Revista Empresários Abril e Maio 2021

Como superar desafios de compliance no trabalho remoto
Política de conformidade precisa
renovar seus processos. Para
isso, é necessário adotar novas
ferramentas
Com a nova experiência de trabalho
remoto a qual muitas empresas tiveram
que aderir durante a pandemia, outros
desafios surgiram para todos os setores
e atividades corporativos, inclusive
para o compliance. Essa realidade exige
uma reinvenção, a fim de assegurar
que os esforços de implementação do
programa feitos até o momento não sejam
perdidos.
Como consequência da transformação
na dinâmica de trabalho das empresas,
acredita-se que há um aumento nos riscos
de não-conformidade e, ao mesmo
tempo, torna-se mais difícil identificar
esses casos. A forma como a equipe de
compliance trabalha deve ser adaptada
para superar esses desafios durante o
home office.
Assegurar boas políticas
corporativas
O primeiro passo para ter um programa
de integridade eficiente durante
o trabalho remoto é assegurar que os
funcionários continuem cumprindo as
políticas corporativas da empresa. Por
isso, elas devem ser adaptadas a essa
dinâmica.
Em tempos de trabalho em casa, é recomendável
que seja implementada uma
ferramenta para a cobrança digital, de
forma que a equipe de compliance possa
demandar dos demais colaboradores
a leitura e o aceite dos termos por
meio de uma plataforma virtual.
Outra forma para aprimorar as políticas
corporativas diante da nova dinâmica
é implementar normas internas
específicas para o home office. Elas
devem trazer previsões que ajudem a
prevenir problemas associados ao desempenho
das atividades de trabalho
em ambientes externos, como o vazamento
de informações sensíveis.
Implementar um canal de
denúncias on-line
Para enfrentar os desafios impostos
pelo trabalho remoto, mais especificamente,
a ocorrência de casos de não-
-conformidade em ambientes externos
à empresa, é necessário adotar novas
ferramentas que viabilizam a identificação
desses casos.
A principal dentre essas ferramentas é
o canal de denúncias on-line. Ele possibilita
que as infrações sejam reportadas
por meio de um canal web, como
um site ou um aplicativo. Assim, mesmo
fora do escritório, o colaborador
tem acesso a um meio para apresentar
sua denúncia.
Vale a pena lembrar que, em uma dinâmica
de trabalho remoto, é ainda mais
importante contar com as informações
fornecidas pelos colaboradores sobre
possíveis infrações, já que eles estão
em posição mais privilegiada para notar
essas ocorrências.
Para implementar um canal de denúncias
de forma adequada, é necessário
que ele seja acessível para os funcionários
e apresente regras claras de uso.
O anonimato é o incentivo para que os
colaboradores se manifestem, sem receio
de retaliações.
Realizar treinamentos virtuais
Os desafios para o programa de compliance
nas empresas diante do trabalho
remoto incluem, ainda, a questão
da preparação dos colaboradores. Os
treinamentos presenciais devem ser
substituídos por alternativas de educação
corporativa à distância. Novamente,
é importante contar com uma ferramenta
adequada para esta finalidade.
A empresa deve buscar plataformas
capazes de entregar treinamentos virtuais
de compliance.
Capacitações on-line trazem a vantagem
de ser realizadas a qualquer hora
e em qualquer lugar, adaptando-se
perfeitamente à nova dinâmica de trabalho.
Além disso, são elaboradas de
maneira a assegurar o engajamento dos
funcionários, incluindo o uso de vários
formatos de mídia, como vídeos e jogos
interativos.
Facilitar a troca de formulários
Existe uma série de formulários que
fazem parte da rotina do programa de
compliance. Em uma situação típica,
eles são levados aos colaboradores e o
preenchimento é realizado de maneira
direta. Devido aos desafios impostos
pelo trabalho remoto, é preciso haver
uma nova alternativa. Assim como
acontece com as políticas corporativas,
o preenchimento deve ser feito com
auxílio de uma ferramenta digital.
O uso de uma plataforma com uma
funcionalidade específica para este fim
é uma solução. Desta forma, evita-se
trocas constantes de e-mails e de anexos,
que podem acabar causando atrasos
e perdas de documentos.
As medidas tomadas para superar os
desafios do compliance no trabalho remoto
não devem ser apenas temporárias.
Afinal, é provável que, em alguma
medida, essa nova dinâmica de trabalho
seja mantida no futuro.
As recomendações para superar desafios
de compliance no trabalho remoto
ajudam a otimizar o desempenho do
programa de modo geral. As empresas
capazes de exercer a flexibilidade para
contornar esses desafios e adotar novas
estratégias abrem portas para ganhar
vantagem competitiva e se destacar no
mercado.
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