Hilton Stockholm Slussen 24-25 januari 2007 - Textalk Webnews

leDarSKaP
Sven Allgurén VD vid Medavo
Resultatutveckling.
Läsarnas frågor om ledarskap
”Vissa personer är
tysta på mötet”
Inget intresse för möten
Jag är ansvarig för en grupp på 8
personer sedan 3 år tillbaka. Jag
har vid flera tillfällen försökt att
införa att vi skall ha regelbundna
möten. Efter några försök så har
jag fått höra att man tycker att det
inte ger något. Några medarbetare
har menat att de inte har tid och
att vi inte behöver ha möten. Hur
skall jag göra för att få upp intresset
för regelbundna möten?
> Jag blir lite förvånad över ditt
problem. Det verkar som om det
är dina medarbetare som leder dig
istället för tvärt om. Att samla sina
medarbetare med en viss regelbundenhet
är viktigt för att bland annat
informera, ta upp gemensamma
problem eller planera för framtiden.
Om ett möte inte upplevs
som meningsfullt så beror detta nog
mer på att mötet är felaktigt upplagt
eller genomfört. Det är bättre att du
har korta möten oftare än att de blir
långdragna och sällan. Ett fungerade
möte är alltid väl förberett. Fastställ
en agenda, som kan vara övergripande
och samma vid varje tillfälle.
offentliga affärer #6 2006
Offentliga Affärer har anlitat
Sven Allgurén VD vid Medavo
Resultatutveckling. Han kommer
att svara på våra läsares frågor
om ledarskap. Sven har under
19 år utbildat och coachat ledare
i Sverige och har stor erfarenhet
inom området. Har du en fråga
som du vill ha besvarad eller
belyst så sänd den direkt till;
sven.allguren@medavo.se.
Självklart kommer vi inte att
publicera ditt namn i artikeln.
Personalmöten är en viktig källa för att styra och
leda en verksamhet. Ibland uppstår det problem
av olika slag med dessa möten. att regelbundet se
över och ifrågasätta mötesrutiner är betydelsefullt
för en fungerande verksamhet. I detta nummer
tar jag upp några frågor som berör problem som
kan uppstå vid möten och som i värsta fall kan
skapa osämja istället för samverkan.
Klargör mötets syfte och se till att
ni tar upp sådana frågor som berör
personalen. Övergripande diskussioner
brukar däremot ta lång tid och
inte leda fram till konkreta åtgärder.
Du kan ibland även delegera ut vissa
frågor till någon medarbetare, som
får redogöra för ett problem som
uppkommit. Det finns mycket mer
att säga om mötesteknik, men följer
du dessa grundregler som kommer
du säkert att få ett positivt gensvar
i framtiden.
Möten som leder till något
De möten som jag har med min
arbetsgrupp leder ofta till klagomål
på arbetsförhållanden eller
företagsledningen. Jag upplever
att vilka frågor jag än tar upp så
hamnar vi ofta i dessa ändlösa diskussioner.
Hur bör man bäst styra
upp mötet för att undvika dessa
diskussioner?
> Jag är inte helt säker på att du
skall undvika att ta i dessa frågor
utan heller försöka lösa de konflikter
som dina medarbetare vill ventilera.
Det är helt uppenbart att du
offentliga affärer #6 2006
konfronteras med ett missnöje som
ligger och jäser hos personalen. Om
du försöker att undvika detta kan ni
inte komma vidare med andra frågor.
Lyssna på dina medarbetare. Vad
är det egentligen man är missnöjd
med? Försök genom att ställa frågor
att förstå orsaken bakom. Låt alla
komma till tals. Även de som kanske
sitter tysta och som har en avvikande
mening. Fråga efter konkreta förslag
till lösningar. Undvik att direkt lösa
problemet vid mötet. Lova istället
att du skall undersöka saken. Det är
vikigt att du sedan återkommer med
besked oavsett om du har en lösning
eller inte. Det viktiga är att du tar
dina medarbetares missnöje på allvar
innan det leder till långdragna ”surdegar”.
Vissa personer är
tysta på mötet
Vi har möten på vår avdelning en
gång per vecka. Ofta så blir det
mest jag och 2-3 personer till som
pratar medan resten knappast säger
något alls. Vi direkt tilltal så
säger man att man håller med eller
att man inte vet. Jag anser att allas
åsikter bör komma fram. Hur bör
man göra för att även de blyga skall
deltaga i mötet?
> Det problem som du beskriver är
mycket vanligt. En del personer är
mycket pratglada och andra får då
svårt att komma till tals. Tänk på att
mötet måste vara väl förebrett och ha
ett verkligt syfte. Berätta detta i början
av mötet så att alla vet vad som
gäller. Om du vill få med så många
åsikter som möjligt så får du nog
tänka på hur du uttrycker dig. Om
du frågar: ”Har du något att säga om
detta?” så kommer de ”blyga”, som
du uttrycker dig, att svara nej. Om
du däremot frågar: ”Vilken uppfattning
har du?” så får du ett mer uttömmande
svar. Om du har personer
som avbryter ofta så måste du markera
att det inte är acceptabelt. Du
kan även prata med dessa personer
enskilt och ge kritik på beteendet.
Mötesdeltagare som
kommer för sent
Vi har avdelningsmöten en gång i
månaden. Vid nästan varje tillfälle
så är det en person som vi alltid får
leDarSKaP
Att samla sina medarbetare med en viss regelbundenhet är viktigt för att bland annat informera,
ta upp gemensamma problem eller planera för framtiden, skriver Sven Allgurén, VD Medavo
Resultatutveckling.
vänta på. Trots att jag påtalat att
vi börjar prick 10.00 så verkar det
som om denna person inte bryr sig.
”Jag var tvungen att lösa det här
först” är ett vanligt svar som jag
får. Hur skall jag agera för att få
honom att förstå att han slösar vår
tid?
> Tyvärr är det inte ett ovanligt beteende
som du beskriver. Har man
utsatt ett möte till ett visst klockslag
så skall man börja då. Vänta inte på
personer som kommer sent. Risken
Några medarbetare har menat att de
inte har tid och att vi inte behöver ha möten.
Fråga till Sven Allgurén.
att alltid vänta på någon är att övriga
också börjar komma för sent eftersom
mötet aldrig börjar i tid. Ha alltid
en agenda för mötet. Dokumentera
alltid vad ni kommit fram till och
anteckna också klockslag när sent ankomna
personer dyker upp. Ett problem
med senkomna deltagare är att
de inte får korrekt information eller
tar del av diskussionerna. Det kan då
falla tillbaka på verksamheten och på
dig själv om du är ansvarig. Du kan
lösa det genom att utse en person som
informerar de personer som kommer
för sent. Men kom ihåg: börja alltid
mötet på utsatt tid.
34 35
Future Imagebank
”
”