Manual för W3D3 version 2008 R2

Manual för W3D3 version 2008 R2
För att skapa en ny mall klickar du på -knappen uppe i funktionslisten i fönstret för malladministration.
Klicka på en befintlig malls namn i listan i informationsfönstret, om du vill redigera den
mallen. Du får då upp mallinformationsfönstret med eventuell tidigare information ifylld.
Figur 19 Exempelmall för utskick vid registrering.
Den information du behöver fylla i på varje mall är namn, serie, avsändaradress, ärende samt en
meddelandetext. Namnet är det namn som kommer att användas, i systemet, för just denna mall och
kommer att dyka upp t.ex. när du ska koppla något till en viss mall. Eftersom detta namn inte kommer
behöva skrivas i olika sammanhang, utan kommer att finnas att välja på i listan över mallar så behöver
det inte vara en förkortning såvida det inte blir exceptionellt långt.
Serie avser vilken serie mallen skall gälla för och frånadressen (e-post) är den adress som kommer att
stå som avsändare på de meddelanden som skickas med hjälp av mallen. Ärendetexten är den som
kommer att komma som ärende-/rubriktext i meddelanden skickade med mallen och bör därför vara
kort men ändå klart ange vad meddelandet handlar om. Meddelandetext anger den text som finns i
själva meddelandet i alla brev skickade med denna mall.
I såväl ärendefältet som i meddelandetextfältet kan information infogas dynamiskt. Detta görs genom
att en kod skrivs in på den plats där informationen önskas. När sedan meddelandet genereras
kommer koden att bytas ut mot det värde som finns i systemet för just den informationen. En lista över
dessa koder finns i Bilaga 3 – Koder för svarsmallar. Till exempel kommer koden ”” inte att
finnas med i de brev som skickas, utan vara utbytt mot ärendenumret för det ärende som handlingen
blivit registrerad på. Koder som inte är standard i systemet utan kundspecifika finns i separat
dokumentation.
Tänk på att endast den information som faktiskt finns på ärendet vid tidpunkten för utskicket kan
hämtas av mallen. Har ärendet t.ex. inte någon information i avdelningsfältet så kommer naturligtvis
inte systemet att kunna ersätta koden med någon sådan.
CMS
För att användarna på ett enkelt sätt ska kunna publicera filer av olika slag från respektive serie, kan
du sätta upp publiceringsnoder i vilka behöriga användare sedan kan skapa undernoder och publicera
filer som då finns tillgängliga på t.ex. ert intranät. För att detta ska fungera krävs att ni använder CMSmodulen
(Content Management System) i er organisation och att den är kopplad mot den eller de
platser informationen skall publiceras. Är du osäker på om detta är gjort eller hur det fungerar kan du
fråga er driftansvarige.
18