Manual för W3D3 version 2008 R2

Manual för W3D3 version 2008 R2
Figur 23 Avdelningsinformationsfönstret
Här fyller du i namnet på avdelningen, eventuell annan information du anser relevant samt om den ska
vara publik eller inte.
Namnet bör du som alltid välja så att det tydligt anger vad som avses. Undvik alltför kryptiska
förkortningar. Informationsfältet är till för en förklarande text så att du och dina kollegor lättare kan
skilja avdelningar åt.
Att göra en avdelning publik betyder i det här sammanhanget att du och andra användare som är
huvudregistratorbehöriga i andra serier hos er kan välja att koppla denna avdelning även till de
serierna så att den finns att använda där också utan att den har behövt skapas igen i varje serie. För
att den ska synas i någon annan serie krävs att den kopplas till den serien också. När du är klar klickar
du på -knappen för att spara.
För att ta bort en avdelning klickar du på -knappen. Denna avdelning kommer då inte att kunna
kopplas till några serier och kommer därmed inte att finnas tillgänglig att välja i någon rullist.
Information som finns på äldre ärenden kommer inte att förstöras av detta utan de behåller sin
information så länge du inte ändrar på det specifika ärendet.
Diariebeteckningar
Denna klassificering finns med på de flesta typer av ärendekort och används till att tala om att ett
ärende har en viss beteckning enligt en s.k. diarieplan/dossierplan. Detta används oftast inom offentlig
förvaltning och är även där i många fall på utgående. Använder din organisation diariebeteckningar så
är det här du lägger in dem. Använder ni inte diariebeteckningar kan ni bestämma er för någon annan,
för er mer relevant, klassificering som ni vill använda fältet till.
Det är ingen skillnad på hur det fungerar tekniskt, om ni väljer diariebeteckningar eller att använda
någon annan klassificering.
För information om hur du kopplar, ändrar, skapar nya eller tar bort diariebeteckningar se avsnittet
”Avdelningar” då administrationen är identisk för dessa klassificeringar.
Handlingstyper
Denna klassificering finns med på handlingskortet och används normalt till att tala om att en handling
är av en viss typ som är viktig att kunna klassificera för att enkelt kunna söka efter och få statistik på.
Om det sällan är viktigt vilken typ av handling det är finns det vanligtvis inget att vinna på att lägga tid
på denna ytterligare klassificering.
Vanliga handlingstyper är till exempel ”avtal”, ”offert”, ”projektplan” och ”protokoll”. Tänk på att olika
serier kan ha olika uppsättning handlingstyper så att inte listan att välja ifrån blir onödigt lång.
För information om hur du kopplar, ändrar, skapar nya eller tar bort handlingstyper se avsnittet
”Avdelningar” då administrationen är identisk för dessa klassificeringar. Dock finns här kryssrutan
”Representerar objekt” (24). Denna kan användas om ni använder ett specialanpassat ärendekort
22