Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Ärendekortet<br />
Registrator<br />
Högst upp i den första kolumnen finns fältet ”Registrator” som är automatiskt ifyllt av systemet med<br />
namnet på den som registrerat ärendet.<br />
Handläggare<br />
Efter registratorsfältet följer fältet ”Handläggare” som består av en rullista i vilken du kan se alla som är<br />
satta som handläggare på detta ärende. Det kan vara noll, som i ett nytt ärende, en eller flera<br />
personer. För att lägga till eller ta bort handläggare måste du ha registratorsbehörighet eller vara<br />
handläggare med utökade rättigheter på ärendet. Klicka på länken ”Handläggare” så får du upp ett<br />
fönster med en lista över vilka användare som finns tillgängliga att sätta som handläggare på ärendet<br />
(se avsnittet ”Lägga till handläggare”). Saknas någon på listan får du kontakta någon med huvudregistratorsbehörighet<br />
för att åtgärda det (se avsnittet ”Handläggare” i avsnittet ”Huvudregistrator”).<br />
Fritextfält<br />
Nedanför handläggarfältet följer tre fält som alla är s.k. fritextfält. Det innebär att det går att skriva valfri<br />
text i dem. Det innebär dessutom att det kan variera vad dessa fält används till, om de används alls.<br />
Vilken information och i vilken form som skall skrivas in här är något som avgörs av respektive<br />
organisations rutiner för registrering av ärenden. Normalt används dock de tre fälten som följer.<br />
Kontaktperson avser normalt en person som är i något avseende central för handläggandet av<br />
ärendet utan att för den skull vara en av de som är handläggare av ärendet. Det avser normalt en<br />
extern kontaktperson.<br />
Jämför avser normalt ett diarienummer, referensnummer, kundnummer eller liknande<br />
identifikationsinformation hos en extern part som i något avseende är involverat i handläggandet av<br />
ärendet. Denna information lagras här för att göra det lättare och minska behovet av sökande i andra<br />
organisationers diarier, arkiv etc. vid fortsatt samarbete i ärendet.<br />
Förv.plats avser normalt en eventuell fysisk förvaringsplats såsom arkiv, magasin eller dylikt. Detta<br />
används lämpligen enbart vid avvikelser från gängse rutiner för förvaring.<br />
Klassificeringar<br />
I nästa kolumn finns fyra fält: ”Avdelning”, ”Diariebtkn.”, ”Ärendeststus” och ”Ärendetyp”. Alla dessa<br />
fyra klassificeringsmöjligheter är valfria i systemet (vilket inte betyder att de är det i er organisation)<br />
men de är däremot inte fritextfält utan när du registrerar får du enbart välja mellan fördefinierade<br />
alternativ i rullistor. Detta minskar risken att klassificera fel och framför allt ökas sökbarheten då alla<br />
ställen där t.ex. ”IT-avdelningen” finns så stavas det exakt lika. Det är upp till den eller de som har<br />
huvudregistratorsbehörighet att lägga upp de alternativ som ska finnas i respektive serie.<br />
För att klassificera ett ärende med en viss status, klickar du på rullistens lilla pil och får då fram listan<br />
över vilka alternativ som finns att välja mellan. Om du vill veta mer om något alternativ kan du istället<br />
klicka på länken med fältnamnet så kommer ett fönster upp där motsvarande lista finns men nu med<br />
ett informationsfält i vilket den som har huvudregistratorsbehörighet kan ha lagt in ytterligare<br />
information om respektive kategori som finns att välja mellan. De tre övriga klassificeringarna fungerar<br />
på samma sätt men för dessa krävs det att du har registratorsbehörighet eller är satt som handläggare<br />
på ärendet för att du ska få ändra i fälten.<br />
67
Change language