem måtte du ringe <strong>for</strong> å få det siste memoet<br />
som plutselig bare ikke var der?<br />
• ”Er dette siste versjon?”<br />
• ”Er ikke mine kommentarer med?”<br />
• ”Dette møtet var kanskje ikke nødvendig ...”<br />
Dette er bare noen få eksempler blant hundrevis<br />
av andre, og mange er mer graverende enn disse.<br />
Ved å holde all prosjektin<strong>for</strong>masjonen samlet og<br />
tilgjengelig på ett felles sted elimineres automatisk<br />
en del av disse eksemplene. Ikke alle – <strong>for</strong><br />
all del, men da er i hvert fall in<strong>for</strong>masjonen et<br />
par tastetrykk unna. Nå skal det også nevnes at<br />
en naturlig følge av felles in<strong>for</strong>masjons- og kommunikasjonsbank<br />
er vesentlig færre e-poster.<br />
Memoet ligger alltid der det skal, strukturert i<br />
alle versjoner og med alle kommentarer.<br />
Ta tiden tilbake!<br />
Mange vet hva det koster per år at 50 ansatte<br />
leter 10 minutter per dag etter rett in<strong>for</strong>masjon,<br />
men kanskje ikke alle tenker over det …? Med<br />
effektiv kommunikasjon på dokumenter i felles<br />
arkiv vil man også se at møtene får en helt<br />
annen karakter. Ved å være sikker på at alle har<br />
fått og er <strong>for</strong>beredt på dagens agenda, vil man<br />
oftere gå fra møtet med en følelse av at det ble<br />
utrettet noe viktig.<br />
Når det er sagt – man skal ikke se bort i fra at<br />
antall møter reduseres også. Kanskje bare med<br />
10 %, men dog … Konverter ytterligere 10 %<br />
av møtene til onlinemøter. Noen vet bedre enn<br />
andre hva møter koster – reise, opphold, diett<br />
og ikke minst timekostnader som kunne vært<br />
brukt til noe annet, <strong>for</strong> eksempel å få unna det<br />
du skal <strong>for</strong> å gå tidlig fra kontoret en fredag. For<br />
det er kanskje ikke alltid nødvendig å møtes<br />
fysisk? I mange tilfeller holder det med gode <strong>for</strong>beredelser<br />
og et onlinemøte. Hver enkelt kan<br />
sitte trygt på sitt kontor og følge med på alt som<br />
diskuteres og vises frem, på sin egen PC-skjerm.<br />
Stopp tyven! Benytt teknologien og behold tiden<br />
<strong>for</strong> deg selv, og pass på å bruke den til det som<br />
virkelig betyr noe.<br />
Erik Eggum<br />
Prosjektledelse nr. 2 -2009 19