Manual för W3D3 version 2008 R2

Manual för W3D3 version 2008 R2
På servern skapar du önskad filstruktur med malldokument. Lämpligen lägger du upp en toppnod för
varje serie, så att man kan ha olika malldokument i de olika serierna. Även under varje serie kan man
sedan skapa en bläddringsbar filstruktur med mallar i olika nivåer.
På servern finns det på någon disk en mapp som heter ”w3d3”, t.ex. ”x:\w3d3” I denna mapp finner du
hela webbdelen för systemet. I denna finns mappen: ”x:\w3d3\wwwroot\__D2_workdocuments__\”
(där x står för den aktuella disken). I denna undermapp placerar du ut alla mallar som skall finnas
tillgängliga i systemet. Om du vill ha olika mallar i olika serier så skapar du här olika undernivåer t.ex.
”\ekonomi” eller ”\utbildning”.
Figur 13 Exempel på mallfilstruktur.
Inne i systemet kopplar du sedan en mapp till respektive serie, t.ex. kan du koppla mallmappen
”\ekonomi” till serien för organisationens ekonomiavdelning (se avsnittet ”Administration av mallar inne
i W3D3”). På detta sätt kommer alla användare med tillgång till ”Ekonomiserien” få tillgång till de
mallar som ligger i ”Ekonomimappen”. För att skapa en navigeringsbar struktur för användarna så
skapar man helt enkelt undermappar till dessa mappar. Under ”Ekonomimappen” skulle du som
exempel kunna ha undermapparna ”\brevmallar”, ”\lönemallar”, ”\protokoll” etc.
Malldokument av alla filtyper går att använda. För att användarna sedan ska kunna öppna och
använda dem krävs naturligtvis att de har tillgång till att, från sin arbetsstation, köra det program som
mallens filtyp är associerad med.
Till sist så måste du se till att alla filerna har rätt rättigheter på servern. Se till att filerna har samma
rättigheter som mappen ”__D2_workdocuments__” i ert system
Administration av mallar inne i W3D3
När alla mappar och mallar ligger som de ska på servern så länkar du dessa mappar och filer till olika
serier i systemet. För att detta ska bli möjligt så måste teknikern meddela systemadministratören
vilken sökväg som gäller för respektive serie.
För att utföra denna koppling klickar du på knappen ”Serier” under administratörsmenyn. Klicka sedan
på den serie du vill koppla en dokumentmallsmapp till. Du får då upp fönstret med information om och
inställningar för just den serien. I det nedersta fältet, ”Sökväg till malldokument i arbetsytan” fyller du
helt enkelt i sökvägen till mappen som innehåller alla de mallar/mallmappar som ska kopplas samman
med just denna serie. Du kan alltså på detta sätt ange olika sökvägar här för respektive serie, om du
inte vill att alla, eller några, serier i systemet ska dela på samma mallar.
Konton
För att användarna på ett enkelt sätt ska kunna skicka in handlingar av olika slag till respektive serie,
kan du sätta upp bevakning av e-postkonton. Det fungerar så att med hjälp av den information du som
administratör har lagt in om kontot, hämtar systemet med ett visst intervall, normalt en minut, all e-post
som kommit till det kontot och lägger den i inkorgen för den serie du angivit för kontot. Det som
behövs för att detta ska fungera är att W3D3 tillåts att med hjälp av POP3, hämta post från de aktuella
kontona och att du har lagt upp informationen som krävs för att göra det. Har du inte denna
information så kontakta den som är driftsansvarig för ert e-postsystem.
För att skapa ett nytt konto klickar du på knappen ”Konton” under administratörsmenyn. Klicka sedan
på -knappen uppe i funktionslisten. Klicka på ett befintligt kontos namn i listan i informationsfönstret,
14