Prosjektledelse, Nr. 2 - 2003 - Norsk senter for prosjektledelse - NTNU
Prosjektledelse, Nr. 2 - 2003 - Norsk senter for prosjektledelse - NTNU
Prosjektledelse, Nr. 2 - 2003 - Norsk senter for prosjektledelse - NTNU
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
prosjektaktivitetene i et Prosjektkontor.<br />
Hit ble alle prosjektledere, prosjektingeniører<br />
og prosjektsyringspersonell overført.<br />
For å styre prosjektporteføljen, etablerte<br />
Prosjektkontoret en prosedyre <strong>for</strong><br />
utvelgelse av prosjekter. Hver fabrikksjef<br />
ble bedt om å rangere sine prosjekter<br />
mot en del strategiske parametere:<br />
Kost/nytte, produktkvalitet, sikkerhet,<br />
miljø etc.<br />
For å bedre gjennomføringen av hvert<br />
enkelt prosjekt, ble en prosjekthåndbok<br />
etablert. Denne inneholdt en standard<br />
fasemodell med beslutningsmilepæler,<br />
samt alle nødvendige prosedyrer <strong>for</strong><br />
gjennomføring av prosjektet i de <strong>for</strong>skjellige<br />
faser.<br />
For å holde oversikt over det hele, ble<br />
”Overall Master Schedule” utvidet til<br />
også å dekke detaljnivået (aktivitetene)<br />
i hvert enkelt prosjekt.<br />
Positive resultater ble snart synlig i<br />
<strong>for</strong>m av bedret prosjektgjennomføring,<br />
koordinering mellom prosjektene, ressursutnyttelse,<br />
planlegging og rapportering.<br />
Likevel ble ikke initiativet en udelt<br />
suksess. Dette hadde to hovedårsaker:<br />
• Prosjektutvelgelse: Systemet ble ikke<br />
implementert med full tyngde i<br />
Produksjonsseksjonen. Fabrikksjefene<br />
ble ikke avkrevd skikkelig strategisk<br />
<strong>for</strong>ankring av prosjektene. Det var<br />
fremdeles alt<strong>for</strong> lett å etablere av<br />
typen ”nice to have”, og prosjektoppdragene<br />
strømmet inn til<br />
Prosjektkontoret som aldri før.<br />
• Ressurssituasjon: Det var tidlig blitt<br />
bestem at prosjektlederne selv skulle<br />
planlegge og ressurssette aktivitetene i<br />
planleggingssystemet. Dette viste seg å<br />
være <strong>for</strong> avansert <strong>for</strong>hold til den<br />
enkeltes ”prosjektstyrings-modenhet”.<br />
Det ble der<strong>for</strong> ikke etablert noen god<br />
oversikt over ressurssituasjonen som<br />
kunne gi feed-back til prosjektutvelgelsesprosessen<br />
og begrense tilgangen<br />
av nye prosjekter.<br />
De problemene vi opplevde leder meg<br />
der<strong>for</strong> til å <strong>for</strong>eslå følgende modell <strong>for</strong><br />
etablering av Project Portfolio<br />
Management.<br />
Modell <strong>for</strong> etablering av Project<br />
Portfolio Management<br />
Det finnes flere modeller eller prinsipper<br />
<strong>for</strong> bedre styringsprinsipper <strong>for</strong><br />
prosjekt- porteføljer (beskrevet av bl.a.<br />
Gray og Pellegrinelli). De <strong>for</strong>skjellige<br />
prinsippene kan rangeres etter hvor<br />
sterkt de griper inn i styringen av porteføljen<br />
og prosjektene.<br />
I det ene ytterpunktet har vi en ”stram”<br />
styring hvor porteføljeleder initierer og<br />
styrer prosjektene, ”eier” ressursene og<br />
driver ressursplanlegging på detaljert<br />
nivå. I det andre ytterpunktet finner vi<br />
en ”løs”modell, hvor Porteføljestyring<br />
er mer å betegne som en ”merkelapp”<br />
eller ”paraply” over bedriftens prosjekter.<br />
Forskjellen ligger i det <strong>for</strong>melle ansvar<br />
og myndighet porteføljelederen har i<br />
<strong>for</strong>hold til valg av prosjekter og styring<br />
av prosjektene og ressursene.<br />
Fordelene som oppnås er avhengig av<br />
styringsmodellen: Den stramme styringsmodellen<br />
gir bedre mulighet til å<br />
hente ut <strong>for</strong> eksempel synergier mellom<br />
prosjektene.<br />
Selv om den ”løse” modellen ikke<br />
repre<strong>senter</strong>er noen særlig grad av aktiv<br />
styring, kan dette være den mest nærliggende<br />
å velge, <strong>for</strong>di den er enklest å<br />
gjennomføre. Hvis denne modellen støttes<br />
av et godt in<strong>for</strong>masjonssystem som<br />
er tilgjengelig <strong>for</strong> alle impliserte, vil den<br />
enkelte prosjektleder selv kunne <strong>for</strong>eta<br />
riktige valg, og man oppnår likevel en<br />
god styring.<br />
Det er viktig å være bevisst disse <strong>for</strong>skjellene<br />
slik at man velger en modell<br />
som lar seg gjennomføre i praksis. Men<br />
en del prinsipper er gyldige uansett<br />
hvilken modell man velger:<br />
Klart mandat og full støtte fra ledelsen<br />
Dette er nødvendig <strong>for</strong> å lykkes med<br />
etablering av Prosjekt Porteføljestyring.<br />
Ledelsen må være overbevist om at<br />
dette vil løse problemene og gi en bedre<br />
håndtering av prosjektporteføljen. En<br />
gapanalyse bør etableres, som viser<br />
dagens situasjon mot fremtidig målsetning,<br />
og som kan mobilisere organisasjonen<br />
og sette realistiske mål. Ledelsen<br />
må være innstilt på at relativt store<br />
endringer kan være nødvendig <strong>for</strong> å<br />
oppnå ønskede resultater, <strong>for</strong> eksempel<br />
organisasjonsmessige endringer, klargjøring<br />
av roller, redefinering av oppgaver<br />
og myndighet i <strong>for</strong>hold til prosjektvalg<br />
og –gjennomføring.<br />
Analyse og evaluering<br />
Enhver beslutning om endring krever<br />
god <strong>for</strong>ståelse av dagens situasjon. Det<br />
må finnes en god balanse mellom det<br />
som er ønskelig å oppnå og det som er<br />
mulig å få til. Organisasjonens ”modenhet”<br />
i prosjekt og -porteføljearbeid må<br />
kartlegges <strong>for</strong> å kunne ta de riktige<br />
beslutninger. Alt<strong>for</strong> ofte initieres det<br />
opplæring i tradisjonell <strong>prosjektledelse</strong><br />
selv om problemet ligger i styring av<br />
porteføljen og ressursene på tvers av<br />
prosjektene.<br />
Riktig design av prosess og organisasjon<br />
Valg av ”modell” som nevnt over er<br />
viktig. Organisasjonen som skal omfattes<br />
av det nye system må avgrenses og<br />
portefølje(r) må defineres. Strategiske<br />
parametere må defineres og prosesser<br />
etableres <strong>for</strong> både prosjektutvelgelse og<br />
–gjennomføring. Planleggings- og in<strong>for</strong>masjonssystem<br />
må velges og implementeres.<br />
Kyndig personell med spesifikk<br />
kunnskap og erfaring bør inn i<br />
endringsprosessen på et tidlig tidspunkt.<br />
Prosjektkontor <strong>for</strong> implementering<br />
Det er en klar oppfatning at implementering<br />
av prosjekt porteføljeledelse ivaretas<br />
best gjennom etablering av et<br />
Prosjektkontor. Dette kan legges på <strong>for</strong>skjellig<br />
nivå i organisasjonen med tilsvarende<br />
<strong>for</strong>skjell i bemanning, oppgaver,<br />
ansvar og myndighet. Som oftest vil<br />
Prosjektkontoret utvikle og implementere<br />
det nye styringssystemet og deretter<br />
stå <strong>for</strong> driften av det. Prosjektkontoret<br />
vil altså ta det direkte ta ansvar <strong>for</strong><br />
planlegging, oppfølging, support og<br />
koordinering av prosjektporteføljen. I<br />
tillegg vil Prosjektkontoret utvikle og<br />
vedlikeholde metoder og standarder <strong>for</strong><br />
prosjekt- og porteføljestyring, samt<br />
drive utvikling og opplæring av personell.<br />
52<br />
<strong>Prosjektledelse</strong> <strong>Nr</strong> 2-<strong>2003</strong>